Office Coordinator (m/w/d)

Workplace Manager - International

Malt

🪐 Discover our galaxy   Join the Future of Work ! Malt is Europe's leading freelance marketplace, connecting over 1,000,000 talented freelancers with 100,000+ companies. Founded in 2013, we're transforming how work gets done through our tech-powered, human-centered platform. What makes us different: A diverse team of 600 Malters across 6 European countries A culture that champions equality (50% of our Comex are women) and inclusive growth Backed by top investors including ISAI, Serena Capital, Eurazeo Growth, Goldman Sachs, and BPI A mission to give everyone the freedom to work differently Ready to help shape the future of work? Your next chapter starts here! At Malt we believe that Ambition is the Way, so all lists of missions and responsibilities are non-exhaustive. Explore your future career  🔭   At Malt, we don’t just "have offices" - we create environments where our teams can Dream Big and Act Big. We are looking for a special person to join us as our Workplace Manager - International.  In this role, you will be the caring face of our Berlin office, the remote guardian of our Munich hub, and the strategic architect for our international locations (from London to Dubai). You will balance the "heart" (team events and feel-good vibes) with the "head" (real estate contracts, safety, and security) to ensure every "Malter" has a safe, inspiring, and compliant place to work.

Mitarbeiter Office Management (m/w/d)

JACOB Elektronik

ÜBER UNS: In der Welt des IT-Handels gehen wir neue Wege: Das größte Sortiment, persönliche Beratung und tiefgehende Lösungskompetenz – aus einer Hand. Wir arbeiten mit über 300 Mitarbeitenden deutschlandweit und mit einem der größten Onlineshops in Deutschland. Unser umfassendes Hersteller-Portfolio und unsere gebündelte Fachexpertise stellen dabei sicher, dass wir immer die richtige Lösung für individuelle Anforderungen bieten können. Seit der Gründung im Jahr 1990 ist JACOB weit gekommen: Im Laufe der Jahrzehnte haben wir uns von einem regionalen Ladengeschäft in Karlsruhe zu einem bedeutenden IT-Dienstleister für Unternehmen entwickelt. Unser fester Wille, immer wieder innovative Ansätze zu suchen, hat diese Entwicklung erst ermöglicht. Und diese Kreativität, gepaart mit Fachkompetenz, nehmen wir in die Zukunft mit. Wir möchten uns weiterentwickeln und dabei beibehalten, was uns ausmacht. Gehst du diesen Weg mit uns? WIR SUCHEN: Du bist dienstleistungsorientiert, hast Freude an Kommunikation und Organisation von großen und kleinen Dingen? Dann bewirb dich jetzt bei uns am Standort Karlsruhe (Vollzeit, 40h/Woche) als motivierte:r Office Coordinator (m/w/d) / Empfangsmitarbeiter (m/w/d) Einsteigen kannst du bei uns auch als lernbereite:r Quer-, Berufs- oder Wiedereinsteiger:in (m/w/d). DEINE AUFGABEN: * Du übernimmst den Empfang unserer Besucher von Montag bis Freitag an unserem Standort in Karlsruhe * Deine Hauptaufgabe ist das herzliche Empfangen von Besucher, Lieferanten sowie Mitarbeitenden und du sorgst dafür, dass sich alle bei uns willkommen fühlen * Du übernimmst die täglichen Bürodienste, einschließlich der Koordination der Ein- und Ausgangspost, des Gebäudezugangs, der Büromaterialien und Lieferungen, und sorgst so für einen reibungslosen Büroalltag * Du prüfst Rechnungen und Kreditkartenabrechnungen und stellst sicher, dass alle relevanten Belege vollständig eingereicht werden * Du übernimmst zentral die Reisebuchungen und -abrechnungen für unsere Mitarbeitenden * Du organisierst und verwaltest unseren Fuhrpark, einschließlich Fahrzeugbeschaffung und Poolfahrzeugkoordination * Du kümmerst dich um die Organisation der Bewirtung unserer Besprechungsräume DEIN PROFIL: * Du bringst eine abgeschlossene Ausbildung mit und konntest idealerweise bereits erste Erfahrungen am Empfang, an der Rezeption oder im Office Management sammeln * Deine Deutschkenntnisse sind in Wort und Schrift einwandfrei, sodass du souverän mit Besucher, Lieferanten und Mitarbeitenden kommunizieren kannst * Du kommst bei vielen gleichzeitigen Aufgaben erst so richtig in Schwung und behältst dabei stets den Überblick * Du hast eine Hands-on-Mentalität, bist belastbar und motiviert * Du bist sicher im Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen * Dich zeichnen eine hohe Dienstleistungsorientierung, ein freundliches Auftreten sowie eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise im Umgang mit internen und externen Ansprechpartner aus WIR BIETEN: Bei JACOB erwartet dich ein modernes Arbeitsumfeld, das dir Freiraum für eigene Ideen und neue Herausforderungen bietet. Das heißt konkret: * Du profitierst von unseren Benefits: Mitarbeiterrabatt auf unser riesiges Produktsortiment, JobRad, Betriebliche Altersvorsorge, Arbeitsplatzbrille, freie Getränke und Ticket-Restaurant  * Klar, dass du modernes IT-Equipment zum Arbeiten erhältst  * Gestaltungsmöglichkeiten und Raum für Ideen  * Unser People Development hilft dir, dich in deiner Rolle und als Persönlichkeit weiterzuentwickeln  * Das DU gehört zu uns: Von Anfang an - beim Bewerbungsgespräch bis zum Austausch mit der Geschäftsführung  * Kaltes Wasser? - Gibt's bei uns nicht. Du wirst top vorbereitet und von deinen Kolleg:innen intensiv in deinen abwechslungsreichen und spannenden Aufgabenbereich eingearbeitet INTERESSIERT? Dann sende uns deine aussagekräftige Bewerbung (Lebenslauf, Zeugnisse und ein kurzes Motivationsschreiben) unter Angabe deines Gehaltswunsches und deines frühestmöglichen Eintrittstermins. Rückfragen vorab? Hierfür steht dir Ervin Kurtic von People & Talent unter Tel. 0721/94176-2700 gerne zur Verfügung. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Office Coordinator (w/m/d) - Werkstudententätigkeit oder Teilzeit 50%

