Office Manager

Happy Boss AB

Happy Boss AB erbjuder helhetslösningar som effektiviserar och förenklar livet på kontoret. Med vår vision om att frigöra kundens tid och våra ledord Enkelt, professionellt och personligt strävar vi efter att skapa långsiktiga kundrelationer med hög tillit och tydlighet. Vi är stolta över att vara ett Great Place to Work och erbjuder en arbetsplats där utveckling, gemenskap och glädje står i fokus. Nu söker vi en erfaren och självgående Office Manager för ett konsultuppdrag hos en av våra kunder. Rollen innebär ett helhetsansvar för kontorets dagliga drift och en central funktion i att skapa en välorganiserad, professionell och representativ arbetsplats. Under det första halvåret kommer du även att ha en viktig roll i att samordna flytten till de nya lokalerna och säkerställa att verksamheten fungerar smidigt under den pågående ombyggnationen. Du kommer att arbeta nära verksamhetens ledning och den kommande VD-assistenten. Fram till dess att VD-assistenten tillträder kommer du även att stötta med vissa administrativa och koordinerande uppgifter. Du kommer bland annat att Ansvara för den dagliga driften av kontoret. Säkerställa att kontor, kök, konferensrum och gemensamma ytor alltid är välorganiserade och representativa. Ta emot besökare och vara en professionell kontaktyta utåt. Hantera post, beställningar, leverantörskontakter och övrig kontorsservice. Samordna lokalvård, fastighetsservice och externa leverantörer. Hantera passersystem, nycklar och praktiska kontorsfrågor. Koordinera flytten till de nya lokalerna och ha löpande kontakt med entreprenörer och leverantörer. Stötta ledningen med administrativa och koordinerande uppgifter. Samordna onboarding av nyanställda, interna möten och event. Bidra till en trygg, säker och välfungerande arbetsmiljö. Du har Flera års erfarenhet som Office Manager, Office Coordinator eller från en liknande roll. Erfarenhet av att självständigt ansvara för kontorsservice, administration och leverantörskontakter. God administrativ förmåga och vana att arbeta strukturerat. Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift. God systemvana. Ett naturligt öga för ordning, kvalitet och detaljer. Ett proaktivt arbetssätt och förmåga att se vad som behöver göras innan någon annan gör det. Ett starkt servicefokus, hög ansvarskänsla och ett prestigelöst förhållningssätt. Hög integritet och gott omdöme. Det är meriterande om du har Erfarenhet av kontorsetablering eller flyttprojekt. Erfarenhet av att stötta ledning med administrativa och koordinerande uppgifter. Kunskap om arbetsmiljö och systematiskt brandskyddsarbete (SBA). Vi erbjuder En nyckelroll i etableringen av ett nytt kontor med stora möjligheter att påverka. En varierad roll med stort eget ansvar. Möjlighet att arbeta i en verksamhet med höga kvalitetskrav och stort förtroende. Ett engagerat team och en arbetsplats där samarbete och professionalism står i fokus. En tjänst som inleds på 75 %, med möjligheter att eventuellt utvecklas till en heltidstjänst i takt med verksamhetens fortsatta expansion. Anställningsform Deltid, 75 % med goda möjligheter till heltid. Start: Enligt överenskommelse. Rollen verkar i en verksamhet där konfidentialitet och informationssäkerhet är av stor betydelse. Anställningen förutsätter därför att du kan genomgå och godkännas i en säkerhetsprövning. Ansökan Vi genomför löpande urval och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Skicka därför in din ansökan redan idag! Vid frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Nina Ahmadian på: Nina.ahmadian@happyboss.se

