Senior Executive Assistant to Founder (m/w/d) Operative rechte Hand | Onsite Köln | High Impact Role

Revive

DEINE AUFGABEN Wir sind Revive – der führende Anbieter für gebrauchte Designermöbel in Deutschland. Unsere Mission: Designermöbel retten, ihnen neues Leben einhauchen und Nachhaltigkeit im Möbelmarkt neu denken. Unser nächstes Ziel: von 5 auf 50 Millionen Euro Umsatz. Aber wir skalieren nicht nur unser Geschäftsmodell – wir wachsen auch als Menschen. Und du wirst garantiert mitwachsen. Oder es ist nichts für dich. Dieses Wachstum passiert nicht von allein. Es braucht Fokus, Schnelligkeit und glasklare Prioritäten – jeden Tag. Als rechte Hand des Founders bist du mittendrin: Du bekommst tiefe Einblicke in Strategie, Prozesse, Team und Entscheidungspfade. Du hast einen echten Hebel und siehst täglich, was du bewirkst. Damit das möglich ist, braucht der Gründer (Jonas Brenig) eine rechte Hand, die nicht fragt, sondern übernimmt. Du bist ein A-Player durch und durch. Du denkst mit, agierst schnell und nimmst Aufgaben ab, bevor sie überhaupt auf dem Tisch landen. Wenn du eine Position suchst, in der du nah an der unternehmerischen Realität arbeitest, echten Impact hast und das Chaos ordnest, während alle anderen noch sortieren – lies weiter. * Durch dich gewinnt der Founder Zeit zurück. Alles was über dich laufen kann, läuft über dich. * Du bist erste Anlaufstelle und Kontrollzentrum für alles, was den Founder entlastet. * Du strukturierst, priorisierst und entscheidest mit, was wichtig ist – und was weg kann. * Im ersten Schritt übernimmst du auch Teile des HR-Prozesses – wie z. B. Erstgespräche, Bewerberkoordination, Interview-Planung und Kommunikation mit Kandidaten. * Du managst die Inbox, den Kalender und alle relevanten Schnittstellen – und zwar proaktiv, nicht passiv. * Du hältst ein perfekt vorbereitetes Weekly Sync Meeting mit Jonas. vorbereitet, on point, effektiv * Du organisierst und koordinierst interne und externe Meetings, Reisen und operative Projekte. * Du bereitest Informationen so auf, dass schnelle Entscheidungen möglich sind – klar, fokussiert, lösungsorientiert. * Du denkst in Prozessen: Du eliminierst, automatisierst und standardisierst. * Du sorgst dafür, dass nichts verloren geht: Offene Punkte, Follow-ups, Fristen, People – du hast alles im Blick. Du brauchst keine Erinnerung. Du bist die Erinnerung. * Du bist bereit, auch mal abends oder samstags einzuspringen, wenn es die Situation erfordert – nicht regelmäßig, aber zuverlässig. * Du kommst mit hohen Standards, direktem Feedback und sich verändernden Prioritäten klar – ohne Drama, ohne Ego. * Du springst ein, wo es brennt – egal ob persönlich oder beruflich – und bringst Eigeninitiative, Lösungskompetenz und Verantwortungsgefühl mit, wenn sich Lücken auftun oder Dinge nicht nach Plan laufen. * Du übernimmst Sonderprojekte, kleinere Prozesse oder operative Verantwortung – wenn du willst, wächst deine Rolle. * Wichtig: Wenn du jemanden brauchst, der dir wegen offener Aufgaben hinterherläuft – dann ist das hier nichts für dich. Deine Resultate: * Du gehst mit sensiblen Informationen und Beziehungen absolut diskret, integer und professionell um – Vertrauen ist deine Währung. * Der Kalender des Founders spiegelt jederzeit seine wichtigsten Prioritäten – alles andere wird geblockt, verschoben oder entfernt. * Du eliminierst unnötige Energie- & Zeitfresser, schützt strategische Zeitfenster und stellst sicher, dass Energie dort investiert wird, wo sie langfristig wirkt. * Du filterst Nachrichten, formulierst Antworten im Ton und Stil des Founders – und sorgst dafür, dass bei ihm nur Signal, nie Rauschen ankommt. * Meetings sind vorbereitet, Agenden stehen vorab, Unterlagen liegen bereit – und To-dos werden erledigt, ohne dass man dich daran erinnert. * Reisen – beruflich wie privat – sind perfekt geplant: mit Puffer, Plan B, durchdachtem Ablauf und Blick fürs Detail. * Persönliche Themen – von Arzttermin bis Haushaltsorga – managst du mit derselben Sorgfalt und Disziplin wie Business-Aufgaben. * Du baust Systeme, um Chaos vorzubeugen, bleibst an Themen dran, ohne erinnert zu werden, und entfernst dich selbst als Bottleneck, sobald der Prozess steht. Voraussetzungen: * Klar in der Kommunikation. Du schreibst auf den Punkt, sprichst direkt und passt Ton und Tiefe an den Kontext an – kein Over-Talking, kein Under-Communicating. Nur Signal, kein Rauschen. * Diskretion auf höchstem Niveau. Du bist ein Tresor. Du erkennst, was vertraulich ist, was strategisch ist – und was intern bleibt. Man muss dir nicht erklären, was