Kansliansvarig/handläggare – Utrikesadministratörsprogrammet

Utrikesadministratörsprogrammet, Utrikesdepartementet

Har du ett genuint intresse för verksamhetsstöd och vill bidra till att utveckla dessa arbetssätt inom Utrikesdepartementet (UD) och vid Sveriges utlandsmyndigheter (ambassader och generalkonsulat)? Är du intresserad av olika kulturer och nya miljöer? För dig som har akademisk utbildning och relevant arbetslivserfarenhet finns möjlighet att söka till utrikesadministratörsprogrammet. Hos oss väntar intressanta utmaningar och en händelserik vardag.

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.

Vi söker dig som vill ansvara för olika typer av verksamhetsstöd såsom ekonomi, verksamhetsplanering, HR-frågor och IT samt konsulära frågor. Tjänstgöringen sker i perioder om tre till fem år växelvis på utlandsmyndigheter och UD i Stockholm. Arbetsuppgifternas karaktär och ansvarsnivå skiljer sig åt. Som kansliansvarig på en utlandsmyndighet leder du den administrativa och författningsreglerade verksamheten direkt under chefen för myndigheten. Du har även en arbetsledande roll för det administrativa teamet. Antalet personal på en utlandsmyndighet kan variera från ett fåtal till ett sjuttiotal (utsända från UD och på vissa utlandsmyndigheter även från andra huvudmän samt lokalt anställda).

Arbetsuppgifterna på utlandsmyndigheter kan omfatta följande:

• verksamhetsplanering
• ekonomisk styrning inklusive redovisning, budget och intern kontroll
• HR-frågor och arbetsledning
• fastighets- och säkerhetsfrågor
• krisberedskap och konsulära frågor
• migrationsfrågor
• sambands- och IT-relaterade frågor
• dokumenthantering och arkiv
• informations- och kulturfrågor, Sverigefrämjande.

När du tjänstgör i Stockholm placeras du på någon av UD:s verksamhetsstödjande enheter eller som administrativ handläggare i kärnverksamheten. Här får du möjlighet att arbeta mer koncentrerat med ett område.

Läs mer om utrikesadministratörsprogrammet på http://www.regeringen.se.

Din bakgrund

Du har vid ansökningstillfället en akademisk examen och minst fem års arbetslivserfarenhet från förvaltning, ekonomi, HR-frågor, juridik eller annat område som bedöms relevant. Erfarenhet från Regeringskansliet eller annan offentlig verksamhet är meriterande. Erfarenhet av ekonomi/redovisning och arbetsledning samt god IT-kompetens inklusive goda kunskaper i Officepaketet är meriterande. Det är viktigt att du kan formulera dig väl i tal och skrift på svenska och engelska. Det är önskvärt att du har goda kunskaper i ytterligare ett språk som franska, spanska, tyska eller arabiska. Det är en fördel om du har levt och arbetat utomlands, gärna i en krävande miljö.

Dina egenskaper

Du har ett stort intresse för administration, organisation, ekonomi/redovisning och verksamhetsstyrning. För att trivas i rollen är du driven, strukturerad och har mycket god organisatorisk och logistisk förmåga. Du har god analytisk förmåga och har förmåga att arbeta inom ett brett spektrum av frågor samtidigt. Vidare är du är van att arbeta självständigt, fatta beslut och att ta egna initiativ. Du är ansvarstagande och har lätt för att skapa kontakter. Som arbetsledare behöver du kunna bygga ett bra team, främja en god arbetsmiljö och ha god samarbetsförmåga. Det är viktigt för oss att du har en mycket välutvecklad servicekänsla, förmåga att bemöta människor samt att du trivs med att arbeta i en mångkulturell miljö. Som medarbetare i utrikesförvaltningen är du lösningsorienterad och kan snabbt anpassa dig till nya situationer.

Övrigt

Anställningen inleds med ett utbildningsprogram på UD om ca 6 månader (inklusive semester) med start i början av mars 2027. Programmet är en förberedelse inför tjänstgöring på utlandsmyndighet och innehåller en introduktion samt praktik vid UD:s olika områden inom verksamhetsstödet. Utlandsstationeringen påbörjas i mitten av augusti 2027.

Anställningen är tidsbegränsad under utbildningen. Därefter erbjuds du en tillsvidareanställning som inleds med sex månaders provanställning. Ca 10 personer kommer anställas. För information om rekryteringsprocessen se sidan https://www.regeringen.se/jobba-hos-oss/utrikesadministratorsprogrammet/https://www.regeringen.se/jobba-hos-oss/utrikesadministratorsprogrammet/

Samtliga antagna har skyldighet att tjänstgöra i utrikesrepresentationen. Under din första utlandspostering placeras du normalt på en ort utanför Europa med förhållandevis krävande förhållanden. Placeringarna görs utifrån verksamhetens behov.

Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras och behöver vara godkänd innan beslut om anställning fattas.  Du måste vara svensk medborgare.

För att vara behörig att söka krävs B-körkort (ej automat).

I den här urvalsprocessen samarbetar vi med rekryteringsföretaget Jefferson Wells.

Är du intresserad?

Kontakta personalplanerare Ulrika Ryberg (ulrika.ryberg@gov.se), Pia Patricia Rosengren (mailto:pia.patricia.rosengren@gov.se) alt. Sofia Tillfors (sofia.tillfors@gov.se) eller via Regeringskansliets växel 08-405 10 00, om du har frågor kring arbetsinnehåll och anställningsvillkor. Du kan även kontakta UD:s fackliga representanter, UPF (Saco/SRAT) mailto:ud-upf@gov.se, respektive ST-UD mailto:ud.st-ud@gov.se, vilka också nås på tel 08-405 10 00. Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av tjänsten, men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 17 september 2026.  Vi förutsätter att du använder mallarna nedan för personligt brev och för cv. Formulären ska fyllas i på svenska och bifogas ansökan.

http://www.regeringen.se/contentassets/cdfde7b80d484011bd286addb6374abe/cv-mall.dotx

http://www.regeringen.se/contentassets/cdfde7b80d484011bd286addb6374abe/personligt-brev-mall.dotx

I cv:n gör du en ärlig självskattning av dina språkkunskaper enligt https://europass.europa.eu/sv/common-european-framework-reference-language-skills

Du kan ansöka fram till kl. 24.00, därefter är ansökningsmöjligheten stängd. I ansökningsformuläret finns ett antal frågor som du behöver besvara innan du kan registrera din ansökan. Börja därför i god tid.