Kontorsadministratör

Fortifikationsverket söker en verksamhetssamordnare till vår verksamhet i Stockholm, Kungsholmen. Vill du komma till en arbetsplats med många pågående projekt där du får en viktig roll inom kontorsadministration och service? Låter det intressant – sök redan idag! Vi är en av Sveriges största fastighetsägare och experter inom fortifikation, det vill säga skydds- och anläggningsteknik. Vårt huvuduppdrag är att bidra till ökad försvarsförmåga för ett tryggt och fritt Sverige. Hos oss får du möjlighet att utvecklas i en dynamisk miljö där ditt arbete gör verklig skillnad för Sveriges trygghet och framtid Bidra i lokalförsörjningsfrågor i expansiv kontorsmiljö Fortifikationsverket är en myndighet i stark tillväxt med unik kompetens inom försvarsfastigheter, fortifikation och säkerhetskänslig verksamhet. Vi jobbar nära våra partners i ett ökat antal byggprojekt. Enheten Lokalförsörjning och internservice bildades i början av året och ansvarar för Fortifikationsverkets lokalförsörjning. Vi är idag sex medarbetare och en enhetschef. Nu expanderar vi vidare i Stockholm både i antal projekt, byggnader och medarbetare och anställer en verksamhetssamordnare till vår verksamhet på Kungsholmen eftersom behovet av internt stöd på kontoret ökar. Tillsammans med platsansvarig kommer du bli en viktig del av det interna stödet samt att du blir delaktig i att skapa goda arbetssätt och lokala kontorsrutiner. Tjänsten innebär att: hantera frågor med koppling till kontorsdriften tillsammans med platsansvarig. Det kan exempelvis vara ordning och reda på gemensamma kontorsytor, samordning kring övergripande information, att vara kontaktperson gentemot externa leverantörer, hantering av besöksanmälningar och nyckelkvittenser samt bidra i arbetet med on- och offboarding administrera inköp till kontoret vara ett stöd vid planering och framtagande av budget vara en administrativ resurs även till annat kontor i Stockholm ansvar för representation vid viktiga externa besök ingår på sikt i din roll. Även andra övriga arbetsuppgifter kopplade till kontorsdriften kan förekomma. Du kommer också vara en administrativ resurs till den nya enheten vid övriga behov. Det skulle kunna innebära mötesbokningar, systemärenden samt projektspecifika uppgifter. Utifrån den tillväxtresa som pågår kan arbetsuppgifterna komma att justeras eller kompletteras under arbetets gång. Resor kan förekomma som går att planera. Kvalifikationer Vi söker dig som har: avslutad gymnasieutbildning gärna kompletterad med eftergymnasial utbildning inom administration, fastighet eller liknande som arbetsgivaren bedömer lämplig erfarenhet av administrativt arbete i en koordinerande roll inom en större organisation goda kunskaper i Officepaketet (excel, word och powerpoint) mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i både tal och skrift samt goda kunskaper i engelska körkort, klass B svenskt medborgarskap. Det är meriterande om du tidigare jobbat i en liknande roll som verksamhetssamordnare inom lokalförsörjning. Det är också meriterande om du har erfarenhet av Lagen om offentlig upphandling (LOU) och/eller kunskaper i fakturahanteringssystem. Dina personliga egenskaper är mycket viktiga för oss och vi kommer lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Rollen innebär att arbeta proaktivt och serviceinriktat i en verksamhet där höga krav ställs på säkerhet och struktur. Vi söker dig som trivs med utmaningar och att jobba i en föränderlig miljö. Du är flexibel, kreativ i tanken och lösningsorienterad. Du behöver också vara trygg och kunna stå upp för egna åsikter. Självklart skapar du goda samarbeten och är kommunikativ då din roll är en viktig servicefunktion i vår organisation.  Vad erbjuder vi dig? Tillsammans med cirka 1500 kollegor på Fortifikationsverket runt om i landet jobbar du med ett unikt fastighetsbestånd för att stärka totalförsvaret i Sverige. Vi är stolta över det samhällsviktiga uppdrag vi har där vi genom att äga, utveckla och förvalta fastigheter för totalförsvaret bidrar till ett tryggt och fritt Sverige. Våra arbetsuppgifter är omväxlande, spännande och utmanande och kräver sin kompetens. Vi arbetar med basen i den statliga värdegrunden och vi eftersträvar jämn könsfördelning. Lika rättigheter och möjligheter är viktigt för oss. Här får du goda möjligheter till kompetensutveckling och vi jobbar för att du ska kunna ha en bra balans mellan arbete och fritid. Om anställningen Tjänsten är en tillsvidareanställning och kan komma att inledas med provanställning. Som tillsvidareanställd kommer du att krigsplaceras. Placering är Stockholm, Kungsholmen. En anställning hos oss kräver svenskt medborgarskap och innebär placering i säkerhetsklass. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan anställning i enlighet med 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Vi välkomnar sökanden med olika bakgrund och erfarenheter.  Välkommen att skicka in din ansökan med CV och personligt brev senast den 9 augusti 2026. Dina personuppgifter kommer att behandlas enligt dataskyddsförordningen. Din ansökan är en allmän handling och är som sådan offentlig handling enligt offentlighetsprincipen. Om du har skyddade personuppgifter: kontakta aktuell rekryteringsspecialist så får du hjälp med att skicka in din ansökan. De frågor som du får besvara när du skickar in din ansökan kommer att ligga till grund för det första urvalet vi gör. Vi kan komma att använda tester i rekryteringsprocessen. Frågor kring tjänsten? Välkommen att kontakta Kristoffer Hård 010-44 45 187 eller rekryteringsspecialist Eva Bjälkander, 010- 44 44 592. Det går även bra att kontakta våra fackliga representanter: Eric Bergman, Ledarna, Tommy Eriksson, SEKO, Karin Alm, SACO, de nås via vår växel, tfn 010-44 44 000. Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes. Öppen för alla Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.

