Vorstandsassistenz (m/w/d)

albrings + müller

UNSER UNTERNEHMEN Als technisch-wirtschaftlicher Immobilienberater entwickelt albrings + müller das Potenzial verschiedenster Mandate aus der Bau- und Immobilienbranche und maximiert den Erfolg. Durch innovative Lösungsansätze und die Vernetzung der richtigen Akteure und Kompetenzen erschaffen wir neue Möglichkeiten für zukunftsfähige Lebens- und Arbeitswelten. Hierbei sind wir über den gesamten Immobilien­lebens­zyklus hinweg aktiv – von der Initiierung und Konzeptionierung über den Bau sowie den Betrieb bis hin zu Transaktionen und übergeordnet in der Organisations- und Strategieberatung. Von unseren Standorten in Stuttgart, Lindau und Zürich bearbeiten wir jährlich rund 150 Projekte für über 100 Kunden in der gesamten DACH-Region.   Für unseren Gründer und Vorstand suchen wir am Standort Stuttgart oder Lindau am Bodensee zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Vorstandsassistenz (m/w/d) in Vollzeit.   Die Position hat das Ziel, den Vorstand in seiner Wirksamkeit, Entscheidungsqualität und Außenwirkung maßgeblich zu unterstützen und zu stärken. Durch strukturierte Zuarbeit, professionelle Kommunikation und proaktive Entlastung stellt die Vorstandsassistenz sicher, dass der Vorstand seine strategischen, operativen und unternehmerischen Aufgaben mit maximalem Fokus und Effizienz erfüllen kann. IHRE AUFGABEN In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie den Vorstand als zentrale Schnittstelle nach innen und außen. Durch proaktive Organisation, Kommunikation und Informationsaufbereitung sorgen Sie für eine nachhaltige operative und strategische Entlastung. * Zentraler Ansprechpartner des Vorstands       * Schnittstelle zu Gremien und zum multidisziplinären Team an allen Standorten (Lindau, Stuttgart, Zürich) * Professionelles, freundliches Auftreten als Vorbild für das gesamte Team * Sicherstellung eines professionellen Auftritts in allen Kontaktpunkten des Vorstands * Qualitativ hochwertige Kommunikation und schriftliche Korrespondenz * Zeitmanagement: Interne und externe Terminkoordination mit tagesaktueller Priorisierung sowie zuverlässiger Fristenkontrolle * Planung und Organisation von Reisen inkl. Buchung und Abrechnung * Unterstützung der aktiven Netzwerkarbeit des Vorstands: Führung von Akquiseansätzen sowie Kontakt-, Firmen- und Projektdatenpflege im ERP-/CRM-System „Vertec“ * Analyse komplexer Sachverhalte sowie strukturierte Aufbereitung entscheidungsrelevanter Informationen * Selbstständige Recherche zu aktuellen Themen und Entwicklung innovativer Impulse zur Unterstützung des Vorstands * Unterstützung beim Aufbau und der Vertiefung zentraler Kunden- und Partnerbeziehungen UNSERE ANFORDERUNGEN Sie arbeiten gerne eng mit Führungskräften, Kollegen und externen Ansprechpartnern zusammen und behalten auch in einem dynamischen Umfeld mit vielseitigen Aufgaben den Überblick. Eine selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise zeichnet Sie dabei aus. * Freundliches und offenes Auftreten sowie Belastbarkeit und Gelassenheit * Loyalität und vertrauensvolle Betreuung sensibler geschäftlicher sowie persönlicher Angelegenheiten des Vorstands * Hohes Maß an Eigeninitiative und Selbstständigkeit * Sorgfältige und qualitätsbewusste Arbeitsweise * Teamfähigkeit und Organisationstalent * Abgeschlossenes kaufmännisches / organisatorisches Studium oder kaufmännische / serviceorientierte Ausbildung * Berufserfahrung als Assistenz für Führungskräfte, insbesondere Unternehmer * Sicherer Umgang mit MS-Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) * Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse UNSER ANGEBOT * Verantwortungsvoller und vielseitiger Aufgabenbereich bei einem Top-Arbeitgeber * Maximaler Spielraum und vielfältige Entwicklungsperspektiven * Weitestgehend freie Arbeitsplatzwahl inkl. Homeoffice * Klarheit: Flache Hierarchien, sehr kurze Entscheidungswege und direkte Kommunikation in familiärem Arbeitsumfeld * Attraktive und leistungsorientierte Vergütung * Vielfältige Benefits (z. B. Zusatzversicherungen, Fahrzeugflotte, JobRad, IT, modernstes Arbeitsumfeld in zentralen Lagen) * Unbefristetes Arbeitsverhältnis mit 30 Urlaubstagen * Regelmäßige, hochwertige und abwechslungsreiche Mitarbeiterevents sowie interne und externe Fort- und Weiterbildungsangebote ANSPRECHPARTNER Steffen Müller

