Office Manager - Berlin

Werkstudent/in HR & Office (m/w/d)

ic! berlin

DEINE AUFGABEN Zur Unterstützung unseres Office & HR Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Werkstudent/in (20 Stunden / Woche an drei Tagen).  * Als erste Ansprechperson für unsere Mitarbeiter:innen, Gäste und Kund:innen agierst du professionell sowohl am Telefon als auch am Empfang * Du lernst alle Prozesse und Aufgaben im Office-Management wie z. B. Pflege verschiedener Programme, Pflege der Zeiterfassung der Mitarbeitenden, Kassenabrechnung, Travelmanagement etc.  * Du unterstützt die Personalabteilung bei verschiedenen administrativen Aufgaben * Du übernimmst die Verantwortung für die Postbearbeitung und die Bearbeitung von Emails * Du arbeitest bei Bestellprozessen und Rechercheaufgaben mit * Im Rahmen deiner Entwicklung übernimmst du schrittweise eigenverantwortlich Aufgaben, die dir Spaß machen. DEIN PROFIL * Werkstudenten-Status * Deutsch Kenntnisse mind. auf B2 Niveau und gute Englisch Kenntnisse * Solide Kenntnisse in MS Word, Excel, Outlook und Internet * Gutes Zahlenverständnis sowie sichere Rechtschreibung und Grammatik * Liebe zum Detail, Organisationstalent und freundliches Auftreten * Teamfähigkeit, Flexibilität und Engagement WARUM WIR? * ic! berlin Brillen zu unschlagbaren Mitarbeiterpreisen * Jährliche Firmenevents, sowie Sommerfest und Weihnachtsfier * den obligatorischen Obstkorb gibt es auch und Vanillekaffee!  FRAGEN? Bei Rückfragen kannst du dich gern an Alexandra Neubert (HR & Office Managerin) wenden: alexandra.neubert@ic-berlin.de Wir können ausschließlich Bewerbungen über unsere Karriereseite berücksichtigen. Die Vergütung richtet sich nach der Berufserfahrung, den Qualifikationen sowie den spezifischen Kompetenzen der ausgewählten Person.   Der Stundenlohn für diese Position beträgt EUR 15.-.    Sollte die ausgewählte Person über einen beruflichen Hintergrund, fachliche Expertise oder persönliche Kompetenzen verfügen, die vom ursprünglich definierten Anforderungsprofil abweichen, behält sich das Unternehmen vor, ein von der in dieser Stellenausschreibung angegebenen Vergütung abweichendes Angebot zu unterbreiten. Dies erfolgt unter Einhaltung der Transparenzanforderungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie.   Unterschiede in der Vergütung innerhalb derselben Beschäftigtengruppe beruhen ausschließlich auf objektiven, transparenten und nicht diskriminierenden Kriterien gemäß den internen Richtlinien des Unternehmens sowie den geltenden gesetzlichen Bestimmungen."

Office Manager & Team Assistant (m/w/d)

MYTY

INTRO Für unsere beiden Berliner Standorte – das House of MYTY in Berlin-Mitte und The HYVE by MYTY in der Rummelsburger Bucht – suchen wir ab sofort Verstärkung. SUMMARY Du sorgst dafür, dass im Alltag alles rund läuft – und dass sich alle wohlfühlen. Ob Mitarbeitende, Kund:innen, Creator:innen oder Besucher:innen: Dank dir ist der erste Eindruck herzlich, die Organisation on point und die Atmosphäre einfach angenehm. Die Rolle ist bewusst flexibel angelegt – Du bekommst viel Eigenverantwortung, gestaltest deinen Arbeitsalltag selbst und bringst deine Prioritäten eigenständig in eine sinnvolle Ordnung. DESCRIPTION Das sind deine Aufgaben: * Du bist die erste Anlaufstelle – persönlich, telefonisch oder digital – und sorgst dafür, dass sich alle direkt willkommen fühlen. * Du behältst den Überblick über Office- und Empfangsbereiche im House of MYTY und bringst deine Organisationstalente an beiden Orten ein. * Als zentrale Schnittstelle fürs Team, im MYTYverse und für unsere Kolleg:innen vor Ort koordinierst du, was das tägliche Miteinander leichter macht. * Bei Terminen, Workshops und Events kümmerst du dich um Kund:innen, Creator:innen und Besucher:innen – von der Begrüßung über die Raumbuchung bis zum Catering-Set-up. * Du koordinierst externe Dienstleister (Reinigung, Technik, Haustechnik, Catering & Co.) und sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft. * Du managst Post, Pakete und Lieferungen sowie den Nachschub an Snacks, Getränken, Büro- und Gym-Bedarf (Ja! Wir haben ein firmeninternes Fitnessstudio) * Du bringst das Team bei monatlichen Formaten, Lunches oder kleinen internen Events zusammen – mit viel Herz und guter Planung. Das bringst du mit: * Du hast Erfahrung im Office Management, am Empfang, in der Hotellerie/Gastronomie oder als Assistenz? Super! Wenn nicht, freuen wir uns trotzdem, wenn du mit Motivation dabei bist. * Du trittst freundlich und professionell auf – egal ob gegenüber Kund:innen, Creator:innen, Kolleg:innen oder Dienstleistern. * Du hast den Service- und Gastgeber:innen-Gedanken im Blut, organisierst gern und behältst auch dann den Überblick, wenn viele Themen parallel laufen. * Du bist flexibel, mobil und offen, dich zwischen zwei Standorten in Berlin (Mitte und Rummelsburger Bucht) zu bewegen. * Du arbeitest strukturiert und eigenständig, übernimmst gerne Verantwortung und hast Lust, die Rolle aktiv mitzugestalten. * Mit Apple- oder Google-Workspace kennst du dich aus? Du hast einen Führerschein? Nice to have – ist aber kein Muss. * Du bist offen, deine Arbeitszeiten flexibel an die Bedürfnisse beider Standorte anzupassen – bei wichtigen Terminen oder Events bist du auch mal kurzfristig erreichbar Das liefern wir: * Eine spannende, abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum * Du arbeitest mit einem engagierten Team auf Augenhöhe zusammen – kollegial, offen und mit Spaß an der Zusammenarbeit. * Raum für Kreativität und Eigenverantwortung. * Kostenfreie Mitnutzung unseres Gyms im HYVE, ausgestattet von Technogym. * Eine faire Überstundenregelung.

