Executive Assistant (m/w/d) - Buchhaltung & Office Management

Pro & Me

DEIN JOB BEI UNS DEINE ROLLE Du bist die Person, wegen der im Kopf der Geschäftsführung nicht mehr die Frage aufploppt: „Was ist eigentlich mit …?“ Wenn du eine Aufgabe übernimmst, * erledigst du sie zuverlässig, gewissenhaft und ordentlich, * denkst eigenständig einen Schritt weiter, * und bleibst dran, bis das Thema wirklich abgeschlossen ist. Du arbeitest sehr eng mit der Geschäftsführung zusammen und bist eine Mischung aus Assistenz der GF · Office Management · Orga & Admin · Finance-Support.    DEINE AUFGABEN 1. UNTERSTÜTZUNG DER GESCHÄFTSFÜHRUNG * Enge Zusammenarbeit mit GF im Tagesgeschäft (Organisation, Priorisierung, Follow-Ups).   * Termine vorbereiten, Unterlagen zusammenstellen, Protokolle & To-Dos mitloggen.   * Offene Themen nachhalten – bei Team, Dienstleistern, Kund:innen oder externen Partnern * 2. FINANCE & BACKOFFICE Du arbeitest eng mit unserer Buchhaltung & Steuerberatung zusammen und hilfst uns, Finance & Operations sauber aufzusetzen und zu halten.   Typische Themen: * Unterstützung bei Rechnungsstellung & Buchhaltung (Lexoffice, Qonto, Abstimmung mit Steuerbüro).   * Eingehende Rechnungen prüfen, Zahlungen vorbereiten, Fristen im Blick behalten.   * Pflege von Übersichten, einfachen Reports & KPIs (z. B. offene Rechnungen, Liquidität, wiederkehrende Kosten).   * Vorbereitung von Finance-Meetings (Unterlagen ziehen, Listen aktualisieren, To-Dos nachhalten).   3. ORGA, OFFICE & ADMINISTRATION * Du bist mind. 4 Tage pro Woche im Office in Berlin und sorgst dafür, dass alles rund läuft. * Organisation von Unterlagen, Verträgen, Papierpost & Dokumenten – physisch und digital.   * Office Management: Bestellung von Material, Koordination von Dienstleistern, Überblick über Abos & Tools.   * Posteingang & -ausgang verantworten und strukturiert ablegen.   * Unterstützung bei Reiseplanung (Züge, Hotels, Mietwagen, Tickets, Abrechnungen).   4. KOMMUNIKATION & SCHRIFTVERKEHR * Du führst professionellen Schriftverkehr auf perfektem Deutsch – mit Behörden, Dienstleistern, Vermieter:innen, Banken, Kund:innen und Partner:innen.   * Du filterst eingehende E-Mails, priorisierst und bereitest Antworten für die Geschäftsführung vor bzw. beantwortest sie selbstständig.   * Du behältst Deadlines, Rückfragen und offene Punkte im Blick und erinnerst die richtigen Leute zur richtigen Zeit. 5. TOOLS, STRUKTUR & PROZESSE * Du arbeitest dich schnell in neue Tools ein und nutzt sie effizient (u. a. Google Workspace, Slack, awork, Lexoffice, 1Password, Commitly).   * Du hilfst mit, Strukturen in Drive, awork und anderen Systemen sauber zu halten (Ordner, Namenslogik, Ablage).   * Du erkennst Chaos früh und schlägst einfache, pragmatische Lösungen vor. WIR WOLLEN DICH KENNENLERNEN, WENN … WAS DU MITBRINGEN SOLLTEST * Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle – z. B. Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz, Buchhaltung, Operations oder Chief of Staff.   * Deutsch auf Muttersprachniveau in Wort und Schrift – inkl. sicherem, professionellem Schreiben von E-Mails, Briefen & Dokumenten.   * Sehr hohe Zuverlässigkeit: Wenn du sagst, du kümmerst dich, dann ist das Thema durch. * Du schiebst Dinge nicht vor dir her, sondern bringst sie proaktiv ins Ziel. * Starke Struktur & Organisation – du magst Listen, klare Ablagen & saubere Prozesse. * Lust, mind. 4 Tage pro Woche im Büro in Berlin zu sein und nicht nur remote zu arbeiten.   * Hohe digitale Affinität: Du kannst mit komplexeren Programmen umgehen und arbeitest dich schnell in neue Tools ein.   * Du kannst gut mit Menschen: klare Kommunikation, ehrliches Feedback, respektvoller Umgang – auch wenn es stressig wird.   WAS WIR ANBIETEN WAS WIR DIR BIETEN * Direkte Zusammenarbeit mit den Gründern – kurze Wege, schnelle Entscheidungen, echter Einblick in Strategie & Unternehmensaufbau.   * Ein kreatives, dynamisches Umfeld mit einem kleinen, starken Team statt anonymer Konzernstruktur.   * Flache Hierarchien & offene Feedbackkultur – Kritik an die GF ist ausdrücklich erwünscht, solange sie konstruktiv ist.   * Moderne Hardware & Arbeitsumgebung: aktuelle MacBook Airs, höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle, sehr schnelles Internet und ein komplett digitalisierter Stack (u. a. awork, Slack, Lexoffice, 1Password, Google Workspace).   * Benefits wie z. B. * betriebliche Altersvorsorge & Nettolohn-Optimierungen, * Jobrad / Betriebsfahrrad, * Urban Sports / Sport-Angebote & Zuschüsse, * Fahrtkosten- & Internetzuschuss bei entsprechender Nutzung.   * Möglichkeit, zeitweise remote aus dem Ausland zu arbeiten (im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben & unserer HR-Guidelines).   * Ein Unternehmen im Wachstum, in dem du Strukturen mit aufbauen kannst – statt „Das haben wir schon immer so gemacht“.   * Wenn du deinen Job gut machst, gibt es echtes Potenzial, dich weiterzuentwickeln – z. B. in Richtung Head of Operations/Finance, Founders Associate oder Chief of Staff.   WARUM WIR? WARUM PRO & ME? * Weil du hier nicht einfach nur „die Assistenz“ bist, sondern eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft der Geschäftsführung spielst.   * Weil du ein Umfeld bekommst, in dem deine eigenen Ideen & Vorschläge willkommen sind – und nicht im Ordner „nice to have“ verschwinden.   * Weil unser Team Wert auf ehrliche Zusammenarbeit, Humor und eine gute Atmosphäre legt – und das auch regelmäßig zurückspiegelt.

