Executive Assistant / Team Operations (m/w/d)

Pro & Me

DEIN JOB BEI UNS DEINE ROLLE Du bist die Person, wegen der im Kopf der Geschäftsführung nicht mehr die Frage aufploppt: „Was ist eigentlich mit …?“ Wenn du eine Aufgabe übernimmst, * erledigst du sie zuverlässig, gewissenhaft und ordentlich, * denkst eigenständig einen Schritt weiter, * und bleibst dran, bis das Thema wirklich abgeschlossen ist. Du arbeitest sehr eng mit der Geschäftsführung zusammen und bist eine Mischung aus Assistenz der GF · Office Management · Orga & Admin · Finance-Support.    DEINE AUFGABEN 1. UNTERSTÜTZUNG DER GESCHÄFTSFÜHRUNG * Enge Zusammenarbeit mit GF im Tagesgeschäft (Organisation, Priorisierung, Follow-Ups).   * Termine vorbereiten, Unterlagen zusammenstellen, Protokolle & To-Dos mitloggen.   * Offene Themen nachhalten – bei Team, Dienstleistern, Kund:innen oder externen Partnern * 2. FINANCE & BACKOFFICE Du arbeitest eng mit unserer Buchhaltung & Steuerberatung zusammen und hilfst uns, Finance & Operations sauber aufzusetzen und zu halten.   Typische Themen: * Unterstützung bei Rechnungsstellung & Buchhaltung (Lexoffice, Qonto, Abstimmung mit Steuerbüro).   * Eingehende Rechnungen prüfen, Zahlungen vorbereiten, Fristen im Blick behalten.   * Pflege von Übersichten, einfachen Reports & KPIs (z. B. offene Rechnungen, Liquidität, wiederkehrende Kosten).   * Vorbereitung von Finance-Meetings (Unterlagen ziehen, Listen aktualisieren, To-Dos nachhalten).   3. ORGA, OFFICE & ADMINISTRATION * Du bist mind. 4 Tage pro Woche im Office in Berlin und sorgst dafür, dass alles rund läuft. * Organisation von Unterlagen, Verträgen, Papierpost & Dokumenten – physisch und digital.   * Office Management: Bestellung von Material, Koordination von Dienstleistern, Überblick über Abos & Tools.   * Posteingang & -ausgang verantworten und strukturiert ablegen.   * Unterstützung bei Reiseplanung (Züge, Hotels, Mietwagen, Tickets, Abrechnungen).   4. KOMMUNIKATION & SCHRIFTVERKEHR * Du führst professionellen Schriftverkehr auf perfektem Deutsch – mit Behörden, Dienstleistern, Vermieter:innen, Banken, Kund:innen und Partner:innen.   * Du filterst eingehende E-Mails, priorisierst und bereitest Antworten für die Geschäftsführung vor bzw. beantwortest sie selbstständig.   * Du behältst Deadlines, Rückfragen und offene Punkte im Blick und erinnerst die richtigen Leute zur richtigen Zeit. 5. TOOLS, STRUKTUR & PROZESSE * Du arbeitest dich schnell in neue Tools ein und nutzt sie effizient (u. a. Google Workspace, Slack, awork, Lexoffice, 1Password, Commitly).   * Du hilfst mit, Strukturen in Drive, awork und anderen Systemen sauber zu halten (Ordner, Namenslogik, Ablage).   * Du erkennst Chaos früh und schlägst einfache, pragmatische Lösungen vor. WIR WOLLEN DICH KENNENLERNEN, WENN … WAS DU MITBRINGEN SOLLTEST * Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle – z. B. Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz, Buchhaltung, Operations oder Chief of Staff.   * Deutsch auf Muttersprachniveau in Wort und Schrift – inkl. sicherem, professionellem Schreiben von E-Mails, Briefen & Dokumenten.   * Sehr hohe Zuverlässigkeit: Wenn du sagst, du kümmerst dich, dann ist das Thema durch. * Du schiebst Dinge nicht vor dir her, sondern bringst sie proaktiv ins Ziel. * Starke Struktur & Organisation – du magst Listen, klare Ablagen & saubere Prozesse. * Lust, mind. 4 Tage pro Woche im Büro in Berlin zu sein und nicht nur remote zu arbeiten.   * Hohe digitale Affinität: Du kannst mit komplexeren Programmen umgehen und arbeitest dich schnell in neue Tools ein.   * Du kannst gut mit Menschen: klare Kommunikation, ehrliches Feedback, respektvoller Umgang – auch wenn es stressig wird.   WAS WIR ANBIETEN WAS WIR DIR BIETEN * Direkte Zusammenarbeit mit den Gründern – kurze Wege, schnelle Entscheidungen, echter Einblick in Strategie & Unternehmensaufbau.   * Ein kreatives, dynamisches Umfeld mit einem kleinen, starken Team statt anonymer Konzernstruktur.   * Flache Hierarchien & offene Feedbackkultur – Kritik an die GF ist ausdrücklich erwünscht, solange sie konstruktiv ist.   * Moderne Hardware & Arbeitsumgebung: aktuelle MacBook Airs, höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle, sehr schnelles Internet und ein komplett digitalisierter Stack (u. a. awork, Slack, Lexoffice, 1Password, Google Workspace).   * Benefits wie z. B. * betriebliche Altersvorsorge & Nettolohn-Optimierungen, * Jobrad / Betriebsfahrrad, * Urban Sports / Sport-Angebote & Zuschüsse, * Fahrtkosten- & Internetzuschuss bei entsprechender Nutzung.   * Möglichkeit, zeitweise remote aus dem Ausland zu arbeiten (im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben & unserer HR-Guidelines).   * Ein Unternehmen im Wachstum, in dem du Strukturen mit aufbauen kannst – statt „Das haben wir schon immer so gemacht“.   * Wenn du deinen Job gut machst, gibt es echtes Potenzial, dich weiterzuentwickeln – z. B. in Richtung Head of Operations/Finance, Founders Associate oder Chief of Staff.   WARUM WIR? WARUM PRO & ME? * Weil du hier nicht einfach nur „die Assistenz“ bist, sondern eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft der Geschäftsführung spielst.   * Weil du ein Umfeld bekommst, in dem deine eigenen Ideen & Vorschläge willkommen sind – und nicht im Ordner „nice to have“ verschwinden.   * Weil unser Team Wert auf ehrliche Zusammenarbeit, Humor und eine gute Atmosphäre legt – und das auch regelmäßig zurückspiegelt.

