Office Manager

shyftplan

DEINE SPIELWIESE - Gewährleistung der ordnungsgemäßen Prozesse im Büro und Übernahme der Verantwortung für interne Abläufe. - Kommunikation mit externen Partnern wie Reinigungsunternehmen oder Hausmeister - Eigenständige Durchführung von Bestellungen für Bürobedarf, um eine reibungslose Arbeitsumgebung zu gewährleisten. - Übernahme verschiedener administrativer Tätigkeiten, darunter die Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs DEIN PROFIL - Erfahrung im Office Management oder in verwandten Bereichen. - Organisationsgeschick und die Fähigkeit, effiziente Arbeitsabläufe sicherzustellen. - Kommunikationsstärke für die Interaktion mit externen Partnern. - Eigenständige Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein. WAS WIR DIR BIETEN - Verantwortungsvoller und eigenständiger Tätigkeitsbereich - Flexibilität hinsichtlich der Arbeitstage und -zeiten - Moderner Arbeitsplatz und Wohlfühlfaktor - Attraktive Mitarbeiterbenefits, darunter ein Mobilitätsbudget, D-Ticket und die Möglichkeit einer Fitnessmitgliedschaft

JetBrains

At JetBrains, we build intelligent tools for developers and development teams. More than 15 million developers and over 300,000 companies worldwide rely on our products to solve real, complex problems. Our mission is simple: make development teams more productive and bring more joy to software development. We care deeply about creating an environment where our teams can thrive. To this end, we are introducing the new role of Head of Global Facilities & HSE to define and build our global physical infrastructure and health, safety, and environmental (HSE) strategy from the ground up. In this role, you will design and implement a centralized, scalable facilities management (FM) operating model while ensuring the highest standards of HSE compliance across our global portfolio. You will act as the global authority for facilities, vendor strategy, financial oversight, and long-term infrastructure planning, working closely with Country Managers and our Global Workplace department to ensure excellence and safety in all our offices. RESPONSIBILITIES: GLOBAL FM AND HSE SYSTEM ARCHITECTURE * Framework design: Develop and implement global FM and HSE policies, standard operating procedures, and compliance frameworks. * Reporting: Establish a global dashboard for FM spend, technical uptime, and HSE metrics. OPERATIONS AND VENDOR MANAGEMENT * Strategic sourcing: Conduct global tenders to select FM partners for our self-managed spaces. * Landlord relations: Oversee interactions with property management companies and create demarcation matrices for defining maintenance boundaries and auditing landlord performance. * Service charge control: Audit annual operating costs to ensure transparency and cost efficiency in leased spaces. HEALTH, SAFETY, AND ENVIRONMENTAL (HSE) * Compliance: Ensure all offices comply with local statutory regulations. * Risk management: Conduct regular site audits, fire safety drills, and ergonomic assessments in collaboration with the responsible local teams, and manage the global risk register for all facilities. * Sustainability: Gather and be responsible for the data required for ESG reporting and audits for the buildings, and assist with energy-saving initiatives, waste management programs, and carbon reduction strategies to meet corporate sustainability goals. TECHNICAL ASSET MANAGEMENT * Critical systems: Delegate responsibility for the maintenance of tenant-side assets. * Office projects: Provide insights about facilities and HSE for office fit-outs and expansions, working closely with the Global Workplace, Procurement, and Legal teams to ensure every new location aligns with global standards. WE EXPECT THAT YOU HAVE: * Established experience in facilities and HSE management, with a proven track record of building global functions in fast-paced or tech-driven environments (experience in the IT sector is highly preferred). * Experience implementing FM software and creating corporate policies from scratch. * A deep understanding of German HSE laws (for example BetrSichV and DGUV), as well as international FM standards. * Proven experience managing global IFM providers (such as CBRE, JLL, Apleona, and ISS) and negotiating complex service contracts. * Professional fluency in English. Proficiency in German is highly preferred for technical and legal compliance in the DACH region. WHY JOIN JETBRAINS?  * Strong base salary. We offer competitive pay that reflects your skills and experience. * Flexible work location. Enjoy the freedom to work from home or from the office. * Remote work. Spend up to 30 days per year working remotely from abroad. * Extra time off. More days to relax, recharge, and do the things you love. * Medical insurance allowance. Enjoy peace of mind for you and your family * Learning and development opportunities. Access to conferences, courses, and language classes. * Language classes. Pick up the local language or sharpen your English skills. * Fuel your day. Enjoy a hot meal or receive a lunch allowance on workdays. * Mental health support. To help you feel your best, we provide easy access to professional mental health services. * Sports benefit. Enjoy an on-site gym or sports club stipend. * Internal events. Join company-wide celebrations and team gatherings. *Some benefits may vary depending on location. #LI-HYBRID #LI-TA2 We are an equal opportunity employer We know great ideas can come from anyone, anywhere. That’s why we do our best to create an open and inclusive workplace – one that welcomes everyone regardless of their background, identity, religion, age, accessibility needs, or orientation. We process the data provided in your job application in accordance with the Recruitment Privacy Policy.

