CRM Operations Specialist

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DEINE AUFGABEN * CRM-Betrieb: Du bist unser CRM-Admin (aktuell Pipedrive). Pipelines und Stages, Custom Fields, Pflichtfeld-Logik, Workflow-Automationen, Berichte, Nutzerrechte. Die Architektur gibt der Head of Business Operations vor — Umsetzung und laufender Betrieb sind deine. * CRM-Evaluierung und mögliche Migration: Unsere Enterprise-Kunden bringen Konzernstrukturen mit, die unser heutiges CRM nur mit Mühe abbildet. Du lieferst die Bestandsaufnahme, bringst deine Erfahrung in die Systemauswahl ein und setzt eine mögliche Migration operativ um. * GTM-Tech-Stack: Du betreust und verbesserst die Tools von Sales, Onboarding und Customer Success. Integrationen, Datenflüsse, Synchronisation. * Automatisierung im Funnel: Lead-Routing, Enrichment, Task-Erzeugung, Alerts, Handover-Trigger zwischen Sales → Onboarding → Customer Success. * Übergaben und SLAs: Du definierst mit den Abteilungen, wann ein Deal wirklich übergeben ist, und machst diese Definition im System durchsetzbar statt verhandelbar. * Datenhygiene: Du jagst Duplikate, erzwingst Pflichtfelder und erinnerst Reps daran, dass ein leeres Close-Date kein Close-Date ist. * Reporting im CRM: Pipeline-Health, Conversion, Velocity, Onboarding-Durchlaufzeit. Definitionen kommen aus dem Metriken-Layer, nicht aus dem Bauch. * Enablement: Du dokumentierst und schulst. Ein perfekt konfiguriertes System, das niemand richtig benutzt, ist ein teures Museum. DEIN PROFIL * 2–4 Jahre in Revenue Operations, Sales Operations, GTM Operations oder als CRM-Admin — idealerweise in einem B2B-SaaS-Startup oder Scale-up. * CRM hands-on als Admin oder Power-User: Pipedrive, HubSpot, Salesforce oder vergleichbar. Wir suchen keine bestimmte Zertifizierung, sondern jemanden, der ein CRM sauber strukturieren und betreiben kann. * Du hast bereits Automatisierungen gebaut (Zapier, Make, n8n oder native CRM-Workflows) und weißt, wann eine Automation mehr Ärger macht als Handarbeit. * Idealerweise hast du eine CRM-Migration oder einen größeren Systemwechsel schon einmal mitgemacht — und weißt, wo dabei die Leichen liegen. * SQL-Grundlagen (SELECT, JOIN) — genug, um dir eine Ad-hoc-Auswertung selbst zu ziehen. * Du verstehst einen Full-Funnel-Prozess von Lead Capture bis Renewal. * Pragmatismus vor Perfektionismus: Du lieferst die 80%-Lösung diese Woche, nicht die 100%-Lösung im Herbst. * Sehr gutes Deutsch und Englisch. Von Vorteil: * Erfahrung mit Customer-Success-Tooling und Onboarding-Prozessen, nicht nur mit Sales. * API- und Webhook-Verständnis (REST, JSON). * Erfahrung in einem Unternehmen mit Enterprise-Kunden und langen Zyklen. WARUM WIR? Wir sind das Technologieunternehmen, das den Gruppen- und Veranstaltungsverkauf in der Hotellerie neu denkt. Was heute über Posteingang, Excel und Telefon läuft, macht unsere Plattform Rocket zu einem durchgängigen, KI-gestützten Prozess — von der ersten Anfrage bis zum unterschriebenen Vertrag. Europäische Hotelgruppen führen ihren Gruppenverkauf bereits darüber. Das bedeutet für dich: Du arbeitest nicht trotz KI, sondern mit ihr. Wer bei uns anfängt, gibt Feedback, das in Produktentscheidungen einfließt — und versteht irgendwann, warum ein Prompt besser funktioniert als ein anderer. Und weil wir schnell wachsen, ist vieles bei uns noch im Entstehen. Manche Antwort lautet ehrlicherweise „das bauen wir gerade noch”. Genau darin liegt die Chance: Du triffst auf Freiräume statt auf fertige Strukturen, und was du hier aufbaust, trägt deine Handschrift. WAS WIR BIETEN * Arbeit mit echter KI-Technologie auf internationalem Niveau — nicht als Pilotprojekt, sondern als Geschäftsmodell. * Echter Gestaltungsspielraum. Deine Ideen landen nicht in einem Ideenbriefkasten, sondern in der nächsten Iteration. * Kurze Wege zur Geschäftsführung. Entscheidungen fallen in Tagen, nicht in Gremienschleifen. * Wachstum, das du mitgehst. Wir bauen gerade die nächste Unternehmensphase — mit Rollen, Verantwortung und Perspektiven, die es vor einem Jahr noch nicht gab. * Hauptarbeitsort Leipzig mit regelmäßiger Büropräsenz und flexiblem Homeoffice-Anteil. Hybride Modelle sind bei uns gelebte Praxis, nicht die Ausnahme. * Unbefristeter Vertrag, Vollzeit. * Leistungsprämien für nachweisbare Erfolge. * Mehrtägige Teamevents an Orten, die tatsächlich Spaß machen. SO LÄUFT UNSER BEWERBUNGSPROZESS 1. Intro-Interview — wir lernen uns kennen, du erfährst, wo wir stehen und wohin wir wollen. 2. Case Study oder Technical Study, je nach Rolle — ein echtes Problem aus unserem Alltag, das wir gemeinsam durchgehen. 3. Interview mit deiner künftigen Führungskraft und, je nach Position, mit unseren Gründern. Vom ersten Gespräch bis zur Entscheidung vergehen bei uns maximal zwei Wochen. Und du hörst in jedem Fall von uns — auch dann, wenn es diesmal nicht passt.

