Projektassistenz (m/w/d), Vollzeit

Social Impact gGmbH

DIE ROLLE: DEIN JOB MIT IMPACT Mit dem Projekt StartHope@Home unterstützen wir rückkehrinteressierte Geflüchtete und Migrant:innen dabei, berufliche Perspektiven für eine nachhaltige Reintegration in ihren Herkunftsländern zu entwickeln und ihre berufliche Zukunft im Herkunftsland selbstbestimmt zu gestalten. Damit das gelingt, braucht es Menschen, die den Überblick behalten, Prozesse zuverlässig steuern und dafür sorgen, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert. Als Projektassistenz (m/w/d) unterstützt du unser Team dabei, administrative Abläufe zu organisieren, Daten und Dokumentationen zuverlässig zu pflegen und digitale Prozesse weiterzuentwickeln. So schaffst du die Grundlage dafür, dass sich das Projektteam auf die Arbeit mit den Teilnehmenden konzentrieren kann. Die Stelle ist zunächst bis zum 31.08.2028 befristet. Einsatz vorzugsweise am Standort Leipzig. Stellenumfang Teil- oder Vollzeit 20 – 40 Std./Wo. DEINE AUFGABEN: * Du sorgst dafür, dass projektbezogene Daten vollständig und qualitativ hochwertig erfasst werden. * Du erstellst Statistiken und Auswertungen und bereitest diese übersichtlich für das Projektteam auf. * Du arbeitest dich eigenständig in neue digitale Tools ein und unterstützt deren Einführung im Projekt. * Du entwickelst Vorlagen, Dokumente und administrative Abläufe kontinuierlich weiter und trägst zu effizienten (digitalen) Prozessen bei. * Du organisierst Teammeetings, bereitest sie vor und nach und dokumentierst Ergebnisse nachvollziehbar. * Du koordinierst interne Abstimmungen und unterstützt die Planung und Durchführung gemeinsamer Teamformate. * Du übernimmst administrative Aufgaben, z. B. bei der Dokumentation von Ausgaben, der Ablage projektrelevanter Unterlagen und der Sicherstellung einer strukturierten Projektorganisation. DAS BRINGST DU MIT: * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation – idealerweise mit erster Erfahrung in der Projektassistenz, Projektkoordination oder im administrativen Projektumfeld. * Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel, Word und PowerPoint, sowie ausgeprägtes Interesse an digitalen Tools. * Eine strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit einem ausgeprägten Organisationstalent. * Freude daran, Prozesse zu koordinieren, den Überblick zu behalten und Dinge zuverlässig umzusetzen. * Teamgeist, Kommunikationsstärke und eine lösungsorientierte Arbeitsweise. * Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. DEINE SOCIAL IMPACT EXPERIENCE * Struktur mit Sinn: Deine Arbeit schafft die organisatorische Grundlage dafür, dass Menschen auf ihrem Weg in eine berufliche Zukunft bestmöglich unterstützt werden. * Zusammenarbeit auf Augenhöhe: Du arbeitest eng mit einem engagierten Projektteam zusammen und bist zentrale Ansprechperson für organisatorische Themen. * Eigenverantwortung statt Routine: Du organisierst deinen Aufgabenbereich selbstständig und gestaltest Arbeitsabläufe aktiv mit. * Flexibel Arbeiten: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit mobil zu arbeiten ermöglichen dir eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. * Anstellungsart: zunächst bis 31.10.2028 befristet (projektgebundene Befristung). DEIN WEG ZU UNS 1. Bewirb dich mit deinem Lebenslauf, einem kurzen Motivationsschreiben und relevanten Zeugnissen. 2. In einem ersten Gespräch lernen wir uns kennen und sprechen über die Rolle, deine Erfahrungen und deine Fragen. 3. Wenn es für beide Seiten passt, freuen wir uns darauf, dich bald in unserem Team willkommen zu heißen. Du hast Lust, ein gesellschaftlich relevantes Projekt mit deinem Organisationstalent, deiner Kommunikationsstärke und deinem Blick fürs Detail zu unterstützen? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Bodensteiner Gruppe

