Project Assistant (m/w/d) im Chairman’s Office

Munich Security Conference

IHRE AUFGABEN: An der Schnittstelle Publications & Participations unterstützen Sie im Vorfeld der Münchner Sicherheitskonferenz (MSC) 2026 bei der Vorbereitung und Durchführung des Versands des jährlich erscheinenden Munich Security Reports (MSR) sowie bei unterschiedlichen Projekten im Rahmen der Hauptkonferenz. Ihre Aufgaben umfassen die Bereiche des Teilnahmemanagement, die Pflege der sensiblen Daten der MSC Datenbank, die Recherche von Teilnehmer:innen und relevanten Datensätzen sowie die Unterstützung beim Versand des MSR. Als Schnittstelle zwischen zwei Departments erhalten Sie Einblick in zwei Bereiche gleichzeitig. Darüber hinaus arbeiten Sie eng mit den verschiedenen Departments der MSC zusammen. Sie kommunizieren direkt mit unseren Teilnehmer:innen und stehen in engem Austausch mit Botschaften, Behörden und Dienstleistungsunternehmen. Sie erstellen Einladungen, koordinieren die Registrierung, erarbeiten Konzepte und bringen sich unmittelbar in die Planung und Ausführung der Veranstaltungen ein. Zudem lernen Sie die Grundlagen des Project Managements für internationale politische Konferenzen kennen und erhalten nicht nur einen einzigartigen Einblick in die Organisation des weltweit größten Forums für sicherheitspolitische Themen, sondern auch in Vorgänge der internationalen Diplomatie und des Protokolls. IHR PROFIL: Sie … sind ein Organisations- und Improvisationstalent und haben keine Schwierigkeiten, auch für unerwartete Probleme kreative Lösungen zu finden?   … verfügen über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, können sich diplomatisch geschickt ausdrücken und vermitteln und sprechen Englisch auf einem hohen Niveau?   … arbeiten eigenständig und strukturiert mit sensiblen Daten und sind ein Teamplayer?   … arbeiten gewissenhaft, sorgfältig und detailorientiert, auch wenn es mal hektisch wird?  … haben ein Verständnis für internationale Politik und bereits erste Einblicke in das Veranstaltungsmanagement sowie Kenntnisse im diplomatischen Protokoll?  … verfügen über gute Kenntnisse in Excel sowie den weiteren gängigen Microsoft-Office-Programmen?   … haben bereits Erfahrung in der Verwaltung und Pflege von Datenbanken?  Dann sind Sie bei uns im Team genau richtig! WIR BIETEN: * Purpose:Abwechslungsreiche und vielseitige Aufgabenin einer modern geführten, gemeinnützigen Organisation mit hoher internationaler Reputation   * Teamgeist: offene, freundliche und schnelle Kommunikation sowie flache Hierarchien, dazu hochmotiviertes Team mit Du-Kultur, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird   * Moderne Arbeitsplatzausstattung: Büros im Herzen Münchensbzw. Berlins,dazu kostenloses Obst und breite Auswahl freier Getränke  * Benefits & Wertschätzung: regelmäßige Teamevents,Urban Sports ClubMitgliedschaft u.v.m.  * Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Münchner Sicherheitskonferenz sowie Möglichkeit zur Teilnahme an der Münchner Sicherheitskonferenz  WEITERE INFORMATIONEN: Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir Project Assistants (m/w/d), die uns bei der Vorbereitung und Durchführung der MSC 2027 unterstützen.   Der Tätigkeitsbereich ist im Team Conference Management - Participation (50%) und Publications (50%) mit Schwerpunkt Munich Security Report. * Standort:MünchenundBerlin(remote möglich) * Zeiträume der Stellen:  * 15.9.2026– 31.3.2027 * Bewerbungsfrist: 15.07.2026 Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen.

Munich Security Conference

IHRE AUFGABEN: Die MSC empfängt jedes Jahr eine große Anzahl hochrangiger Persönlichkeiten und Delegationen aus Politik, Wirtschaft, Militär und Zivilgesellschaft. Dementsprechend sind bei dieser Veranstaltung außerordentliche Sicherheitsvorkehrungen erforderlich. Als Project Assistant im Bereich Veranstaltungssicherheit sind Sie für die konzeptionelle Unterstützung der Sicherheitsplanungen für die MSC 2027 zuständig und arbeiten dabei eng mit allen relevanten Stakeholdern zusammen. Sie sind außerdem für das interne und externe Informationsmanagement verantwortlich und werden auf diese Weise mit einer Vielzahl unterschiedlicher Akteure in direktem Austausch stehen. Ihre Position als Project Assistant im Teilbereich Veranstaltungssicherheit des Teams Protocol ermöglicht es Ihnen, vor und während der Konferenz einen Blick „hinter die Kulissen“ zu werfen und mit einem hohen Maß an Eigenverantwortlichkeit zum Gelingen der MSC 2026 beizutragen. IHR PROFIL: Sie   … befinden sich im Bachelor- oder Masterstudium (oder haben Ihr Studium gerade abgeschlossen) der Fachrichtung Sicherheitsmanagement, oder mit einem gesellschafts- bzw. politikwissenschaftlichen Schwerpunkt?   … besitzen ausgeprägte koordinative Fähigkeiten und haben Spaß an der Ausarbeitung von Konzeptpapieren inklusive Lektoratsarbeit?   … verfügen über erste Erfahrungen im Bereich der Unternehmens- bzw. Veranstaltungssicherheit oder weisen Affinität für diese Themenbereiche auf?   … sind ein/e multitasking-fähige/r Teamplayer:in, der/die sich auch unter Stress nicht aus der Ruhe bringen lässt?   … zeigen Eigeninitiative, arbeiten strukturiert und mit Liebe zum Detail?   … kommunizieren präzise und fühlen sich auf dem diplomatischen Parkett wohl?   … vertreten eine „hands-on“ Mentalität und finden für unerwartete Probleme praktikable Lösungen?   Dann sind Sie bei uns im Team genau richtig! WIR BIETEN: * Purpose: Abwechslungsreiche und vielseitige Aufgaben in einer modern geführten, gemeinnützigen Organisation mit hoher internationaler Reputation   * Teamgeist: offene, freundliche und schnelle Kommunikation, dazu ein hochmotiviertes Team mit Du-Kultur in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird   * Moderne Arbeitsplatzausstattung: Büros im Herzen Münchens bzw. Berlins, dazu kostenloses Obst und breite Auswahl freier Getränke  * Benefits & Wertschätzung: regelmäßige Teamevents, vergünstigte Urban Sports Club Mitgliedschaft u.v.m.  * Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Münchner Sicherheitskonferenz sowie Möglichkeit zur Teilnahme an der Münchner Sicherheitskonferenz  WEITERE INFORMATIONEN: Standort München Zeiträume der Stellen 01.10.2026 – 31.03.2027 Bewerbungsfrist 26.06.2025   Voraussichtlicher Zeitraum für 29.06.2026 – 03.07.2026 Bewerbungsgespräche

