Collen Aktiebolag · Gävle
Commercial Assistant
Collen – Grundat 1810 Som Commercial Assistant hos Collen kommer du att spela en central roll i vårt ekonomi och inköpsteam. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter i...
Collen – Grundat 1810
Som Commercial Assistant hos Collen kommer du att spela en central roll i vårt ekonomi och inköpsteam. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter innefattar bland annat att administrera och förbereda utskrift, skanning, organisering och bokföring av fakturor veckovis och vid behov. Säkerställa att alla leverantörsfakturor tas emot i tid och att återbetalningar/kreditnotor uppdateras i ekonomisystemet.
Kvalifikationer
Eftergymnasial utbildning inom ekonomi eller annat relevant område
Minst 3 års erfarenhet i liknande roll efter examen
Goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift
Kunskap i MS Office, inklusive Excel och Word
Ansvarsområden
Du rapporterar till Financial Accountant för Sverige och ansvarar bland annat för:
Administrera förberedelse, utskrift, skanning, organisering och bokföring av fakturor veckovis och vid behov
Datainmatning i system
Bygga professionella relationer med interna och externa intressenter samt med leverantörer.
Säkerställa att alla leverantörsfakturor tas emot i tid och att återbetalningar/kreditnotor uppdateras i ekonomisystemet
Administrera mottagningsnotor (GRN) för att hålla fakturor uppdaterade
Forskning och lösning av avvikelser på ett snabbt och effektivt sätt
Assistera med allmänna administrativa uppgifter inom avdelningen vid behov
Främja företagets kärnvärden och en kultur av välmående på arbetsplatsen
Hantera intern och extern kommunikation med hög professionalism och konfidentialitet
Samarbete med ekonomi- och inköpsteamet för att stödja operativ excellens och efterlevnad.
God kunskap om dataskyddsförordningen (GDPR)
För att lyckas i denna roll ser vi att du är kommunikativ, har god numerisk förmåga och tidshantering, kan arbeta självständigt och prioritera arbetsuppgifter, samt upprätthålla god kommunikation och engagemang inom organisationen.
Som Commercial Assistant hos Collen kommer du att spela en central roll i vårt team och aktivt bidra till att stärka företagets säkerhetskultur. Genom att uppvisa personligt engagemang, tydligt definiera förväntningar och kommunicera företagets säkerhetspolicy säkerställer du att säkerheten alltid prioriteras framför produktivitet.
Genom att främja öppen kommunikation och uppmärksamma säkra arbetsmetoder bidrar du till att säkerhet blir en integrerad och gemensam värdering inom organisationen.
Hos Collen är säkerhet en grundläggande princip, och genom ditt arbete med att förstärka denna kultur bidrar du till att skapa en arbetsplats där omsorg och ansvarstagande är vägledande i alla delar av verksamheten.
Urval och intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum.
Vänligen skicka in ditt CV och ansökan på engelska.
Ansök idag och bli en del av Collen!
Key Requirements:
3rd Level Qualification in a related field
3 years post qualification experience in a similar role
Good working knowledge of English, both written and verbal
Knowledge of MS Office including excel and word
As a member of the Collen team, you have the opportunity to influence safety culture by demonstrating personal commitment, setting clear expectations, and effectively communicating safety policies.
By consistently modelling safe behaviour, prioritising safety above productivity, and ensuring that all workers are supported to receive proper training and resources, you can foster an environment where safety is ingrained in every aspect of the company’s processes.
Encouraging open communication, recognising, and rewarding safe behaviour, to further reinforce the importance of safety. By taking these steps, you can help create a culture where safety is a shared value and a top priority for all stakeholders involved in Collen projects.
Responsibilities:
Reporting to the Financial Accountant for Sweden, the key responsibilities of the role include:
Work collaboratively with the finance & procurement team to support operational excellence and compliance
Administer the preparation, printing, scanning, organizing and posting of invoices on a weekly basis and upon request
System data entry
Build a professional rapport with relevant internal and external stakeholders and the wider supply chain
Ensure all suppliers invoices are received in a timely manner and refunds/credit notes are updated accordingly on the respective finance system
Administer goods received notes (GRN) to ensure all invoices are up to date
Research and resolve discrepancies in a timely manner
Assist with the general administration duties of the department and as required
Promote & foster the company core values and a culture of wellness at work
Handle internal and external communication with a high degree of professionalism and confidentiality
Good working knowledge of general data protection regulation (GDPR)
The key individual will be articulate with good numeracy and time management skills. Will possess the ability to work independently and to prioritize tasks, while maintaining good communication and engagement with the wider organization.
Role
Commercial Assistant
Category
Administration, ekonomi, juridik
Employment type
Heltid
Locations
Published
July 9
Deadline
November 30