du nicht sagen darfst. * Hohe emotionale Intelligenz, null Drama. Du liest Räume, Menschen und Situationen – schnell und präzise. Du passt dich an, ohne gefragt zu werden, und bleibst ruhig, wenn es unübersichtlich wird. * Ownership im Ergebnis. Du fragst nicht, was als Nächstes kommt – du findest heraus, was gebraucht wird. Ist es dein Thema, machst du es. Ist es nicht dein Thema, findest du einen Weg. * Reaktionsschnelligkeit. Du denkst und handelst in Echtzeit – nicht im Zeitverzug. Für dich ist Reaktionsfähigkeit ein Zeichen von Respekt. Du bist erreichbar, auch wenn es mal spät wird. * Sicher in zwei Welten. Du kannst nahtlos zwischen Business und Privatem wechseln – ohne die Linie zu verlieren. Du weißt, was hilfreich ist – und was übergriffig wäre. * Bereit für Druck. Du hast keine Angst vor Intensität. Hohe Erwartungen, enge Timings oder bewegliche Ziele bringen dich nicht aus der Spur – du lieferst fokussiert und sauber. Für wen diese Rolle nicht ist: Diese Rolle ist nicht für dich, wenn … * … du ständige Anleitung, detaillierte To-do-Listen oder tägliches Nachfassen brauchst, um in Bewegung zu kommen. * … dich verschobene Deadlines, veränderte Prioritäten oder unerwartete Wendungen aus der Ruhe bringen. * … du deine Abende und Wochenenden als absolute No-Go-Zone verteidigst – die Rolle richtet sich auch nach dem Takt des Founders. * … du strikt zwischen „beruflich“ und „privat“ trennst und keine Bereitschaft hast, dich flexibel in beide Bereiche einzubringen. * … du Schwierigkeiten hast, den Raum zu lesen, den Ton zu treffen oder unter Druck klar zu kommunizieren. * … du direktes Feedback persönlich nimmst oder regelmäßig externe Bestätigung brauchst, um motiviert zu bleiben. * … man dir nachlaufen muss, damit Aufgaben wirklich erledigt werden. * … du zögerst, Initiative zu ergreifen – oder darauf wartest, dass dir jemand erlaubt, Verantwortung zu übernehmen. * … du eine klassische Assistenzrolle suchst – das hier ist ein hochintensives Sparring auf Augenhöhe, kein Backoffice. DEIN PROFIL Dies ist kein klassischer Assistenz-Job. Du bist nicht da, um Termine zu verwalten. Du bist da, um Zeit zurückzugeben. Du hältst dem Gründer den Rücken frei, schaffst Struktur, bringst Klarheit – und sorgst dafür, dass aus Vision echte Execution wird. Du bist die rechte Hand des Gründers operativ stark, kommunikativ schnell, immer einen Schritt voraus. Du denkst mit, priorisierst, hältst Fäden zusammen. Du übernimmst, was ihn nicht braucht – und machst es besser. Wenn du als Senior Executive Assistant nicht einfach nur "organisieren", sondern das Wachstum eines ambitionierten Unternehmens mit antreiben willst – dann bist du hier richtig. DEIN PROFIL * Du hast mindestens 2 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, idealerweise direkt an der Seite eines Founders oder C-Level Executives. * Du tickst unternehmerisch – du verstehst, was es braucht, um ein Unternehmen zu skalieren, und kannst strategische Zusammenhänge schnell erfassen. * Du bist extrem organisiert, priorisierst mühelos und arbeitest strukturiert – auch wenn viel gleichzeitig passiert. * Du brauchst kein Follow-up, weil du selbst nachverfolgst, treibst, fertig machst. * Du hast ein natürliches Gefühl für Kommunikation: präzise, klar, verbindlich – intern wie extern. * Du fühlst dich in digitalen Tools wie Google Workspace, Slack, Asana, Personio, Zapier, Make, Gumloop zu Hause – oder lernst sie in 48 Stunden, wenn du sie nicht kennst. * AI ist für dich kein Buzzword, sondern ein Werkzeug. Du nutzt Tools wie ChatGPT oder Automationen aktiv, um Zeit zu sparen, Dokumente schneller zu erstellen oder Informationen klüger zu strukturieren. * Du bist offen für Neues, denkst digital-first und suchst ständig nach Möglichkeiten, Prozesse zu vereinfachen. * Du sprichst und schreibst Deutsch auf hohem Niveau und beherrschst Englisch auf 9/10-Level – schriftlich wie mündlich. * Du arbeitest onsite in Köln – weil Nähe für diese Rolle nicht verhandelbar ist. * Bonus: Du bringst Neugier oder Erfahrung in HR, People Ops oder Recruiting mit. WARUM WIR? * Du arbeitest direkt mit dem Founder – nah, ehrlich, auf Augenhöhe. * Du bekommst Zugang zu allen relevanten Bereichen eines wachsenden Unternehmens: Strategie, Ops, HR, Prozesse, Tools, People. * Du wirst gefordert – fachlich, strukturell, menschlich. * Wachstum ist keine Option, sondern Voraussetzung. * Kein Mikromanagement. Kein Politikspiel. Klarer Fokus, ehrliche Kommunikation, echtes Ownership. * Du wirst gebraucht, gesehen und ernst genommen – weil dein Beitrag den Unterschied macht.

