Executive Assistant (m/w/d)

EMERAM Capital Partners

DEINE AUFGABEN * Terminkoordination: Planung, Priorisierung und Abstimmung interner und externer Termine inkl. Kalenderpflege und Meetingvorbereitung * Reiseorganisation: Selbstständige Buchung und Anpassung von Reisen (Flüge, Hotels, Transfers) sowie Erstellung übersichtlicher Reisepläne * Spesenmanagement: Prüfung, Erfassung und Abrechnung von Reisekosten und Spesen nach internen Vorgaben * E-Mail-Management: Strukturierte Bearbeitung und Weiterleitung eingehender E-Mails, Betreuung mehrerer Postfächer * Administrative Unterstützung: Dokumentenmanagement, Erstellung von Präsentationen und Unterlagen, Pflege von Kontaktdaten und Verteilerlisten (z. B. im CRM) * LinkedIn: Pflege des Profils, Bearbeitung eingehender Anfragen und Koordination externer Kommunikation * Kommunikation & Schnittstelle: Ansprechpartner/in für interne Teams, Portfoliofirmen sowie externe Partner auf nationaler und internationaler Ebene * Zusätzliche Aufgaben (je nach Erfahrung und Interesse): Unterstützung im Office-Management, bei der IT-Koordination (keine Vorkenntnisse nötig) oder im Bereich Marketing/PR DEIN PROFIL * Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Gastronomie/Hotellerie oder ein abgeschlossenes Studium * Mehrjährige Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich – idealerweise in einem professionellen Umfeld (z. B. Unternehmensberatung, Private Equity, Kanzlei oder gehobene Dienstleistung) * Alternativ: Erfahrung in der Gastronomie oder Hotellerie mit ausgeprägter Serviceorientierung und Organisationsstärke * Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise * Hohe Serviceorientierung, Engagement und Flexibilität * Souveränes Auftreten, Diskretion und professionelle Kommunikation auf Deutsch und Englisch * Sicherer Umgang mit MS Outlook, Word, Excel und PowerPoint WARUM EMERAM? Bei EMERAM erwartet Dich ein dynamisches und hochprofessionelles Umfeld mit freundlichen und liebenswerten Kollegen. Wir sehen uns als „One Team“ und treffen uns nicht nur einmal die Woche im gesamten EMERAM-Team zum gemeinsamen Mittagessen, sondern verbringen auch Zeit bei abwechslungsreichen Teamevents und Outings. Deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung ist uns sehr wichtig. Gemeinsam werden wir Deinen individuellen Entwicklungsplan definieren und Dich in Deiner Weiterentwicklung begleiten. EMERAM bietet Dir eine unbefristete Festanstellung mit attraktiver Vergütung im Herzens Münchens. Unsere Büros befinden sich in einem hochwertig renovierten Altbau in Bogenhausen. Wir bieten Dir viel Flexibilität, die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten sowie ein modernes Arbeitsumfeld mit frischem Obst, Getränken, Kaffee und Snacks – ergänzt durch einen Zuschuss zu Fitness- und Sportangeboten.

Fieldfisher

DAS IST FIELDFISHER X Die rechtliche Komplexität wächst rasant – Die Zahl der Vorschriften und die Datenmengen nehmen rasant zu. Menschen, Unternehmen und öffentliche Einrichtungen brauchen neue rechtliche Lösungen, die ihnen helfen, die steigende rechtliche Komplexität zu bewältigen. Bei Fieldfisher X entwickeln und liefern wir skalierbare Rechtsdienstleistungen. Wir verändern, wie Rechtsdienstleistungen erbracht werden und wer sie erbringt. Ein funktionsübergreifendes Team aus Datenwissenschaftlern, Prozess- und Produktexperten, Rechtsingenieuren und Anwälten arbeitet zusammen, um unseren Beitrag als unabhängiges Organ der Rechtspflege in Deutschland zu leisten. Wir kombinieren die Fähigkeiten und Erfahrungen einer globalen Anwaltskanzlei mit dem Unternehmergeist eines Startups und der Technologie des 21. Jahrhunderts. Wir suchen Pioniere, die Recht auf neuen Wegen praktizieren und mit uns die Kanzlei der Zukunft entwickeln wollen! Wir suchen ab sofort unbefristet und in Vollzeit eine:n Executive Assistant (m/w/d) in Berlin. WOVON DU PROFITIERST * Es erwarten Dich abwechslungsreiche Aufgaben sowie flache Hierarchien * Du arbeitest eigenverantwortlich in einem innovativen und aufgeschlossenen Umfeld * Du wirst Teil eines Teams, in dem gegenseitige Unterstützung und ein freundschaftliches Miteinander gelebt werden  * Neben einem attraktiven Gehaltspaket erwarten Dich weitere Benefits in unserem modernen Büroumfeld * Flexible Arbeitszeiteinteilung sowie die Möglichkeit fester Home-Office Tage sind für uns selbstverständlich DEINE AUFGABEN * Du unterstützt unseren Geschäftsführer und den Chair des Global AI Boards sowohl bei seinen täglichen Aufgaben als auch bei Projekten auf Unternehmensebene * Du unterstützt unseren Geschäftsführer bei der Entwicklung von Fieldfisher X zu einer europaweit führenden Einheit für skalierbare Rechtsdienstleistungen  * Du übernimmst die Korrespondenz unternehmensweit und mit externen Ansprechpartnern * Du stellst ein reibungsloses Terminmanagement sicher. Dabei arbeitest Du vorausschauend und hast alles im Blick  * Du bereitest aussagekräftige und anschauliche Präsentationen und Auswertungen vor * Du nimmst an entscheidenden Meetings teil und führst Protokoll * Du arbeitest Dich schnell in neue Themen ein, recherchierst schnell und entwickelst eine eigene Position  ÜBER DICH * Du hast ein wirtschaftswissenschaftliches, juristisches oder computerwissenschaftliches Studium abgeschlossen oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit * Du bringst Erfahrungen aus Unternehmensberatungen, Start-Ups oder Scale-Ups mit * Du nutzt KI und Technologie täglich, um beste Ergebnisse zu erzielen  * Du bist ein Organisationstalent, denkst strategisch und bringst Freude an der Koordination verschiedener Beteiligter mit * Du bist sehr strukturiert und besitzt die nötige Gelassenheit, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen Passen Deine Erfahrungen nicht zu 100% auf die Stelle? Kein Problem. Bewerbe Dich trotzdem, denn wir schätzen Initiative und Einsatz und sind auf der Suche nach spannenden Persönlichkeiten. Vielleicht bist Du ja die ideale Besetzung für diese oder eine andere Stelle.

