Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

reisetopia

INTRO Du hast Lust, dich schnell in neue Themen einzuarbeiten, behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und suchst eine vielseitige Position zwischen Buchhaltung, Office Management und CEO Support? Dann unterstütze uns als Executive Assistant (m/w/d) in Berlin! Wir empfangen Dich in einem Team, das sich gerne neuen Herausforderungen stellt, und sind davon überzeugt, gemeinsam Großes schaffen zu können. Wir besetzen diese Position zunächst befristet für ein Jahr, da eine Kollegin aus unserem Team für einige Monate eine berufliche Auszeit nimmt. Im Anschluss schauen wir gemeinsam, wie eine langfristige Zusammenarbeit aussehen kann.  Idealerweise startest Du zum 1. Oktober, damit genug Zeit für eine gute Einarbeitung und Übergabe bleibt. DEINE AUFGABEN BEI REISETOPIA reisetopia ist in den vergangenen Jahren deutlich gewachsen – entsprechend braucht es in dieser Position vor allem ein gutes Auge für Zahlen, Struktur und Prozesse.  Im Fokus Deiner Tätigkeit stehen dabei: Buchhaltung & Finanzadministration * Vorbereitende Buchhaltung: Erfassung, Prüfung und Zuordnung von Belegen in Datev * Tägliches Monitoring unserer Bankkonten und Zahlungseingänge sowie Pflege unserer Liquiditätsplanung * Erstellung von Rechnungen für Partner sowie Provisionsabrechnungen * Übertragung und Aufbereitung der BWA in enger Abstimmung mit unserem CEO * Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und Einsammeln von Belegen aus dem Team Office Management & Unternehmensadministration * Organisation von Events und internen Team-Anlässen * Verantwortung für Bestellungen (z. B. Büro-/Lebensmittelbestellungen) und allgemeine Maintenance-Themen im Office * Pflege interner Unternehmensseiten (u. a. „Über uns", Onboarding- und Mitarbeiterseiten) sowie unserer internen Notion-Wissensdatenbank * Sicherstellung regelmäßiger Backups unternehmensrelevanter Daten * Weiterentwicklung interner Prozesse und Dokumentationen, damit sich Kolleg:innen im Alltag eigenständig zurechtfinden CEO Support * Ausgefeiltes Kalendermanagement für unseren Geschäftsführer Moritz * Vorbereitung von Präsentationen für interne Formate wie unser vierteljährliches Company Update oder Management-Meetings * Unterstützung bei allgemeinen Projekten zur Unternehmensentwicklung Neben den genannten Aufgaben gehören auch projektbezogene Themen zu Deinem Tätigkeitsbereich, die für Abwechslung sorgen und gleichzeitig zum weiteren Wachstum des Unternehmens beitragen. Wir suchen eine Person, die gerne Verantwortung übernimmt, Projekte eigenständig steuert und dabei den Überblick über ein vielfältiges Aufgabenfeld behält. DAS ERWARTEN WIR VON DIR Das zeichnet Dich für diese Position besonders aus: * Große Lust, dich schnell und selbstständig in neue Themen einzuarbeiten und stetig dazuzulernen * Ein gutes Auge für Zahlen und Daten sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent, mit dem Du auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick behältst * Idealerweise Erfahrung im (Projekt-)Management oder die Fähigkeit, Projekte eigenständig zu strukturieren, zu priorisieren und voranzutreiben * Hohe Flexibilität und Belastbarkeit, um Dich in einem dynamischen und wachsenden Umfeld schnell zurechtzufinden * Interesse an Buchhaltungs- und Finanzthemen; erste Erfahrung in der (vorbereitenden) Buchhaltung ist von Vorteil * Sicherer Umgang mit Excel; Vorkenntnisse in Datev, Teams und Notion sind ein Plus, aber kein Muss * Strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise – insbesondere im Umgang mit vertraulichen Finanz- und Unternehmensdaten * Hervorragende Deutschkenntnisse sowie mindestens gute Englischkenntnisse * Wünschenswert: Abgeschlossenes Studium oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann, Steuerfachangestellte/r) oder vergleichbare Qualifikation * Ein zusätzliches Plus: Erfahrung in einer Assistenz-, Buchhaltungs- oder Office-Management-Rolle sowie Interesse an Finanzen und (Luxus-)Reisen Grundlegend für alle Stellen gilt bei uns ein Fokus auf Teamarbeit, Spaß an der Sache und Proaktivität. Wir schätzen neue Ideen und fordern Dich bei Deiner Arbeit täglich heraus. DAS ERWARTET DICH BEI REISETOPIA Inmitten der Hauptstadtmetropole bieten wir Dir ein junges und agiles Arbeitsumfeld. Als Kernelemente der DNA von reisetopia gestalten flexible Arbeitszeiten und Optionen für Home oder Travel Office den Arbeitsalltag besonders dynamisch. Für diese Position liegt das Jahresgehalt zwischen 30.000,00 Euro und 40.000,00 Euro brutto, abhängig von Deiner Erfahrung und Qualifikation. Die Stelle ist dem Mid- bis Senior-Level zugeordnet. Wir bieten eine Menge für deinen Einsatz - von einmaligen Teamtrips und außergewöhnlichen Teamevents bis hin zu einmaligen Aufstiegsmöglichkeiten in einem rasant wachsendem Unternehmen. Wir empfangen Dich in einer familiären Atmosphäre und bieten eine ganze Reihe an Add-ons, die Deinen Arbeitsalltag verschönern: * Beste Arbeitsbedingungen in unserem Büro in der Nähe vom am Potsdamer Platz * Deutschlandticket Job oder Job Rad * Mittagsessenzuschuss und monatliches Catering * Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten in Höhe von 500 Euro im Jahr * Kostenfreier Barista-Kaffee sowie verschiedene Kaltgetränke * Snacks und frisches Obst * Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege * Möglichkeiten eigene Projekte umzusetzen * Cashback für Buchung über suitespot * Moderne und einfache Zeiterfassung mit voller Flexibilität * Aktive Unterstützung durch kostenlose und anonyme Coachings zur Verbesserung der mentalen Gesundheit * Zuschuss zu Deiner Urban Sports Club-Mitgliedschaft * Exklusive Mitarbeiterrabatte für Shopping, Reisen und vieles mehr Damit Du unser Produkt auch persönlich kennenlernst, gibt es für Dich zusätzlich zum Start ein kostenloses Wochenende mit reisetopia Hotels Vorteilen im Waldorf Astoria Berlin! Bereit Deine Reise zu beginnen? Wir freuen uns auf Deine Bewerbung, in der Du uns zeigst, warum gerade Du perfekt in unser ambitioniertes Team passt!

