Office Manager (m/w/d)

felmo

WAS SOLLTEST DU ÜBER UNS WISSEN? ÜBER FELMO felmo macht Tiergesundheit so, wie sie sein sollte: empathisch, kompetent und unkompliziert. Seit der Gründung 2019 in Berlin bringen wir tierärztliche Versorgung dorthin, wo Hunde und Katzen sich am wohlsten fühlen – nach Hause. Mit eigenen angestellten Tierärzt:innen, einer eigenen App und digitalen Produkten als Rückgrat unseres Betriebs sind wir kein klassischer Tierarzt und kein reines Tech-Unternehmen, sondern beides. Heute sind wir in zahlreichen Regionen Deutschlands unterwegs und bauen parallel eigene stationäre Praxen auf – für Eingriffe, die die Möglichkeiten des Hausbesuchs übersteigen. Unser Ziel: ein integriertes Versorgungsmodell, bei dem Hausbesuch, Praxis und Nachsorge nahtlos ineinandergreifen. In den kommenden Monaten und Jahren wollen wir weitere Praxen eröffnen, um das hybride Modell für mehr Kundinnen und Kunden in ganz Deutschland verfügbar zu machen. Genau dafür suchen wir dich. DAS BIETEN WIR DIR * Eine Schlüsselrolle in einem strategisch wichtigen Projekt, das felmos nächste Wachstumsphase trägt * Direkter Draht zu allen Abteilungen — kurze Wege, schnelle Entscheidungen * Hohe Eigenverantwortung von Tag eins * Flexible Arbeitsmöglichkeiten (je nach Wohnort, Home Office oder Hybrid) * Hund im Büro selbstverständlich willkommen DEINE MISSION Die Rolle Du verantwortest die Eröffnung neuer felmo Praxen – von der ersten Besichtigung bis zum Tag, an dem die ersten Patienten kommen. Pro Standort koordinierst du Immobiliensuche, Vertragsverhandlungen, Bauphase, Ausstattung und das Zusammenspiel aller internen und externen Beteiligten. Du arbeitest end-to-end an deinen Standorten und steuerst mehrere Projekte parallel. Wir starten nicht bei Null: Mit unseren bisherigen Eröffnungen haben wir ein erprobtes Playbook entwickelt, das die zentralen Schritte, Entscheidungen und Erfolgsfaktoren für neue Standorte definiert. Du arbeitest auf dieser Grundlage, schärfst sie mit jedem neuen Standort weiter und bringst dein eigenes Expertenwissen aktiv ein. Die Rolle ist auf 18 Monate befristet und Teil des Expansionsteams. Was du tust * Immobilien: Pipeline aufbauen, Standorte bewerten, Mietverträge verhandeln und zur Unterschrift führen * Bau und Ausstattung: Architekt:innen, Handwerker und Innenausbau-Partner steuern, Genehmigungen einholen, Equipment bestellen, Budget und Zeitplan halten * Pre-Launch und Opening: Aktivitäten in den letzten Wochen vor Eröffnung koodinieren und einen reibungslosen Go-Live sicherstellen * Cross-funktionale Koordination: In eine Praxiseröffnung sind viele unserer zentralen Abteilungen involviert (u.a. Vet Operations, Pharmacy, Product/Tech). Du koordinierst und steuerst Kommunikation und Verantwortlichkeiten und agierst als Single Point of Contact für deine Standorte DAS BRINGST DU MIT * Mehrjährige Erfahrung im Projekt- oder Expansionsmanagement, idealerweise im Healthcare-, Retail-, Gastro- oder Filialgeschäft * Strukturierte Arbeitsweise mit hoher operativer Schlagzahl. Du jonglierst gerne mehrere Projekte parallel und behältst dabei den Überblick * Reisebereitschaft. Deine Standorte werden über mehrere deutsche Großstädte verteilt sein – du wirst regelmäßig vor Ort sein * Verhandlungssicherheit bei Mietverträgen und Erfahrung im Umgang mit Maklern, Vermietern und Bauunternehmen sind ein Plus * Pragmatismus und Ownership-Mentalität. Du wartest nicht auf Anweisungen, sondern erkennst Aufgaben und Engpässe selbst und löst sie * Deutsch verhandlungssicher, Englisch gut

