HR-Tech Specialist – Fokus auf HR-Systems / Workday (m/w/d)

zollsoft

WO DU MIT ANPACKEN KANNST * Bei uns schaust Du nicht nur vom Spielfeldrand zu, sondern bist vom ersten Tag an mittendrin im Recruiting-Geschehen. * Du bringst unsere Stellenanzeigen auf die richtigen Bühnen, sichtest Bewerbungsunterlagen und unterstützt unsere Fachbereiche dabei, aus vielen spannenden Profilen die passenden Talente herauszufiltern. * Dabei hilfst Du uns nicht einfach nur, offene Stellen zu besetzen. Du bringst Menschen und Teams zusammen, die fachlich und menschlich langfristig zueinander passen. * Mit Deinem Organisationstalent jonglierst Du Interview- und Probearbeitstermine, behältst unsere Recruiting-Pipeline sicher im Blick und sorgst mit charmanten Remindern dafür, dass kein To-do zwischen den Stühlen landet. * Du bist für unsere Bewerbenden häufig die erste freundliche Stimme und begleitest sie mit offener, herzlicher Kommunikation durch den Prozess. So schaffst Du eine Candidate Experience, bei der sich Menschen vom ersten Kontakt an gut aufgehoben fühlen. * Auch unsere Führungskräfte und externen Dienstleister wissen Dich schnell zu schätzen, denn Du hältst im Hintergrund zuverlässig die Fäden zusammen und sorgst dafür, dass der Recruiting-Motor rund läuft. * Du nimmst an Bewerbungsgesprächen teil, erhältst echte Einblicke in die Perspektive der Arbeitgeberseite und entwickelst Schritt für Schritt Dein Gespür dafür, welche Persönlichkeiten gut zu zollsoft passen. * Auf Hochschulmessen, Karrieremessen und Events wirst Du zu einem aktiven Gesicht unserer Arbeitgebermarke und begeisterst Talente mit Deiner Energie für zollsoft. * Du genießt die Freiheit, zu 100 % aus dem Homeoffice von Deinem Lieblingsort aus zu arbeiten. Wenn Du aus Jena oder der Umgebung kommst, freuen wir uns natürlich trotzdem immer, Dich auch persönlich im Büro willkommen zu heißen. WAS DU MITBRINGEN SOLLTEST * Du bist in einem passenden Studiengang eingeschrieben, zum Beispiel in den Wirtschafts-, Sozial- oder Geisteswissenschaften, idealerweise mit einem Bezug zu Personal, Organisation oder Kommunikation. * Du hast bereits erste praktische Berührungspunkte mit Recruiting oder HR gesammelt, etwa durch ein Praktikum, eine frühere Werkstudierendentätigkeit oder studentisches Engagement mit Personalbezug. * Du arbeitest gerne selbstständig, bringst viel Eigeninitiative mit und fühlst Dich in einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag genauso wohl wie in neuen Herausforderungen. * Organisation liegt Dir im Blut: Auch wenn mehrere Stellen gleichzeitig Fahrt aufnehmen und verschiedene Themen parallel auf Deinem Schreibtisch landen, behältst Du einen kühlen Kopf. * Mit Deinem positiven Menschenbild begegnest Du unterschiedlichsten Persönlichkeiten offen, wertschätzend und auf Augenhöhe. * Dank Deiner schnellen Auffassungsgabe findest Du Dich zügig in neue Themen ein und übernimmst schon bald eigene Aufgaben mit wachsender Verantwortung. * Du kommunizierst sicher auf Deutsch und bewegst Dich selbstverständlich im Umgang mit moderner PC-Technik und digitalen Tools. * Idealerweise unterstützt Du uns mit 15 bis 20 Stunden pro Woche. WARUM WIR? Wir sind ein offenes und ambitioniertes Team von über 500 Mitarbeitern, das Kundenorientierung wirklich lebt und gleichzeitig Spaß hat. Bei uns herrscht auch nach über 10 Jahren eine Startup-Atmosphäre, die neben dem legendären Obstkorb auch vielseitige Perks wie eine steuerfreie Shoppingkarte, Dienstrad-Leasing und Gesundheitskurse (z.B. Yoga, Rückentraining und mental Health) anbietet - sowohl online als auch im Büro. Je nach Einsatzgebiet (und das sind mindestens 75% aller Unternehmensbereiche) bieten wir all unseren Kollegen flexible Arbeitszeiten und Home Office an. Wir verstehen uns als eng zusammenhaltendes Team mit Kooperations- statt Wettbewerbs-Atmosphäre. Außerhalb