Office Manager / Team Assistenz (gn)

ÜBER UNS Willkommen in der digitalen Kanzlei von morgen! Du liebst Zahlen, Prozesse und möchtest in einem modernen, digitalen Umfeld arbeiten?  Wir sind eine Steuerkanzlei mit rund 120 Mitarbeitenden und suchen Verstärkung im für unsere interne Buchhaltung und Faktura. Bei uns triffst du auf automatisierte Abläufe, ein motiviertes Team und jede Menge Gestaltungsfreiraum. Hier laufen digitale Buchhaltung, Kalkulation sowie kaufmännische und betriebswirtschaftliche Prozesse zusammen. Werde Teil unseres Teams und mach mit uns den nächsten Schritt in Richtung Zukunft! DEINE AUFGABEN Finance & Buchhaltung * Erstellung unserer digitalen Kanzlei-Buchhaltung (DATEV Kanzleirechnungswesen) * Durchführung von Zahlungsverkehr, SEPA-Lastschriften und Umsatzsteuer-Voranmeldungen * Erstellung von Monatsauswertungen und Mitarbeit an den Kanzlei-Reports Abrechnung & kaufmännische Prozesse * Erstellung und Pflege unserer Honorarabrechnungen * Prüfung und Freigabe von Aufträgen sowie Überwachung offener Auftragsbestände * Pflege von Debitoren-Stammdaten und Durchführung des Mahnwesens Analyse & Kalkulation * Kalkulation und betriebswirtschaftliche Analyse von Mandantenaufträgen * Unterstützung bei administrativen und organisatorischen kaufmännischen Tätigkeiten DEIN PROFIL * Abgeschlossene steuerfachliche Ausbildung (z.B. Steuerfachangestellte/r) oder Bilanzbuchhalter/in. * mehrjährige Berufspraxis im Bereich Buchhaltung * Sehr gute Kenntnisse in der Buchhaltung und Erfahrungen in der Kostenstellen-Buchhaltung * Sehr gute Kenntnisse im DATEV-Rechnungswesen. * Sichere MS Office Kenntnisse (Word, Excel, Outlook) * IT-Affinität und Verständnis für digitale Prozesse * Strukturierte, verantwortungsbewusste und teamorientierte Arbeitsweise DAS ERWARTET DICH Modernes Arbeiten * Digitale Kanzlei mit DATEV, Top-IT-Infrastruktur & eigener IT-Abteilung * Flexibles Arbeiten: Home-Office nach Bedarf + flexible Arbeitszeiten Persönliche Weiterentwicklung * Durchdachtes Onboarding, Mentoring & individueller Schulungsplan * Regelmäßige Entwicklungsgespräche & echte Perspektiven Team & Kultur * Offene DU-Kultur, flache Hierarchien & ein wertschätzendes Miteinander * Regelmäßige Teamevents – weil Erfolg gemeinsam am meisten Spaß macht WIR BIETEN * 30 + 2 Urlaubstage * Jobticket & Jobrad * Krankheitskostenvereinbarung bis 600 € jährlich * Monatlicher 50 € Gutschein steuerfrei·          * Weiterbildung: Wir fördern deine fachliche Entwicklung aktiv·          * Sehr gute Verkehrsanbindung inkl. Parkplatz * … und viele weitere Vorteile einer wachsenden, modernen Kanzlei! Bereit für den nächsten Schritt? Es braucht nicht viel - Lebenslauf und deinen Gehaltswunsch – wir freuen uns auf dich! Kontakt: Michéle Arndt | Tel. +49 721 9633‑130 | bewerbung@mhp-kanzlei.de

WIR SUCHEN SIE ALS VERSTÄRKUNG ZUM NÄCHSTMÖGLICHEN ZEITPUNKT Als Teil eines eingespielten Teams sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft und sind eine verlässliche Schnittstelle zwischen unseren Kunden, Interim Managern und Atreus. Sie arbeiten vorausschauend, strukturiert und serviceorientiert, setzen Prioritäten sicher und unterstützen unsere Direktoren mit einem pragmatischen, lösungsorientierten Ansatz. Auch in dynamischen Situationen behalten Sie den Überblick und tragen mit einer professionellen, wertschätzenden Zusammenarbeit wesentlich zum Erfolg des Teams bei. AUFGABEN Administrative und organisatorische Unterstützung * Unterstützung des Direktors im Tagesgeschäft * Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben * Korrespondenz und Telefonate mit Kunden und Interim Managern * Terminkoordination intern und extern * Reiseplanung sowie Durchführung von Reisekostenabrechnungen intern und extern * Schnittstelle zur Buchhaltung, insbesondere bei