Operative Projektassistenz (m/w) - Fokus Event & Technik

Metergrid

DEINE AUFGABEN Du übernimmst eigenständig die operative Umsetzung vorgegebener Support-Prozesse über alle Projekte hinweg. Deine Aufgaben umfassen, z. B.: * Zentrale Abwicklung wiederkehrender Projektaufgaben, z. B. * Einholung und Nachverfolgung von Messkonzeptfreigaben je Projekt und Netzbetreiber * Koordination standardisierter Abstimmungen mit Netzbetreibern, Dienstleistern und internen Teams * End-to-End-Verantwortung für deine Aufgabenpakete * von der Anforderung über die Bearbeitung bis zur sauberen Übergabe an das Projektmanagement * Pflege und Aktualisierung projektbezogener Unterlagen und Systeme * strukturierte Ablage, Statuspflege, Fristen- und Rücklaufkontrolle * Sicherstellung von Vollständigkeit, Qualität und Termintreue * du bist der/die Go-to-Person für deine Themen * Standardisierung und kontinuierliche Verbesserung deiner Prozesse * du erkennst, wo Dinge unnötig kompliziert sind, und hilfst, sie einfacher zu machen * Enge Zusammenarbeit mit Projektmanager:innen * Du pflegst und optimierst die Schnittstellen zu den Projektmanager:innen Wichtig: Du steuerst keine Gesamtprojekte und trägst keine End-to-End-Projektverantwortung. Dein Fokus liegt auf operativer Exzellenz in klar umrissenen Aufgaben. DEIN PROFIL Diese Rolle passt besonders gut zu dir, wenn du: * gerne mit klaren Aufgaben, festen Prozessen und wiederkehrenden Tätigkeiten arbeitest * Spaß daran hast, Dinge zuverlässig, sauber und vollständig abzuarbeiten * eine teamorientierte, kommunikative Arbeitsweise mit Hands-on-Mentalität hast, mir der du eigenständig arbeitest und Projektmanager:innen sowie interne Teams wirkungsvoll unterstützt. * lieber tiefe Verantwortung für einzelne Aufgaben übernimmst als breite Verantwortung für ein Gesamtprojekt * strukturiert arbeitest und man sich auch bei Routineaufgaben auf gleichbleibend hohe Qualität verlassen kann Fachlich bringst du idealerweise mit: * Erste Erfahrung in projektbezogenen oder operativen Rollen (z. B. Projektassistenz, Operations, PM-Support, Backoffice, technische Koordination) * Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. CRM-, Ticket- oder PM-Systeme) * Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Ein Studium ist kein Muss, entscheidend ist deine Arbeitsweise, nicht dein Titel. WARUM WIR? * Flexible Arbeitsgestaltung: Ob in Stuttgart, Hamburg, Berlin oder fully remote – arbeite dort, wo Du am produktivsten bist. Voll- oder Teilzeit, Du entscheidest. * Mobil unterwegs: Zuschuss zu Deutschlandticket oder Einzelfahrscheinen, plus Bikeleasing per Gehaltsumwandlung – günstig zum eigenen Wunschrad, 100% privat nutzbar. * Fit & gesund: Mit unserem Urban Sports Club-Zuschuss trainierst Du deutschlandweit in tausenden Studios und Kursen, von Yoga bis Klettern. * Vorsorge: Wir bezuschussen Deine betriebliche Altersvorsorge – für Deine Zukunft nach metergrid. * Gemeinschaft: Regelmäßige departmentübergreifende Events an unseren Standorten bringen das ganze Team zusammen. * Gestaltungsfreiraum: Wir sind ein motiviertes Start-up-Team ohne Hierarchieebenen. Bei uns kannst Du Deine Ideen umsetzen und den Kurs aktiv mitbestimmen. * Wachstumschancen: Deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung ist uns wichtig – wir bieten Dir vielfältige Möglichkeiten, Dich in neue Richtungen zu entwickeln. * Sinnstiftende Aufgabe: Du arbeitest nicht nur für einen Job, sondern für eine Mission: die Energiewende. In fünf Jahren kannst Du stolz sagen, dass Du Teil davon warst! * Schnelle Lernkurve und Eigenverantwortung: Von Tag 1 an bist Du mitten im Geschehen. Wir setzen auf Dich und Deine Fähigkeiten und unterstützen Dich in Deiner Entwicklung.

