Administratör till konsultbolag

Centio Consulting Group är ett konsultföretag som erbjuder konsulttjänster till främst offentlig sektor. Företaget erbjuder

resurser inom bland annat bygg- & anläggning, IT, inköp, ekonomi mm och kommer även inom kort påbörja arbetet med att erbjuda

tjänster till den privata sektorn.

• VD
• Affärsansvarig (jobbar främst inom rekrytering)
• Konsultchef
• Bid Manager

Tjänsten som administratör kommer att innebära en stor bredd av arbetsuppgifter innefattande både löpande administration och

framtagande av ny rutiner & arbetssätt inom företaget. Arbetet kommer innebära ett mycket när samarbete med den interna

organisationen och en stor bredd av arbetsuppgifter så som tidrapportering, fakturahantering, lön, systemhantering, dokumentation,

avtalshantering, rekrytering, anbud, möten, kontorslogistik och uppföljning. Inledningsvis kommer en stor del av arbetet omfatta

att stötta personalen med rekrytering och anbudsskrivning.

Centio har i dagsläget en leverantör som sköter bokföring och löneadministration. En del av administratörens arbete kommer vara

att hjälpa och granska deras arbete.

• Gå igenom företagets e-postlådor och fördela till rätt person.
• Ta emot samtal i företagets växel.
• Utveckla och ta fram nya rutiner och arbetssätt kopplat till rekrytering, personaladministration, försäljning, ekonomi mm i

syfte att förenkla och effektivisera.

• Registrera nya förfrågningar i CRM
• Skapa och lägga ut jobbannonser i Teamtailor
• Arbeta med search på LinkedinRecruiter
• Matcha lämpliga kandidater mot aktuella uppdrag
• Skriva CV och kravuppfyllnad för kandidater
• Löpande kommunikation med kandidater

• Säkerställa att medarbetarna låser tidrapporterna i tid.
• Granska tidrapporter och dagböcker, säkerställa att de överensstämmer.
• Utbilda och ge feedback till medarbetarna om hur de skriver tidrapporter, dagböcker, utlägg mm.

• Identifiera vad som ska faktureras/inte ska faktureras.
• Säkerställ att fakturaunderlaget överensstämmer med avtalsvillkoren.
• Bifoga dagböcker
• Skicka fakturor
• Lägg upp nya projekt, priser och kunder i fakturasystemet.
• Kontrollera att kundfakturor har betalats
• Granska, attestera och administrera inkomna leverantörsfakturor

• Genomför On- och OffBoarding av medarbetare.
• Säkerställ att medarbetarna rapporterar frånvaro rätt.
• Säkerställ att allas profiler i HR-systemet är uppdaterade med aktuell information.
• Administrera lönejusteringar.
• Granska lönebeskeden från redovisningsbyrån och säkerställ att föreslagna ändringar genomförts.
• Administrera uppsägningar.

Exempel på system som Centio använder är HR-system, tidrapporteringssystem, fakturahanteringssystem, rekryteringssystem,

anbudssystem, rekryteringssystem och CRM. I systemen kommer administratören arbeta med att utbilda medarbetarna, effektivisera

arbetssätt, dela ut behörigheter, skapa och uppdatera data, ta ut rapporter och delta i arbetet med inköp av nya systemverktyg.

• Skriva och administrera avtalsändringar
• Genomföra indexregleringar av priser.
• Följa upp och påminna konsultchef om viktiga datum, t.ex. avtalsförlängningar och uppsägningar.
• Skicka avtal för signatur.
• Hantera administrationen till säkerhetsskyddsavtal och prövning av konsult.

• Boka möten.
• Skriva protokoll.
• Koordinera olika evenemang och träffar med medarbetare, kunder och kandidater.

• Ansvara för inköp av kontorsutrustning, arbetsmaterial mm.
• Se till att kontoret hålls organiserat och funktionellt.

God förståelse för fakturahantering och löneadministration. Erfarenhet av att arbeta nära redovisningsbyråer och granska löne- och

fakturaunderlag är fördelaktigt.

Meriterande

Centio vill på sikt avsluta samabetet med redovisningsbyrå för att på egen hand genomföra arbetet med redovisning och löner, det

är därför meriterande med erfarenhet och kunskap av detta.

Mycket goda kommunikativa färdigheter, både skriftligt och muntligt, för att kunna interagera med olika interna och externa

parter. Förmåga att kommunicera tydligt och effektivt med både medarbetare, kandidater och kunder.

Förmåga att anpassa sig till förändringar och snabbt kunna hantera nya arbetsuppgifter eller uppdrag som dyker upp. Eftersom

rollen innebär ett stort mått av variation och förändring, är en flexibel attityd och vilja att lära sig nya arbetsområden

avgörande.

Eftersom administratören kommer att hantera viktiga dokument, kontrakt och tidrapporter är det viktigt att vara mycket noggrann

och kunna identifiera felaktigheter.

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett

positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats,

tjänstepension och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra

med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress

och sätter trivsel och hälsa främst.