Vorbereitungen für die Rechnungserstellung und bei der Rechnungsprüfung * Koordination der Ansteuerung für die Vertragsgestaltung mit Legal * Erstellung von Auswertungen, Präsentationen und Berichten * Kontinuierliche Pflege der Datenbank, insbesondere von Kontakten, Firmen, Projekten und KPI Vertriebsunterstützung und Projektbegleitung * Projektbezogene Vertriebsunterstützung über den gesamten Projektverlauf * Pflege von Projekten in der Datenbank – von der Anfrage bis zum Mandatsende * Organisation projektbezogener Termine, zum Beispiel Manager-Interviews, Manager-Präsentationen und Review-Meetings * Betreuung von Interim Managern bis zur Vertragsunterzeichnung und während der laufenden Mandatszeit * Vorbereitung von Unterlagen für Manager-Präsentationen, zum Beispiel Dossiers und Übersichten zu Kernkompetenzen * Unterstützung des Direktors bei Forecast, Vertriebscontrolling sowie im Neu- und Bestandskundengeschäft * Recherche und inhaltliche Vorbereitung von Kundenterminen, insbesondere bei Neukunden oder inaktiven Bestandskunden * Erstellung von Unternehmensprofilen sowie Recherche zu Unternehmensinformationen, aktuellen Stellenausschreibungen und relevanten Nachrichten zu Atreus Kunden * Koordination von Referenztelefonaten * Vorbereitung von Kundenterminen und Präsentationen * Vorbereitung und Begleitung verschiedener Vertriebsaktivitäten * Unterstützung des Direktors bei der Kontaktpflege im Bestandskundenmanagement Veranstaltungsorganisation und interne Zusammenarbeit * Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Atreus Veranstaltungen, insbesondere Kunden-, Manager- und internen Veranstaltungen * Betreuung und Unterstützung von Veranstaltungen vor Ort * Aktive Mitwirkung am Atreus Netzwerk in enger Abstimmung mit anderen Abteilungen * Bindeglied zwischen Atreus intern, dem Direktor, Managern und Kunden * Unterstützung in der Solution-Group-Arbeit im Team * Unterstützung der weiteren Integration von Atreus in den Heidrick Konzern sowie der internationalen Vernetzung Teamplayer und Supporter * Wertschätzende, prozesskonforme und verlässliche Zusammenarbeit mit Kollegen und Fachabteilungen, insbesondere mit Direktoren, HR, Buchhaltung und Marketing * Übergreifendes, mitdenkendes und positiv unterstützendes Handeln in der Zusammenarbeit mit Direktoren-Kollegen und internen Schnittstellen * Aktive, pragmatische und lösungsorientierte Mitarbeit mit klarem Fokus auf Prioritäten, Unternehmensentwicklung und Unternehmenskultur PROFIL * Abgeschlossene kaufmännische oder vertriebsnahe Ausbildung * Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im Dienstleistungs- und Vertriebsumfeld * Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften und verschiedenen internen sowie externen Stakeholdern * Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint * Erfahrung im Umgang mit CRM-Tools und Datenbanken * Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse * Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, eigenverantwortliche und serviceorientierte Arbeitsweise * Hohe Verbindlichkeit, Diskretion und ein gutes Gespür für Prioritäten * Souveränität in einem dynamischen, digitalen Arbeitsumfeld * Teamorientierung, Kommunikationsstärke und Freude an einer unterstützenden, koordinierenden Rolle WARUM WIR? * Unbefristetes Arbeitsverhältnis * Mitarbeiterqualifizierungsmöglichkeiten * Ein motiviertes Team mit flachen Hierarchien * Abwechslungsreiche Tätigkeiten * Regelmäßige Teamevents * Flexibles Arbeiten zwischen Office und Home Office (50 / 50) * 30 Tage Urlaub * Zentrale Lage in München mit sehr guter MVV-Anbindung * Mitarbeiterparkplätze oder Zuschuss zu Fahrtkosten * Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge Unsere Unternehmenskultur ist geprägt von Wertschätzung, Kommunikation, Teaming und Vertrauen.