Everlast Consulting

BESCHREIBUNG Wir bei Everlast Consulting revolutionieren den Coaching- & Consulting-Markt. Mit einem messerscharfen Marketing-Fokus, einer Passion für digitalisierte Geschäftsprozesse und der Implementierung von künstlicher Intelligenz im Business, haben wir die letzten Jahre einen neuen Branchenstandard etabliert. Als digitale Beratungsagentur aus Neu-Ulm sind wir stolz darauf, das wohl umfangreichste holistische Angebot für ambitionierte Coaches, Berater und Dienstleister etabliert zu haben. Vor über 5 Jahren haben wir uns bereits als Pionier auf Social Media einen Namen gemacht und unter Anderem drei Millionen Follower auf Instagram selbst aufgebaut, welche wir auf mehr als 100 eigenen Profilen verwalten. Heute steht unser Service am Markt als das Maß der Dinge.  Die kommenden Jahre versprechen Großes: Wir wachsen extrem schnell - personell und kundenseitig -  um so noch viel mehr Coaches, Beratern und Dienstleistern zu helfen, ihre Geschäftsmodelle erfolgreich in die Welt zu tragen. Dazu sind wir immer auf der Suche nach neuen Kolleginnen und Kollegen. Deine Chance als Assistenz der Geschäftsführung:  Bei Everlast Consulting bist du als Assistenz der Geschäftsführung genau an der richtigen Stelle! Wir glauben fest daran, dass Vielfalt und frische Perspektiven unser Team bereichern. Dank unserer digitalen Schulungsplattform helfen wir dir, in deinen neuen Job hereinzufinden und das Beste aus dir herauszuholen. DEINE BENEFITS * Sicherer Arbeitsplatz: Jede Person, die wir einstellen, soll langfristig mit uns wachsen. Das Ziel jeder Einstellung ist eine unbefristete Übernahme. Die Übernahmequote liegt aktuell bei über 95%. * Starke Arbeitsatmosphäre: Der Umgang untereinander ist sehr kollegial und familiär. Wir ziehen alle am gleichen Strang und motivieren uns gegenseitig, Bestleistungen zu erzielen und persönlich zu wachsen. * Steile Karrierechancen: Unsere Mitarbeiter erhalten ein faires Gehalt und die Möglichkeit sich schnell leistungsbasiert zu steigern. Über die nächsten Jahre werden wir weiter wachsen und expandieren. Dazu benötigen wir weitere Experten und/oder Führungskräfte. * Elite Ausbildung: Wir als digitale Unternehmensberatung sind auf die Schulung von Marketing- & Vertriebsprozessen spezialisiert. Als Mitarbeiter profitierst du von erstklassigen Fortbildungen und Schulungen in allen relevanten Fachbereichen. * Künstliche Intelligenz: Als Vorreiter im Bereich KI profitierst du von modernsten Geschäftsprozessen und bleibst stets am Puls der Zeit. Du sparst dir stupide Routine-Tätigkeiten, arbeitest aktiv mit KI und erlernst echte Fähigkeiten, die deine Zukunft sichern.  DEINE AUFGABEN * Personalverwaltung: Du wirst die zentrale Rolle beim Verwalten neuer und bestehender Teammitglieder. Außerdem verwaltest du vertragliche Angelegenheiten und administrative Abläufe.   * Eventmanagement: Wir führen in regelmäßigen Abständen Events, Teamabende und Workshops durch. Durch deine Planung und Vorbereitung wird jede geplante Veranstaltung ein voller Erfolg. * Verwaltung/Administration: Du übernimmst die tägliche Postbearbeitung und Kommunikation mit Dienstleistern, Ämtern und Kunden. Deine Aufgaben umfassen auch andere administrative Tätigkeiten, die zur reibungslosen Funktion des Betriebs beitragen. * Buchhaltung: Du führst die Kontrolle über unser Finanzmanagement. Indem du Rechnungen termingerecht überweist und Zahlungen akribisch überprüfst, sicherst du Genauigkeit und Pünktlichkeit in allen finanziellen Transaktionen. * Projektassistenz & Recherche: Du unterstützt die Geschäftsleitung bei laufenden Projekten durch gezielte Zuarbeiten. Dazu zählen die eigenständige Recherche relevanter Informationen, die Vor- und Nachbereitung von Entscheidungen sowie die Erstellung von Präsentationen und Übersichten. Mit deinem Beitrag schaffst du eine wertvolle Grundlage für strategische und operative Entscheidungen. DEINE QUALIFIKATIONEN * Detailorientiertheit: Du legst Wert auf Genauigkeit und achtet auf jedes kleine Detail bei der Umsetzung technischer Spezifikationen. Dein Ansatz gewährleistet, dass alle Projekte präzise nach Vorgabe ausgeführt werden. * Selbstorganisation: Du bist ein Meister der Selbstorganisation, managest dein Zeitmanagement geschickt und nutzt deinen Arbeitsalltag effizient. Zusätzlich zeigst du eine ausgeprägte Fähigkeit, bestehende Prozesse und Richtlinien konsequent und strukturiert zu befolgen. * Berufserfahrung: Du bringst solide Erfahrungen aus dem Backoffice oder ähnlichen Bereichen mit, die dich zu einem unverzichtbaren Mitglied unseres Teams machen. Dein praktisches Wissen und deine Erfahrungen sind die Basis für deinen und unseren Erfolg. * Ausbildung/Studium: Mit deiner abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung oder einem betriebswirtschaftlichen Studium hast du nicht nur das nötige Fachwissen, sondern auch das Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge. * Fortgeschrittene Kenntnisse in Google Sheets (Excel): Deine fortgeschrittenen Fähigkeiten in Google Sheets ermöglichen es Dir, komplexe Datenanalysen durchzuführen und effiziente Lösungen für Datenmanagementaufgaben zu entwickeln.