Office Manager, Berlin

Airbnb

Airbnb was born in 2007 when two hosts welcomed three guests to their San Francisco home, and has since grown to over 5 million hosts who have welcomed over 2 billion guest arrivals in almost every country across the globe. Every day, hosts offer unique stays and experiences that make it possible for guests to connect with communities in a more authentic way. The Community you will join: The Office Manager plays a critical role in delivering a seamless and welcoming office experience by coordinating daily office operations, supporting local leaders and employees, and ensuring the office is prepared to enable great work, connection, and gathering. This role partners closely with the country manager and several teams to ensure the office remains an effective, connected, and highly functional workplace. This role serves as a key coordinator across many teams including: Workplace Operations, vendors, Gathering, Security, IT, Office of the CEO, Mission Control and Employee Experience. The Office Manager helps ensure the office is consistently ready to welcome employees, leaders, guests, and visitors while supporting the experiences that bring Airbnb's culture to life. This role combines strong operational execution, hospitality, organization, and administrative coordination to create an environment where employees feel supported and connected. This role reports to the Country Manager and has dotted line accountability to the Regional Workplace Operations and Gathering Teams and will join team meetings. The Difference You Will Make: As an Office Manager, you help bring Airbnb's culture to life through exceptional execution and service. You will coordinate daily office operations, support local leaders, facilitate gatherings and leadership visits, and serve as a trusted resource for employees and visitors. Through strong organization, hospitality, and attention to detail, you help create an office experience that feels welcoming, seamless, and connected. Success in this role requires excellent judgment, strong relationship-building skills, operational rigor, and a proactive approach to identifying and resolving issues before they impact the employee experience. A Typical Day: Support the Office Experience * Help ensure the office is welcoming, organized, and operationally ready each day. * Serve as a visible and approachable presence for employees, visitors, and guests. * Support day-to-day workplace experience programs and services. * Monitor office needs and proactively address issues or escalate to global and regional counterparts as needed. * Help maintain hospitality standards across office spaces, meeting rooms, and shared environments. Coordinate Office Operations * Support the daily coordination of workplace operations, hospitality services, food programs, and office amenities. * Partner with vendors and service providers to ensure consistent delivery of services and timely issue resolution. * Monitor workplace conditions and employee feedback. * Track office requests, operational issues, and follow-up actions. * Identify opportunities for improvement and communicate recommendations to regional leader and global ops team. * Maintain office documentation, communications, and operational processes. * Support implementation of office standards and playbooks. * Support office utilization reporting. Leadership & Administrative Support * Serve as a trusted admin partner to the Country Manager. * Provide calendar booking support, meeting coordination and room scheduling support for the Country Manager. * Partner with executive administrative partners to coordinate logistics for leadership visits, executive meetings, and business gatherings. * Serve as a local resource for employees and leaders navigating office services and resources. This role is not responsible for travel booking, expense management. This role only supports Country Manager diary/calendar support. Support Gatherings & Connection * Coordinate logistics for local gatherings, leadership visits, and employee engagement activities. * Support gatherings, leadership visits and employee engagement activities across the region as needed. * Partner with the Workplace Operations team and Regional Gathering Manager to support successful delivery of events and connection moments. * Ensure meeting spaces, hospitality elements, vendors, and attendee experiences are prepared and executed effectively. * Support the delivery of connection and community-building experiences within the office by following global guidance and toolkits, while adapting them to local needs. Build Strong Relationships * Develop positive working relationships with employees, leaders, Executive Assistants, vendors, and cross-functional partners. * Support a culture of hospitality, responsiveness, and service. * Gather employee feedback and share insights to improve the office experience. * Help foster an environment where employees feel welcomed, informed, and connected. Your Expertise: * 5+ years of experience in office management, workplace experience, hospitality, events, administration, employee experience, or related fields. * Strong organizational and project coordination skills. * Experience coordinating meetings, events, leadership visits, or workplace programs. * Excellent communication and interpersonal skills. * Strong attention to detail and follow-through. * Ability to manage multiple priorities and work effectively in a fast-paced environment. * Hospitality mindset with a passion for creating positive experiences. * Strong problem-solving skills and sound judgment. * Experience partnering with vendors and cross-functional stakeholders is preferred. * Full professional proficiency in English and German. Your Location: This position needs to be based in the Berlin office 5 days a week. Our Commitment To Inclusion & Belonging: Airbnb is committed to working with the broadest talent pool possible. We believe diverse ideas foster innovation and engagement, and allow us to attract creatively-led people, and to develop the best products, services and solutions. All qualified individuals are encouraged to apply.   How We'll Take Care of You: Our job titles may span more than one career level. The actual base pay is dependent upon many factors, such as: training, transferable skills, work experience, business needs and market demands. The base pay range shown below is annualized, is subject to change and may be modified in the future. This role may also be eligible for bonus, equity, benefits, and Employee Travel Credits. Germany Annual Pay Range €68.000—€80.000 EUR