DMV Deutsche Mittelstandsversorgung

IHRE AUFGABEN * Ausführung klassischer kaufmännisch-verwaltender und organisatorischer Tätigkeiten: z. B. Aufträge bearbeiten, Personalakten anlegen, Rechnungen erstellen, Zahlungen überwachen, Lagerbestände überwachen, Belege erfassen usw. * Übernahme von Sekretariats- und Assistenztätigkeiten * Das Verfassen von Briefen, E-Mails, Notizen und Protokollen * Direkter und telefonischer Kundenkontakt bei organisatorischen Themen * Unterstützung des Event-Managements bei der Organisation von Reisen und Seminaren IHR PROFIL * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium im Bereich BWL * Die Fähigkeit, bestehenden Prozessen zu folgen * Schnelle Auffassungsgabe und hohe Disziplin * Sehr kommunikativ und  Gespür für Präzision * Saubere und fehlerfreie schriftliche Ausdrucksform in Deutsch * Vorkenntnisse in den Themen Online-Marketing, Coaching, Beratung etc. sind von Vorteil, aber nicht notwendig WARUM WIR? Wir suchen eine/n Mitarbeiter (m/w/d) als Assistenz der Geschäftsführung, die uns bei der Organisation & Planung des Betriebs, sowie der Optimierung von Betriebsprozessen unterstützen.  Vollzeit: ab 32.000,- Euro Brutto-Jahresgehalt  Weiterentwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten in den nächsten Jahren sind vorhanden. Wir bieten: * Sicherer Arbeitsplatz: Jede Person, die wir einstellen soll langfristig mit uns wachsen. Das Ziel jeder Einstellung ist eine unbefristete Übernahme. Die Übernahmequote liegt aktuell bei über 95%. * Tolle Arbeitsatmosphäre: Der Umgang untereinander ist sehr kollegial und familiär. Wir ziehen alle am gleichen Strang und motivieren uns gegenseitig Bestleistungen zu erzielen und persönlich zu wachsen. * Gute Vergütung & Karrierechancen: Unsere Mitarbeiter erhalten sowohl Urlaubs- als auch Weihnachtsgeld sowie vermögenswirksame Leistungen. Über die nächsten Jahre werden wir weiter wachsen und expandieren. Daher benötigen wir weitere Experten und/oder Führungskräfte. * Teilnahme an Events: Wir als Unternehmen sind mit unserem Team regelmäßig auf relevanten Messen, Kongressen und Live-Events unserer Branche vertreten. Und das sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene. Als Mitglied unseres Teams erhältst du Zugang zu diesen Events und direkten Kontakt zu Top-Speakern der Branche. * TOP-Benefits: Jeder unserer Mitarbeiter bekommt eine kostenfreie Mitgliedschaft in einem Premium-Fitnessstudio, einen umfangreichen privaten Krankenversicherungsschutz mit Zugang zu der besten Behandlung sowie eine attraktive betriebliche Altersvorsorge, mit der du bis zu 10 Jahre früher in Ruhestand gehen kannst.

