Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns omkring 46 000 studenter och 8 500 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.
Beskrivning av arbetsplatsen
Vid fysiska institutionen arbetar drygt 400 personer vid sju forskningsavdelningar och ett antal större centrumbildningar. Forskningen vid institutionen täcker ett brett spektrum av modern fysik. Läs mer på http://www.fysik.lu.se. Institutionens kansli består av cirka 35 personer som stöttar kärnverksamheten med service inom bland annat administration, ekonomi och kommunikation.
Vi söker nu en vikarierande forskningsadministratör med uppdraget arbeta med grundutbildningens studieadministration samt stötta institutionens forskningsavdelningar.
Arbetsuppgifter och ansvarsområden
Vikariatet erbjuder ett omväxlande och stimulerande arbete med eget ansvar, hög servicegrad och arbete i team. Den huvudsakliga kontakten är med de lärare och de verksamheter du stöttar, men du ingår också i en arbetsgrupp med andra administratörer som har motsvarande uppdrag där ni har gemensamma processer och bistår varandra. Institutionens internationella miljö innebär många engelsktalande studenter, doktorander, anställda och gäster. Du ansvarar för att arbetet genomförs på ett noggrant och rättssäkert sätt i enlighet med gällande regelverk.
Utbildningsadministrationen innebär att bistå med service till både studenter och lärare i samband med antagning, kursstarter och tentamina. Du arbetar i system såsom Ladok, Time Edit och Canvas. Mängden arbete varierar över året med perioder av hög arbetsbelastning under terminsstart och tentamensperioderna, och lugnare perioder däremellan.
Arbetet som stöd till institutionens forskningsavdelningar innefattar verksamhetsnära stöd och service med bland annat reseräkningar, resebokningar och diverse administrativa sysslor i samband med disputationer, beställningar och diarieföring. Du arbetar i system såsom Lucat, Primula och Proceedo.
Arbetsuppgifterna består av verksamhetsnära service med administrativa uppgifter, bland annat:
Bistå lärare i planering och organisering av examinationer
Boka och arbetsleda skrivvakter samt sköta viss administration av deras anställning
Hantering av registreringar, betygsrapportering, tillgodoräknanden och intyg m.m. i Ladok
Administration av ämnenas Canvasytor
Information till studenter och allmänhet, på både svenska och engelska
Administrativt stöd till lärare och studierektor
Arkivera och diarieföra material i W3D3
Hantering av reseräkningar och resebokningar
LUCAT-administration
Bistå i hantering av behörigheter i passagesystem och tillträde till lokaler
Övriga administrativa göromål såsom lokalbokningar, inköp av kontorsmaterial, fikabeställningar m.m.
Ekonomirelaterade arbetsuppgifter såsom konteringar, inkommande fakturor m.m. kan förekomma
Kvalifikationer
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Du är serviceinriktad och har en positiv framtoning. Du behöver kunna arbeta självständigt och strukturera, planera och hantera din arbetsmängd och prioritera i löpande arbetet. Du är noggrann. Det är viktigt att du är stresstålig eftersom arbetstempot tidvis är högt.
Vi ser även att du har ett intresse för att utveckla och effektivisera arbetet, där vårt stöd till kärnverksamheten alltid är i främsta rummet.
Krav för anställningen är:
Gymnasieutbildning med ekonomisk inriktning
Erfarenhet av utbildningsadministrativt arbete inom universitet eller högskola
Erfarenhet av administrativt stöd- och servicearbete inom universitet eller högskola
Erfarenhet av arbete i administrativa system
Mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på såväl svenska som engelska
Meriterande för anställningen är:
Erfarenhet av följande administrativa system: LUCAT, TimeEdit, W3D3, Primula, Lupin, Canvas och Raindance
God erfarenhet av arbete i Office 365
Hänsyn tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom institutionen och kansliet samt bidra till dess framtida utveckling
Övrigt
Vikariat, 100 % fr.o.m. 1 oktober 2026 t.o.m. 24 september 2027.
Så här söker du
Ansökan ska innehålla CV och personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc)”.
Välkommen med din ansökan!
Vid Naturvetenskapliga fakulteten bedrivs forskning och utbildning inom astronomi, biologi fysik, geovetenskap, kemi, matematik, medicinsk strålningsfysik, miljövetenskap och naturgeografi. Verksamheten bedrivs inom norra universitetsområdet. Fakulteten har ca 1 900 studenter, 330 forskarstuderande och 730 anställda.
Fysiska institutionen är en av Lunds universitets största institutioner med cirka 400 anställda. Institutionen är gemensam för naturvetenskaplig och teknisk (LTH) fakultet. Vid institutionen finns sju forskningsavdelningar och ett antal större forskningscentra. Forskningen vid institutionen omfattar ett brett spektrum av modern fysik.
www.fysik.lu.se
Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.