Sumup

Are you passionate about making an impact through technology and controls? At SumUp, we’re looking for an IT Internal Auditor to strengthen our Internal Audit team in Berlin. In this role, you’ll help ensure our IT environment is secure, compliant, and ready to support millions of businesses worldwide.   ABOUT SUMUP SumUp is a leading global fintech company committed to leveling the playing field for small businesses. Since 2012, we’ve been a trusted partner for over 4 million merchants in 36 markets worldwide. Our mission is to make business simple and affordable by providing tools that help entrepreneurs get paid, manage finances, and grow their customer relationships.   TEAM DESCRIPTION You’ll be part of our Internal Audit team, reporting directly to the Global Head of Internal Audit. The team plays a crucial role in safeguarding SumUp’s operations, ensuring compliance with regulatory requirements, and driving continuous improvement across the business. This role focuses on strengthening our IT audit capabilities— an essential part of our audit plan and risk management strategy.   WHAT YOU’LL DO * Lead and execute IT-focused internal audits, ensuring that SumUp’s systems and controls meet regulatory and business requirements * Uncover insights and improve audit efficiency by analysing data: run queries, extract information from systems, and apply advanced analytics * Develop a focused IT audit plan, shaping how we evaluate technology risks across the company * Translate findings into clear, actionable recommendations and present them with confidence to management and stakeholders * Act as an independent voice for control and compliance, building trust while navigating resistance and influencing change * Build strong relationships with stakeholders to foster a culture of proactive internal controls * Stay ahead of the curve by keeping up with evolving IT standards, regulations, and best practices   YOU’LL BE GREAT FOR THIS ROLE IF * You have at least 4 years of internal audit experience within a regulated financial services environment. * You bring proven IT auditing expertise and strong knowledge of audit standards and risk management. * You are experienced with IT general controls, compliance, governance, and security frameworks (e.g. COBIT, ISO 27001, PCI DSS, ITIL, NIST, LGPD, GDPR). * You have advanced data analytics skills and can leverage them in your audit work. * You communicate clearly in English and are skilled in writing impactful reports. * You are ethical, independent, and confident in influencing change across different levels of the organisation. Nice to have: Professional certifications such as CIA, CISA, CPA, CISSP, CISM, or CRISC; knowledge of data analytics tools.   WHY YOU SHOULD JOIN SUMUP 🌎 Opportunity to work with SumUppers globally on large-scale fintech products used by millions of businesses worldwide, from our Berlin office. This involves an office-first setup 🌈 Commitment to Diversity and Inclusion: be part of a workplace that values and promotes diversity, fostering an inclusive environment where everyone's perspectives are respected and embraced 🚀 Enrolment onto our Virtual Stock Option programme: you will own a stake in SumUp’s future success 📚 A dedicated annual L&D budget of €2000 for attending conferences and/or advancing your career through further education 💶 A corporate pension scheme where we match up to 20% of your contributions 🏖️ Generous time off: enjoy 28 days of paid leave plus public holidays and special leave days 🚵🏾‍♂️ Numerous other benefits such as Urban Sports Club subsidy, Kita placement assistance, subsidised office lunches 🌴 Break4me: 1-month sabbatical after 3 years of service 🔗 Referral Bonus: earn additional rewards by referring talented individuals to join the SumUp team   About SumUp   We believe in the everyday hero.   Small business owners are at the heart of all we do, so we create powerful, easy-to-use financial solutions to help them run their businesses. With a founder’s mentality and a 'team-first’ attitude, our diverse teams across Europe, South America, Australia and the United States work together to ensure that the small business owners we partner with can be successful doing what they love.    SumUp is an Equal Employment Opportunity employer that proudly pursues and hires a diverse workforce. SumUp does not make hiring or employment decisions on the basis of race, colour, religion or religious belief, ethnic or national origin, nationality, sex, gender, gender identity, sexual orientation, disability, age or any other basis protected by applicable laws or prohibited by company policy. SumUp also strives for a healthy and safe workplace and strictly prohibits harassment of any kind.   SumUp will not accept unsolicited resumes from any source other than directly from a candidate.  Job Application Tip We recognise that candidates feel they need to meet 100% of the job criteria in order to apply for a job. Please note that this is only a guide. If you don’t tick every box, it’s ok too because it means you have room to learn and develop your career at SumUp.

