Fleet Administrator

Primary Function The Service Administrator provides operational, administrative, and customer support to service operations by coordinating service activities, maintaining accurate records and financial transactions, and facilitating effective communication between customers, technicians, and internal stakeholders.  Essential Duties Coordinate Service Operations and Fleet Readiness  * Open, assign, monitor, and close service calls to support fleet and customer service requirements  * Prioritize equipment repairs, maintenance, and readiness activities to maximize fleet availability  * Monitor equipment status and communicate service priorities to appropriate stakeholders  Support multiple locations and assist with operational initiatives and special projects  * Participate in an after-hours on-call rotation to support service operations  * Support Service Technicians and Repair Execution  * Coordinate repair activities and work assignments to align with operational priorities  * Verify technician labor entries for accuracy and consistency with completed work  * Assist technicians with administrative, system, and documentation requirements  * Facilitate communication between technicians, service teams, and operational personnel to support efficient service delivery  Manage Service Administration and Financial Processes  * Prepare customer estimates for equipment damage, cleaning charges, loss recovery, and repair work  * Process purchase orders, expenses, invoices, and billings associated with service operations  * Review, route, and maintain warranty documentation in accordance with company procedures  * Maintain accurate service records, work orders, and supporting documentation  * Ensure service transactions and administrative processes are completed accurately and timely  Deliver Customer Support and Communication  * Respond to customer inquiries regarding service, repairs, and equipment status  * Resolve customer concerns and provide timely follow-up to ensure satisfaction  * Communicate service updates and repair progress to customers and internal stakeholders  * Coordinate equipment movement and serve as a liaison between customers, coordinators, and technicians  * Build and maintain effective working relationships that support a positive customer experience  Minimum Requirements Education High School Diploma.  Work Experience * 2+ years working experience in a similar administrative related position.  Physical * Must be able to work for long periods while seated.   Other * Demonstrate effective verbal and written communication skills and strong customer service and relationship-building skills when interacting with customers and internal stakeholders.   * Utilize personal computer applications proficiently, including intermediate-level skills in word processing software, preferably Microsoft Office products.

Har du erfarenhet av fordonsbranschen och vill komma in på ett växande bolag där du får ta stort eget ansvar, vara nära verksamheten och göra verklig skillnad för både kunder och kollegor? Carsmart söker nu en självgående och driven medarbetare till deras Fleet Support-team! Om tjänsten Carsmart är ett SaaS-bolag och ett helägt dotterbolag till KGK I Autoexperten vars affärsidé innebär att erbjuda ett modernt webbaserat verktyg för att förenkla fordonsadministrationen för vagnparksägare. Det som genomsyrar Carsmart är en stark teamkänsla med olika personligheter där alla får komma till tals, med högt i tak och en låg hierarki. Vidare är det korta beslutsvägar och ett ständigt fokus på att utveckla plattformen för att vara bäst i branschen. I rollen kommer du arbeta i hjärtat av Carsmarts verksamhet och tillhöra ett team som idag består av sex personer. Teamet har en central roll i kontakten med både företagskunder och förare/slutkunder och hanterar dagligen ett stort antal ärenden. "Att arbeta som Fleet Support administratör på Carsmart innebär att vara en del av ett dynamiskt team där varje dag erbjuder nya utmaningar och möjligheter. Vi värdesätter engagemang och noggrannhet, och ser fram emot att välkomna en ny kollega som delar vår passion för att leverera högkvalitativ service och stöd till våra kunder och förare. – Carin Frånberg, Chef Fleet Support Du kommer att arbeta kontorstider på Carsmarts luftiga kontor i Sollentuna och du som söker trivs med att arbeta på plats, då tjänsten inte innebär något distansarbete. Du erbjuds En engagerande och stödjande arbetsmiljö där din insats gör skillnad Slutar kl. 16:00 på fredagar Sommartid juni–augusti (slutar 16:00) Gym i huset Friskvårdsbidrag och hälsoundersökningar Tillgång till gratis parkering vid arbetsplatsen Arbetsuppgifter Carsmart växer kraftigt och tar löpande in nya kunder, vilket ger dig möjlighet att vara med på en spännande tillväxtresa där man successivt arbetar för att minska manuella moment och utveckla arbetssätt och processer. I dina arbetsuppgifter ingår: Hantering av ärenden i bolagets ärendesystem Hantering av bilbeställningar Hantering och granskning av fakturor Administration av förmånsbilar och drivmedelskort På daglig basis ha kontakt med kunder och förare via mejl och telefon Vägledning och support i hur Carsmarts system och funktioner används Delta aktivt i utvecklingen av Carsmarts system samt effektivisering av administrativa processer och rutiner Vi söker dig som Har arbetslivserfarenhet från en administrativ roll samt erfarenhet av kundservice över mejl och telefon, gärna i roller som backoffice, kundtjänst eller administratör. Har mycket god systemvana och kunskaper i Excel Talar och skriver obehindrat på svenska och engelska Trivs i en vägledande roll med högt arbetstempo Har möjlighet att närvara 100% på plats under kontorstider på Carsmarts kontor i Sollentuna Det är meriterande om du har Kunskaper i norska Erfarenhet från Bank Har god förståelse för biladministration och kunskap om olika lösningar till förmånsbilar och personalbilar Erfarenhet från leasing- eller fordonsbranschen För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: Självgående och initiativtagande Strukturerad och noggrann Driven med en stark vilja att utvecklas Kommunikativ och trivs i en social arbetsmiljö med många kontaktytor Rollen passar dig som inte är rädd för att ”kavla upp ärmarna” där det behövs. Arbetsuppgifterna är varierande och det finns inte alltid en färdig arbetsbeskrivning utan du behöver kunna se vad som behöver göras och ta egna initiativ. Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.