Document Control Administrator, Stockholm

Famma Konsultning AB

Document Control Lead – Stort industriellt utvecklingsprojekt (Konsultuppdrag) 📍 Stockholm 🕒 Heltid 📅 Uppdragsperiod: 24 augusti 2026 – 23 augusti 2027 🏢 Anställning: Konsultuppdrag via Famma Konsultning AB Vill du leda dokumentstyrningen i ett av Sveriges mest spännande industriprojekt? Vi söker nu en erfaren Document Control Lead till ett omfattande och tekniskt avancerat energi- och industriprojekt i Stockholm. I rollen får du det övergripande ansvaret för projektets dokumenthantering och säkerställer att all teknisk dokumentation håller hög kvalitet, är korrekt strukturerad och uppfyller projektets krav genom hela dokumentlivscykeln – från framtagning till slutlig överlämning. Du kommer att arbeta nära projektledning, digitaliseringsfunktion, projektering, entreprenörer och leverantörer i en central roll med stort ansvar. Arbetsuppgifter Som Document Control Lead kommer du bland annat att: Leda och samordna dokumentstyrningen i projektet. Säkerställa kvalitet, struktur och spårbarhet i teknisk dokumentation. Ansvara för dokumentflöden från skapande till slutlig överlämning. Samordna dokumentleveranser mellan projektorganisation, leverantörer och entreprenörer. Utveckla och förbättra rutiner och processer för dokumenthantering. Säkerställa korrekt versionshantering och arkivering. Följa upp dokumentstatus, revisioner och godkännanden. Ansvara för projektets dokumentregister, databaser och loggar. Ge stöd och vägledning till projektorganisationen inom dokumentstyrning. Delta i projektmöten och tvärfunktionella arbetsgrupper. Vi söker dig som har Minst 7 års erfarenhet av dokumentstyrning i större industri-, energi-, process- eller anläggningsprojekt. Erfarenhet av slutlig dokumentöverlämning i minst ett komplext projekt. Mycket god kunskap om dokumentstyrning, dokumentlivscykler och versionshantering. Erfarenhet av EDMS- eller CDE-system, exempelvis Aconex eller likvärdiga system. God förståelse för tekniska dokumentationsstandarder och regulatoriska krav. Erfarenhet av digital dokumenthantering och moderna arkiveringslösningar. Relevant högskole-, yrkeshögskoleutbildning eller motsvarande erfarenhet. Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift. Meriterande Det är extra meriterande om du har erfarenhet av: Digital Twin-baserade dokumentöverlämningar. Internationella EPC-projekt. Ytterligare språk såsom italienska eller franska. Personliga egenskaper Vi tror att du är: Strukturerad och noggrann Kvalitetsmedveten Analytisk och lösningsorienterad Självständig och initiativrik Kommunikativ och samarbetsorienterad Van att arbeta i komplexa projekt med högt tempo Vi erbjuder Ett långsiktigt konsultuppdrag i ett av Sveriges mest omfattande industriprojekt. Möjlighet att arbeta i en modern och tekniskt avancerad projektmiljö. Stort eget ansvar och möjlighet att påverka arbetssätt och processer. Kompetenta kollegor och nära samarbete med flera tekniska discipliner. Marknadsmässiga villkor och goda utvecklingsmöjligheter.

Quest Consulting Sverige AB

Uppdragsbeskrivning Som Document Control Lead ansvarar du för styrning, kvalitetssäkring och uppföljning av teknisk dokumentation genom hela livscykeln – från framtagning till slutarkivering. Du rapporterar till Digitalization Manager och samarbetar tätt med discipliner som Engineering, Information Coordination och externa partners. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter: Dokumentsamordning: Leda och koordinera gransknings- och godkännandeprocesser för teknisk dokumentation (inklusive ritningar, specifikationer och rapporter). Kvalitetssäkring: Säkerställa att all teknisk dokumentation uppfyller projektets krav, standarder och regulatoriska krav inför slutöverlämning. Leverantörskontakt: Samordna och följa upp dokumentleveranser med leverantörer, entreprenörer och projekteringsorganisation enligt tidplan. Processutveckling: Utveckla, implementera och förvalta rutiner för dokumentstyrning i enlighet med projektets och branschens krav. Systemansvar: Ansvara för projektets dokumentdatabaser (EDMS/CDE), register och loggar samt säkra strukturerad versionshantering. Rådgivning & Samarbete: Ge stöd till projektorganisationen gällande bästa praxis, samt delta i tvärfunktionella möten (t.ex. Digitalization-möten). Obligatoriska krav Erfarenhet: Minst 7 års erfarenhet av dokumentstyrning och teknisk dokumenthantering inom stora industri-, energi- eller anläggningsprojekt. Slutöverlämning: Dokumenterad erfarenhet av att ha lett och genomfört en komplett dokumentöverlämning i minst ett komplext, storskaligt projekt. Systemkompetens: Erfarenhet av EDMS- och CDE-system (t.ex. Aconex eller motsvarande branschsystem). Teknisk förståelse: God förståelse för tekniska dokumentationsstandarder, dokumentlivscykler och regulatoriska krav. Digitalisering: Erfarenhet av digital dokumenthantering och moderna arkiveringslösningar. Utbildning: Högskole-, yrkeshögskoleutbildning eller motsvarande inom teknisk dokumentation, industriell teknik, byggteknik eller annat relevant område. Språk: Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift. Meriterande krav Erfarenhet av Digital Twin-baserade dokumentöverlämningar eller övergång från traditionella till digitala överlämningsprocesser. Erfarenhet från internationella EPC-projekt. Kunskaper i ytterligare språk som italienska eller franska. Övrig info Uppdragsperiod: 24 augusti 2026 - 23 augusti 2027 Omfattning: Heltid (100%) Placeringsort: Stockholm Din ansökan Låter rollen intressant och passande? Ansök i så fall omgående för vi intervjuar löpande och rollen kan tillsättas innan sista ansökningsdatum. Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal. Med avseende på GDPR kan vi ej ta emot ansökningar via e-post. Varmt välkommen med din ansökan! Uppdraget är en del av Quest Consulting personaluthyrning. Om oss Quest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi. Vår målsättning är att vara din personliga samarbetspartner och just därför är det så viktigt för oss att arbeta efter våra kärnvärden där våra ledord är att vara Personliga, Nyskapande och Professionella.