SQUER

STELLENBESCHREIBUNG Du bist das operative Rückgrat unserer Geschäftsführung. Du hältst den Laden am Laufen, siehst Probleme bevor sie entstehen. Du liebst Struktur – und kannst auch dann Ordnung schaffen, wenn es rund um dich gerade brennt. Gleichzeitig bist du die erste Anlaufstelle im Office und prägst damit maßgeblich, wie sich SQUER für Mitarbeiter*innen und Besucher*innen anfühlt. DEINE AUFGABEN * Vorausschauendes Kalender- und Terminmanagement für die Geschäftsführung * Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings inkl. Nachverfolgung von Beschlüssen und Action Items * Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Korrespondenz * Eigenständige Verantwortung für Front- und Back-Office inkl. professionellem Empfang von Gästen, Partnern und Kunden * Erkennen von Handlungsbedarf, Entwickeln von Lösungen und eigenständige Umsetzung – ohne lange Anlaufzeit * Aktiver Einsatz von KI-Tools zur Automatisierung von Routineaufgaben und Prozessoptimierung * Anpacken, wo es gebraucht wird – auch wenn es mal quer zum Jobtitel liegt DEINE QUALIFIKATIONEN * Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Office Managerin, Operations Managerin oder in einer vergleichbaren generalistischen Rolle * Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise – auch wenn es gleichzeitig von mehreren Seiten brennt * Hohes Maß an Eigeninitiative, Hands-on-Mentalität, Verlässlichkeit und Diskretion * Breites operatives Verständnis, generalistische Kompetenz und die Fähigkeit, sich schnell in neue Themen einzuarbeiten * Hohe IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office, Google Suite und KI-Tools – neue Tools lernst du dir selbstständig an * Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift * Freude an Office-Präsenz und persönlichem Kontakt DEINE BENEFITS * Verantwortung & Eigeninitiative: Bei SQUER setzen wir auf die Eigenverantwortung unseres Teams. In unseren flachen Hierarchien zählen deine Ideen und Handlungen mehr als Titel. Übernimm Verantwortung, gestalte mit, und wachse mit uns. * Lernen & Wachsen: Nutze ein jährliches Weiterbildungsbudget von 5.000 € für deine persönliche und berufliche Entwicklung und profitiere von unserer internen Leadership Academy. Sei Teil unserer aktiven Tech-Community durch Meetups, Hackathons und Trainings. Für deine Weiterbildung stehen dir bis zu 40 Stunden/Jahr zusätzliche freie Zeit zur Verfügung. * Spannende Herausforderungen & echter Impact: Arbeite an vielfältigen Projekten, bei denen dein Beitrag wirklich einen Unterschied macht. * Flexibilität für Höchstleistungen: Profitiere flexiblen Arbeitszeiten, Workations innerhalb der EU und zusätzlichen Urlaubstagen – so kannst du deine beste Leistung erbringen. * Individuelle Ausstattung für deinen Erfolg: Wähle die Hardware, die am besten zu deinem Arbeitsstil passt und nutze unsere Auswahl an KI-Tools und Lizenzen (Anthropic, OpenAI, oder andere). * Wir schätzen dich: Neben zahlreichen Benefits bieten wir ein wettbewerbsfähiges Jahresgehalt, um deinen außergewöhnlichen Einsatz zu honorieren. * Teil einer starken Teamkultur: Zusammenarbeit und Verbindungen stehen bei uns im Mittelpunkt. Durch offene Kommunikation, gemeinsame Erfolge und inspirierende Team-Events – wie unser jährliches SQUER-Offsite – schaffen wir eine Kultur, in der sich jede:r geschätzt fühlt und gerne wächst. * Ein Arbeitsplatz voller Extras: Arbeite in einem zentral gelegenen Büro mit großzügiger Terrasse und BBQ-Bereich, genieße ein kostenloses Mittagessen im Büro, eine MyClubs-Sportmitgliedschaft und wähle zwischen einem kostenlosen Wiener-Linien-Ticket oder einem Zuschuss zum Klimaticket. Darüber hinaus profitierst du von kostenlosen Massagen, Empfehlungsprämien, Corporate Benefits und JobRad. Jährliche Mitarbeitergeschenke und ein monatliches Teamfrühstück runden dein Arbeitserlebnis ab. Das überkollektivvertragliche Jahresbruttogehalt für diese Position bewegt sich zwischen € 55.000,– und € 75.000,– auf Vollzeitbasis (All-In). Das tatsächliche Angebot richtet sich nach Qualifikation und Erfahrung.