Bodensteiner Gruppe

DEINE AUFGABEN Du liebst Organisation, behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und möchtest Teil spannender Festivals und Events sein? Dann werde Teil unseres Teams! Als Projektassistenz Produktion (m/w/d) unterstützt Du die Projektleitung Produktion bei der Planung, Organisation und Umsetzung verschiedenster Veranstaltungen und Projekte. Mit Deiner strukturierten und zuverlässigen Arbeitsweise sorgst Du dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren – sowohl im Büro als auch direkt vor Ort auf Events. PROJEKTORGANISATION & KOORDINATION * Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen * Pflege von Projekt- und Ablaufplänen * Terminplanung und Koordination * Vorbereitung von Projektunterlagen, Briefings und Ablaufdokumentationen * Nachverfolgung von Deadlines und offenen Aufgaben KOMMUNIKATION & SCHNITTSTELLENMANAGEMENT * Ansprechpartner für Lieferanten und Dienstleister * Koordination verschiedener Gewerke wie Technik oder Logistik in Abstimmung mit der Projektleitung * Protokollführung bei Meetings * Sicherstellung des Informationsflusses zwischen allen Beteiligten ADMINISTRATIVE AUFGABEN * Einholung und Vergleich von Angeboten * Rechnungsprüfung und Ablage * Pflege von Datenbanken und Kontaktlisten * Nutzung und Pflege interner Tools und Systeme * Unterstützung bei der Optimierung reibungsloser Prozesse OPERATIVE UNTERSTÜTZUNG BEI VERANSTALTUNGEN * Unterstützung beim Auf- und Abbau sowie während der Durchführung von Events * Betreuung von Lieferanten und Dienstleistern vor Ort * Ansprechpartner für kurzfristige Änderungen und spontane Herausforderungen * Unterstützung bei Ablaufregie und Produktionskoordination * Kontrolle von Checklisten und Gewerken NACHBEREITUNG & DOKUMENTATION * Sammlung und Aufbereitung von Feedback * Dokumentation von Abläufen und Projekten * Unterstützung bei Abrechnungen und Projektabschlüssen * Erstellung von Reportings WOMIT DU UNS BEGEISTERST * Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation * Erste Erfahrungen in der Projektarbeit im Bereich Assistenz, Projektmanagement oder Veranstaltungsorganisation sind von Vorteil, aber kein Muss * Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und verlierst auch bei mehreren Aufgaben nicht den Überblick und arbeitest sorgfältig * Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen (Word, Excel, Outlook) * Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen * Flexibilität und die Bereitschaft, am Nachmittag, an Wochenenden und gelegentlich an anderen Orten zu arbeiten, sind für Dich selbstverständlich * Interesse an Veranstaltungen, Festivals und Live-Produktionen DAS BIETEN WIR DIR * Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit flexiblen Gleitzeitmodellen * Die Option, in Teilzeit (mindestens 25 Stunden pro Woche, überwiegend nachmittags) oder in Vollzeit tätig zu sein * Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit spannenden Projekten und Events, wie die Nature One * Die Möglichkeit, in einem engagierten und kreativen Team mitzuwirken * Eigenverantwortliche Aufgaben und Raum für Deine Ideen * Eine direkte Zusammenarbeit in einem inspirierenden Umfeld – Remote-Arbeit ist nicht möglich, aber dafür gibt es viel persönlichen Kontakt * Einblicke hinter die Kulissen einzigartiger Veranstaltungen * Kurze Entscheidungswege durch flache Hierarchien * Individuelle Einarbeitung mit persönlichem Weiterbildungsangebot * Betriebliche Altersvorsorge und Krankenversicherung, Job-Rad, Corporate Benefits JETZT BEWERBEN! WAS DU DAFÜR TUN MUSST? Hast Du Lust, mit uns durchzustarten? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung! Lass uns wissen, warum Du perfekt zu uns passt und ab wann du starten kannst. Bewirb Dich jetzt und werde Teil unserer Erfolgsgeschichte! DEINE ANSPRECHPARTNERIN/DEIN ANSPRECHPARTNER Marlen Jentsch | Personalleiterin | +49 (0) 6541 / 8141-223 | mj@bodensteiner-gruppe.de Spektralwerk GmbH ist ein Unternehmen der Bodensteiner-Gruppe.