Executive Assistant (m/w/d)

Fieldfisher

DAS IST FIELDFISHER X Die rechtliche Komplexität wächst rasant – Die Zahl der Vorschriften und die Datenmengen nehmen rasant zu. Menschen, Unternehmen und öffentliche Einrichtungen brauchen neue rechtliche Lösungen, die ihnen helfen, die steigende rechtliche Komplexität zu bewältigen. Bei Fieldfisher X entwickeln und liefern wir skalierbare Rechtsdienstleistungen. Wir verändern, wie Rechtsdienstleistungen erbracht werden und wer sie erbringt. Ein funktionsübergreifendes Team aus Datenwissenschaftlern, Prozess- und Produktexperten, Rechtsingenieuren und Anwälten arbeitet zusammen, um unseren Beitrag als unabhängiges Organ der Rechtspflege in Deutschland zu leisten. Wir kombinieren die Fähigkeiten und Erfahrungen einer globalen Anwaltskanzlei mit dem Unternehmergeist eines Startups und der Technologie des 21. Jahrhunderts. Wir suchen Pioniere, die Recht auf neuen Wegen praktizieren und mit uns die Kanzlei der Zukunft entwickeln wollen! Wir suchen ab sofort unbefristet und in Vollzeit eine:n Executive Assistant (m/w/d) in Berlin. WOVON DU PROFITIERST * Es erwarten Dich abwechslungsreiche Aufgaben sowie flache Hierarchien * Du arbeitest eigenverantwortlich in einem innovativen und aufgeschlossenen Umfeld * Du wirst Teil eines Teams, in dem gegenseitige Unterstützung und ein freundschaftliches Miteinander gelebt werden  * Neben einem attraktiven Gehaltspaket erwarten Dich weitere Benefits in unserem modernen Büroumfeld * Flexible Arbeitszeiteinteilung sowie die Möglichkeit fester Home-Office Tage sind für uns selbstverständlich DEINE AUFGABEN * Du unterstützt unseren Geschäftsführer und den Chair des Global AI Boards sowohl bei seinen täglichen Aufgaben als auch bei Projekten auf Unternehmensebene * Du unterstützt unseren Geschäftsführer bei der Entwicklung von Fieldfisher X zu einer europaweit führenden Einheit für skalierbare Rechtsdienstleistungen  * Du übernimmst die Korrespondenz unternehmensweit und mit externen Ansprechpartnern * Du stellst ein reibungsloses Terminmanagement sicher. Dabei arbeitest Du vorausschauend und hast alles im Blick  * Du bereitest aussagekräftige und anschauliche Präsentationen und Auswertungen vor * Du nimmst an entscheidenden Meetings teil und führst Protokoll * Du arbeitest Dich schnell in neue Themen ein, recherchierst schnell und entwickelst eine eigene Position  ÜBER DICH * Du hast ein wirtschaftswissenschaftliches, juristisches oder computerwissenschaftliches Studium abgeschlossen oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit * Du bringst Erfahrungen aus Unternehmensberatungen, Start-Ups oder Scale-Ups mit * Du nutzt KI und Technologie täglich, um beste Ergebnisse zu erzielen  * Du bist ein Organisationstalent, denkst strategisch und bringst Freude an der Koordination verschiedener Beteiligter mit * Du bist sehr strukturiert und besitzt die nötige Gelassenheit, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen Passen Deine Erfahrungen nicht zu 100% auf die Stelle? Kein Problem. Bewerbe Dich trotzdem, denn wir schätzen Initiative und Einsatz und sind auf der Suche nach spannenden Persönlichkeiten. Vielleicht bist Du ja die ideale Besetzung für diese oder eine andere Stelle.

Fieldfisher

DEIN JOB BEI UNS Du bist eine aufgeschlossene Persönlichkeit, die ihr Können in unserer Gemeinschaft einbringen und entfalten will? Du suchst einen Arbeitgeber, der Dich dabei unterstützt, neben Deiner fachlichen Expertise auch Deine individuellen Stärken weiterzuentwickeln?  Als “law firm built around people” legen wir seit jeher großen Wert auf den Menschen hinter dem Beruf. Ob als Anwält:in oder in unseren Business Services: Es sind der Austausch von Expertenwissen und innovativen Ideen sowie die Verknüpfung unserer individuellen Talente, die es uns ermöglichen, hervorragende Arbeit für unsere Mandant:innen zu leisten. Wir suchen ab sofort unbefristet und in Vollzeit eine:n Executive Assistant (m/w/d) in Hamburg.  WAS DU BEI UNS MACHST * Du unterstützt unser Management sowohl bei ihren täglichen Aufgaben als auch bei Projekten auf Unternehmensebene  * Du übernimmst die Korrespondenz mit anderen Abteilungen und mit externen Ansprechpartnern  * Du stellst ein reibungsloses Terminmanagement sicher. Dabei arbeitest Du vorausschauend und hast alles im Blick  * Du führst Protokoll und stellst den Beteiligten im Anschluss eine Zusammenfassung zur Verfügung   * Du bereitest aussagekräftige und anschauliche Präsentationen und Auswertungen vor  WAS DU MITBRINGST * Du hast ein wirtschaftswissenschaftliches Studium abgeschlossen oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit  * Du bringst erste Erfahrung als Assistenz, Personal Assistant oder Executive Assistant mit  * Du bist ein Organisationstalent, denkst strategisch und bringst Freude an der Koordination verschiedener Beteiligter mit  * Du bist sehr strukturiert und besitzt die nötige Gelassenheit, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen  * Du besitzt eine ausgeprägte Kommunikationsstärke, bist ein:e echte:r Teamplayer:in, tauschst Dich gerne aus, kannst andere für Themen begeistern – und Dich andersherum auch selbst begeistern lassen  * Die MS-Office-Programme beherrschst Du sicher, insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel  * Du fühlst Dich in einem internationalen Umfeld wohl und überzeugst mit fließenden Englischkenntnissen in Wort und Schrift  WAS WIR DIR BIETEN * Mitarbeit in einem hochdynamischen Team mit interessanten und abwechslungsreichen Themen  * Du arbeitest eigenverantwortlich in einem innovativen und aufgeschlossenen Umfeld * Du wirst Teil eines Teams, in dem gegenseitige Unterstützung und ein freundschaftliches Miteinander gelebt werden  * Individuelle Weiterentwicklung durch Feedbackgespräche, Workshops und ein Personal Development Budget nach der Probezeit * Neben einem attraktiven Gehaltspaket und dem Deutschlandticket erwarten Dich weitere Benefits in unserem modernen Büroumfeld * Flexible Arbeitszeiteinteilung sowie die Möglichkeit fester Home-Office Tage sind für uns selbstverständlich * Nach der Probezeit erhältst Du von uns ein Budget, um Dir zu Hause einen ergonomischen Arbeitsplatz einzurichten * Zur Erholung bieten wir Dir bei einer Vollzeitbeschäftigung 30 Tage Urlaub an * Zudem profitierst Du von unserem Corporate-Benefits-Programm und erhältst damit Zugang zu zahlreichen Rabattaktionen und Gutscheinen * Regelmäßige Treffen mit den Kolleg:innen, z. B. beim Feierabendbier, Teamevents und der Sommer- und Weihnachtsfeier

