Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.
Utbildningsförvaltningen i Stockholms stad är Sveriges största förvaltning med cirka 16 000 anställda. Förvaltningen ansvarar bland annat för drift och utveckling av kommunens drygt 140 grundskolor och omkring 30 gymnasieskolor.
Nu söker vi en erfaren administratör till gymnasieavdelningens stab!
Välkommen till oss
Gymnasieavdelningens uppdrag är att, med utgångspunkt i skollag och läroplaner, förverkliga utbildningsnämndens mål och visioner. Avdelningen ska också stödja och skapa förutsättningar för stadens kommunala gymnasieskolor och anpassade gymnasieskolor att kunna fullfölja sina uppdrag.
I denna roll kommer du att tillhöra gymnasieavdelningens stab. Vår uppgift är att stödja gymnasiedirektören och gymnasiecheferna i uppdraget att leda och styra gymnasieskolornas verksamhet. Vi tar fram underlag för beslut och förslag till framtidsinriktade åtgärder i syfte att höja kvaliteten i verksamheten och arbeta för ökad måluppfyllelse för eleverna.
Vi erbjuder dig
Vi erbjuder dig
möjlighet att arbeta för en av Sveriges största arbetsgivare
trivsamma lokaler i centrala Stockholm, nära stadshuset
ett utvecklande och lärorikt arbete med kompetenta kollegor
semesterväxling, friskvård och klämdagar möjlighet att växla mellan distans- och kontorsarbete
läs mer om våra förmåner här.
En hälsning från din framtida chef
Jag heter Catharina Sackemark Larsson och det är jag som är din blivande chef. Som chef är jag engagerad, tydlig och närvarande. Jag har stort förtroende för mina medarbetare och vill att enheten ska vara en plats där vi hjälps åt att nå våra gemensamma mål. För mig är det viktigt att du som medarbetare har möjlighet att utvecklas och lära nytt i ditt uppdrag.
Din roll
Som administratör har du en central roll i att säkerställa ändamålsenliga administrativa processer samt erbjuda kvalificerat stöd och service till chefer, medarbetare och externa kontakter. Du bidrar aktivt till att enheten och förvaltningen når uppsatta mål. Rollen innebär såväl självständigt arbete som nära samverkan med flera funktioner inom utbildningsförvaltningen.
Dina arbetsuppgifter kommer bland annat vara
diarieföring och dokumenthantering enligt gällande lagstiftning
administrera möten med kallelser, dagordningar, protokoll och lokalbokning
stöd i personaladministration, till exempel introduktion av nyanställda
frånvarorapportering, behörighetsadministration och stöd i system som Agresso och Lisa
ekonomiadministration som fakturahantering, beställningar, kontering och uppföljning
samordna intern information och uppdatering av digitala kanaler som intranät, Teams och dokumentbibliotek
stöd i ärendehantering
planera inför utbildningar, interna workshoppar och andra aktiviteter
administrativt stöd till ledningsgruppen och medarbetare.
Din kompetens och erfarenhet
Vi ser att du har
eftergymnasial utbildning inom administration, service, kommunikation eller motsvarande utbildning som vi bedömer likvärdigt och relevant, eller arbetslivserfarenhet som vi bedömer likvärdig och relevant
flerårig erfarenhet av administrativt arbete i offentlig verksamhet
erfarenhet av att arbeta med ärendehantering, diarieföring, dokumentstyrning och protokollskrivning
goda kunskaper i Microsoft Office-paketet
god systemvana och snabb inlärningsförmåga i nya IT-system
mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska.
Vi ser det som meriterande om du har
erfarenhet av liknande arbete inom Stockholms stad
erfarenhet av administration inom utbildningsverksamhet
erfarenhet av lednings- eller chefsstöd.
Vi söker dig som är en strukturerad och noggrann administratör med förmåga att skapa ordning och effektivitet i ditt arbete. Du har ett öga för detaljer och säkerställer att uppgifter utförs korrekt och med hög kvalitet, även när tempot är högt.
Du är serviceinriktad och trivs i en roll där du har många kontaktytor. Med ett positivt och lösningsorienterat förhållningssätt bidrar du till ett gott samarbete med både kollegor och externa kontakter. Du har lätt för att kommuniceraoch anpassar dig efter olika situationer och behov.
Vidare agerar du professionellt i alla sammanhang och representerar verksamheten på ett förtroendeingivande sätt. Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter, är pålitlig och bidrar till en stabil och välfungerande administration.
Övrigt
Vi rekryterar utan det personliga brevet i denna rekrytering för att stärka fokus på de kompetenser och erfarenheter som efterfrågas för denna roll. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.
I den här rekryteringen kommer tester att användas i samband med urval.
Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.
Välkommen med din ansökan!
Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.
Tänk på att aldrig ladda upp registerutdrag från Polisen (Dataskyddsförordningen, GDPR) i samband med din ansökan.
För att arbeta på våra skolor krävs att du uppvisar giltigt utdrag ur polisens belastningsregister och misstankeregister innan erbjudande av anställning.
Inom Utbildningsförvaltningen tillämpar vi individuell lönesättning reglerat av HÖK och Allmänna Bestämmelser (AB).