Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns omkring 46 000 studenter och 8 500 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.
Beskrivning av arbetsplatsen
Tjänsten är placerad vid Institutionen för industri- och maskinvetenskaper vid Lunds universitet. Arbetsplatsen är belägen i Lunds norra universitetsområde på LTH campus, mitt i en kreativ studie- och forskningsmiljö. Institutionen bedriver forskning och utbildning inom maskinteknik, materialteknik och industriell teknik. Institutionen är indelad i fyra avdelningar: Industriell produktion, Mekanik, material och komponentdesign, Produktionsekonomi och Teknisk logistik. Vi har ett 60-tal medarbetare med olika funktioner och kompetenser. Vi lägger stor vikt vid att dela med oss och lära av varandra. Tillsammans med två andra kollegor utgör HR-administratören det administrativa stödet till verksamheten.
Vi söker dig som gillar administration och att ge god service! Vi erbjuder dig en viktig roll i en dynamisk miljö där du tillsammans med engagerade kolleger bidrar till en attraktiv utbildnings- och forskningsmiljö och en god arbetsmiljö. Du arbetar med HR-administration i ett litet team av administratörer med olika huvuduppdrag, men med förmåga att stödja varandra för en kontinuerlig service till verksamheten. Du känner engagemang och glädje för att ge service till verksamheten och få arbeta i nära samarbete med institutionens medarbetare och chefer. Du kommer även att samverka med kollegor på andra organisatoriska nivåer inom universitet. Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid utifrån verksamhetens behov. Arbetsuppgifterna innefattar bla:
Handläggning av rekryteringsärenden i Varbi såsom amanuenser, doktorander och postdoktorer samt hantering av intermittenta anställningar.
Administrativt stöd vid rekrytering av högre befattningar.
Administrativt stöd i migrationsärenden (mottagningsavtal, antagningsbevis m.m.).
Förlängning eller avslut av tjänster löpande.
Uppföljning av sjukfrånvaro löpande samt årligen för semesterlista.
Källrapportering och granskning i lönesystemet Primula.
Ansvarig för institutionens personalkatalog, uppdatering nyanställda och hantering gäster.
Registrator för diarieföring löpande (W3D3).
Koordinering av möten, event m.m.
Viss ekonomisk hantering och uppföljning i samarbete med institutionens ekonom.
Medverkan i LTHs HR-administrativa nätverk.
Förekommande kontakt med olika supportfunktioner och avdelningar inom LU/LTH.
Förekommande service till institutionens personal.
erfarenhet från statlig myndighet eller annan offentlig sektor
relevant högskole-/universitetsutbildning
god administrativ förmåga
god erfarenhet av HR-administration
erfarenhet av olika personaladministrativa system och
ha förmåga att lätt sätta dig in i nya system.
flytande svenska och god engelska i tal och skrift, eftersom vi verkar i en internationell miljö.
förmåga att arbeta både självständigt och i samarbete med institutionens medarbetare
förmåga att strukturera, organisera och prioritera bland arbetsuppgifter
förmåga att kommunicera och ge professionellt service
Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och värdesätter förmågan att samarbeta, då arbetet förutsätter ett aktivt lagarbete. Arbetet är stundtals intensivt, vilket innebär att man måste kunna prioritera mellan de olika arbetsuppgifterna. Du är strukturerad och kvalitetsmedveten, och du uppskattar och har erfarenhet av ett utåtriktat och serviceinriktat arbete. Hänsyn kommer även att tas till driv och självständighet samt hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa teamet inom institutionen.
erfarenhet av administration inom universitet/högskola
kunskap om de lagar och avtal som styr universitetets verksamhet
erfarenhet av arbete med många kontaktytor och en kommunikativ roll
Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss.
Övrigt
Anställningen är tills vidare med omfattningen 50% procent med tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att bli aktuell. Intervjuer planeras preliminärt vecka 26–27.
Så här söker du
Ansökan ska innehålla CV och personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc)”.
Välkommen med din ansökan!