OMMAX

WEN WIR SUCHEN: * Du unterstützt die Geschäftsleitung bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben, um einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts zu gewährleisten (u.a. Terminverwaltung). * Du planst und koordinierst Kundentermine, Firmenveranstaltungen, Messen und andere geschäftsbezogene Besuche. * Du managst Geschäftsreisen einschließlich Planung, Vorbereitung und Nachbereitung für das Managementteam. * Du führst professionelle interne und externe Korrespondenz in Englisch und Deutsch. * Du arbeitest an Initiativen zur Prozessverbesserung mit und unterstützt bei der Entwicklung neuer Prozesse * Du bist Hauptansprechperson für das Managementteam und externe Stakeholder. * Du übernimmst Verantwortung für spezifische Projekte und beweist effektive Projektkoordinations- und Managementfähigkeiten. * Du überwachst und steuerst Büroprozesse zur Optimierung der Effizienz und unterstützt bei der Organisation von Unternehmensveranstaltungen. * Du pflegst die Deal Pipeline und die Private Equity Liste. * Du bereitest Materialien für Management Meetings vor. * Du verwaltest und aktualisierst HubSpot Deals und Kontakte, pflegst Kontaktlisten und aktualisierst regelmäßig die Wiedervorlage, um ein angemessenes Follow-up zu gewährleisten. * Du planst und organisierst Roadshows und sorgst für einen reibungslosen Ablauf. * Du koordinierst das Einholen von Feedback zu Projekten und Initiativen des Teams. WAS DU MITBRINGST: * Du verfügst über einen sehr guten Hochschulabschluss oder eine vergleichbare Ausbildung mit anschließender Berufserfahrung. * Du hast Berufserfahrung im Bereich Office Management sowie Partner/Executive Assistance. * Du verfügst über ein sehr gutes Organisationstalent bei gleichzeitig strukturierter, selbstständiger und zuverlässiger Arbeitsweise. * Du besitzt sehr gute Microsoft Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). * Du überzeugst durch eine schnelle Auffassungsgabe, zeigst Eigeninitiative und verfügst über hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.   * Du hast ein freundliches Auftreten und bist eine kreative und motivierte Persönlichkeit. * Du bist ein serviceorientierter Teamplayer mit Leidenschaft für die Arbeit. * Du sprichst fließend Englisch und Deutsch. WAS DICH ERWARTET: * Dein Impact ist entscheidend: Du gestaltest in einem hochmotivierten & smarten Team in unmittelbarer Zusammenarbeit mit den Gründern & Partnern aktiv die digitale Zukunft und sorgst durch die erfolgreiche Verknüpfung von Strategie und Implementierung für echten Mehrwert. * Dein Einsatz zahlt sich aus! Du profitierst von attraktiven Gehaltspaketen, Beteiligungen am Vertriebserfolg und exklusiven Investmentmöglichkeiten. Zusätzlich fördern wir unsere Top-Talente durch das 'Digital Leaders of Tomorrow' Programm und bieten dir somit weitere spannende Vorteile. * Dein Learning – unser Anliegen: Du wirst ab Tag eins durch vielfältige Entwicklungsangebote auf deiner Journey unterstützt, übernimmst schnell Verantwortung und hast die Möglichkeit mit uns deine individuelle Karriere zu gestalten – mit uns wirst du zum Digital Leader! * Dein Arbeitsumfeld: Du tauchst ein in ein diverses und familienfreundliches Umfeld, mit ausgeprägtem Teamspirit und profitierst von einem flexiblen und hybriden Arbeitsmodell in einem unserer Büros in München, Berlin, Hamburg und London.   * Dein Blick in die Zukunft: Du arbeitest am Puls der Zeit und sammelst wertvolle Einblicke und praktische Erfahrungen mit Fokus auf digitale Geschäftsmodelle und datengetriebene Wertschöpfung in acht zukunftsweisenden Branchen.   * Deine Benefits on top: Freue dich auf regelmäßige Teamevents und gemeinsame Sportsessions, profitiere von einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge, einer exklusiven Wellpass-Mitgliedschaft sowie Mobilitäts- und Essenszuschüsse und vielseitigen weiteren Company Benefits.