Kontorsjef
Om stillingen
Vi har nå en ledig fast stilling som kontorsjef ved Institutt for spesialpedagogikk (ISP), Det utdanningsvitenskapelige fakultet, Universitetet i Oslo.
Vi søker deg som har ledererfaring, god økonomiforståelse og evne til å gå helhjertet inn i, og koordinere instituttets svært mangfoldige virksomhet. Du er serviceinnstilt, har gode samarbeidsevner og gjennomføringskraft, samt god forståelse for hva ledelse og administrasjon av et institutt eller tilsvarende enhet innebærer. ISP er et institutt som preges av åpenhet, gjensidig tillit og gode samarbeidsrelasjoner. Vi trenger en kontorsjef som er opptatt av å ivareta og videreutvikle et godt arbeidsmiljø for alle ansatte.
Som kontorsjef inngår du i instituttets ledergruppe, og du har ansvaret for instituttets administrative og forvaltningsmessige virksomhet.
Kontorsjefen bistår instituttledelsen med administrative støttefunksjoner og forbereder i samråd med instituttleder saker for instituttstyret, samt andre råd og utvalg. Fleksibilitet er avgjørende for å håndtere bredden i oppgavene.
Kontorsjefen inngår i fakultetets og universitetets administrative ledernettverk.
Arbeidsoppgavene i denne stillingen vil være
- Ivaretakelse av daglig administrativ ledelse ved instituttet, herunder å lede, støtte og gi råd til forsknings- og studieadministrasjon
Ansvar for nødvendig endring- og utviklingsarbeid for å sikre at instituttet fortsetter å ha gode og effektive administrative støttefunksjoner og prosesser, i tråd med de operative og strategiske behovene for kjernevirksomheten
Bistå instituttleder i instituttets samarbeid med fakultetet på oppgaver knyttet til blant annet HR, økonomi og arealforvaltning
Bidra til instituttets totale virksomhet og ansvar for å iverksette beslutninger sammen med øvrig instituttledelse
Personalledelse og personalansvar for administrativt personale
Påse samsvar mellom administrativ bemanning og pålagte oppgaver ved instituttet
Rekruttering til teknisk-administrative stillinger
Forberede saker til instituttledelse, instituttstyre og andre råd og utvalg, basert på god styringsinformasjon
HMS-arbeid
Andre arbeidsoppgaver kan bli tillagt stillingen.
Hvilken kompetanse må du ha?
- Stillingen krever relevant utdanning fra universitetet eller høyskole, minimum tilsvarende bachelorgrad innen relevante områder, fortrinnsvis innenfor ledelse og/eller administrative fag. Flere års relevant erfaring innen ledelse og administrasjon kan veie
opp for manglende høyere utdanning
Erfaring med og dokumenterte resultater innen administrasjon og ledelse, herunder personalledelse
Erfaring med økonomi- og planarbeid
Dokumentert erfaring med ledelse av endrings- og utviklingsprosesser
Erfaring med bruk av digitale verktøy for virksomhetsstyring og saksbehandling
God skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne på norsk og engelsk
Vi ønsker også at du har følgende kompetanse/erfaring
- Erfaring fra universitets- og høgskolesektoren eller offentlig sektor
Erfaring med offentlig forvaltning og regelverk
Personlige egenskaper
For å trives hos oss og i stillingen mener vi at enkelte egenskaper og evner er viktig, og vi vil vektlegge disse i vurdering av aktuelle kandidater. Vi søker deg som:
Har evne til å lede og motivere medarbeidere
Har evne til å lytte, samarbeide og bygge gode relasjoner på tvers av nivåer og fagområder
Har evne til å se og utvikle andres potensial
Har evne til å formidle tydelige budskap, gi konstruktive tilbakemeldinger og skape engasjement
Har evne til å tenke helhetlig, planlegge, og jobbe strukturert
Er resultat- og løsningsorientert
Personlig egnethet vil bli vektlagt.
