Teamassistenz & Office Manager/in (w/m/d)

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IHRE AUFGABEN: * Liegenschaftsverwaltung:  * Verwaltung der Büroflächen * Umzugsmanagement * Prüfung von Mietverträgen * Management externer Immobiliendienstleister * Beauftragung, Planung und Überwachung von Wartungsarbeiten und technischen Inspektionen * Verwaltung und Koordinierung von externen Dienstleistern * Einkauf und Bestellungen * Einkauf von Büromaterial, Getränken, etc. * Rechnungsprüfung und Kostenkontrolle * Prüfung und Organisation von Arbeitssicherheitsmaßnahmen * Verwaltung des Fuhrparks / Poolfahrzeuge * Bearbeitung von Versicherungsfällen und Schadensabwicklung * Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen, Sonderprojekten und Meetings * Identitätsmanagement (CI) und Bürogestaltung * Teamassistenz in Vertretung (insb. Reisebuchungen, Postbearbeitung, Betreuung zentrale Telefonnummer) IHR PROFIL: * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium der Betriebswirtschaft resp. eines verwandten Studiengangs oder mind. zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management * Erfahrung im Bereich Office Management und Arbeitssicherheit  * Analytisches Denkvermögen und eine schnelle Auffassungsgabe * Sicherer Umgang mit MS-Office (Insb. Word, Excel, PowerPoint, Outlook) * Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift * Zuverlässigkeit sowie gewissenhafte, präzise, strukturierte und selbständige Arbeitsweise * Hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit * Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Hands-On-Mentalität * Führerschein Klasse B WIR BIETEN: * Eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung in einem hochmotivierten und jungen Team * Die Chance, eigene Ideen zu realisieren und damit die Weiterentwicklung des Bereichs Administration & Process Management maßgeblich voranzutreiben * Ein dynamisches und herzliches Team mit Du-Kultur, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird und das sich um Ihre schnelle und vollumfängliche Einarbeitung kümmert * Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit 30 Urlaubstagen  * Diverse Weiterbildungsmöglichkeiten sowie regelmäßige Teamevents in außergewöhnlichen Locations * Ein flexibles und agiles Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit zu mobilem Arbeiten (Umfang nach Absprache) und vielseitigen Gestaltungsmöglichkeiten * Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Münchner Sicherheitskonferenz sowie Möglichkeit zur Teilnahme an ausgewählten Veranstaltungen  * Das Deutschlandticket als Jobticket * Mitgliedschaft im Urban Sports Club, uvm.  WEITERE INFORMATIONEN: Zur Verstärkung unseres Teams in Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Eintrittstermin eine/n Office Manager (m/w/d). Als Office Manager sind Sie ein wichtiger und integraler Bestandteil der Abteilung Administration & Process Management und in alle Vorgänge und Aktivitäten im Bereich Office Management und Administration involviert. Der Arbeitsplatz befindet sich in Berlin in zentraler Lage. Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben & Lebenslauf). Bitte geben Sie Ihr frühestmögliches Eintrittsdatum und Ihre Gehaltsvorstellungen an. Frühzeitige Bewerbungen sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungsschluss ist der 28. Juni 2026.

