Tamaja · Berlin
Referentin / Referent der Leitung Unterkünfte (m/w/d)
IHRE KERNAUFGABEN Die Referentin / der Referent der Leitung Unterkünfte arbeitet täglich eng mit der Bereichsleitung zusammen, hält ihr den Rücken frei und den...
IHRE KERNAUFGABEN
Die Referentin / der Referent der Leitung Unterkünfte arbeitet täglich eng mit der Bereichsleitung zusammen, hält ihr den Rücken
frei und denkt dabei aktiv mit. Die verantwortliche Person unterstützt die operative Koordination des Tagesgeschäfts, bereitet
komplexe Sachverhalte entscheidungsreif auf und sorgt dafür, dass Informationen, Termine und Projekte zuverlässig laufen.
Gleichzeitig ist die Rolle echter Knotenpunkt zwischen Leitungsebene, Mitarbeitenden, Auftraggebenden und weiteren Beteiligten –
diskret, verlässlich und mit dem nötigen Überblick.
Die Grundlage dieser Arbeit ist strukturiertes, proaktives Mitdenken: Wer diese Rolle ausfüllt, wartet nicht auf Aufgaben, sondern
erkennt Handlungsbedarf. Gesucht wird eine Person, die Dinge nicht nur erledigt, sondern sie aktiv verbessert. Mit
Eigeninitiative, frischen Ideen und dem Mut, auch mal einen neuen Weg vorzuschlagen. Vorbereitung von Vergabeunterlagen und die
Bearbeitung administrativer Anfragen aus den Gemeinschaftsunterkünften sind genauso fester Bestandteil des Alltags wie inhaltliche
Rechercheaufträge, die Aufbereitung von Beiträgen für das Intranet oder die aktive Mitarbeit an der strategischen Auftragsakquise.
Wer hier arbeitet, bewegt sich souverän zwischen strategischer Zuarbeit und operativem Detail und versteht beides als Teil
derselben Verantwortung.
- Unterstützung der Leitung Unterkünfte im Tagesgeschäft, bei Sonderprojekten und der operativen Umsetzung der Unternehmensziele
und Aufträge
- Aufbereitung komplexer Sachverhalte und Informationen als Entscheidungsgrundlage für die Leitung
- Erledigung der anfallenden Korrespondenz und Bereitstellung/Sicherstellung von benötigten Unterlagen oder Informationen
- Terminliche Nachverfolgung aller laufenden Projekte
- Koordination/Organisation von Terminen, Besprechungen und Leitungsrunden (inklusive Technik, Bewirtung und Catering)
- Protokollführung und Nachbereitung von Terminen
- Inhaltliche Aufbereitung von Fach- und Informationsbeiträgen (Arbeitsprozesse, Anleitungen etc.) im firmeneigenen Intranet
- Sicherstellung des Informationsaustauschs zu aktuellen und neuen Mitarbeitenden sowie zu unterkunftsbezogenen Themen mit der
Qualitätssicherung des Landesamts für Flüchtlingsangelegenheiten und sonstige Auftraggeber
- Erstellung, Pflege, Aktualisierung und kontinuierliche Erweiterung einer digitalen Mappe für Qualitätssicherung
- Vorbereitung, Bereitstellung und Versand relevanter administrative wie inhaltliche Unterlagen für Vergabeverfahren
- Monitoring laufender Vergabeverfahren auf Ausschreibungs- und Vergabeportalen
- Bearbeitung und Koordination täglich anfallender Anfragen und administrativer Aufgaben aus den Gemeinschaftsunterkünften
- Überwachung eingehender Zahlungen sowie Prüfung von Schlussrechnungen des Landesamts für Flüchtlingsangelegenheiten
- Koordination allgemeiner Bestellvorgänge und administrativer Beschaffungen
- Bearbeitung von Rechercheaufträgen zu aktuellen sowie projektspezifischen Themenbereichen
- Erstellung, Pflege und regelmäßige Aktualisierung der Meldeketten
DARUM PASSEN SIE ZU UNS
- Sie freuen sich auf eine sinnvolle und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem integrativen Umfeld
- Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes Studium oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- sowie einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Referentin/Referent oder Office Management mit inhaltlicher Zuarbeit
- Sie haben bereits Erfahrungen in organisatorischen und koordinierenden Tätigkeiten
- Sie haben eine aufgeschlossene, freundliche und empathische Persönlichkeit mit hoher Motivation und Begeisterung für
zivilgesellschaftliches Engagement, interkultureller Kompetenz sowie die Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung
und Selbstreflexion
- Sie haben solide Kommunikationsfähigkeiten, gepflegte Umgangsformen sowie ein hohes Maß an Selbständigkeit, Organisationstalent
und Proaktivität
- Ihr Arbeitsstil ist diskret, zuverlässig und loyal
- Sie pflegen einen routinierten Umgang mit modernen Kommunikationsmedien
- Sie weisen ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis ohne Eintrag vor
- Ihre Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind verhandlungssicher
- Sie bringen gute EDV-Anwenderkenntnisse mit
- Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
DARUM PASSEN WIR ZU IHNEN
- Wertschätzende Arbeitsatmosphäre, die geprägt ist von einem tiefen Verständnis für Menschen
- Familienfreundliche Unternehmenskultur
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
- Strukturiertes Einarbeitungskonzept und Hospitationen an allen Standorten
- Unternehmenseigene transparente Vergütungsstruktur
- Jährliches Fortbildungsbudget sowie 10 Tage Freistellung für Fort- und Weiterbildungen
- Monatliche KI-Pauschale
- Kostenübernahme des Deutschland-Tickets
- 32 Tage Jahresurlaub
- Kostenfreie Möglichkeiten der externen Sozialberatung durch das Fürstenberg Institut
- Angebot einer betrieblichen Altersvorsorge
SO FINDEN WIR ZUSAMMEN
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen, sowie der Angabe wie Sie auf uns
aufmerksam geworden sind.
Uns sind alle Menschen gleichermaßen willkommen, ungeachtet ihres Geschlechtes, ihres Alters, ihrer Herkunft, ihrer sexuellen
Orientierung oder körperlichen Verfassung.
Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Bei Fragen oder Anmerkungen wenden Sie sich gerne an Frau Miriam Pospiech unter bewerbung@tamaja.de.
Role
Referentin / Referent der Leitung Unterkünfte (m/w/d)
Category
MENC
Locations
Published
July 17
Deadline
August 16