Myra Security

JOB BESCHREIBUNG Myra Security schützt Unternehmen und kritische Infrastrukturen vor digitalen Angriffen. Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützt Du unseren Geschäftsführer Paul Kaffsack im operativen und strategischen Tagesgeschäft und sorgst für reibungslose Abläufe, eine strukturierte Kommunikation sowie eine professionelle Organisation auf Executive-Level.  DEINE AUFGABEN * Du agierst als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Abteilungen sowie externen Partnern und Kunden  * Du unterstützt unseren Geschäftsführer proaktiv im operativen und strategischen Tagesgeschäft  * Du steuerst und koordinierst Termine, Meetings und Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung sowie Kalender- und E-Mail-Management * Du bereitest Entscheidungen vor durch Präsentationen, Analysen, Reportings und Auswertungen * Du bereitest Meetings und Events professionell vor und nach, inklusive Protokollführung und Nachverfolgung von To-Dos  * Du planst, begleitest und steuerst strategische sowie operative Projekte * Du pflegst Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern   * Du verwaltest und prüfst Freigaben, Auslagen sowie Ein- und Ausgangsrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung * Du unterstützt bzw. vertrittst bei Bedarf unseren Team Assistant bezüglich anfallender Aufgaben rund um das Thema Office-Management DEIN PROFIL * Du verfügst über mehrjährige Erfahrung in der Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Executive- oder Vorstandsumfeld  * Du arbeitest strukturiert, eigenständig und behältst auch in anspruchsvollen Situationen stets den Überblick  * Du überzeugst durch Professionalität, Diskretion und ein souveränes Auftreten auf allen Ebenen  * Du verfügst über exzellente Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache * Du verstehst dich zwecks Effizienz- und Outcome-Optimierung deiner Aufgaben auf die Nutzung von AI und Prompt Engineering  * Du zeichnest Dich durch eine schnelle Auffassungsgabe, hohe Flexibilität, eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität sowie Teamspirit aus