Otoqi

ÜBER UNS Otoqi ist ein Tech-Startup, das die Automobillogistikbranche revolutioniert. Wir nutzen künstlichen Intelligenz um unseren Kunden bestmöglichen Service zu ermöglichen. Unsere Mission ist es den Fahrzeugtransport zu revolutionieren. Wir arbeiten mit den Mraktführer der gesamten Automobilbranche , ob Hersteller, Vermieter, Händler oder sogar Carsharing-Spezialisten. Wir sorgen dafür, dass Ihre Fahrzeuge schnell, effizient und problemlos in ganz Europa transportiert werden, indem wir hochwertige Transport-, Liefer- und Car-Concierge-Dienste anbieten. Otoqi wurde 2016 in Paris gegründe und hat es schnell geschafft zu expandieren, aktuell sind wir im italienischen und deutschen Markt vertreten. Ziel ist es europäischer Marktführer zu werden. Otoqi Fakten:  * 800+ Fahrer * 150.000+ bewegte Fahrzeuge * Fundraising von 6MЄ und Serie A im Jahr 2020 * 3 Länder: Frankreich, Italien, Deutschland * 80 Mitarbeiter DEINE AUFGABEN * Rekrutierung der Driver (u.a Telefongespräche mit geeigneten Kandidaten führen) * Du planst und führst das Onboarding mit den Drivern durch * Du prüfst die Driver Dokumente (Personalausweis und Führerschein) * Du bist der erste Ansprechpartner für unsere Driver * Du kümmerst dich um einen reibungslosen Ablauf des gesamten Driver-Prozesses * Optimierung des gesamten Prozesses * Erstellung von Reports und Einhaltung der KPIs DEIN PROFIL * Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene Hochschulbildung (Bachelor, Diplom (FH) oder gleichwertiger Abschluss)  * Du bringst bereits Erfahrung mit in der Logistik Branche * Du bist gut vernetzt in der Branche und hast viele nützliche Kontakte * Du hast eine Analytische Denkweise und bist gut strukturiert * Du arbeitest gerne mit Menschen, bist kommunikativ und ein Teamplayer * Du beherrschst Deutsch und Englisch in Wort/Schrift WARUM WIR? * Monatliche Bonus Zahlung  bei erreichten Zielen * Corporate Benefits: eine große Auswahl an Rabatten für Modemarken bis hin zu Elektrogeräten * Ein Office im Herzen von Berlin in Kreuzberg, wo auch dein Vierbeiner willkommen ist * Wahre Startup-Atmosphäre & flache Hierarchien - Deine Ideen sind wichtig und treffen bei uns auf offene    Ohren! * Wir bieten dir neben einem unbefristeten Arbeitsvertrag die Möglichkeit, dich innerhalb der Organisation und entlang deiner Fähigkeiten und Präferenzen (weiterzu-)entwickeln

Eberhardt Service Group

DEINE AUFGABEN * Du übernimmst die operative Leitung und strategische Weiterentwicklung deines Verantwortungsbereichs im Facility Management. * Du stellst die Einhaltung von Service-Level-Agreements (SLAs), Qualitäts- und Sicherheitsstandards sicher. * Du verantwortest die Budgetplanung, Kostenkontrolle und Ergebnisverantwortung für laufende Projekte. * Du führst dein Team zielorientiert, förderst Motivation, Entwicklung und Zusammenarbeit. * Du koordinierst interne und externe Dienstleister, überwachst technische und infrastrukturelle Prozesse und optimierst Abläufe. * Du agierst als zentrale Schnittstelle zwischen Kunden, Management und operativen Teams – und stellst eine transparente Kommunikation sicher. * Du bringst dich aktiv in Digitalisierungs- und Prozessoptimierungsprojekte ein, um unsere Services zukunftssicher aufzustellen. DEIN PROFIL * Abgeschlossenes Studium im Facility Management, Wirtschaftsingenieurwesen, Gebäudetechnik oder eine vergleichbare Qualifikation. * Mehrjährige Führungserfahrung im technischen oder infrastrukturellen Facility Management. * Sicherer Umgang mit komplexen Kundenanforderungen und FM-Verträgen. * Ergebnisorientierte, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise – auch in herausfordernden Situationen. * Kommunikationsstärke und Professionalität im Umgang mit internen und externen Stakeholdern. * Routiniert im Umgang mit MS Office, CAFM-Systemen und digitalen Tools. * Kommunikation – Du bringst herausragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mit (C2-Niveau), sowie gute Englischkenntnisse, die du durch eine präzise und ausdrucksstarke Kommunikation gekonnt bei den Teams und Kunden einsetzen kannst. * Du bringst die Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung mit, arbeitest gerne im Team und verfügst über eine hohe Organisationsfähigkeit sowie eine ausgeprägte Fähigkeit zur Selbstorganisation. WARUM WIR? * Wir bieten vielfältige Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen, mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen, in dem du Verantwortung übernehmen und mit uns zusammenwachsen kannst. * Moderne Arbeitsmittel und eine offene, kollegiale Unternehmenskultur. * Ein modernes Büro, flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) und echte Wertschätzung für deine Arbeit. Viel Gestaltungsspielraum und Verantwortung – deine Ideen sind gefragt!  * Kostenlose Getränke, frisches Obst & regelmäßige Teamevents. * Großes Angebot für Gesundheit, Fitness und Mental Health * Die Chance, einen echten Beitrag zu Nachhaltigkeit und sozialem Engagement zu leisten.   KLINGT NACH DIR?    Dann freuen wir uns auf deine aussagekräftige Bewerbung unter Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins sowie deiner Gehaltsvorstellung. Werde Teil unseres Teams und gestalte mit uns die Zukunft des Facility Managements – nachhaltig, digital und kundenfokussiert.