Senior Specialist - Payroll

On

In short  Our Talent (HR) team is heavily expanding to support On’s explosive growth, and we are looking for an enthusiastic person to join us as Senior Payroll Specialist in the Talent Operations Team. This role is for someone who has experience in Payroll Operations, ideally in a fast-paced, scale-up and retail environment. The role is ideal for someone who enjoys researching new challenges, appreciates a streamlined and supportive process, and has a passion for innovative solutions. While France & Italy will be your main focus, you will also support other EMEA entities. Your Team: Being part of the Talent team at On means doing things differently, we don’t do things just because they are what “HR does”. We build, grow, enable and empower the team to drive the future of On. The Talent Operations team strives to create and deliver a seamless and positive employee experience at all times. Because this is what matters to us. Because we are On. Mission: * Process and manage the end-to-end payroll cycle in France, Italy, Spain and Portugal, ensuring accuracy and compliance with relevant regulations: * Preparation of payroll input for your external vendors, including regular pay, overtime, bonuses, benefit in kind and applicable deductions * Reviewing the payroll drafts provided by the external vendors, ensuring payroll accuracy in alignment with local payroll regulations * Managing different payroll schedules incl. Retail and ensuring timely salary payments and payslip distribution * Delivering month-end payroll reports to the finance team, reconcile payroll accounts and resolve any discrepancies identified together with Finance * Responsible for enrolling our team members into local benefits, such as health insurance and pension schemes.Address payroll-related inquiries and issues from employees and business leaders in a timely and professional manner * Prepare by law mandatory payroll documents such as Attestation employeur, Certificat de travail and others depending on the country specifics * Collaborate with Talent and Finance teams to ensure seamless integration between payroll, HR & Finance systems * Own the country specific solution for data integration or data feed between On systems (Workday) and external payroll vendor * Communication with authorities, insurances and other benefit providers in respective countries * Collaboration with internal teams such as HR specialists, Business Partners and Total Rewards, to drive forward new initiatives. * Design the payroll process in your respective countries in alignment with internal SOX controls, and contribute to the continuous optimization and automation of existing payroll process and systems * Set up of payroll operations in new markets/entities, in collaboration with regional lead, local HR Specialist and other internal On teams  * Conduct regular audits of payroll records to ensure accuracy and compliance * Responsible for our ESS (equity) and fringe benefits reporting through payroll * Ensure compliance with more complex employment setups, such as cross-border employment or relocation cases * Eagerness to take over more payroll countries, as we open new markets. Your story:  * 4+ years work experience in payroll in France or Italy. Any other country is a plus * Experience in payroll for Retail population for any of the countries of scope is a huge plus * Excellent operational, legislative and best practice payroll knowledge in France or Italy * Excellent stakeholder management, attention to detail, used to handling confidential data, and analytical approach * Experience working with external payroll providers * Excellent excel skills * Fluency in English and at least one other local language. Any other language is a plus

Gustavo Gusto

DEINE AUFGABEN * Du führst die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung eigenständig und termingerecht durch und verantwortest dabei alle vor- und nachgelagerten Prozesse, von der Datenpflege bis zur Übergabe an den externen Steuerberater * Mit großer Sorgfalt pflegst du Personalstammdaten und abrechnungsrelevante Daten in unseren Systemen und gewährleistest somit die Datenqualität  * Du übernimmst das Melde-, Berichts- und Bescheinigungswesen und bist Ansprechpartner für Krankenkassen, Sozialversicherungsträger und Behörden * Zudem stellst du die korrekte Abrechnung unserer Benefits sicher wie beispielsweise die betriebliche Altersvorsorge und begleitest steuer- und sozialversicherungsrechtliche Fragestellungen im Team * Du unterstützt Führungskräfte und Mitarbeitende bei Fragen rund um die Lohnabrechnung und bist eine verlässliche Ansprechperson bei abrechnungsrelevanten Themen * Du wirkst aktiv an der Ablösung unseres bestehenden Abrechnungssystems mit, von der Anforderungsanalyse über die Datenmigration bis hin zur Implementierung und den Testläufen * Mit deinem Gespür für effiziente Abläufe und zukunftsorientierte Lösungen entwickelst du unsere Payroll-Prozesse stetig weiter und treibst deren Digitalisierung voran * In enger Zusammenarbeit mit dem zentralen People Operations Team, begleitest du die Qualitätssicherung an der Schnittstelle zur Abrechnung und bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung gemeinsamer Übergabeprozesse ein * Darüber hinaus unterstützt du bei operativen HR-Belangen wie Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und weiteren administrativen Aufgaben DEIN PROFIL * Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Lohn- und Gehaltsabrechnung, oder eine vergleichbare Qualifikation * Mehrjährige Erfahrung in der Entgeltabrechnung bringst du bereits mit und wendest dein Know-how sicher und eigenständig in der Praxis an * Im Steuer- und Sozialversicherungsrecht bist du bestens vertraut und bewegst dich souverän im Austausch mit Behörden und Sozialversicherungsträgern * Idealerweise hast du bereits mindestens einen Systemwechsel oder eine Systemimplementierung in der Payroll aktiv mitgestaltet- nicht nur als Anwender:in, sondern als Mitgestalter:in * Du kennst gängige Abrechnungssoftware und findest dich schnell in neue Systeme ein * Eine strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise zeichnet dich aus – Vertraulichkeit ist für dich selbstverständlich * Du kommunizierst klar und bist eine verlässliche Ansprechperson für Kolleginnen, Kollegen und externe Stellen BEI UNS GIBT´S NICHT NUR GRATISPIZZA, SONDERN AUCH: * Ein innovatives Job-Fahrrad-Programm als eine umweltbewusste und gesundheitsfördernde Mobilitätsoption sowie ein monatliches Mobilitätsbudget für private und berufliche Fahrten mit dem ÖPNV * Zugang zu Corporate Benefits mit exklusiven Angeboten und attraktiven Rabatten bei vielen bekannten Marken * Überdurchschnittlicher Zuschuss bei der betrieblichen Altersvorsorge * Eine faire Vergütung sowie Sonderurlaubstage an Weihnachten und Silvester * Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit zu mobilem Arbeiten und ein sehr angenehmes und kollegiales Arbeitsklima * Eine herausfordernde Aufgabe in einem zukunftsstarken Markt und spannendem Umfeld mit flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungswegen  * Einen modernen und ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplatz in zentraler Lage * Sehr abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem dynamischen Team bei einer der beliebtesten und am schnellsten wachsenden Marken Europas * Die Möglichkeit eigene Ideen einzubringen und umzusetzen sowie dich zu entwickeln * Jeden Tag Pizza, Obst, Kaffee und andere Getränke sind bei uns selbstverständlich WARUM WIR? Du suchst einen Job, bei dem du richtig mit anpacken kannst? Einen sicheren Arbeitsplatz mit fairer Bezahlung, starkem Team und coolen Extras? Dann versuch’s doch mal bei Europas wachstumsstärkster Foodmarke. Oder beim zweimaligen "FOCUS-Business Wachstumschampion". Oder bei dem Unternehmen, das als Studentenpizzeria begonnen hat und jetzt international die Herzen von Millionen Menschen erobert. Mit anderen Worten: Probier's doch mal bei uns!    Hungrig geworden? Dann bewirb dich hier!  Du bist Personalvermittler und hast ein passendes Profil für uns? Dann schreib uns gerne eine E-Mail an bewerbung@gustavogusto.com. Diese werden wir innerhalb der nächsten zwei Wochen bearbeiten. Solltest du keine Rückmeldung von uns erhalten, kannst du davon ausgehen, dass wir aktuell keine Unterstützung benötigen. Wir speichern deine Kontaktdaten ab und versichern dir, dass wir uns bei Bedarf melden.

