Kontorsansvarig till Eskilstuna

NYAB söker nu en kontorsansvarig till vårt kontor i Luleå. Rollen har fokus på kontorsskötsel, administration och enklare ekonomiadministration. Du får ansvaret för att kontoret fungerar i vardagen och för att avlasta organisationen i praktiska och administrativa frågor. OM ROLLEN Som kontorsansvarig har du huvudansvar för att vårt kontor på Murbruksvägen fungerar smidigt i vardagen. Du håller ihop praktiska frågor, skapar struktur i gemensamma rutiner och ser till att medarbetare och besökare möts av en välkomnande och välfungerande kontorsmiljö. Rollen kombinerar kontorsskötsel och administration med enklare ekonomiuppgifter, exempelvis fakturahantering, utlägg, kvitton och uppdatering av leverantörsuppgifter. Du arbetar nära chefer och medarbetare i Luleå och bidrar till att vardagliga administrativa flöden blir enkla, tydliga och genomförda. ARBETSUPPGIFTER Arbetsuppgifterna kan bland annat omfatta: * Ansvara för kontorets dagliga skötsel, trivsel och ordning i gemensamma utrymmen * Välkomna besökare och hantera reception, inkommande samtal, post, leveranser och gemensam e-post * Samordna inköp av kontorsmaterial, kaffe, frukt och andra förnödenheter samt ha kontakt med leverantörer * Stötta vid mötesbokningar, mötesförberedelser, dokumenthantering och annan administration * Hantera enklare ekonomiuppgifter, exempelvis fakturor, leverantörsuppgifter, utlägg och kvittohantering * Skapa och följa upp enkla rutiner för att samla in underlag, exempelvis kvitton för utlägg * Introducera och välkomna ny personal till kontoret OM DIG Du är en person som bidrar till en positiv och hjälpsam vardag på kontoret. Du ser vad som behöver göras, tar tag i praktiska frågor och möter kollegor med en lösningsorienterad inställning. När någon ber om hjälp eller kommer med en idé vill du vara den som lyssnar, hjälper vidare och får saker att fungera. Utöver det tror vi även att du har: * Erfarenhet från en roll inom kontor, administration, service, reception eller liknande * Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift * Vana att arbeta i MS Office, särskilt Outlook, Word och Excel Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper. Har du rätt engagemang, vilja att ta ansvar och nyfikenhet att lära, finns goda möjligheter att utvecklas i rollen även om du inte uppfyller alla kvalifikationer från start. MERITERANDE * Erfarenhet av enklare ekonomiadministration, exempelvis fakturahantering, utlägg eller arbete i affärssystem * Erfarenhet från bygg-, entreprenad- eller industribranschen * Vana att arbeta i administrativa system, affärssystem eller leverantörsportaler * Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi, service eller liknande VARFÖR JOBBA PÅ NYAB? NYABs främsta styrka är vår drivkraft och stolthet i det arbete vi gör. Vi drar alla åt samma håll och det är framåt. Våra medarbetare utmärker sig med nyfikenhet och engagemang. Vi bygger det samhälle vi faktiskt behöver just nu: järnväg, kraftledningar, vägar, broar, mark och anläggning. Allt det som gör att industrin kan ställa om, att norr och söder hänger ihop och att Sverige fungerar. Vi är aktiva från Norrbotten och Västerbotten ner till Mälardalen, börsnoterade och mitt i en spännande tillväxtfas. Hos NYAB ges alla utrymme att vara sig själva. Vi tar tillvara på varje medarbetares kompetens och drivkraft, i en miljö med individen i centrum och möjlighet till påverkan i varje enskild roll, med frihet under ansvar. Hos oss får du också en organisation som bryr sig om ditt välmående: * Omfattande hälsoundersökningar * Generöst friskvårdsbidrag * Föräldralön * Arbetstidsförkortning * Trygg pension PRAKTISK INFORMATION * Ort: Luleå * Omfattning: Heltid * Start: Enligt överenskommelse ANSÖKAN Ansök med ditt CV eller din LinkedIn-profil. Första steget är ett förutsättningslöst samtal, så du behöver inte ha alla svar klara innan du hör av dig. Urval sker löpande. Vi strävar efter att vara en attraktiv arbetsgivare och ger lika möjligheter för alla att söka våra tjänster. Har du frågor om rollen är du välkommen att kontakta Isabella Overödder, Rekryteringssamordnare. Under semesterperioden kan hanteringen av ansökningar dröja.

