Assistenz der Geschäftsleitung / Executive Assistant (m/w/d)

educaro

ÜBER DIE ROLLE & DEINEN IMPACT Als Assistenz der Geschäftsbereichsleitung Deutschland unterstützt du die Leitung in allen administrativen, organisatorischen und fachlichen Themenbereichen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Geschäftsbereich. Im Rahmen deiner Tätigkeit wirst du:  * die Geschäftsbereichsleitung im operativen Tagesgeschäft organisatorisch und administrativ unterstützen * bei Buchhaltungs-und Personalthemen mitwirken (z. B. Rechnungsprüfung, vorbereitende Buchhaltung, Belegprüfung, Abstimmungen) * administrative Abläufe strukturieren und die allgemeine Büroorganisation sicherstellen, inklusive Verwaltung der Hauspost und unseres Paperless Office * Unterlagen für die Geschäftsbereichsleitung und deren Teams vorbereiten und nachbereiten * in diversen Bereichen Recherche arbeiten durchführen, bei E-Mail-Korrespondenz unterstützen und eng mit unserer Geschäftsführung zusammenarbeiten * dich mit Arbeitssicherheit und DSGVO bei educaro vertraut machen * mitverantwortlich für die Planung und Durchführung von Firmenevents sein * bei Bedarf kollegial einspringen und im Rahmen von Einreisen unserer internationalen Auszubildenden und Fachkräfte das Integrationsteamunterstützen    USPs der Stelle  Dich erwartet:  * ein sehr interkulturelles und junges Umfeld durch den Austausch mit unseren KollegInnen in Deutschland und in unseren Auslandsstandorten in Lateinamerika, Nordafrika und Südostasien  * eine vertrauensvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit unserer Geschäftsbereichsleitung * ein hohes Maß an Eigenverantwortung sowie Einblick ein alle relevanten Geschäftsabläufe * nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit kannst du nach Absprache und Möglichkeit im Workation-Modell auch aus dem Auslandheraus arbeiten * unsere Büroräume an der Düsseldorfer KÖ bieten direkten Zugang zur Innenstadt und eignen sich wunderbar für die Essensversorgung, Spaziergänge oder Erledigungen * neben dem für uns selbstverständlichen Zusammenhalt in unserem kleinen educaro Team, bieten wir dir Teamevents, zusätzliche Urlaubstage, Dog Policy und mehr DIESE FÄHIGKEITEN BRINGST DU MIT Must-Have:  * Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich odervergleichbare Qualifikationen * Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise und gute Organisationsfähigkeiten * Du bist eigenständig, kommunikativ und offen * Hohe Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen * Freude daran, in einem flexiblen und dynamischen Arbeitsumfeld zu arbeiten * Du verfügst über fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse * Sicherer Umgang mit MS Office 365 Nice-to-have:  * Erfahrungen im Assistenzbereich, in der Buchhaltung, im Personalwesen oder im Office-Management sind von Vorteil * Begeisterung für Gesundheitswesen, Migration und Personalwesen  * Internationale Studien- oder Arbeitserfahrung  Was wir dir bieten  * Eine verantwortungsvolle Teilzeitstelle mit festen Arbeitstagen (Montag–Freitag) in unserem Büro  * Abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung * Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsbereichsleitung Deutschland * Ein flexibles und modernes Arbeitsumfeld * Ein kollegiales, internationales Team mit kurzen Entscheidungswegen TEIL DES EDUCARO TEAMS ZU WERDEN BEDEUTET... Teil des educaro Teams zu werden bedeutet...  ...unserem Team aus Menschen aller Altersgruppen, vieler Nationen und den verschiedensten Zeitzonen beizutreten. Wir kommen zusammen, um all jene zu unterstützen, die in einem neuen Land ihre berufliche und private Zukunft finden möchten.  Wir sind ein Team, das Inklusion und Einzigartigkeit zelebriert. Du wirst umgeben sein von vielen talentierten KollegInnen, die begeistert sind von unserer Mission und die großes Vertrauen genießen ihre Arbeit selbstständig und mit hoher Eigenverantwortung auszuführen.