PPURA

DEINE MISSION Du bist ein Organisationstalent mit technischem Verständnis? Du liebst es, Dinge am Laufen zu halten und Lösungen zu finden? Dann bist du bei uns genau richtig!  Als Office & IT Coordinator bist du die zentrale Anlaufstelle für alles, was unseren Büroalltag und unsere IT betrifft. Von der Organisation von Meetings und Team-Events bis hin zum First-Level-Support – du sorgst dafür, dass alles reibungslos funktioniert. DEINE AUFGABEN 1. Office Management (40%) * Organisation und Verwaltung des Büroalltags (Post, Materialbestellungen, Terminplanung) * Unterstützung bei der Koordination von Meetings und Events * Pflege von Dokumentationen und internen Prozessen 2. IT-Support & Administration (40%) * First-Level-Support für kleinere Hardware-, Software- und Netzwerkprobleme * Sicherstellen eines reibungslosen IT-Onboardings und Offboardings * Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern 3. Event Management (20%) * Planung, Organisation und Durchführung von internen Veranstaltungen (z. B. Team-Events, Workshops, Jahreskonferenz) * Koordination von Dienstleistern, Catering und Location * Budgetplanung und Nachbereitung der Events DEIN PROFIL Fachliche Anforderungen * Laufendes Studium oder abgeschlossene kaufmännische oder IT-nahe Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung * Erste Erfahrung im Office und IT-Support sind von Vorteil  * Gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint) * Grundkenntnisse in Netzwerktechnik und IT-Sicherheit * Deutsch und Englisch in Wort und Schrift Persönliche Anforderungen * Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Hands-on-Mentalität * Lösungsorientierte Eigeninitiative * Hohe Affinität für digitales und selbstständiges Arbeiten * Positive Grundeinstellung und Machermentalität * Freude an Teamarbeit und daran, für andere einen positiven Mehrwert zu schaffen WARUM WIR? Das erwartet dich:  * Eine lockere und familiäre Arbeitsatmosphäre innerhalb eines professionellen Teams * Eine klare, langfristig ausgerichtete Unternehmens-Mission mit viel Freude für Innovation * Abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen Umfeld  * Raum für eigene Ideen und Gestaltungsmöglichkeiten * Ein attraktives Gehalt und großartige Arbeitskonditionen mit einem coolen Büro im Frankfurter Ostend und top Equipment  * Ein Gratisjahresvorrat der besten italienischen Produkte der Welt  * Und das Wichtigste: Du machst die Welt mit uns ein bisschen besser!