yoursquares

DEINE AUFGABEN: Du bist der zentrale Knotenpunkt zwischen den Gründern und dem operativen Tagesgeschäft eines PropTech-Startups auf einer der steilsten Wachstumskurven der Immobilienbranche. Auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung denkst du mit, bringst eigene Lösungen ein und triffst Entscheidungen mit — statt nur Anweisungen abzuarbeiten. Als bootstrapped Unternehmen wachsen wir in einem Tempo, das gewachsene Routinen regelmäßig infrage stellt; genau dafür brauchen wir jemanden, der Strukturen mitdenkt, bevor sie zum Flaschenhals werden. Wer hier wirklich aufblüht, erkennt Handlungsbedarf von selbst — lange bevor jemand danach fragt. * Rechte Hand der Geschäftsführung: Du übernimmst die komplette Organisation rund um Meetings, Termine und Geschäftsreisen und bist erste Anlaufstelle für eingehende Anfragen — egal ob per Telefon oder schriftlich. Du sorgst dafür, dass sich die Gründer auf das konzentrieren können, was wirklich zählt — den Rest hast du im Griff * Finanzen & Verträge im Blick: Buchhaltung bereitest du vor, bist die feste Schnittstelle zum Steuerberater und behältst Fristen für Rechnungen und Zahlungen lückenlos im Auge. Verträge — egal ob mit Mandanten oder Mitarbeitenden — laufen über deinen Tisch, ordentlich und fristgerecht * Entscheidungsgrundlagen schaffen: Du recherchierst, bringst Informationen auf den Punkt und bereitest sie so auf, dass die Geschäftsführung fundiert entscheiden kann Das digitale Dokumentenmanagement ist bei dir in besten Händen — übersichtlich, durchsuchbar, immer aktuell. Damit baust du mit an der Informationsbasis, auf die sich das gesamte Unternehmen stützt * Workflows aktiv mitgestalten: Bestehende Prozesse nimmst du dir vor, identifizierst Reibungspunkte und denkst Skalierbarkeit von Anfang an mit — inklusive moderner KI-Tools und Automatisierung. Bei yoursquares ist das fester Bestandteil deines Alltags, kein Extra, das man irgendwann mal angeht * Kultur mitprägen: Du organisierst Teamevents und achtest darauf, dass bei aller Geschwindigkeit der Zusammenhalt im Team nicht zu kurz kommt. Kultur entsteht bei uns nicht zufällig — sie wird von Menschen wie dir aktiv gestaltet DAS BRINGST DU IDEALERWEISE MIT: * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium in BWL, Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbar * Erste Erfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder Projektmanagement-Rolle * Sicherer Umgang mit Buchhaltungstools: DATEV, Lexoffice oder vergleichbar * Erfahrung mit Zahlungsabwicklungstools wie Stripe von Vorteil * Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift * Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise — auch wenn mehrere Themen parallel laufen * Vorausschauendes Denken und hohe Eigeninitiative: Du erkennst Probleme, bevor sie entstehen * Echtes Interesse an KI-Tools und Prozessautomatisierung, keine bloße Pflichtübung Kultur-Check: Wer hier nicht aufblüht Wer auf ständige Anleitung angewiesen ist,wird in unserem Umfeld nicht die Leistung bringen, die wir brauchen — bei yoursquares bekommst du Verantwortung statt Mikromanagement. * Wer nur den eigenen Aufgabenbereich im Blick hat und Silodenken pflegt, bremst als Schnittstelle zur Geschäftsführung das ganze Team aus. * Wer Fehler vor allem vermeiden will, statt aus ihnen zu lernen, passt nicht zu einer Kultur, die Tempo und iteratives Arbeiten über vermeintliche Perfektion stellt. WAS WIR DIR BIETEN: Bei yoursquares gleicht kein Arbeitstag dem anderen — das ist keine Floskel, sondern Realität. Wir feiern unsere Erfolge gemeinsam, pushen uns gegenseitig und sorgen dafür, dass bei aller Arbeit auch der Spaß nicht zu kurz kommt. Schließlich verbringen wir einen großen Teil unserer Zeit miteinander, und das soll sich nach echtem gemeinsamen Erleben anfühlen, nicht nach reiner Pflichterfüllung. * Modernes Büro in Berlin-Charlottenburg mit Dachterrasse, Snacks und Getränken für Mittag und After-Work * Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Homeoffice * Regelmäßige Team-Lunches, gemeinsame Dinners und Teamevents mit echtem Wiedererkennungswert * Kurze Entscheidungswege und direkte Kommunikation — du sprichst mit den Entscheidern, nicht über Umwege * Individuelles Benefit-Budget nach deiner Wahl: Mobilitätsbudget, Shopping-Guthaben oder Essenszuschuss, plus exklusive Rabatte über unser Corporate-Benefits-Portal