Teamassistenz in einer Wirtschaftskanzlei (m/w/d)

Hitzler Ingenieure

WIR SAGEN HI aus Hamburg! Wir suchen dich als engagierte Teamassistenz in Teilzeit für unsere festen Arbeitszeiten von Montag bis Donnerstag, jeweils von 9:00 bis 12:00 Uhr, und freuen uns darauf, wenn du unser Team im Alltag tatkräftig unterstützt. DEINE AUFGABEN * Unterstützung des Teams in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben * Allgemeine Büroverwaltung * Organisation Büromaterial, Posteingang, Materialbestellungen * Anrufe entgegennehmen und weiterleiten * Korrespondenz mit Unternehmen im Handwerk und in der Dienstleistung, mit liefernden Firmen und über das interne Sharepoint * Getränkevorrat koordinieren * Themen der Niederlassung (Schlüsselverwaltung, Nebenkosten, Organisation Unterhaltsreinigung, Fensterreinigung etc.) * Koordination von Externen in Bezug auf z.B. Reparaturen, Beschaffung Mobiliar und Kurierdienst * Organisation Mitarbeitergespräche * Dienstreiseorganisation * Reisen und Hotels buchen (Bahn, Flug, Hotel etc.), Kostenkontrolle * Organisation von Mitarbeitendenevents  * Fahrzeugmanagement * Führerscheine und Fahrtenbücher kontrollieren * Verwaltung Poolautos am Standort (Stellplätze, Inspektionen, Reifenwechsel) und stichprobenhafte Prüfung (Sauberkeit) * Kassenführung und Spesenmanagement DEIN PROFIL * Verfügbarkeiten zu den festen Arbeitszeiten von Montag bis Donnerstag, jeweils von 9 bis 12 Uhr * Ausbildung und Erfahrung * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation * Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im Bereich Bauprojektsteuerung * Fachkenntnisse * Sicherer Umgang mit Büroprozessen, kaufmännischen Vorgängen und digitalen Tools (Outlook, Word, Excel, Teams) * Persönliche Fähigkeiten * Organisations- und Planungstalent, strukturierte Arbeitsweise und Freude daran, Abläufe aktiv zu gestalten * Teamfähigkeit und Flexibilität * Kommunikationstalent und Spaß am Kontakt mit Kunden und Firmen * Positive Ausstrahlung und ein freundliches, verbindliches Auftreten * Zuverlässigkeit und ein hohes Maß an Eigeninitiative * Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift * Offenheit für neue Technologien und digitale Arbeitsprozesse WAS WIR DIR BIETEN * Gründliche Einarbeitung durch dein Team und über unsere HI-Akademie * Vereinbarkeit leicht gemacht: Feste Vormittagszeiten von Montag bis Donnerstag (9–12 Uhr) geben dir maximale Planbarkeit für Familie, Sport oder andere Projekte * Mobilität & Benefits, mit JobRad, Fitnesszuschuss oder KITA-Zuschuss, wir unterstützen dich * Modernes Arbeitsumfeld, mit ergonomischen Arbeitsplätzen und technischer Ausstattung * Teamkultur: Das Team sind WIR, deswegen feiern wir Erfolge gemeinsam – bei Events und im Alltag ANSPRECHPARTNER Melanie Bruha Human Resources WEITERE INFORMATIONEN Wir suchen dich - unabhängig von deiner Herkunft, deinem Geschlecht, deiner Religion oder Weltanschauung, einer etwaigen Behinderung, deines Alters oder deiner sexuellen Identität. Aus Gründen des Datenschutzes nehmen wir keine E-Mail Bewerbungen mehr an. Bitte nutze für deine Bewerbung unser Bewerbungsportal. Vielen Dank für deine Unterstützung!

