Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

UVC Partners

ÜBER UNS UnternehmerTUM ist Europas führendes Zentrum für Entrepreneurship und Innovation. Wir begleiten Gründer:innen, Unternehmen und Talente auf ihrem Weg von der Idee zum Markt und fördern einen  positiven Impact für Mensch und Umwelt. Rund 350 Menschen arbeiten hier täglich daran, Ideen in Wirkung zu verwandeln: für Startups, Konzerne und die Gesellschaft. Unser Executive Board bewegt sich in einem Tempo, das eine außergewöhnliche Unterstützung verlangt. Genau die suchen wir jetzt. DEINE AUFGABEN Du steuerst den Informationsfluss rund ums Board E-Mails, LinkedIn, Post, Telefon – du bist die erste Instanz. Du priorisierst, clusterst und sorgst dafür, dass die Kommunikation gut fließt. Für jede relevante Anfrage gibt es einen Owner und einen Entwurf. Das Board gibt nur noch frei. Du machst aus jedem Termin ein scharfes Ereignis Kein Meeting ohne Briefing-Paket, kein Call ohne Follow-up. Du koordinierst Kalender, Räume und Unterlagen, fasst Entscheidungen in strukturierten Action-Item-Listen zusammen und sorgst dafür, dass vereinbarte Dinge tatsächlich passieren. Du hältst die richtigen Beziehungen am Laufen Stakeholder-Management ist bei dir kein Buzzword, sondern Handwerk. Du pflegst eine Top-Stakeholder-Liste, steuerst Kontakt-Rhythmen und bereitest Ansprachen sowie Gesprächspartner-Dossiers so vor, dass das Board immer den richtigen Ton trifft – Datenpflege in Salesforce inklusive. Du orchestrierst Events auf höchstem Niveau Aufsichtsratssitzungen, CEO Dinners, strategische Besuchergruppen – du organisierst von der Logistik-Checkliste bis zum einheitlichen Foliensatz alles, was einen professionellen Eindruck ausmacht. Nachbereitung und Action-Tracking sind für dich selbstverständlich. Du planst Reisen so, dass sie produktiv sind Zweck, Route, Buchungen, Trip Book und Spesenabrechnung – du optimierst den Ablauf, minimierst Leerlauf und sorgst dafür, dass das Board auch unterwegs kommunikationsfähig bleibt.  Du bringst Keynotes auf die Bühne Vortrags-Intake, Storyline, Foliensatz, Qualitätscheck (DE/EN), Technik-Koordination – du begleitest den gesamten Prozess vom ersten Briefing bis zur Nachbereitung und baust so eine wachsende Präsentationsbibliothek auf. Du gibst dem Board ein Gesicht auf Social Media Themenplanung, Posting-Rhythmus, Entwürfe in der richtigen Stimme, Reaktion auf Kommentare, du verantwortest die Außenwirkung von der Idee bis zur Freigabe. So bleibt das Board sichtbar, nahbar und unverwechselbar, ohne dass Sichtbarkeit dem Zufall überlassen wird.  Du machst KI zum Hebel des Boards Du bedienst KI-Tools nicht nur, du orchestrierst sie: Recherchen, Entwürfe, Zusammenfassungen, Präsentationen und Dossiers entstehen bei dir schneller und schärfer, weil du weißt, welches Tool wann den Unterschied macht. Neue Anwendungen probierst du aus, bevor jemand danach fragt, und machst das Beste davon im Team nutzbar. DEIN PROFIL * Abgeschlossenes Hochschulstudium * 2–3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Chief-of-Staff-Rolle, idealerweise auf C-Level oder einem schnell wachsenden Unternehmen * Exzellentes Deutsch (mind. C1) und sehr gutes Englisch – du wechselst mühelos, auch wenn es mal schnell gehen muss * Du denkst in Systemen: Prozesse, Priorisierung und strukturiertes Nachhalten sind deine natürliche Arbeitsweise * Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace; Salesforce-Kenntnisse und Circular sind ein Plus * Du bist diskret, verlässlich und weißt, wie man auf Augenhöhe mit Entscheidungsträger:innen kommuniziert * Du antizipierst, bevor jemand fragt und löst, bevor es ein Problem wird * Hohe AI Literacy: Du bedienst gängige KI-Tools souverän, hast Freude daran, dich fortlaufend in neue Anwendungen einzuarbeiten, und setzt sie gezielt ein, um Qualität und Tempo zu steigern" DEINE VORTEILE * Jährliches, großzügiges Fortbildungsbudget und Katalog für interne Trainings, externe Seminare, Konferenzen und Keynotes. * Viel Raum für Kreativität, Eigeninitiative und Verantwortung * Unbegrenzter Zugang zu unserer Hightech-Werkstatt “MakerSpace” * weitere Benefits findest du auf unserer Karriereseite * Die flexiblen Arbeitszeiten und die Homeoffice-Möglichkeit ermöglichen eine gute Work-Life-Balance. * Zugang zu TU-Krippenplätzen, Teilzeit- und Elternzeitmodelle, Kinderbetreuungszuschuss * Flexibles, monatliches Mobilitätsbudget über die Moovster App (MVG, Lime, Uber, Jobrad, etc.). * Umfangreiches Sportprogramm (Yoga, Pilates, Achtsamkeit, Cross Fit, Wellpass-Mitgliedschaft, sowie Zugang zu TUM-Sportangebote). VIELFALT IST UNS WICHTIG Vielfalt bereichert unser Team. Wir ermutigen ausdrücklich alle qualifizierten Personen zur Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, sozialer und ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung, Religion, Alter oder Behinderung. KONTAKT Peter Drews, Senior Talent Acquisition Manager UnternehmerTUM GmbH Lichtenbergstraße 6, 85748 Garching/München