refine Projects

DEINE AUFGABEN * Deine Rolle – was du bewegst * Du unterstützt unsere beiden Vorstände in operativen und strategischen Themen – vorausschauend, nicht reaktiv. * Du bildest mit der bestehenden Vorstandsassistenz ein eingespieltes Team. * Du sicherst, überwachst und optimierst interne Prozesse und sorgst für Stabilität im Tagesgeschäft. * Du bereitest die Buchhaltung mit der Steuerkanzlei vor. * Du organisierst Meetings, Workshops und Kundenevents – reibungslos und mit Gespür für die Details. * Du unterstützt im Personalbereich, besonders beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen. * Du treibst Themen eigenständig voran und lässt Dinge nicht liegen. DEIN PROFIL * Was dich auszeichnet * Drive und Eigeninitiative – du bist nicht nur dabei, du gestaltest mit. * Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium. * Strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise – du denkst mit und vor. * Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse. * Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise auch mit Apple-Geräten, Lexware und DATEV. * Bereitschaft zur Präsenz vor Ort in Stuttgart – diese Rolle lebt von der Nähe zum Vorstand und ist bewusst keine Remote-Position. DAS BIETEN WIR DIR * Einen Platz nah an der Unternehmensspitze, direkt an der Seite der Gründer. * Echte Verantwortung und Gestaltungsspielraum ab dem ersten Tag. * Flexible Arbeitszeiten innerhalb deiner Präsenz vor Ort. * Eine echte Wir-Kultur: ein herzliches, hilfsbereites Team, das zusammenhält, Wissen offen teilt und dir vom ersten Tag an den Rücken stärkt. * Hochwertigste Büroräume zum Wohlfühlen: modernes, klimatisiertes Open-Space-Design mit eigenem Podcast-Studio und Barista-Kaffee für den perfekten Start in den Tag. * Benefits, die Freude machen: Wellpass für Fitness- und Wellnessangebote, Givve Card als steuerfreier monatlicher Sachbezug, JobRad-Leasing, Mitarbeiterrabatte, regelmäßige Team-Events, regelmäßige Fortbildung und einmal jährlich eine gemeinsame Studienreise. Der Prozess – unkompliziert und schnell Ein kurzes Kennenlernen per Telefon oder Video, dann ein persönliches Gespräch mit einem der Vorstände Bülent oder Claus. Wir entscheiden dann zügig. Klingt nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung – gern kurz und persönlich.

Bamaka

DIESE SPANNENDEN AUFGABEN ERWARTEN DICH * Du behältst den Projektfortschritt aller laufenden Projekte im Blick, erkennst Verzögerungen früh und treibst sie aktiv voran  * Du begleitest Projektmanager:innen methodisch und entwickelst unsere Projektstrukturen weiter * Du bereitest Entscheidungsvorlagen für den Vorstand auf * Du organisierst und begleitest Hauptversammlungen, Aufsichtsratssitzungen und Events von A bis Z  * Du unterstützt den Vorstand punktuell bei Terminen, Reisen und Follow-ups DAS WÜNSCHEN WIR UNS VON DIR * Du hast ein abgeschlossenes Studium, z. B. in BWL, Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbar * Du bringst erste Praxiserfahrung im Projektumfeld mit * Du kennst die Grundlagen von Projektmethodiken wie Prince2 oder Scrum; Erfahrung mit Tools wie Asana, Jira oder Confluence ist ein Plus * Du schreibst und sprichst sehr gut Deutsch * Deine Kommunikationsstärke und hands-on-Mentalität runden dein Profil ab: Du packst an, denkst mit und verlierst auch bei vielen parallelen Themen nicht den Überblick VORTEILE, DIE WIR BIETEN * Echte Work-Life Balance mit bis zu 40 % Mobile-Office sowie 30 + 3 Urlaubstagen * Individuell auf dich zugeschnittene Weiterbildungen für deine persönliche und berufliche Entwicklung * Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit abwechslungsreichen Aufgaben in einem expandierenden Unternehmen nahe Bonn * Einen modernen Arbeitsplatz mit aktueller IT-Ausstattung * Attraktive Angebote zur Gesundheitsförderung (Dienstrad, Unfallversicherung, Obst, bezuschusstes Mittagessen, gemeinsame Sportevents) * Eine gute Verkehrsanbindung mit kostenlosen Parkmöglichkeiten * Eine wertschätzende Unternehmenskultur, in der du dich mit deinen Ideen entfalten kannst und die Zukunft mitgestaltest