Om tjänsten Wrknest söker nu en Telefonist till ett internationellt företag i Kista. Här får du en central och viktig roll där du ansvarar för att skapa ett professionellt och välkomnande första intryck för både interna och externa kontakter. Rollen passar dig som trivs i en serviceinriktad miljö med högt tempo och varierande arbetsuppgifter. I tjänsten arbetar du med att hantera inkommande samtal och säkerställa att rätt information når rätt person snabbt och effektivt. Du blir en viktig del av den dagliga verksamheten och bidrar till att arbetsplatsen fungerar smidigt genom både administrativ support och hög servicenivå. Dina framtida arbetsuppgifter Du kommer att ha en varierad roll där du ansvarar för telefonväxeln samtidigt som du stöttar verksamheten administrativt och praktiskt. Rollen innebär många kontaktytor och kräver att du är flexibel, lösningsorienterad och trivs med att hjälpa andra. Du kommer bland annat att: • Besvara inkommande samtal och koppla vidare till rätt avdelning eller kontaktperson • Hantera flera telefonlinjer samtidigt på ett professionellt och effektivt sätt • Ge information till inkommande kontakter och ta emot meddelanden • Utföra administrativa uppgifter såsom registrering, scanning av fakturor och enklare kontorsadministration • Hjälpa till med hantering av post och gods genom att hitta rätt mottagare internt • Hantera akuta samtal och vidareförmedla viktig information vid behov • Säkerställa att växelsystem fungerar korrekt och rapportera eventuella tekniska problem Vi söker dig som • Har tidigare erfarenhet av service eller kundkontakt • Talar och skriver obehindrat på svenska och engelska • Har god kommunikativ förmåga och trivs i en roll med många kontaktytor Meriterande • Tidigare erfarenhet av reception, växel eller administrativt arbete • Erfarenhet från internationella arbetsmiljöer För att lyckas i rollen ser de att du är en person som brinner för service och alltid strävar efter att skapa en positiv upplevelse för andra. Du är lyhörd, professionell och har lätt för att bemöta olika typer av människor på ett vänligt och lösningsorienterat sätt. Vidare är du ansvarstagande, har hög integritet och arbetar med ett naturligt driv och känsla för kvalitet. Övrig information Start: Omgående Omfattning: Heltid Placering: Kista Anställningsform: Konsultuppdrag till slutet av september med möjlighet till förlängning Om kunden Kunden är ett internationellt företag med moderna lokaler i Kista och en verksamhet som präglas av professionalism, service och hög kvalitet. Här blir du en del av en dynamisk arbetsmiljö där samarbete och kundfokus står i centrum. Om Wrknest På Wrknest gör vi inte som alla andra. Vi tror på att hela tiden våga se nya möjligheter och tänka nytt. När vi startade var det för att utmana gamla sätt att rekrytera på. Vi lever i en tid av snabb digital utveckling. Kunskap behöver förnyas kontinuerligt för att vara aktuell. Därför gäller det att kunna ställa om snabbt. Det här gör att vi inte enbart tittar på kandidatens CV vid en rekrytering. Istället ser vi till den samlade potentialen och erbjuder individanpassad upskilling. På så vis kan vi snabbt matcha de kunskapsbehov som finns just nu. Läs mer på www.wrknest.se.