VARM

DEINE MISSION * You become an extension of the CEO's judgment: trusted to represent their priorities, take full ownership of strategic projects, and protect their time and focus * You context-switch constantly – strategy one hour, an operational fire the next – without losing the thread on what matters most company-wide * You bring calm, structure, and follow-through to a fast-moving environment, turning the CEO's intent into reliably executed outcomes DEIN PROFIL * You bring 2–4 years of experience in a fast-paced startup or scale-up environment, consulting, investment banking, or VC – for example as a Strategy Consultant, Management Consultant, Investment Banking Analyst/Associate, VC Analyst/Associate, Founder's Associate, Business Analyst, Business Operations Manager, or Project Manager * Alternatively, you bring at least 2 years of experience as a Founder, Co-Founder, or Managing Director of your own company – whether it scaled, exited, or taught you hard lessons * Strong analytical and problem-solving skills paired with a proactive, hands-on mindset * You communicate fluently in both English and German, written and verbal, and can convey complex ideas concisely to different audiences * You thrive in a dynamic, rapidly changing environment and are a self-starter with a high sense of ownership and the ability to work independently * Genuine interest in contributing to our goal of energy-efficient buildings and a sustainable future This role is ideal for you if... * you enjoy pulling the strings behind the scenes and care more about outcomes than the spotlight * you want to bring structure to chaos without becoming rigid yourself * you're looking for a close, eye-level working relationship with a founder/CEO * you're coming from a role as Founder's Associate, Executive Assistant to the CEO (strategic), Business Operations Manager, or Junior Chief of Staff – and this is your next step WARUM WIR? Join one of Europe’s fastest growing climate companies, fresh off a €17.5M Series A! Our Benefits: * Competitive compensation package: We will offer you a mix of cash and stock options based on your appetite for upside * Be part of our core-team, building in a super-hot phase of an early-stage climate-tech startup * Make an impact at VARM: Shape our culture and the way we work and collaborate together. Nothing is set in stone – you have a direct impact, while we are growing and building together * Make an impact on the earth: Do you want to make a difference in the fight against climate change? Become part of the solution and actively shape the energy transition * Onsite first, but hybrid work keeps us flexible: We believe that in-person collaboration is an integral part of working together, but offer flexibility for remote working * Grow with us: We take your personal development seriously, which includes being mentored and challenged in regular founder feedback sessions * Start–up culture: We offer you hybrid work, training, team events, and a great office setup in the heart of Kreuzberg * Discounted fitness programs * Diversity & Inclusion: We value diversity and welcome people from all backgrounds

QphoX

QpHoX is looking for a Personal Assistant to support our CEO and CTO in the day-to-day operations of a fast-growing technology company. This is a fast-paced and varied role requiring excellent communication skills, strong attention to detail, and the ability to manage multiple priorities with professionalism and confidentiality. Key responsibilities: * Provide dedicated day-to-day support to our CEO and CTO * Manage complex diaries, including scheduling meetings, appointments, and coordinating calendars * Coordinate and manage meetings, including scheduling, preparing rooms and documentation, taking minutes, and following up on action points * Support recruitment by scheduling interviews and managing calendars * Manage national and international travel arrangements, including flights, accommodation, visas, and supporting documentation * Prepare and compile itineraries, agendas, presentations, and supporting materials * Maintain and update contact databases and relevant information systems * Provide occasional private assistance and liaison support for the CEO and CTO Skills and knowledge you will bring to QphoX: * 3+ years of previous experience as a Personal Assistant, Executive Assistant, Secretary, or in a similar administrative support role * Strong organisational and planning skills, with the ability to prioritise and maintain overview in a fast-paced environment * Proficient in Microsoft Office, particularly Outlook, Word, and PowerPoint * Proactive, detail-oriented, and able to remain calm under pressure * A collaborative team player who takes initiative and ownership of responsibilities * Able to handle confidential information with discretion and professionalism Our Ideal Candidate: The ideal candidate enjoys creating structure, managing competing priorities, and supporting senior stakeholders with professionalism and discretion. Comfortable handling both day-to-day administrative tasks and broader coordination responsibilities, they are motivated by keeping operations running smoothly and efficiently. Teamwork is an essential value of our company, hence fitting into the team is crucial. Finally, we have a positive and fast-paced learning environment. We strongly encourage people of any underrepresented group to apply as we are committed to diversity and work to build an inclusive environment where all people, regardless of gender, race, religion, or background, can thrive. Benefits and other perks of working with us: * Competitive salary * Employment stock ownership plan * End-year performance-based bonus * 25 days of holidays on a full-time basis * Career growth opportunities * Opportunities to network and connect About us: At QphoX we strive to be an inclusive place where a diverse mix of talented people want to come, to learn, to live their passion and do their best work. We are dedicated to promoting equality, creating a safe environment for everyone, and believe deeply in diversity of race, gender, sexual orientation, religion, ethnicity, national origin, age, socioeconomic background and all the other fascinating characteristics that make us different. We truly think diversity is a strength and working in a diverse environment, and being exposed to a variety of perspectives makes us stronger as a team and better human beings.