ALAIKA

At  ALAIKA, we are building the future of Financial Services with a bold vision: to become the most specialized Enterprise Financial Services advisory & investment firm in the industry by coupling Fortune 500 board room access, the deepest Financial Services domain expertise with a global Venture Capital & Private Equity network.  Through our three brands — ALAIKA Advisory (Strategy Consulting), ALAIKA Capital (Investment Company) and ALAIKA Building (Company Builder), — we are building the Financial Services holding company of the future.  Founded in October 2022 by Johanna von Geyr (the Financial Services Practice Lead Partner of a leading NASDAQ listed strategy consultancy) and Harald Braunstein (builder/investor of multiple leading international software companies) & an all-star team, we bring together the best of both worlds: deep functional domain expertise and networks in global Financial Services, along with a proven track record in how to build and invest in leading software product companies.  One team one dream: This all begins by bringing together the very best people for the job, which is exactly what we do at  ALAIKA  and  why we might need you!    Join our team of experts at  ALAIKA Advisory  and play a pivotal role in “Building the Future of Financial Services”and contribute to our  three core domains: Strategic Transformations, AI/Data Analytics & Cybersecurity.    Join the movement — apply now!    As a Working Student in Workspace Management & Executive Support, you will play a crucial role in supporting our executive team, managing office operations, and contributing to both internal and external initiatives. What you will do: * Executive Support: Assist the Executive Assistant with administrative support for the CEOs/Founders and senior executives. Support with the management of calendars, schedule appointments and coordinate meetings. * Finance Support: Assist the CFO with invoice organization and related tasks. * Workplace Management: Maintain office supplies, including snacks and drinks. Ensure the office is always well-stocked. * Meeting Preparation: Support with the organization and preparation for meetings, including preparing documents, reports and presentations. * Event Planning: Support with the organization of events, including team meetings, conferences, and client engagements. * Travel Coordination: Arrange travel plans and accommodations. * Task Management: Assist with special projects and perform other administrative duties as required. Your Profile: * Educational Background: Currently pursuing studies in Business Management, Administration, or related fields (minimum 3rd Bachelor semester). * Working Experience: Previous experience as Intern/Working Student in office management, as executive assistant or in a similar role. * Skills: Excellent organizational, multitasking, and time-management skills. * Communication: Strong verbal and written communication skills. * Technology: Proficiency in Microsoft Office Suite and other relevant software. * Languages: Fluency in both written and spoken German and English. * Professionalism: High level of professionalism, discretion, and confidentiality. What’s in it for you:  Our employees are our most precious asset, and we are committed to providing a unique employee experience. We offer multiple opportunities to create your path and build a global career at the highest levels following your interests.  * Competitive Rewards: Benefit from a highly competitive salary and attractive bonus structure, allowing you to directly benefit from our collective success. * Collaborate With Industry Leaders: Leverage extensive connections within the Financial Services sector spanning from Fortune 500 Financial Services executives over Private Equity to successful startup founders to enhance your skills and expand your professional network. * Unmatched Growth Potential: Immerse yourself in an exhilarating start-up atmosphere where rapid personal and professional growth is not just encouraged but guaranteed and expected. * Health and Wellbeing: Your health and fitness matter to us. We provide a premium EGYM Wellpass membership with access to 10,000+ sports and wellness offerings, both locally and online. * Company Events: Dive into our culture with exceptional team-building activities, from Oktoberfest celebrations and Floßfahrt adventures on the Isar to festive Christmas parties, regular dinners and lunches, and much more. * Modern Working Environment: State-of-the-art offices in Munich, Frankfurt am Main and Barcelona, more to come ;)   We look forward to receiving your application including CV, transcripts & references.      Equal Opportunities for all  Our team spirit celebrates diversity. We want you to be your true “you” and offer everyone an open culture and safe space with equal chances and opportunities.