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The opportunity We are looking for a Sales Operations Specialist to join our bushings and tap changers team in Ludvika, Sweden! In this role, you bring a few years of relevant experience and contribute with hands-on expertise and a proactive approach to improving how we work across sales, marketing, and communication. Our company is committed to diversity and inclusion, and you will be part of a collaborative and driven team where your experience will help shape ways of working and drive continuous improvement. We offer competitive compensation and benefits, along with strong opportunities for career development and long-term growth. You will work in a supportive environment that values collaboration and flexibility to help you balance professional and personal priorities. As a Sales Operations Specialist, you will operate in an international environment where you not only support but also refine and develop sales and marketing practices. You will take ownership of initiatives, contribute to the evolution of tools and processes, and translate data-driven insights into tangible business improvements. If you are a structured, curious, and solution-oriented professional who enjoys driving results and influencing stakeholders, this is a great opportunity to make a meaningful impact. How you’ll make an impact • Drive and coordinate business development initiatives within sales operations, ensuring progress and measurable outcomes • Take ownership of developing and optimizing sales tools and processes to increase efficiency and effectiveness • Work closely with cross-functional stakeholders to strengthen alignment of sales strategies and operational execution • Analyze sales performance data to identify trends, risks, and improvement opportunities, and translate these into actions • Contribute actively to the development and continuous improvement of sales forecasts and performance reporting • Identify improvement areas and lead initiatives that enhance sales operations and support business growth • Share knowledge and support colleagues in adopting new tools, processes, and best practices • Live Hitachi Energy core values of safety and integrity by taking responsibility for your actions while supporting colleagues and the business Your background • Bachelor’s degree in Engineering, Business, IT, or equivalent professional experience • Preferably you have around 3–7 years of experience within sales operations, analytics or project management • Solid understanding of sales operations frameworks, tools, and ways of working • Hands-on experience with CRM systems and sales analytics tools • Strong analytical and problem-solving skills, with the ability to turn insights into actionable improvements • Ability to work independently, take ownership, and collaborate effectively across teams • Strong communication skills, with confidence in interacting in an international environment; fluent English is required, Swedish is a plus but not mandatory More about us Are you ready for an exciting new challenge? Does the above description sound like you? Applications will be reviewed on an ongoing basis and therefore the advertisement might be made offline with short notice, don’t delay – apply today! Recruiting Manager, Michael Kornek, michael.kornek@hitachienergy.com, will answer your questions about the position. Union representatives – Sveriges Ingenjörer: Håkan Blomquist, +46 107-38 31 52, Unionen: Tomas L. Gustafsson, +46 107-38 27 47, Ledarna: Frank Hollstedt +46 10 7387043. All other questions can be directed to Lead Recruiter Christian Falevik, Christian.falevik@hitachienergy.com

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The opportunity We are looking for a junior Sales operations specialist to be part of our bushings and tap changers team in Ludvika, Sweden! Our company is committed to diversity and inclusion, and you will be part of a passionate team working with marketing, communication, and sales operations. We offer competitive compensation and benefits, as well as opportunities for career advancement and professional development. Our team is dedicated to collaboration and support, and we offer work arrangements to help you balance your personal and professional lives. As a Sales operations specialist you work in an international environment where you support our sales and marketing teams by providing training on new tools and processes, as well as leading initiatives through data-driven insights. If you are an optimistic, innovative, and social individual, and want the opportunity to make a real impact, we would love to hear from you! How you’ll make an impact Manage and coordinate business development projects related to sales operations. Develop and implement sales tools and processes to improve efficiency and effectiveness. Collaborate with cross-functional teams to ensure alignment of sales strategies and objectives. Monitor and analyze sales performance data to identify trends and areas for improvement. Assist in the development and maintenance of sales forecasts and performance reports. Continuously evaluate and improve sales operations to support business growth. Live Hitachi Energy core values of safety and integrity, which means taking responsibility for your own actions while caring for your colleagues and the business. Your background Bachelor's degree in Engineering, Business, IT, and/or a few years of equivalent work experience. Understanding of sales operations, tools and project management is considered as a merit. Excellent analytical and problem-solving skills. Experience with CRM systems and sales analytics tools. Ability to work independently and within your team. To be successful in this role we see that you have strong communicative skills and since you will be working in a global environment, being fluent in English is essential. Being fluent in Swedish is meriting but not mandatory More about us Are you ready for an exciting new challenge? Does the above description sound like you? Applications will be reviewed on an ongoing basis and therefore the advertisement might be made offline with short notice, don’t delay – apply today! Recruiting Manager, Michael Kornek, michael.kornek@hitachienergy.com, will answer your questions about the position. Union representatives – Sveriges Ingenjörer: Håkan Blomquist, +46 107-38 31 52, Unionen: Tomas L. Gustafsson, +46 107-38 27 47, Ledarna: Frank Hollstedt +46 10 7387043. All other questions can be directed to Lead Recruiter Christian Falevik, Christian.falevik@hitachienergy.com