HRM Affärsutveckling i Stockholm AB

Vill du arbeta nära några av Nordens mest erfarna rekryterings- och ledarskapskonsulter? Är du nyfiken på människor, affärer och organisationer – och vill utvecklas i ett bolag där du får ta ansvar från dag ett? Nu söker vi en Office Manager / Researcher till vårt kontor på Strandvägen i Stockholm. Om HRMHRM Affärsutveckling har i över 20 år hjälpt organisationer att utveckla människor, ledare och verksamheter. Vi är idag ett av Nordens mest etablerade inom Executive Search, Rekrytering, Interim, Ledning & Organisation samt Individuell Utveckling. Vi arbetar med allt från specialistrekryteringar och chefsrekryteringar till VD-, styrelse- och C-level-uppdrag. Våra kunder finns inom både offentlig sektor och näringsliv och vi verkar över hela Norden. Utöver våra rekryterings- och utvecklingsuppdrag arrangerar vi varje år flera uppskattade nätverksträffar, seminarier och event med några av Sveriges mest välkända ledare, entreprenörer och inspiratörer. Om rollenDet här är en kombinerad roll där du arbetar både som Researcher och Office Manager. Som Researcher blir du en viktig del av våra search- och rekryteringsuppdrag. Du arbetar nära våra konsulter med kartläggning, kandidatdialoger och search inom allt från specialistroller till ledningsgrupps- och VD-rekryteringar. Som Office Manager är du samtidigt en central del av vår verksamhet och bidrar till att skapa struktur, energi och en professionell upplevelse för både kunder, kandidater och kollegor. Dina arbetsuppgifter inkluderar bland annat:Search och kartläggning av kandidater Kandidatkontakt och telefonintervjuer Annonsering och administration i rekryteringsprocesser Bokning av intervjuer och möten Referenstagning Stöd till konsulter och ledning Kontorsadministration och koordinering Planering och genomförande av kundevent, seminarier och interna aktiviteter Vem är du? Vi söker dig som har minst ett års erfarenhet av research, search eller rekrytering och vill fortsätta utvecklas inom branschen. Du behöver inte vara färdigutbildad researcher eller rekryteringskonsult – det viktigaste är att du har rätt inställning, driv och vilja att utvecklas. För att trivas hos oss tror vi att du är: Driven och initiativtagande Strukturerad och noggrann Social och relationsskapande Nyfiken på människor, ledarskap och affärer Serviceinriktad och prestigelös Bekväm med att ta kontakt med nya människor Du kommunicerar obehindrat på svenska och har goda kunskaper i engelska. Varför HRM? Hos oss får du en unik möjlighet att utvecklas tillsammans med några av branschens mest erfarna konsulter. Du får arbeta med uppdrag på alla nivåer – från specialister till VD och ledningsgrupper – samtidigt som du får en bred förståelse för ledarskap, organisationsutveckling och affärsutveckling. Vi är ett entreprenöriellt bolag med höga ambitioner, stark laganda och korta beslutsvägar. För rätt person finns stora möjligheter att växa, ta ansvar och utvecklas vidare inom verksamheten. Placering: Strandvägen 47, Stockholm

Academic Work Sweden AB

Vi söker en konsult för rollen som Event & Office Manager till Multisoft! Tillsammans med deras Office & Mood Manager skapar du marknadens bästa kontor, driver den dagliga servicen och arrangerar events som stärker företagskulturen. Om tjänsten Multisoft utvecklar skräddarsydda affärssystem genom sin egenutvecklade low-code-plattform för att automatisera och förenkla sina kunders vardag. Bolaget har dessutom utsetts till en av Sveriges bästa arbetsplatser tio år i rad och innehar numera den prestigefyllda titeln "Legends-status" hos Great Place to Work. Som Event & Office Manager har du en central roll i att driva, utveckla och säkerställa att kontoret fungerar smidigt i vardagen. Du skapar minnesvärda upplevelser genom event och initiativ som stärker företagets kultur och gemenskap. Rollen är varierad och kräver en serviceinriktad och strukturerad person som trivs med att vara spindeln i nätet. I den här rollen arbetar du i ett tätt och prestigelöst samarbete med din närmsta kollega, deras Office & Mood Manager, där ni tillsammans fungerar som hjärtat i verksamheten för att skapa en arbetsplats i världsklass. Vi söker en självgående lagspelare som sprider energi genom sitt prestigelösa fokus på samarbete. Du är naturligt flexibel och har förmågan att ställa om med ett positivt mindset när förutsättningarna förändras. Detta är ett långsiktigt heltidsuppdrag som konsult hos Multisoft, där du arbetar kontorstider på deras fina kontor i centrala Stockholm. Du erbjuds Multisoft erbjuder en familjär och social företagskultur där du bidrar till gemenskapen och skapar en positiv upplevelse för andra. Du får en varierad roll med högt tempo där du är central för att få saker att fungera. Arbetsuppgifter Rollen innefattar både strategisk eventplanering och daglig kontorshantering för att säkerställa en inspirerande och välfungerande arbetsplats. Event & kultur: Planera, koordinera och genomföra minnesvärda event och aktiviteter från start till mål för att stärka gemenskapen. Kontorsdrift & miljö: Driva och utveckla den dagliga verksamheten för att säkerställa en professionell, välfungerande och välkomnande arbetsmiljö. Administration & struktur: Hantera administrativa uppgifter och parallella projekt med hög prioriteringsförmåga, inklusive praktiska insatser inför event. Vi söker dig som har Erfarenhet av service och administration Erfarenhet av att planera och koordinera event En stark prioriteringsförmåga hanterar du multitasking och högt tempo utan att tappa din strukturerade inställning Goda språkkunskaper i svenska och engelska Det är meriterande om du har Tidigare arbetat som Office Coordinator/Manager eller motsvarande roll För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper: Strukturerad & hjälpsam Initiativtagande & ansvarstagande Vår rekryteringsprocess Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work. Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.