WSCAD

Du arbeitest direkt mit der Geschäftsleitung an zentralen Themen des Unternehmens – strategisch wie operativ. Du bist nah an Entscheidungen, übernimmst früh Verantwortung und sorgst dafür, dass Themen umgesetzt werden. Dabei arbeitest du eng mit unserem CEO zusammen, mit hohem Tempo und klarem Anspruch an Qualität und Verlässlichkeit. Eine Rolle für Menschen, die Verantwortung übernehmen und Ergebnisse liefern. Es geht nicht um klassische Assistenz oder Beratung, sondern um Umsetzung. Wir suchen jemanden, der Themen eigenständig vorantreibt, strukturiert und konsequent ins Ziel bringt. DAS ERWARTET DICH – DEINE AUFGABEN: * Eigenständige Bearbeitung zentraler Themen im Auftrag der Geschäftsleitung * Recherche, Analyse komplexer Fragestellungen und strukturierte Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen * Leitung und Steuerung von Projekten mit Fokus auf Umsetzung * Konsequentes Nachhalten von Fortschritten und Sicherstellen von Verbindlichkeit * Vorbereitung, Moderation und Nachverfolgung von Management-Meetings * Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen und Strukturen * Kommunikationsschnittstelle zu internen und externen Stakeholdern * Erstellung von hochwertigen Präsentationen und Berichten (DE/EN) * Administrative Aufgaben nur punktuell und bei Bedarf DAS ERWARTEN WIR – DEINE QUALIFIKATIONEN: * Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Qualifikation * 2–5 Jahre relevante Erfahrung (z. B. Operations, Projektmanagement, Start-up, Beratung) * Starke analytische Fähigkeiten und schnelle Auffassungsgabe * Strukturierte, pragmatische und ergebnisorientierte Arbeitsweise * Hohes Maß an Eigenverantwortung und Umsetzungsstärke * Fähigkeit, Themen eigenständig zu erkennen und voranzutreiben * Klare Kommunikation und Durchsetzungsfähigkeit * Verlässlichkeit, Diskretion, Bodenständigkeit und professionelles Auftreten * Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insb. PowerPoint), hohe IT-Affinität * Deutsch (C2) und Englisch (C1) in Wort und Schrift WARUM DIESE ROLLE SPANNEND IST * Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung * Einblick in zentrale unternehmerische Entscheidungen * Hoher Gestaltungsspielraum und echte Verantwortung * Ein Umfeld, in dem Tempo, Qualität und Verlässlichkeit zählen BENEFITS * Wachsendes Unternehmen * Flexible Arbeitszeiten Mo bis Fr * tageweise Homeoffice * unbefristeter Arbeitsvertrag * Attraktives Gehaltspaket * 30 Tage Urlaub * Sonderurlaub * Betriebliche Altersvorsorge * Vermögenswirksame Leistungen * Edenred City® -Karte * Mitarbeiterrabatte * JobRad * Individuelles Onboarding-Programm * Hochwertige Fortbildungen * Gutes Betriebsklima und offene Feedbackkultur * Motiviertes Team und hilfsbereite Kollegen * Familienfreundliches Unternehmen DU HAST NOCH FRAGEN ZU EINER STELLENAUSCHREIBUNG ODER ZU WSCAD? DEIN HR-ANSPRECHPARTNER BEI WSCAD Vanessa Riß Telefon: +49 8131 3627-340 E-Mail: Jobs@wscad.com WSCAD GmbH – Office Bergkirchen Dieselstraße 4 85232 Bergkirchen