Sona

3 billion people across the world work in frontline jobs. Yet, despite rising costs and staff shortages, frontline organisations are still left to choose between paper, Excel, and WhatsApp, or decade-old workforce management solutions to take care of the most important part of their businesses - their people. Enter Sona: the next generation of AI-native, frontline workforce management. We’ve built an end-to-end platform covering Scheduling, HR, Payroll, and Communications that gives the largest frontline organisations everything they need to staff more intelligently and empower their teams. In under 5 years, we've already made a deep impact on the lives of over 100k frontline workers and the operation of their organisations, grown the team to 160+, and secured over $100M in funding from notable VC's, including our Series B led by N47 alongside Felicis, Northzone, and Gradient Ventures (Google). It’s a hugely exciting time to be joining the team as we’re still small enough that you’ll have a significant impact on the company’s growth trajectory and culture, yet large enough to have a great structure, experienced leaders and world-class benefits in place. About the Role We're growing our payroll bureau fast, and hiring Senior Payroll Specialists to own payroll processing and the customer relationship end-to-end for a portfolio of Sona's frontline customers. This isn't a conventional bureau role. We're a fast-moving startup where everyone has a hand in building our processes, tools, and ways of working, and we're already more AI-forward in how we run payroll than any other bureau we know. You'll help push that further, not just keep up with it. If you want a highly structured environment with the playbook already written, this likely isn't the fit. If you're energised by building, and by figuring out where AI genuinely helps rather than just following a process, you'll have real ownership and real opportunity as the bureau scales. Responsibilities  * Run end-to-end payrolls for a growing portfolio of enterprise customers with complex requirements, spanning hourly rates, overtime, and weekly, fortnightly or monthly cycles * Own your client relationships as their primary point of contact, giving them confidence in our service * Identify opportunities to improve how we work, including where AI can help, and help put those improvements into practice * Act as a payroll expert in support of sales, helping prospective customers understand how our bureau operates * Collaborate across Sona, from Implementation and Product to Customer Success and Support * Develop a strong working knowledge of our HR and WFM platform and how it connects to payroll * Monitor KPIs, SLAs and compliance to ensure we deliver the highest standard of service * Stay current on the legislation, tools and trends that shape how we run payroll   Requirements * Hands-on bureau payroll experience, processing for multiple clients rather than running a single in-house payroll * Strong working knowledge of UK payroll legislation: PAYE, RTI, pension auto-enrolment, and statutory payments * Comfortable managing multiple concurrent payrolls at volume and across different pay cycles * Assured and expert with clients, operating as a trusted advisor on payroll matters * Genuinely curious and self-sufficient: you research, question inefficiencies, and bring ideas rather than needing a playbook handed to you * Genuinely motivated by a startup environment where you help build the processes, not just follow them * Bonus: CIPP qualified (or working towards it), high-volume or multi-sector bureau experience, and any experience building or improving payroll tools and processes, including with AI. A little Ireland payroll exposure is a nice-to-have, not a requirement.   Benefits * Salary: £45,000 - £55,000 * Hybrid working - 2+ days/week in our London office (Soho) * Share options * 35 days annual leave (25 days standard plus 10 flexible public holiday days)  * Extra day of leave for every year of service * Pension contributions matched up to 5% * Comprehensive health insurance * Enhanced parental leave & pay * Salary sacrifice childcare scheme (Workplace Nursery) * Annual all expenses paid team retreats * The latest Macbook and equipment budget for your home office * Professional development budget * Unlimited free books Note: this represents a typical benefits package for a UK-based, full-time employee. Exact details may vary based on location and employment type but we try to be as fair as possible to all of our team members. Please ask your contact in the Talent team to clarify the available benefits for you.