Munich Security Conference

IHRE AUFGABEN: Als Teil des Production Teams unterstützen Sie die logistische Konzeption und Durchführung der alljährlich stattfindenden Hauptkonferenz im Februar 2027. Sie sind im MSC Team Schnittstelle für alle Bereiche, wie z.B. Programs, Partnerships & Development, Strategic Projects, Participation, Protocol, Communications sowie Finance & Administration.  Neben der sehr engen Zusammenarbeit mit sämtlichen Abteilungen der MSC ist das Production Team erster Ansprechpartner für sämtliche externe Dienstleister und fungiert damit als Dreh- und Angelpunkt, um die vielen kreativen Ideen, die in der Vorbereitungsphase entstehen, zum Leben zu erwecken und in die Tat umzusetzen.    Am Konferenzwochenende selbst werden Sie aktiv in diverse operative und logistische Abläufe eingebunden und gewinnen nicht nur einen tiefen Einblick hinter die Kulissen, sondern gestalten aktiv mit. Dabei geht es nicht nur um die Koordination der gesamten Eventprozesse, das Branding des gesamten Konferenzbereichs, die Betreuung von Partnern und externen Dienstleistern mit Blick auf organisatorische Details, die logistische Anbindung für Kommunikationsprozesse, sondern auch um die Koordinierung mit externen Behörden. Es handelt sich um einen sehr an der Praxis orientierten Aufgabenbereich. Sie werden viel mit Excellisten arbeiten, Lagerverwaltungs- und Umzugsthemen bearbeiten, vieles über Eventbranding erfahren und sich mit Raumverwaltung auseinandersetzen. Gute, zielgerichtete und genaue Kommunikation spielt dabei eine entscheidende Rolle.       IHR PROFIL: * Sie arbeiten eigenständig, strukturiert, höchst präzise, lösungsorientiert und sind bereit, Verantwortung zu tragen?  * Sie haben eine schnelle Auffassungsgabe, sind motiviert, sich auch gestalterisch einzubringen und haben Interesse an Projektplanung?  * Sie sind ein Organisations- und Improvisationstalent und haben keine Schwierigkeiten, auch für unerwartete Probleme kreative Lösungen zu finden? * Sie haben ein Gefühl für Gestaltung, Eventmarketing und kennen die Grundlagen eines gelungenen Brandings?  * Sie haben bereits erste berufliche Erfahrungen gesammelt und weisen ein besonderes Interesse für Außen- und Sicherheitspolitik auf? * Sie können sich in schwierigen Situationen auf eine diplomatische Art und Weise durchsetzen, verhandeln souverän mit Partnern und Dienstleistern?   * Sie sind ein/e Multitasking-fähige/r TeamplayerIn, der/die sich auch unter Stress nicht aus der Ruhe bringen lässt und den Überblick behält? * Sie können im interkulturellen Umfeld der MSC ohne Probleme in jeder Situation auf Deutsch und Englisch kommunizieren? * Sie verfügen über sehr gute Englischkenntnisse sowie profunde EDV-Kenntnisse? * Sie sind bereit und haben die Möglichkeit, bei Bedarf auch aus dem Home Office zu arbeiten? Dann sind Sie bei uns im Team genau richtig!   WIR BIETEN: * Purpose: Abwechslungsreiche und vielseitige Aufgaben in einer modern geführten, gemeinnützigen Organisation mit hoher internationaler Reputation   * Teamgeist: offene, freundliche und schnelle Kommunikation sowie flache Hierarchien, dazu ein junges und hochmotiviertes Team mit Du-Kultur, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird   * Moderne Arbeitsplatzausstattung: Büros im Herzen Münchens, dazu kostenloses Obst und breite Auswahl freier Getränke  * Benefits & Wertschätzung: regelmäßige Teamevents, Urban Sports Club Mitgliedschaft u.v.m.  * Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Münchner Sicherheitskonferenz auch während des Konferenzwochenendes.  WEITERE INFORMATIONEN: Zur Verstärkung unseres Teams in München suchen wir Project Assistants (m/w/d), die uns bei der Vorbereitung und Durchführung der MSC 2027 unterstützen.  * Standort: München  * Zeiträume der Stellen: 15.10.2026 - 31.03.2027 * Bewerbungsfrist: 03.07.2026 * Voraussichtlicher Zeitraum für Vorstellungsgespräche: Mitte bis Ende Juli 2026 Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen. Frühzeitige Bewerbungen sind ausdrücklich erwünscht.