Vikarierande administratör till Centrala journalutlämningen

Är du en strukturerad och serviceinriktad administratör som trivs med att ha många kontaktytor och hålla ordning på detaljer? Nu söker vi en administratör till ett globalt serviceföretag i Gävle. Vår kund är ett globalt serviceföretag som specialiserar sig på måltidsservice och facility management (fastighetsservice). De erbjuder ett brett utbud av servicetjänster för företag och offentlig sektor. Som administratör hos vår kund blir du en central och viktig del av vår dagliga drift. Du arbetar nära verksamheten för att säkerställa att allt flyter på smidigt. Dina arbetsuppgifter är varierande och kräver en god förmåga att prioritera. Arbetet sker till stor del i kundens interna affärssystem och du hanterar flödet från menyutskick till färdig beställning och kundkontakt. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter: Administration: Lägga in menyval och beställningar i affärssystemet Produktionsstöd: Skriva ut planeringar, menyer och etiketter till kök och distribution. Kundservice: Hantera inkommande samtal som vill ändra eller avboka beställningar. Avvikelsehantering: Ta emot och dokumentera inkommande klagomål enligt gällande rutiner. Verifiering: Kontrollera och kvalitetssäkra att rätt data matas in i systemen. Tjänsten är ett konsultuppdrag vilket innebär att du får en anställning hos StudentConsulting och jobbar som konsult med placering hos kund. Tjänsten är på heltid och planerad start är 1:a september. DETTA SÖKER VI Har tidigare erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter Har goda kunskaper i administrativa stödsystem och är van att arbeta i Microsoft Office Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska i tal och skrift För att trivas i rollen ser vi att du är en strukturerad och noggrann person med god förmåga att planera, organisera och prioritera ditt arbete. Du är serviceinriktad, kommunikativ och trivs med att samarbeta med olika funktioner inom verksamheten. Vidare är du ansvarstagande, flexibel och har bra tålamod för hantering och dokumentation av inkommande kundklagomål enligt gällande rutiner. Låter det som du? Skicka in din ansökan redan idag – urval och intervjuer sker löpande. Vi ser fram emot att höra från dig!

Vill du vara med och göra Gävle ännu bättre med oss? I Gävle kommun arbetar vi engagerat tillsammans för att kunna erbjuda våra invånare en trygg och inspirerande miljö. Vi erbjuder dig en tillitsfull arbetsplats där du kan utvecklas i ditt arbete och växa som människa. Välkommen med din ansökan! Utredningsenhet Försörjningsstöd har sin placering på Jägargatan 2 tillsammans med övriga enheter inom arbetsmarknad och stöd. Vår enhet består av ca 35 medarbetare med olika yrkestitlar såsom försörjningsstödshandläggare, förste försörjningsstödshandläggare och administratörer. 1 plats(er). ARBETSUPPGIFTER Rollen som försörjningsstödsadministratör är central i vår verksamhet och bidrar varje dag till att människor får det stöd de behöver. Nu söker vi en strukturerad, serviceinriktad och engagerad administratör till Utredningsenhet Försörjningsstöd. Som administratör har du en betydelsefull funktion i verksamheten. Ditt arbete är varierande och anpassas efter verksamhetens behov, vilket gör rollen både dynamisk och utvecklande. Du arbetar nära våra handläggare och chefer och är ett värdefullt stöd i deras dagliga arbete. Genom att säkerställa ett professionellt och effektivt administrativt stöd skapar du goda förutsättningar för att våra handläggare ska kunna fokusera på sitt uppdrag att ge bästa möjliga service till kommunens invånare. Du ansvarar för kvalificerade administrativa uppgifter som är avgörande för att verksamheten ska fungera smidigt, effektivt och rättssäkert. Med din struktur, noggrannhet och känsla för service bidrar du till kvalitet i varje led. Vanligt förekommande arbetsuppgifter som administratör hos oss är bland annat att: • Registrera och hantera ärenden i verksamhetssystem • Expediera och arkivera handlingar och akter • Boka möten och samordna administrativa uppgifter • Göra korrigering och rättning av felaktigheter i system och underlag • Kontera fakturor och hantera diarieföring • Eftersöka ersättningar från staten • Hantera tandvårds- och dödsboärende • Utföra specifika administrativa uppgifter på uppdrag av handläggare • Insortering och hantering av akter samt arkivering Du får en verksamhetsnära roll med varierande arbetsuppgifter som utvecklar din administrativa kompetens. Du blir en del av ett engagerat team, får inblick i socialtjänstens arbete och möjlighet att påverka arbetsprocesser samtidigt som du gör skillnad för människor i kommunen varje dag. KVALIFIKATIONER Det här är en roll för dig som vill arbeta nära kärnverksamheten och få en viktig funktion i ett team där samarbete och kvalitet står i fokus. Du får en varierad arbetsdag med både självständigt ansvar och nära samverkan med handläggare. Tjänsten ger dig god inblick i socialtjänstens arbete och möjlighet att utveckla din administrativa kompetens i en samhällsviktig verksamhet. Vi söker dig som har: • Gymnasieutbildning inom natur, samhällsvetenskap, ekonomi, handel eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant • Minst två års erfarenhet av administrativt arbete • Goda kunskaper i svenska språket i tal, skrift och läsförståelse Det är meriterande om du: • Har erfarenhet av administrativt arbete inom socialtjänst eller statlig myndighet • Har kunskap i verksamhetssystemet Treserva • Har erfarenhet av Flexite och Officepaketet, Proceedo, Unit ERP. • Har erfarenhet av fakturahantering och diarieföring För att lyckas i rollen är du: • Strukturerad och målmedveten, Planerar, organiserar och prioriterar arbetet. Håller deadlines och når uppsatta mål. • Stabil och trygg, Hanterar stress konstruktivt och bibehåller lugn vid press. Skapar tillit och förtroende • Samarbetsinriktad, Arbetar prestigelöst och fokuserar på gemensamma mål. Hittar lösningar som gynnar helheten. • Lösningsorienterad, Identifierar problem snabbt och hittar alternativa lösningar. • Kommunikativ, Tydlig i tal och skrift. Anpassar språk efter situation, syfte och mottagare. Varmt välkommen med din ansökan! Anställningsform: Tillsvidareanställning. Varaktighet: Tillsvidare, tillträde: Enligt överenskommelse. Arbetstid: Dagtid. Vi erbjuder dig Du är viktig för oss! Som medarbetare i Gävle kommun har du • generösa semestervillkor och som nyanställd har du dessutom rätt till betald semester redan under ditt första anställningsår • ersättning för friskvård och motion när du är anställd mer än tre månader • flera olika försäkringar via våra kollektivavtal, till exempel ingår sjukförsäkring och arbetsskadeförsäkring. Läs mer om våra förmåner här: https://www.gavle.se/formaner Vår värdegrund Kvalitet, bemötande och samarbete är de viktigaste framgångsfaktorerna för att lösa vårt uppdrag på bästa sätt. För att göra rätt saker och agera klokt i vår vardag är det viktigt att vi utgår från våra gemensamt uttalade värderingar. Läs mer om oss som arbetsgivare och hur det är att arbeta i Gävle kommun här: https://www.gavle.se/jobbahososs Här kan du läsa mer om vår organisation: https://www.gavle.se/organisation Gävle kommun hör till finskt förvaltningsområde. Om du därför utöver våra övriga kompetenskrav även talar finska, kan det vara en merit. Information till rekryteringskonsulter och annonssäljare: Vi undanber oss all kontakt gällande annonsering och rekryteringstjänster.