WSCAD

Du arbeitest direkt mit der Geschäftsleitung an zentralen Themen des Unternehmens – strategisch wie operativ. Du bist nah an Entscheidungen, übernimmst früh Verantwortung und sorgst dafür, dass Themen umgesetzt werden. Dabei arbeitest du eng mit unserem CEO zusammen, mit hohem Tempo und klarem Anspruch an Qualität und Verlässlichkeit. Eine Rolle für Menschen, die Verantwortung übernehmen und Ergebnisse liefern. Es geht nicht um klassische Assistenz oder Beratung, sondern um Umsetzung. Wir suchen jemanden, der Themen eigenständig vorantreibt, strukturiert und konsequent ins Ziel bringt. DAS ERWARTET DICH – DEINE AUFGABEN: * Eigenständige Bearbeitung zentraler Themen im Auftrag der Geschäftsleitung * Recherche, Analyse komplexer Fragestellungen und strukturierte Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen * Leitung und Steuerung von Projekten mit Fokus auf Umsetzung * Konsequentes Nachhalten von Fortschritten und Sicherstellen von Verbindlichkeit * Vorbereitung, Moderation und Nachverfolgung von Management-Meetings * Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen und Strukturen * Kommunikationsschnittstelle zu internen und externen Stakeholdern * Erstellung von hochwertigen Präsentationen und Berichten (DE/EN) * Administrative Aufgaben nur punktuell und bei Bedarf DAS ERWARTEN WIR – DEINE QUALIFIKATIONEN: * Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Qualifikation * 2–5 Jahre relevante Erfahrung (z. B. Operations, Projektmanagement, Start-up, Beratung) * Starke analytische Fähigkeiten und schnelle Auffassungsgabe * Strukturierte, pragmatische und ergebnisorientierte Arbeitsweise * Hohes Maß an Eigenverantwortung und Umsetzungsstärke * Fähigkeit, Themen eigenständig zu erkennen und voranzutreiben * Klare Kommunikation und Durchsetzungsfähigkeit * Verlässlichkeit, Diskretion, Bodenständigkeit und professionelles Auftreten * Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insb. PowerPoint), hohe IT-Affinität * Deutsch (C2) und Englisch (C1) in Wort und Schrift WARUM DIESE ROLLE SPANNEND IST * Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung * Einblick in zentrale unternehmerische Entscheidungen * Hoher Gestaltungsspielraum und echte Verantwortung * Ein Umfeld, in dem Tempo, Qualität und Verlässlichkeit zählen BENEFITS * Wachsendes Unternehmen * Flexible Arbeitszeiten Mo bis Fr * tageweise Homeoffice * unbefristeter Arbeitsvertrag * Attraktives Gehaltspaket * 30 Tage Urlaub * Sonderurlaub * Betriebliche Altersvorsorge * Vermögenswirksame Leistungen * Edenred City® -Karte * Mitarbeiterrabatte * JobRad * Individuelles Onboarding-Programm * Hochwertige Fortbildungen * Gutes Betriebsklima und offene Feedbackkultur * Motiviertes Team und hilfsbereite Kollegen * Familienfreundliches Unternehmen DU HAST NOCH FRAGEN ZU EINER STELLENAUSCHREIBUNG ODER ZU WSCAD? DEIN HR-ANSPRECHPARTNER BEI WSCAD Vanessa Riß Telefon: +49 8131 3627-340 E-Mail: Jobs@wscad.com WSCAD GmbH – Office Bergkirchen Dieselstraße 4 85232 Bergkirchen

Telio

DEINE AUFGABEN * Du bist die zentrale Ansprechperson für den COO in allen organisatorischen und administrativen Belangen und unterstützt nachmittags sowie in Vertretung auch den CEO. * Du planst und organisierst Meetings, erstellst Protokolle und sorgst für die Nachverfolgung von Meetings. * Du übernimmst die Organisation und Steuerung von Geschäftsreisen inklusive Reisebuchungen, Einhalten der Travel Policy sowie Rahmenverträgen. * Du koordinierst interne und externe Veranstaltungen wie Tagungen oder Firmenfeiern. * Du unterstützt die Geschäftsleitung bei der Korrespondenz in Deutsch und Englisch mit Führungskräften, Mitarbeitenden, Kunden und Partnern. * Du erstellst Management-Präsentationen und bereitest Datenanalysen für Entscheidungsgrundlagen auf. * Du erledigst Sonderaufträge und wirkst aktiv in Projekten mit. * Du pflegst Kontakte zu Kunden und Kooperationspartnern und repräsentierst das Unternehmen professionell. * Du übernimmst Office-Management-Aufgaben wie die Organisation von Meetingräumen, Büromaterial und den Empfang von Gästen. * Du unterstützt das Team im Tagesgeschäft und bei allgemeinen administrativen Aufgaben, inklusive Dokumentenverwaltung und Abstimmung mit anderen Standorten. DEIN PROFIL * Du hast eine fundierte kaufmännische Ausbildung mit einem guten Abschluss oder eine vergleichbare Qualifikation. * Du bringst mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der Managementassistenz mit. * Du bist in der Lage, Termine, Meetings und Reisen effizient zu planen und Prioritäten sicher zu setzen. * Du beherrschst MS Office sehr gut, insbesondere MS Outlook und PowerPoint kannst du sicher anwenden. * Du kommunizierst professionell – schriftlich und mündlich – auf Deutsch und Englisch, idealerweise auch in weiteren Sprachen. * Du gehst verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen um und hältst dabei stets die Compliance-Richtlinien ein. WARUM WIR? Unsere attraktiven Benefits:   Modernes, zentral gelegenes Büro: Nur 5 Gehminuten von der Haltestelle Bahrenfeld entfernt - bequeme Anreise garantiert!   Offene Unternehmenskultur: Tauche ein in ein internationales Arbeitsumfeld, in dem Ideen und Vielfalt gefördert werden.   Kollegiale Arbeitsatmosphäre: Genieße eine Arbeitsatmosphäre, die von Zusammenarbeit und Hands-on-Mentalität geprägt ist.   Hybrides Arbeitsmodell: Flexibilität - Kombiniere Arbeit vor Ort und im Home Office.   30 Tage Urlaub: Mehr Zeit für Erholung und Freizeit. Zusätzliche freie Tage am 24.12., 31.12. sowie einen halben Tag an deinem Geburtstag.   Attraktives Vergütungspaket: Wir honorieren deine Leistung angemessen.   Pluxee-Gutscheine: Für unbeschwerte Verpflegung während der Arbeit.   HVV-Abo- oder Tiefgaragenstellplatz-Zuschuss: Unterstützung für Deine bequeme Anreise.   JobRad: Nutze die Möglichkeit, nach der Probezeit ein JobRad zu leasen.   Betriebliche Altersvorsorge: Mit großzügigem 25% Arbeitgeber-Zuschuss bis zu 75 €.