Northmill Bank AB

Northmill Bank är en svensk utmanarbank som är dedikerad till att förändra och förbättra sättet vi hanterar och skyddar vår ekonomi. Vi skapar en modern bankupplevelse – digital yet personal – där teknik och mänsklig interaktion går hand i hand. Vårt huvudkontor ligger i centrala Stockholm, i fina och moderna lokaler som speglar den kvalitet, energi och professionalism vi vill stå för. Kontoret är en viktig del av vår identitet – en plats där människor möts, samarbetar och trivs. Som Office Manager har du en central roll i att skapa en inspirerande, välfungerande och levande arbetsmiljö. Ta chansen att bli en del av vår resa och var med och forma kulturen på Northmill. Om rollen Vi söker nu en Office Manager som vill vara med och skapa en arbetsplats som människor längtar till. En person som får vardagen att fungera smidigt, detaljerna att sitta och kulturen att leva – varje dag. Det här är en roll för dig som gillar kombinationen av struktur och energi. Du ser till att det praktiska alltid fungerar, samtidigt som du aktivt bidrar till att bygga en stark kultur och skapa möten mellan människor som gör skillnad. Du kommer att arbeta nära Head of People och vara en nyckelperson i att skapa en workplace experience i toppklass. Vad du kommer att göra Säkerställa att kontoret alltid är i toppskick. Ha koll på allt från kaffe till konferensrum. Koordinera leverantörer, service och praktiska kontorsfrågor. Planera och genomföra interna events, after works och företagsaktiviteter. Hitta kreativa sätt att stärka kultur, sammanhållning och teamkänsla. Hålla ihop kostnader och budget tillsammans med HR Business Partner. Vi tror att du är För att lyckas i rollen tror vi att du är en social och service-minded person som trivs i en miljö där mycket händer samtidigt. Du känner dig trygg i att hantera flera parallella uppgifter och har lätt för att bygga relationer med människor runt omkring dig. Du är en riktig doer som inte bara gillar att planera och organisera, utan framför allt får energi av att se saker bli genomförda i praktiken. Med en kombination av struktur och flexibilitet skapar du ordning även i ett högt tempo där förutsättningarna snabbt kan förändras. Du är självgående och lösningsorienterad, med en naturlig förmåga att prioritera rätt och hitta vägar framåt när saker inte går som planerat. Du kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska och rör dig tryggt mellan olika sammanhang med professionalism, värme och energi. Extra plus (men inget krav) Erfarenhet av office management, workplace eller event coordination Erfarenhet från serviceyrken, till exempel inom restaurang, hotell eller event, där du har arbetat nära människor i en miljö med högt tempo och fokus på service och upplevelse. Vi erbjuder Fantastiskt kontor på bästa läget i Stockholm med härliga ytor och vyer. Ett självständigt arbete med möjlighet att påverka. Stora utvecklingsmöjligheter. Stöd för sportaktiviteter (5 000 kr i friskvårdsbidrag). Livförsäkring. Frukost och frukt på kontoret varje dag samt helig fika på fredagar. Konferens utomlands vartannat år. Regelbundna AW:s på fredagar och firade framgångar på kontoret. Fun Facts Vårt kontor blev utsett till Stockholms snyggaste kontor 2020. Ta ett gympass två minuter bort eller en joggingrunda i stan. Konferens utomlands vartannat år samt härliga “Northchill”-afterworks under året. Ansök idag och bli en del av Northmill!