der Arbeit organisieren wir Events wie Beachvolleyball im Sommer, Grillfeste, Kochabende oder Paddeltouren. Deine Vorteile bei uns: * Super Team und flache Hierarchien * Job Crafting/individuelle Arbeitsgestaltung * Flexible Arbeitszeiten * Weiterentwicklung * Homeoffice/Mobiles Arbeiten * Team Events * Förderung der physischen und psychischen Gesundheit * Betriebliche Altersvorsorge * Betriebliche Krankenversicherung * Dienstradleasing/Jobrad * Hardwareleasing * Mitarbeiterrabatte * Betreuungkostenzuschuss/ Kita-Zuschuss * Erholungsbeihilfe * Essenszuschuss * Fahrtkostenzuschuss * Auslandsarbeit ÜBERZEUGT? DANN BEWIRB DICH JETZT BEI UNS! Lade Deine aussagekräftige Bewerbung inklusive Anschreiben, Lebenslauf und der relevanten Zeugnisse (Schul-, Ausbildungs-, Uni- und Arbeitszeugnisse) ganz einfach online auf unserer Homepage hoch. Sobald Deine Bewerbung bei uns angekommen bist, erhältst Du eine automatisch Bestätigung per Mail. Du hast noch Fragen? Dann wende Dich ganz einfach an unsere Personalabteilung. Sabrina, Tom, Julia und Elisa stehen Dir gerne bei Rückfragen zur Verfügung. Du erreichst sie unter jobs@zollsoft.de. Weitere Informationen findest du auch auf unserer Website.

Scewo

DEINE ROLLE Du bist eine neugierige, tech-affine Persönlichkeit, die mit AI-Tools arbeitet wie andere mit Excel — selbstverständlich, effizient und immer auf der Suche nach besseren Wegen. Bei Scewo übernimmst Du Verantwortung für unsere Finance-, HR- und Administrationsprozesse und machst es Dir zur Aufgabe, manuelle Abläufe durch clevere Automatisierungen zu ersetzen. AI ist für Dich kein Buzzword, sondern ein tägliches Werkzeug: Du nutzt es, um schneller zu buchen, Prozesse zu dokumentieren, Anfragen zu triagieren und Dich in neue Themen einzuarbeiten. Du arbeitest eng mit unserem CFO zusammen und gestaltest aktiv mit, wie ein modernes, schlankes Backoffice aussieht. DEINE AUFGABEN Finance & Buchhaltung (40%) * Verantwortung für die laufende Buchhaltung in Odoo für unsere CH- und DE-Gesellschaft (Lohnbuchhaltung und MwSt-Abrechnung bleiben vorerst bei externen Treuhändern) mit dem Ziel diese weitestmöglich zu automatisieren * Erstellung und Überprüfung des monatlichen Reportings für die Schweiz, Deutschland und die Scewo Group * Koordination mit externen Treuhändern sowie Banken und Behörden * Weiterentwicklung und Dokumentation von Accounting-Prozessen (Chart of Accounts, Buchungsrichtlinien, etc.) HR & Administration (30%) * Verwaltung aller Personalprozesse: Ein- und Austritte, Vertragswesen, Mutationen, Lohnbuchhaltung und Sozialversicherungen * Pflege und Weiterentwicklung unseres HR-Tools Personio, mit dem Ziel wiederkehrende Prozesse zu automatisieren * Spesenmanagement: Prüfung, Freigabe in Yokoy und Verbuchung in Odoo * Office-Management inkl. Gebäudemanagement und Beschaffung von Verbrauchsmaterialien * Backoffice-Administration: Postbearbeitung sowie Zuteilung und Bearbeitung von Telefon- und Helpdeskanfragen * Vertretung des CFO bei allen operativen Themen Prozessautomatisierung & AI (30%) * Systematische Identifikation von Automatisierungspotenzialen über alle Aufgabenbereiche hinweg — Finance, HR und Admin * Eigenständige Umsetzung von Automatisierungslösungen mit AI-Tools (z.B. Claude, ChatGPT, Gemini oder vergleichbares) * Erfassung und Analyse existierender Prozesse um diese tiefgreifend zu verstehen, Schwächen aufzudecken und zu automatisieren * Kontinuierliche Optimierung und Weiterentwicklung unserer Tool-Landschaft (Odoo, Yokoy, Personio, Confluence) DAS BRINGST DU MIT * Kaufmännische Ausbildung, Bachelor in BWL/Finance/HR oder vergleichbare Praxiserfahrung — Berufseinsteiger mit 1–3 Jahren Erfahrung sind herzlich willkommen * Gutes Verständnis von Buchhaltung und Rechnungswesen (CH OR oder DE HGB). Du musst nicht für alle Rechnungslegungsfragen ein Experte sein, solltest