ST Engineering Applied Solutions

DAS PACKST DU AN: Die Position ist in einer spannenden Phase angesiedelt: Unser Produkt befindet sich aktuell im Übergang von der Entwicklung in die Kommerzialisierung. Parallel dazu entwickeln sich auch interne Strukturen weiter. In dieser Rolle unterstützt Du dabei, Organisation, Abläufe und Zusammenarbeit über verschiedene Bereiche hinweg zu strukturieren und weiterzuentwickeln. Du arbeitest eng mit dem Director Design & Engineering sowie dem Director Finance & Controlling zusammen – inklusive der angebundenen Business-Development-Aktivitäten. Darüber hinaus begleitest Du bei Bedarf auch die Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Themen. Damit bist Du an mehreren zentralen Stellen des Unternehmens eingebunden – mit direkter Nähe zu operativen Themen, Entscheidungsprozessen und bereichsübergreifender Zusammenarbeit. * Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und internen Abstimmungen über mehrere Unternehmensbereiche hinweg * Strukturierung und Nachverfolgung von Projektthemen, Aufgaben und Deadlines * Vorbereitung von Präsentationen, Protokollen und Berichten für Geschäftsführung und externe Partner * Unterstützung der Kommunikation zwischen Engineering, Business Development, Finance und externen Partnern * Pflege und Strukturierung von Dokumentationen und Projektunterlagen * Unterstützung bei der Organisation interner Abstimmungen und Projektmeetings * Strukturierung und Optimierung administrativer Abläufe im Tagesgeschäft DAS BRINGST DU MIT: * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation * Erste Erfahrung als Assistenz, Projektassistenz oder Teamassistenz * Erfahrung in einem technischen, industriellen oder projektorientierten Umfeld ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung * Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise * Organisationstalent und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit * Sicherer Umgang mit MS Office * Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sichere Englischkenntnisse DAS BIETEN WIR: * Abwechslungsreiche Aufgaben – Du bist in verschiedenen Bereichen eingebunden und siehst, wie ein Technologieunternehmen von innen funktioniert * Kurze Entscheidungswege und direkte Ansprechpartner – kein langer Dienstweg * Ein kleines, kollegiales Team mit echter Zusammenarbeit * Die Möglichkeit, eigene Ideen zur Organisation und zu Abläufen einzubringen * Stabiles Umfeld als Teil der international aufgestellten ST Engineering Ltd. * Moderner Arbeitsplatz in Mörfelden-Walldorf, nahe dem Frankfurter Flughafen

deimel Steuerberatungsgesellschaft

IHR PROFIL Sie verfügen über Erfahrung in der Teamassistenz, im Office-Management oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle und haben Freude daran, Abläufe verlässlich zu koordinieren, Menschen zu unterstützen und den Überblick zu behalten. Idealerweise bringen Sie Erfahrung im Umgang mit digitalen Prozessen, Termin- und Fristenorganisation, Dokumentenmanagement sowie der Kommunikation mit Mandanten, Kollegen und externen Ansprechpartnern mit. Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und mit einem hohen Qualitätsanspruch. Ordnung, Verbindlichkeit und saubere Abläufe sind für Sie keine Nebensache, sondern die Grundlage dafür, dass Teams gut arbeiten können. Gleichzeitig kommunizieren Sie freundlich und klar, denken mit und erkennen, wo Unterstützung gebraucht wird, bevor es kompliziert wird. Sie suchen keine reine Verwaltungsaufgabe, sondern eine feste Position, in der Sie Verantwortung übernehmen, Abläufe aktiv mitgestalten und als verlässliche Schnittstelle im Kanzleialltag einen echten Beitrag leisten. In der Teamassistenz sorgen Sie dafür, dass Organisation, Kommunikation und Prozesse im Hintergrund funktionieren – professionell, menschlich und mit Blick für das Wesentliche. IHRE AUFGABEN Sie (m/w/d) übernehmen zentrale organisatorische Aufgaben im Kanzleialltag und sorgen dafür, dass Abläufe zuverlässig, strukturiert und professionell funktionieren. Ihr Fokus liegt auf der Unterstützung unserer Teams im Tagesgeschäft: Sie koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor, behalten Fristen und Wiedervorlagen im Blick und sorgen dafür, dass Informationen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle sind. Sie übernehmen die Kommunikation mit Mandanten, Kolleginnen und Kollegen sowie externen Ansprechpartnern und stellen sicher, dass Anliegen freundlich, verbindlich und lösungsorientiert bearbeitet werden. Ein zentraler Bestandteil Ihrer Arbeit ist die Pflege und Organisation digitaler Unterlagen, Stammdaten und Arbeitsabläufe. Sie arbeiten sorgfältig in unseren Systemen, achten auf Datenqualität und tragen dazu bei, dass Prozesse klar, nachvollziehbar und effizient bleiben. Darüber hinaus unterstützen Sie bei administrativen Aufgaben, internen Abstimmungen und organisatorischen Themen rund um den Kanzleialltag. Sie denken mit, behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick und sorgen dafür, dass unsere Teams verlässlich entlastet werden. IHR KONTAKT Absolute Vertraulichkeit und Verschwiegenheit im gesamten Bewerbungsprozess und darüber hinaus sind für uns selbstverständlich.  Bei jeglichen Fragen zur Stellenausschreibung oder zu dem Bewerbungsverfahren können Sie sich gerne bei Luisa Rubarth melden unter: karriere@deimel.com.  Sie haben Fragen oder möchten sich gerne persönlich austauschen? Rufen Sie uns gerne an: 02941 - 9717 224 Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!  Weitere Einblicke gibt es zudem auf unseren Social Media Kanälen:   Facebook      Instagram Youtube