DEINE AUFGABEN Als Projektassistenz (m/w/d) unterstützt Du uns am Standort Traben-Trarbach bei der Planung, Organisation und Durchführung verschiedenster Veranstaltungen und Projekte. Du bist eine zentrale Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden und sorgst mit Deiner strukturierten Arbeitsweise dafür, dass alles reibungslos läuft. Deine konkreten Aufgaben sind u. a.: * Event- und Meeting-Management: Du unterstützt die Projektleitung im operativen Tagesgeschäft und bei der Umsetzung von Veranstaltungen und Projekten. Dabei übernimmst Du organisatorische und administrative Tätigkeiten wie Terminplanung, Protokollführung und die Koordination von Abläufen. * Vor- und Nachbereitung von Unterlagen: Du sorgst dafür, dass alle notwendigen Unterlagen vollständig und korrekt aufbereitet sind. * Vorbereitung vertraglicher Unterlagen: Du erstellst und prüfst Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und andere relevante Dokumente, die für die Veranstaltungen erforderlich sind. * Kontakt zu Mitarbeitenden: Du stehst unseren Mitarbeitenden bei Fragen zur Seite und bist eine verlässliche Ansprechperson und kümmerst dich um die Kommunikation mit Partnern, Kunden und Dienstleistern und hältst alle Beteiligten auf dem Laufenden. * Arbeiten mit internen Tools: Du nutzt und pflegst unsere internen Systeme, um Prozesse reibungslos abzuwickeln. * Unterstützung der Personalbetreuung: Du unterstützt das Team vor, während und nach den Veranstaltungen – sei es durch Organisation, Koordination oder direkte Betreuung der Mitarbeitenden. * Hohe Reisebereitschaft: Du bist bereit, mit uns zu spannenden Festivals wie Parookaville, Nature One und anderen Veranstaltungen zu reisen. WOMIT DU UNS BEGEISTERST * Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation * Erste Erfahrungen in der Projektarbeit im Bereich Assistenz, Projektmanagement oder Veranstaltungsorganisation sind von Vorteil, aber kein Muss * Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und verlierst auch bei mehreren Aufgaben nicht den Überblick und arbeitest sorgfältig * Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen (Word, Excel, Outlook) * Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen * Flexibilität und die Bereitschaft, am Nachmittag, an Wochenenden und gelegentlich an anderen Orten zu arbeiten, sind für Dich selbstverständlich DAS BIETEN WIR DIR * Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit flexiblen Gleitzeitmodellen * Die Option, in Teilzeit (mindestens 25 Stunden pro Woche, überwiegend nachmittags) oder in Vollzeit tätig zu sein * Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit spannenden Projekten und Events * Die Möglichkeit, in einem engagierten und kreativen Team mitzuwirken * Eigenverantwortliche Aufgaben und Raum für Deine Ideen * Eine direkte Zusammenarbeit in einem inspirierenden Umfeld – Remote-Arbeit ist nicht möglich, aber dafür gibt es viel persönlichen Kontakt * Einblicke hinter die Kulissen einzigartiger Veranstaltungen * Kurze Entscheidungswege durch flache Hierarchien * Individuelle Einarbeitung mit persönlichem Weiterbildungsangebot * Betriebliche Altersvorsorge und Krankenversicherung, Job-Rad, Corporate Benefits JETZT BEWERBEN! WAS DU DAFÜR TUN MUSST? Hast Du Lust, mit uns durchzustarten? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung! Lass uns wissen, warum Du perfekt zu uns passt und ab wann du starten kannst. Bewirb Dich jetzt und werde Teil unserer Erfolgsgeschichte! DEINE ANSPRECHPARTNERIN/DEIN ANSPRECHPARTNER Marlen Jentsch | Personalleiterin | +49 (0) 6541 / 8141-223 | mj@bodensteiner-gruppe.de Spektralwerk Service GmbH ist ein Unternehmen der Bodensteiner Gruppe.

hhpberlin

WAS WIR BIETEN Für unseren Standort in Düsseldorf suchen wir eine Projektassistenz / Teamsassistenz (m/w/d) mit Begeisterung für Backoffice Tätigkeiten als Unterstützung für unsere Brandschutz- und Prüfingenieur:innen. Halte ihnen im täglichen Geschäft den Rücken frei. Verstärke unser Projektmanagement, hilf uns bei der Projektverwaltung und sorge für eine termingerechte Abwicklung. Mit deiner Offenheit fällt es dir leicht, auf unsere Ingenieur:innen und Kunden zuzugehen, und du liebst es, zu koordinieren. Wir lassen dich gern! Optimaler Weise hast du eine Ausbildung als Bürokaufmann/-frau oder als Managementassistenz und schon Berufserfahrungen gesammelt. Wir bieten dir ein zukunftssicheres und freundliches Arbeitsumfeld und möchten, dass du Spaß hast und dich bei uns wohl fühlst. Dafür wirst du täglich durch nette Kolleg:innen, modernste Technik und eine fortschrittlichen Arbeitsumgebung unterstützt.  Was brauchen wir? * Unterstützung im Back Office und allgemeine Büroorganisation (Events, Material, Administration) * Zuarbeit für Ausschreibungen, Wettbewerbe u.ä.  * Projektmanagement - Selbständige Bearbeitung von Angeboten, Anfragen und Rechnungslegungen * Bearbeitung von Post- und E-Mail-Aufträgen * Erstellen von Präsentationen in PowerPoint * Aktive und nachfassende Kommunikation mit Ingenieur:innen und Kunden * Pflege von Kunden- und Projektdaten WAS DU MITBRINGST * Du bist ein kommunikativer Teamplayer und behältst immer den Überblick * Du hast Spaß am Koordinieren und neuen Herausforderungen * Du hast Lust auf eine hoch innovative Arbeitsumgebung, die Dir enorm viel Freiraum bietet – beruflich wie privat * Du hast den gleichen Anspruch an Arbeits- und Lebensqualität wie wir * Du kommunizierst und dokumentierst sicher in deutscher Sprache ...dann komm zu hhpberlin und gehe deinen Weg mit uns weiter. Ach So...Zeit für Familie und Freizeit ist uns genauso wichtig wie Dir. Teile Dir Deine Arbeit selbst ein und nutze unsere flexiblen Arbeitsmöglichkeiten.