aber erkennen ob eine Buchung stimmt oder nicht. * Echte, nachweisbare Erfahrung mit AI-Tools im Arbeitsalltag, besonders im Bereich produktiver Integration (z.B. Prompting, Workflow-Automatisierung, Tool-Kombination) * Fähigkeit, Dir mit AI-Unterstützung schnell neues Wissen anzueignen und auch komplizierte Buchhaltungsfragen & HR-Themen selbstständig zu bearbeiten * Erfahrung in der Personaladministration (Sozialversicherungen, Lohnverarbeitung, Vertragswesen) von Vorteil * Affinität zu ERP-Systemen und modernen SaaS-Tools (Kenntnisse in Odoo, Yokoy oder Personio von Vorteil) * Unternehmerisches Denken und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen * Strukturierte Arbeitsweise, Teamgeist und Flexibilität * Begeisterung für die Arbeit in einem jungen, dynamischen Wachstumsumfeld * Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse DAS BIETEN WIR DIR * Eine Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum und klarer Entwicklungsperspektive zur rechten Hand des CFO * Flexibilität und Eigenverantwortung, um dein Potenzial voll auszuschöpfen * Die Chance, Prozesse von Grund auf neu zu denken * Direkte Einflussnahme auf den Erfolg eines dynamischen Startups * Ein innovatives Team, das die Mobilität der Zukunft gestaltet

Doctolib

Wir suchen Dich als Employer Brand Lead Germany als Unterstützung für das Culture & Employer Brand Team in Berlin. Unser Ziel, zu einem der führenden Tech- und Gesundheitsunternehmen Europas zu werden, erfordert die Gewinnung der besten Talente – insbesondere in den Bereichen Sales und Tech. Um dies zu erreichen, müssen wir unsere Arbeitgebermarke in Deutschland mit jemandem stärken, der eine 360-Grad-Strategie entwickeln und umsetzen kann, um Top-Talente zu gewinnen. Deine Hauptmission: Doctolib Germany zum bevorzugten Arbeitgeber für die Talente zu machen, die wir suchen. DEINE AUFGABEN Als Employer Brand Lead Germany stehst Du im Mittelpunkt unserer Talent-Attraction-Strategie. Du arbeitest eng mit den Teams für Talent Acquisition, Communication, Brand und HR in einem internationalen Umfeld zusammen (unser Team ist in Frankreich, Deutschland, Italien und den Niederlanden tätig). Strategie und Management (20% Deiner Zeit) * Definition und Umsetzung der Employer-Brand-Strategie für Deutschland in Zusammenarbeit mit wichtigen Stakeholdern (Business, Talent Acquisition, Communication, etc.) * Überwachung von Performance-Daten und entsprechende Anpassung Deiner Strategie * Budgetverwaltung und Messung der Wirkung Deiner Initiativen Kampagnen und Content (40% Deiner Zeit) * Entwicklung und Durchführung von Multichannel-Kampagnen zur Ansprache und Gewinnung von Kandidat:innen, mit besonderem Fokus auf Tech- und Sales-Profile * Erstellung authentischer Inhalte, die unsere Kultur und Teams präsentieren * Optimierung unserer LinkedIn-Kampagnen und anderer digitaler Kanäle Events und Partnerschaften (40% Deiner Zeit) * Leitung unserer deutschen Event-Strategie, um unsere Präsenz bei wichtigen Marktveranstaltungen durch Organisation sicherzustellen * Aufbau strategischer Partnerschaften zur Stärkung unserer Sichtbarkeit bei wichtigen Talenten DEIN PROFIL Du bist der festen Überzeugung, dass Du genau das mitbringst, was es für die Position braucht? Dann ermutigen wir Dich, Dich zu bewerben. Selbst wenn Du nicht jede Anforderung erfüllst, bist Du vielleicht genau die/der richtige zukünftige Doctoliber:in für diese oder andere Stellen! Um Teil unseres Teams zu werden, bringst Du Folgendes mit: * Fundierte Erfahrung im Employer Branding oder Marketing (LinkedIn-Kampagnen sind für Dich keine Unbekannten) * Starke Projektmanagement-Fähigkeiten, insbesondere für Events, mit selbstständiger Arbeitsweise * Gutes analytisches Verständnis und sicherer Umgang mit Daten * Verhandlungssichere Deutschkenntnisse (C2) sowie gute Englischkenntnisse (B2) in Wort