Cactus

MIT UNSEREN GRUSSKARTEN BRINGEN WIR FREUDE IN DIE WELT! Seit über 30 Jahren designen und produzieren wir individuelle Gruß- und Postkarten für unsere Kunden*innen. Von der ersten Idee über die Erstellung der Muster bis hin zur finalen Produktion und Auslieferung - die Cactus GmbH bietet rundum beste Qualität und hochwertigen Service. Wir wachsen weiter und suchen zum nächstmöglichen Eintritt für unseren Standort in Baden-Baden eine*n   Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) DAS SIND DIE AUFGABEN: * Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft * Eigenverantwortliche Vorbereitung von Besprechungen, Präsentationen, Analysen und Entscheidungsgrundlagen * Koordination und Nachverfolgung von Projekten sowie bereichsübergreifenden Maßnahmen * Unterstützung des Vertriebs bei Kundenbetreuung, Angebotserstellung und Vertriebsanalysen * Mitwirkung im Key Account Management sowie Vorbereitung von Kunden- und Jahresgesprächen * Planung und Umsetzung von Marketingaktivitäten sowie Betreuung digitaler Kommunikationskanäle * Organisation von Messen, Kundenveranstaltungen und Marketingprojekten * Durchführung von Markt-, Wettbewerbs- und Sortimentsanalysen * Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Sortimenten und Produkteinführungen * Pflege und Aufbereitung produkt- und vertriebsrelevanter Daten * Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb, Marketing, Einkauf, Produktmanagement und externen Geschäftspartnern * Erstellung von Reports, Forecasts und betriebswirtschaftlichen Auswertungen DAS WÜNSCHEN WIR UNS: * Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium * Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Vertriebs- oder Marketingbereich * Sehr gutes Organisationsvermögen * Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise * Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten * Hohe Service- und Kundenorientierung * Analytisches Denken und Zahlenverständnis * Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und PowerPoint) * Erfahrung mit ERP- und CRM-Systemen von Vorteil * Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift WAS WIR BIETEN: * Offene Unternehmenskultur Kurze Entscheidungswege, ein respektvoller Umgang und eine offene Kommunikationskultur schaffen Raum für eigene Ideen und aktive Mitgestaltung. * Moderne Arbeitsausstattung Zeitgemäße Arbeitsmittel und digitale Systeme unterstützen Sie dabei, Ihre Aufgaben effizient und erfolgreich zu gestalten. * Kollegiales Arbeitsumfeld Freuen Sie sich auf ein engagiertes Team, eine strukturierte Einarbeitung sowie eine vertrauensvolle und wertschätzende Zusammenarbeit. * Verpflegung & Pausenbereich Ein modern ausgestatteter Pausen- und Aufenthaltsbereich sowie die Möglichkeit zur vergünstigten Essensbestellung sorgen für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Getränke stehen kostenfrei zur Verfügung. * Betriebliche Altersvorsorge Wir unterstützen Ihre finanzielle Zukunft mit einer betrieblichen Altersvorsorge und einem Arbeitgeberzuschuss von 20 % auf Ihre Beiträge. DIE STELLE PASST? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung über unser Bewerberportal oder per E-Mail an bewerbung@cactus.ag  Ein Anschreiben benötigen wir übrigens nicht. Für Rückfragen steht dir unsere HR-Managerin Babette Hauser natürlich gerne zur Verfügung.