Office Manager
På Endress+Hauser sker framsteg genom samarbete. Som global ledare inom mätteknik, med över 17 000 medarbetare världen över, formar vi framtiden inom processautomation. Oavsett om vi utvecklar ny teknik, bygger instrument tillsammans eller stärker viktiga relationer med kunder inom en rad olika branscher, arbetar vi för att skapa långsiktiga relationer där människor och verksamheter kan utvecklas och lyckas.
Som familjeägt företag fokuserar vi på långsiktig utveckling och hållbara lösningar för våra medarbetare, våra kunder och samhället i stort.
Vi söker nu en Office Manager som vill vara med och säkerställa att våra kontor runt om i Sverige är säkra, välorganiserade, välkomnande och professionellt förvaltade. Det här är en bred och varierad roll där du ansvarar för den dagliga kontorsdriften samtidigt som du ger administrativt och koordinerande stöd till vår säljorganisation.
Vad innebär rollen?
Trivs du med att skapa struktur, få saker att fungera smidigt och ge god service till människor omkring dig? Är du bekväm med att ta ansvar för både praktiska och administrativa uppgifter? Motiveras du av en varierad vardag där du får samordna leverantörer, lösa vardagliga utmaningar och bidra till en trygg och trivsam arbetsmiljö?
Då kan detta vara rollen för dig.
Som Office Manager är du vår främsta kontaktperson i kontorsrelaterade frågor och ansvarar för att samordna de tjänster, leverantörer, inköp och säkerhetsfunktioner som krävs för att våra arbetsplatser ska fungera på bästa sätt.
Du kommer att vara placerad på vårt kontor i Solna och ha ett övergripande samordningsansvar för våra kontor i Sverige. En viktig del av rollen under de kommande åren är att koordinera och stötta vårt planerade kontorsflyttsprojekt, från planering till genomförande, för att säkerställa en smidig övergång.
Rollen omfattar även administrativt och koordinerande stöd till vår säljorganisation, vilket motsvarar cirka 30 procent av tjänsten.
Arbetsuppgifter
I rollen kommer du bland annat att:
Ha det övergripande ansvaret för att våra kontor är funktionella, välorganiserade och representativa.
Samordna leverantörer och tjänsteleverantörer inom områden som städning, avfallshantering, kaffelösningar, underhåll och andra arbetsplatstjänster.
Hantera och följa upp kontorsrelaterade avtal, kostnader, beställningar och leverantörskontakter.
Samordna underhåll, reparationer, felanmälningar och förbättringsaktiviteter på våra arbetsplatser.
Ansvara för inköp av kontorsmaterial, inventarier, förbrukningsartiklar, möbler och annan arbetsplatsutrustning.
Vara kontaktperson mot hyresvärdar och externa fastighets- och servicetjänsteleverantörer.
Samordna passersystem, nycklar, lås och larm.
Samordna och upprätthålla företagets systematiska brandskyddsarbete.
Säkerställa att utrymningsplaner, krisrutiner, första hjälpen-utrustning, hjärtstartare, brandsläckare och annan säkerhetsutrustning är uppdaterad och underhållen.
Stödja kontorsrelaterade inspektioner, revisioner och uppföljningar.
Samordna kontorsflyttar, arbetsplatsanpassningar och andra förbättringsinitiativ vid behov.
Stödja planering och koordinering av möten, besök, kundaktiviteter och interna event.
Ge administrativt och koordinerande stöd till säljorganisationen, exempelvis genom dokumenthantering, dataadministration, intern uppföljning och samordning mellan olika avdelningar.
Koordinera och stötta företagets kommande kontorsflytt, inklusive planering, leverantörssamordning, arbetsplatsanpassningar, kommunikation och praktiskt genomförande.
Vem söker vi?
Vi söker dig som:
Har erfarenhet av kontorsadministration, workplace services, facility management, reception, säljadministration eller liknande arbete.
Arbetar strukturerat och organiserat med ett öga för detaljer.
Är proaktiv, lösningsorienterad och trivs med att ta ansvar för ditt arbete.
Har ett starkt servicefokus och uppskattar att stötta kollegor i hela organisationen.
Kommunicerar tydligt och skapar förtroendefulla relationer med kollegor, leverantörer och externa samarbetspartners.
Trivs med att koordinera flera parallella arbetsuppgifter och kontaktytor.
Har erfarenhet av leverantörssamordning, inköp, administration eller avtalsuppföljning.
Har erfarenhet av kontorsflyttar, förändringsprojekt eller större arbetsplatsutvecklingsinitiativ (meriterande).
Trivs med att arbeta självständigt samtidigt som du samarbetar nära olika delar av verksamheten.
Kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska, i tal och skrift.
Har goda kunskaper i Microsoft 365.
Erfarenhet av systematiskt brandskyddsarbete, arbetsmiljöarbete, säkerhetssystem, facility management, kontorsflyttar och arbetsplatsutveckling är meriterande.
Vad erbjuder vi?
Tryggheten i att arbeta för ett internationellt familjeägt företag.
En människoorienterad arbetsmiljö med goda möjligheter till kompetensutveckling och lärande.
En god balans mellan arbete och privatliv samt en stöttande och samarbetsinriktad företagskultur.
En varierad roll med breda kontaktytor och stora möjligheter att ta eget ansvar.
En arbetsplats där idéer, initiativ och engagemang uppskattas och uppmuntras.
Tjänsten är en heltidsanställning på särskild visstidsanställning under ett år (40 timmar per vecka). Placering är på vårt kontor i Solna. Resor till våra övriga kontor i Sverige förekommer vid behov.
Hur ansöker du?
För att ansöka ber vi dig att skicka in dina ansökningshandlingar via vår karriärsida. Ansökningar som skickas via e-post kan tyvärr inte behandlas med hänsyn till dataskyddsregler.
Vi undanber oss vänligen men bestämt kontakt från rekryteringsföretag, bemanningsbolag och andra externa leverantörer av HR-tjänster avseende denna rekrytering. För närvarande samarbetar vi inte med externa leverantörer för denna tjänst. Oombedda kandidatförslag kommer inte att beaktas och raderas utan vidare åtgärd.
Tack för din förståelse.