OMMAX

WEN WIR SUCHEN: * Du unterstützt die Geschäftsleitung bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben, um einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts zu gewährleisten (u.a. Terminverwaltung). * Du planst und koordinierst Kundentermine, Firmenveranstaltungen, Messen und andere geschäftsbezogene Besuche. * Du managst Geschäftsreisen einschließlich Planung, Vorbereitung und Nachbereitung für das Managementteam. * Du führst professionelle interne und externe Korrespondenz in Englisch und Deutsch. * Du arbeitest an Initiativen zur Prozessverbesserung mit und unterstützt bei der Entwicklung neuer Prozesse * Du bist Hauptansprechperson für das Managementteam und externe Stakeholder. * Du übernimmst Verantwortung für spezifische Projekte und beweist effektive Projektkoordinations- und Managementfähigkeiten. * Du überwachst und steuerst Büroprozesse zur Optimierung der Effizienz und unterstützt bei der Organisation von Unternehmensveranstaltungen. * Du pflegst die Deal Pipeline und die Private Equity Liste. * Du bereitest Materialien für Management Meetings vor. * Du verwaltest und aktualisierst HubSpot Deals und Kontakte, pflegst Kontaktlisten und aktualisierst regelmäßig die Wiedervorlage, um ein angemessenes Follow-up zu gewährleisten. * Du planst und organisierst Roadshows und sorgst für einen reibungslosen Ablauf. * Du koordinierst das Einholen von Feedback zu Projekten und Initiativen des Teams. WAS DU MITBRINGST: * Du verfügst über einen sehr guten Hochschulabschluss oder eine vergleichbare Ausbildung mit anschließender Berufserfahrung. * Du hast Berufserfahrung im Bereich Office Management sowie Partner/Executive Assistance. * Du verfügst über ein sehr gutes Organisationstalent bei gleichzeitig strukturierter, selbstständiger und zuverlässiger Arbeitsweise. * Du besitzt sehr gute Microsoft Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). * Du überzeugst durch eine schnelle Auffassungsgabe, zeigst Eigeninitiative und verfügst über hervorragende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.   * Du hast ein freundliches Auftreten und bist eine kreative und motivierte Persönlichkeit. * Du bist ein serviceorientierter Teamplayer mit Leidenschaft für die Arbeit. * Du sprichst fließend Englisch und Deutsch. WAS DICH ERWARTET: * Dein Impact ist entscheidend: Du gestaltest in einem hochmotivierten & smarten Team in unmittelbarer Zusammenarbeit mit den Gründern & Partnern aktiv die digitale Zukunft und sorgst durch die erfolgreiche Verknüpfung von Strategie und Implementierung für echten Mehrwert. * Dein Einsatz zahlt sich aus! Du profitierst von attraktiven Gehaltspaketen, Beteiligungen am Vertriebserfolg und exklusiven Investmentmöglichkeiten. Zusätzlich fördern wir unsere Top-Talente durch das 'Digital Leaders of Tomorrow' Programm und bieten dir somit weitere spannende Vorteile. * Dein Learning – unser Anliegen: Du wirst ab Tag eins durch vielfältige Entwicklungsangebote auf deiner Journey unterstützt, übernimmst schnell Verantwortung und hast die Möglichkeit mit uns deine individuelle Karriere zu gestalten – mit uns wirst du zum Digital Leader! * Dein Arbeitsumfeld: Du tauchst ein in ein diverses und familienfreundliches Umfeld, mit ausgeprägtem Teamspirit und profitierst von einem flexiblen und hybriden Arbeitsmodell in einem unserer Büros in München, Berlin, Hamburg und London.   * Dein Blick in die Zukunft: Du arbeitest am Puls der Zeit und sammelst wertvolle Einblicke und praktische Erfahrungen mit Fokus auf digitale Geschäftsmodelle und datengetriebene Wertschöpfung in acht zukunftsweisenden Branchen.   * Deine Benefits on top: Freue dich auf regelmäßige Teamevents und gemeinsame Sportsessions, profitiere von einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge, einer exklusiven Wellpass-Mitgliedschaft sowie Mobilitäts- und Essenszuschüsse und vielseitigen weiteren Company Benefits.