Minnovation International AB

Location: Stockholm | Reports to: CFO | Employment type: Full-time Join Minnovation as our Senior Accountant Minnovation is looking for an experienced and hands-on Senior Accountant to join our finance team in Stockholm. This is a key role for someone who enjoys high-quality accounting, structured closing processes, statutory compliance and continuous improvement in an international and entrepreneurial environment. As Senior Accountant, you will take ownership of core accounting routines for Minnovation’s Swedish entities and support selected group accounting activities. You will work closely with the CFO and collaborate with colleagues, payroll providers, auditors, banks and external authorities to ensure accurate, timely and compliant financial reporting. About Minnovation Minnovation is an international HR consulting and business services company headquartered in Stockholm. We support companies and individuals across the Nordic region and wider European markets with services including staffing, recruitment, training, outsourcing, workforce administration and related business support. With a multicultural team and strong experience from Europe, the Nordic region and China, we help customers navigate employment, administration, finance and cross-border business requirements. About the role In this role, you will be responsible for accurate day-to-day accounting, monthly and year-end closing, balance sheet reconciliations, VAT and tax-related reporting, payroll accounting support, audit documentation and process quality. The role is operational and detail-oriented, but also offers the opportunity to improve routines, strengthen internal controls and contribute to better finance processes as the company continues to grow. Key responsibilities Own and maintain accurate accounting records for Minnovation’s Swedish entities. Lead monthly, quarterly and year-end closing activities, including journal entries, accruals, prepayments, cut-off checks and closing documentation. Prepare and document balance sheet reconciliations, including bank, AR, AP, tax, payroll-related and intercompany accounts. Prepare VAT, employer tax and other recurring statutory reports in line with Swedish requirements. Support payroll accounting by reconciling salary costs, employer contributions, vacation pay, pension-related costs and other personnel-related balances. Manage bank reconciliations, payment administration and cash-balance follow-up. Prepare accounting schedules, audit files and supporting documentation for external audits, annual accounts and tax reviews. Support group accounting routines, including intercompany reconciliations, basic consolidation input and reporting package preparation. Support budgeting, forecasting and cash-flow follow-up by providing accurate accounting data and explanations of key variances. Improve accounting routines, closing checklists, reconciliation standards and internal control procedures. Who we are looking for We are looking for a structured, accurate and self-driven accounting professional who enjoys taking ownership of recurring finance processes and improving how things are done. You are comfortable working hands-on with detailed accounting tasks while also understanding the bigger picture behind financial reporting, compliance and internal control. Qualifications and experience Bachelor’s or Master’s degree in Accounting, Finance, Business Administration or a related field. Minimum 5 years of qualified accounting experience, preferably including month-end and year-end closing in a Swedish company or group environment. Solid knowledge of Swedish accounting rules and statutory reporting requirements, including Swedish GAAP, K2/K3, the Swedish Annual Accounts Act, VAT, employer taxes and annual accounts. Experience with general ledger accounting, balance sheet reconciliations, accruals, prepayments, cut-off, AR/AP processes, bank reconciliations and audit preparation. Experience with payroll accounting, personnel cost reconciliations and cooperation with payroll providers is highly desirable. Experience from a group structure, international environment, service business, staffing, consulting, payroll or outsourcing/EOR-related operations is an advantage. Strong system skills, including accounting or ERP systems such as Visma or equivalent, and advanced Excel skills. Excellent written and spoken Swedish and English; Chinese or another relevant language is an advantage but not required. Personal skills Strong accounting judgement and ability to identify risks in balances, cut-off, accruals, tax reporting and payroll-related accounts. High attention to detail, accuracy and documentation quality. Structured and process-oriented, with the ability to improve routines, checklists and internal controls. Hands-on, self-driven and comfortable working independently. Analytical and able to explain accounting variances and financial issues clearly. High integrity and discretion when handling confidential financial, payroll, employee and customer-related information. Collaborative and service-minded, with the ability to work effectively with internal and external stakeholders. What we offer A key finance role in an international and growing HR consulting and business services company. Close collaboration with the CFO and exposure to both Swedish and international finance topics. A broad and hands-on accounting role with real ownership of closing quality, reconciliations and statutory compliance. The opportunity to improve finance routines, strengthen internal controls and contribute to more efficient processes. A multicultural working environment with colleagues and customers across several markets.