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EINLEITUNGSTEXT Du bist ein Organisationstalent mit Weitblick und hast Freude daran, Dinge eigenständig voranzutreiben? Als Office Manager (m/w/d) koordinierst und strukturierst du den Arbeitsalltag, bringst dich aktiv in Projekte ein und gestaltest den Büroalltag mit – von organisatorischen Themen bis zu Aufgaben in Marketing und Personal. Wir suchen eine Persönlichkeit, die proaktiv denkt, hands-on arbeitet und über den eigenen Aufgabenbereich hinausblickt. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager, Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz oder Management Assistant (m/w/d) für unseren Standort Duisburg. DAS ERWARTET DICH * Die Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe am Standort * Die Betreuung von internen und externen Ansprechpartnern sowie die Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft * Die Unterstützung der Personalabteilung bei administrativen Aufgaben (z. B. Bewerbermanagement, Onboarding, Terminkoordination) * Die Mitarbeit in Marketing- und Vertriebsprojekten, z. B. bei Veranstaltungen, Präsentationen oder internen Kommunikationsmaßnahmen * Die Verwaltung von Bürobedarf, Dienstleistern und Räumlichkeiten * Die Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen sowie die Koordination von Terminen und Reisen DAS BRINGST DU MIT * Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium * Erste Berufserfahrung im Office- oder Projektmanagement, idealerweise auch im Personalbereich * Ausgeprägte Organisationsstärke, Eigeninitiative und ein hohes Verantwortungsbewusstsein * Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams * Sicherer Umgang mit MS Office sowie Offenheit für neue Tools und digitale Prozesse * Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse UNSER ANGEBOT FÜR DICH * Unbefristeter Arbeitsvertrag * 30 Tage Urlaub * Mobiles Arbeiten & Gleitzeit * Fort- und Weiterbildungen sowie vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten, die individuell auf Sie zugeschnitten sind * Modernes Office mit ergonomischen Arbeitsplätzen, Kreativraum und kostenfreien Parkplätzen * Weitere Benefits: Büro-Massagen, Mitarbeiterevents, kostenlose Getränke, frisches Obst/Gemüse, Fahrradleasing (JobRad), Mitarbeiterrabatte, Mitarbeiterempfehlungsprogramm

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DEINE ZUKÜNFTIGEN AUFGABEN * Allgemeines Officemanagement für das gesamte Team * Korrespondenz mit Kunden und Geschäftspartnern * Schnittstelle zum IT Support * Bearbeiten der ein- und ausgehenden Post * Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und Büroausstattung * Einkaufstätigkeiten für den technischen Service und Standortdienste * Prüfung von Rechnungen und Gutschriften * Unterstützung beim Onboarding DAS BRINGST DU MIT * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation * Erste Berufserfahrungen * Sehr gute MS-Office-Kenntnisse * Affinität für digitale Prozesse und Weiterentwicklung * Eigenverantwortliches Arbeiten DEINE VORTEILE * Zukunftssicherer Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive * Work-Life-Balance: Voll- oder Teilzeit möglich, 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) sowie arbeitsfrei am 24. und 31.12. * Individuelle Weiterbildung & Entwicklungsmöglichkeiten * Betriebliche Altersvorsorge für Deine Zukunft * Corporate Benefits: Mitarbeiterangebote mit über 800 Rabatten * Fahrradleasing mit dem Hamburger Anbieter BikeleasingPlus * Zuschuss für das Deutschlandticket * EGYM Wellpass-Zuschuss für Sport & Wellness * Vielfältige Mitarbeiterevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeiern, After-Work-Treffen, gemeinsame Ausfahrten uvm. ARBEITEN BEI DER FMHH - DAS ERWARTET DICH * Breitgefächertes Aufgabenspektrum: Wir betreiben ganzheitlich Objekte in den Bereichen Wohn-, Gewerbe-, Schul- und Sportimmobilien und bieten viele interessante Aufgabenbereiche in der Planung, Entwicklung und Ausführung von Projekten. * Blick über den Tellerrand: Du eignest Dir Kenntnisse an, mit denen Du Dein persönliches Profil schärfst. * Familiäres Arbeitsklima: Von Anfang an stehen bei uns unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Vordergrund und arbeiten zusammen als ein großes Team. * Einfache Kommunikationswege: Fachbereiche stimmen sich regelmäßig im persönlichen Austausch ab. Vorgesetzte sind Teil des Teams und stehen jederzeit unterstützend zur Seite. DU HAST DICH WIEDERERKANNT? Dann freuen wir uns über Deine Bewerbung inkl. Gehaltsvorstellung sowie frühestmöglichen Eintrittstermins und gewünschte Wochenarbeitszeit an Marie Arlt (Fachbereichsleitung) über unser Bewerbungsformular!