Trivs du i en roll där du får ta stort ansvar, skapa struktur och få verksamheten att fungera? Som Kontorsansvarig hos Advokatbyrån Familj & Försvar blir du navet i verksamheten med ansvar för ekonomi, administration och kontorets dagliga drift. Du stöttar jurister och ledning samt har en viktig roll i kontakten med klienter, domstolar och andra externa parter. OM ROLLEN SOM KONTORSANSVARIG Som Kontorsansvarig får du en central roll i verksamheten där du ansvarar för att den dagliga driften fungerar smidigt. Du blir ett viktigt stöd till byråns jurister och ledning samtidigt som du är en naturlig kontaktperson för klienter, domstolar och andra externa parter. Rollen kombinerar ekonomi, administration, kontorsansvar och samordning. Du kommer att ha en viktig funktion i verksamheten och bidra till att skapa struktur, god service och effektiva arbetssätt. EXEMPEL PÅ ARBETSUPPGIFTER * Ansvara för kontorets dagliga administration och drift * Hantera inkommande telefoni, mejl och post * Ha daglig kontakt med klienter, domstolar och andra externa parter via telefon och e-post * Ansvara för bokning av klientmöten samt löpande samordning av kalenderbokningar * Ansvara för löpande fakturering till klienter samt uppföljning och bevakning av obetalda fakturor * Hantera leverantörsfakturor, betalningar, reskontra och kvitton * Sköta löpande ekonomiadministration i Fortnox och andra relevanta system * Samordna kontakt med extern redovisningsbyrå avseende bland annat löner, moms och bokslutsunderlag * Assistera jurister med dokumenthantering, bokningar och administrativt stöd i ärenden * Bistå VD i administrativa och verksamhetsrelaterade frågor * Stödja och introducera byråns juristpraktikanter i administrativa rutiner och arbetssätt * Ansvara för inköp, leverantörskontakter och kontorsservice DIN BAKGRUND, ERFARENHET OCH KOMPETENS Vi söker dig som har erfarenhet av en bred administrativ roll och som trivs med att kombinera ekonomi, service och koordinering. Kanske arbetar du idag som administratör, kontorsansvarig, office manager, juristassistent eller i en annan samordnande funktion där du är van att ta stort eget ansvar. Som person är du strukturerad, självgående och prestigelös. Du tycker om att hjälpa till där det behövs och trivs i en roll där arbetsdagarna varierar. Eftersom du kommer att ha många kontaktytor ser vi att du är serviceinriktad, kommunikativ och bekväm med telefoni och klientkontakt. Rollen innebär daglig kontakt med klienter, domstolar och andra externa parter, vilket gör att du behöver trivas med att arbeta i en utåtriktad roll där service och tillgänglighet är en naturlig del av vardagen. Du har lätt för att skapa förtroende, bemöter människor professionellt och tycker om att vara den person som hjälper andra att hitta rätt. För att lyckas i rollen tror vi också att du har förmågan att prioritera mellan olika arbetsuppgifter, arbetar noggrant och uppskattar att vara den person som får verksamheten att fungera. Vi ser gärna att du har: * Minst tre års erfarenhet av administration, koordinering eller liknande arbete * Erfarenhet av ekonomiadministration såsom fakturering, leverantörsfakturor, betalningar och reskontra * God systemvana och mycket goda kunskaper i Microsoft Office * Erfarenhet av Fortnox eller liknande ekonomisystem * Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift * Erfarenhet från advokatbyrå, domstol eller annan professionell tjänsteverksamhet är meriterande Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper. DU ERBJUDS Du erbjuds en central och betydelsefull roll i en verksamhet där ditt arbete gör skillnad varje dag. Du får möjlighet att arbeta nära byråns jurister och ledning i en miljö som präglas av professionalism, engagemang och korta beslutsvägar. Det här är en varierad tjänst med stort eget ansvar där du får möjlighet att påverka och utveckla arbetssätt och processer över tid. Du blir en del av en verksamhet med höga ambitioner och en kultur som värdesätter samarbete, trivsel och balans mellan arbete och privatliv. ANSÖKAN I den här rekryteringen samarbetar Advokatbyrån Familj & Försvar med Jurek Recruitment & Consulting och du söker tjänsten via annonsen på Jureks hemsida genom att klicka på “Ansök nu”-knappen, ladda upp ditt CV och svara på några frågor. Vi ser fram emot att få din ansökan så snart som möjligt då urval och intervjuer kommer att ske löpande. På grund av GDPR tar vi inte ta emot ansökningar via e-post. Vid frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvariga konsultchef Hedda Grenlöv på hedda.grenlov@jurek.se. Varmt välkommen med din ansökan! OM ADVOKATBYRÅN FAMILJ & FÖRSVAR Advokatbyrån Familj & Försvar är en specialistbyrå med fokus på familjerätt och brottmål. Byrån företräder privatpersoner i hela Sverige och åtar sig uppdrag som ombud, offentlig försvarare och målsägandebiträde. Med specialistkunskap, stort engagemang och ett personligt bemötande är ambitionen att erbjuda juridisk rådgivning och biträde av högsta kvalitet. Verksamheten bedrivs från moderna lokaler vid Östermalmstorg i Stockholm och består av ett mindre team med hög kompetens och nära samarbete. Här kombineras professionalism och höga kvalitetskrav med en inkluderande arbetsmiljö där trivsel, ansvarstagande och balans mellan arbete och privatliv värdesätts. Läs gärna mera på www.advokatfamiljforsvar.se. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Jurek är en specialiserad partner inom rekrytering och konsultuthyrning som hjälper företag att hitta rätt kompetens inom Finance, Legal & Compliance, Banking & Insurance, HR och Business support. Vårt erfarna team kombinerar branschkunskap med ett starkt nätverk för att skapa träffsäkra och hållbara matchningar. Vi arbetar långsiktigt, personligt och med hög kvalitet, för att skapa bästa möjliga upplevelse för både kunder och kandidater.