und Schrift, da die Team-Kommunikation auf Englisch erfolgt Besonders interessant sind für uns außerdem: * Du hast bereits eine Talent-Marketing-Strategie auf nationaler Ebene geleitet * Du kombinierst strategisches Denken mit operativer Agilität * Du fühlst Dich wohl dabei, eigenständig zu arbeiten und gleichzeitig mit mehreren Stakeholdern zusammenzuarbeiten DEIN TEAM UND DEINE FÜHRUNGSKRAFT Du wirst Teil eines internationalen und leidenschaftlichen Culture & Employer Brand Teams, das aus Spezialist:innen besteht, die in Frankreich, Deutschland, Italien und den Niederlanden tätig sind. Deine Führungskraft, der/die Head of Culture & Employer Brand, wird Dich während Deines Onboardings unterstützen und Dir die Autonomie geben, die Du brauchst, um Deine Vision umzusetzen. Der Führungsstil basiert auf Vertrauen, mit regelmäßigen Check-ins, um Dich bei Deinen Projekten zu unterstützen. Du wirst auch täglich mit den Talent Acquisition Teams und HR Manager:innen zusammenarbeiten, wodurch Du direkten Einfluss auf unser Recruiting haben wirst. WAS WIR DIR BIETEN * Ein von Doctolib gesponsertes Deutschlandticket, wenn Du aus dem Büro oder im Hybridmodus arbeitest * 28 Urlaubstage + 1 Tag zusätzlich für jedes volle Beschäftigungs-Kalenderjahr (max. 30 Tage) * Die Möglichkeit, 10 Tage im Jahr aus dem Ausland zu arbeiten * Eine betriebliche Krankenversicherung mit tollen Zusatzleistungen * Eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) mit einem Arbeitgeberzuschuss von 40 % (15 % während der Probezeit) * Das Doctolib Parent Care Programm, das extra Elternzeit (1 Monat) u.v.m. enthält * Kostenlose Mental Health- und Coaching-Sessions über einen externen Partner * Zusätzlich zu gesunden Snacks und einem regelmäßigen Frühstücksbuffet, bieten wir Essensgutscheine * Ein gefördertes Sportangebot mit unserem Partner Urban Sports Club * Für pflegende Betreuungspersonen und Beschäftigte mit Behinderungen gibt es ein Angebot, das flexiblere Arbeitszeiten, zusätzliche Freistellung aus medizinischen Gründen und psychologische Unterstützung beinhaltet * Teilnahme an Doctolibs langfristigem Mitarbeiterbeteiligungsprogramm DoctoGrowth DER INTERVIEWPROZESS * Gespräch mit einem Recruiter: Ein Austausch, um Deinen Werdegang und Deine Motivation kennenzulernen * Treffen mit der Hiring Managerin, Culture & Employer Brand Senior Manager: Eine vertiefte Erkundung Deiner Employer-Brand-Erfahrung und strategischen Vision * Case Study mit der Hiring Managerin und dem People Development and Culture Director: Eine praktische Situation zur Bewertung Deines strategischen und operativen Ansatzes * Mindestens eine Referenzprüfung JOB DETAILS * Festanstellung * Vollzeit * Berlin * Startdatum: ab sofort * Hybride Arbeitsweise (2 Tage Homeoffice / Woche   Wir verfolgen die Vision, die Gesundheit aller zu verbessern. Dies spiegelt sich auch im Recruiting wider. Wir evaluieren Bewerbungen ausschließlich auf der Grundlage von Qualifikation und Motivation. Diskriminierung wird bei uns nicht toleriert. Je diverser unser Team und die Ideen sind, desto mehr wird unser Produkt die Gesundheit unserer Nutzer:innen verbessern können. Deshalb laden wir Dich ein, Dich bei uns zu bewerben, unabhängig von Geschlecht, Religion, Alter, sexueller Orientierung, ethnischer Herkunft oder Behinderung. Um Chancengleichheit zu gewährleisten, kannst Du in Deiner Bewerbung auf Angaben wie Fotos, Alter, etc. verzichten. Lass uns bitte wissen, welche Vorkehrungen wir treffen können, um Dich bestmöglich zu unterstützen. Wir freuen uns, mit Dir das Gesundheitswesen zu digitalisieren! Alle bereitgestellten Informationen werden von Doctolib für das Bewerbungsmanagement verarbeitet. Für Details zur Datenverarbeitung klicke bitte hier. Bei Fragen oder wenn Du Deine Rechte wahrnehmen möchtest, wende Dich bitte an hr.dataprivacy(at)doctolib.com. #LI-DC2