Vi trenger ulike perspektiver i vårt arbeid
UiO er et åpent og internasjonalt breddeuniversitet, og vil være en inkluderende og mangfoldig arbeidsplass og studiested. Les mer om UiOs arbeid for likestilling, inkludering og mangfold på uio.no.
Vi løser vårt samfunnsoppdrag best når vi tar i bruk våre ulike erfaringer, bakgrunner og perspektiver. Vi vil gjerne ha flere gode kolleger - kanskje den neste er deg?
Vi vil tilrettelegge dersom du har behov for det. Aktuell tilrettelegging kan for eksempel være digital, teknisk eller fysisk tilrettelegging eller andre praktiske tilpasninger.
Har du innvandrerbakgrunn, funksjonsnedsettelse eller hull i CV-en, oppfordrer vi deg til å krysse av for dette i jobbsøkerportalen. Vi kaller alltid inn minst én kvalifisert søker fra hver gruppe til intervju. Med funksjonsnedsettelse menes her en søker som oppgir å ha en funksjonsnedsettelse som vil medføre tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet. Les mer om kravene på Arbeidsgiverportalen.
Avkrysningene i jobbsøkerportalen blir brukt til anonymisert statistikk som alle statlige virksomheter rapporterer i sine årsrapporter. Mer informasjon om likestillingstiltak ved UiO finner du her.
Vi håper at du søker på stillingen hos oss.
Hvorfor skal du velge oss?
I tillegg til å jobbe i en stor og viktig kunnskapsorganisasjon får du blant annet:
Spennende og utviklende oppgaver i et sterkt, internasjonalt fagmiljø
Åpent og inkluderende arbeidsmiljø med engasjerte kolleger
Lønn som kontorsjef, stillingskode 1054, fastsettes etter individuell vurdering innenfor et lønnsspenn fra kr 890 000 til kr 1 010 000, avhengig av din kompetanse og erfaring. For spesielt kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes. Fra lønnen trekkes 2 prosent i lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse
Fleksitid og sommertid mellom mai og september
Medlemskap i Statens Pensjonskasse - en av Norges beste pensjonsordninger med gunstige boliglån og gode forsikringsordninger
Andre ansattgoder som eksempelvis barnehager, bedriftsidrettslag og kunstklubb
Mulighet for inntil 1,5 time i uken med trening i arbeidstiden
Vi ber om at du legger ved følgende i søknaden din
- Søknadsbrev der du tydelig får frem motivasjonen din for å jobbe hos oss
• CV
Kopi av vitnemål og attester
Navn og kontaktinformasjon på 3 referanser (navn, tilknytning til søker, epostadresse og telefonnummer)
Søknad med vedlegg må sendes inn via vår rekrutteringsplattform Jobbnorge. Vi gjør oppmerksom på at all dokumentasjon må være på norsk/skandinavisk eller engelsk.
Merk: Vi oppfordrer deg til å bruke fritekstfeltet når du fyller ut CV-en din i Jobbnorge, med en kort oppsummering av hvilke oppgaver og erfaring du har fra tidligere arbeidsforhold. Det hjelper oss i å få et så godt bilde av deg og kvalifikasjonene dine.
Når du søker på stillingen, ber vi deg hente utdanningsresultatene dine fra Vitnemålsportalen.no. Om utdanningsresultatene dine ikke er tilgjengelige via Vitnemålsportalen, ber vi deg laste opp kopier av vitnemålene eller karakterutskriftene dine.
Generell informasjon
Aktuelle søkerne vil bli invitert til intervju.
Søkerlister kan bli offentliggjort ihht. Offentleglova § 25 andre ledd. Når du søker jobb hos oss vil navnet ditt stå på den offentlige søkerlisten.
Det er mulig å be om å bli unntatt denne listen. Du må begrunne hvorfor du ønsker unntak fra offentliggjøring og vi tar deretter stilling til om vi kan innvilge ønsket ditt. Kan vi ikke det vil du høre fra oss.