Office Manager:in in Münchener Startup (m/w/d)

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WIR SUCHEN DICH: Damit unser Team und unsere Geschäftsführung bestens aufgestellt sind, suchen wir dich – ein Organisationstalent mit Herz und Struktur, das HR-Prozesse eigenständig verantwortet, Recruiting aktiv gestaltet und zugleich die Geschäftsführung in Organisation und Projekten zuverlässig unterstützt. Bitte beachte, dass die Stelle in Teilzeit besetzt werden soll. DEINE MISSION, FÜR DEN FALL, DASS DU SIE ANNIMMST: * HR-Administration – du verantwortest das Vertragsmanagement, pflegst Personalakten, kontrollierst Reisekostenabrechnungen unserer Mitarbeitenden und erstellst Abrechnungen für die Geschäftsführung. * Recruiting & Onboarding – du erstellst Stellenbeschreibungen, postest diese auf relevanten Plattformen, gehst ggf. in Direktansprache, führst Erstinterviews und sorgst für ein professionelles Onboarding. * Unterstützung der Geschäftsführung – du organisierst Termine und Reisen, bereitest Meetings vor und nach und übernimmst eigenständig Recherchen, Analysen zu Markt- und Kundenthemen sowie Projektaufgaben. Auch in der Kommunikation mit Investoren und externen Partnern bist du eine wichtige Schnittstelle. * Teamkultur & Events – du planst, organisierst und führst eigenständig interne Aktionen und Teamveranstaltungen durch und sorgst dafür, dass sich alle wohlfühlen. * Office-Organisation – du hältst unser Münchener Büro am Laufen, kümmerst dich um Post, Materialbestellungen und die vielen kleinen Dinge, die den Arbeitsalltag angenehm machen. DAS ERWARTET DICH BEI UNS: * Mitgestaltung in einem Wachstumsmarkt mit gesellschaftlichem Impact und viel Entwicklungspotenzial * Flexibles Arbeiten im Büro sowie im Home-Office * Kollegiales Team mit Start-Up Kultur, flachen Hierarchien, regelmäßigen Team Events, etc. * Zentrales Büro in München-Neuhausen mit Dachterasse * Free Coffee, Schoki und frisches Obst bringen dich gut durch den Tag DEIN MITBRINGSEL FÜR UNS: * Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung * Erfahrung in HR-Administration und Recruiting, idealerweise in einem dynamischen Umfeld oder Start-up * Organisationsstärke, Eigeninitiative und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel im Blick zu behalten * Hohe Serviceorientierung im Umgang mit Mitarbeitenden, Bewerbenden, Investoren und externen Partnern * Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit HR-Tools ist ein Plus * Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) und solide Englischkenntnisse

idealworks

THE ROLE: WHAT TO EXPECT Als Office & Hospitality Manager (m/w/d) bist das Gesicht unseres Münchner Büros und die erste Ansprechperson für alle, die zu uns kommen – von Mitarbeitende über Gäste bis zu unseren Kunden. Du schaffst eine Umgebung in der sich alle gleichermaßen willkommen fühlen, und sorgst du für einen erstklassigen ersten Eindruck und eine herzliche, einladende Atmosphäre. ROLE RESPONSIBILITIES: WHAT YOU WILL DO * Als Gastgeber:in und zentrale Anlaufstelle empfängst du unsere Kunden, Gäste und Partner und sorgst dafür, dass sich bei uns alle vom ersten Moment an willkommen fühlen – professionell, herzlich und serviceorientiert. * Mit deinem Organisationstalent planst und organisierst du Kundenveranstaltungen, Workshops und Produkt-Demos und sorgst vor Ort für einen reibungslosen Ablauf. Dabei arbeitest du eng mit verschiedenen Teams wie Sales, Marketing und Tech zusammen und trägst maßgeblich zu einem erstklassigen Kundenerlebnis bei. * Du sorgst für eine einladende Atmosphäre in unseren Räumlichkeiten und kümmerst dich proaktiv um die Ausstattung und das generelle Erscheinungsbild unseres Büros – den Ort, an dem unsere Gäste Idealworks erleben. * Du unterstützt bei der Organisation und Durchführung von internen Firmen- und Mitarbeiterevents und schaffst besondere Momente für unser Team. * Das solide Fundament dahinter hast du ebenso souverän im Griff: Du verantwortest eigenständig die klassischen Office-Management-Tätigkeiten wie die Betreuung des allgemeinen E-Mail-Postfaches und der Telefonzentrale, Bürobestellungen sowie die Zusammenarbeit mit Lieferanten und externen Dienstleistern.  * Du arbeitest eng mit der Assistenz der Geschäftsführung sowie deinem Office-Management-Kollegen zusammen und bringst eigene Ideen zur Weiterentwicklung unserer Büroorganisation ein. ROLE REQUIREMENTS: WHAT YOU NEED TO SUCCEED * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation * Mindestens 1-2 Jahre Berufserfahrung im Office Management, am Empfang, im Event- oder Veranstaltungsbereich oder in der Hotellerie * Du hast Lust in einem internationalen und dynamischen Umfeld zu arbeiten und kommst gerne täglich ins Büro (Homeoffice ist in Absprache möglich) * Kommunikationsstärke, Freude am Gastgeben und eine ausgeprägte Dienstleistungsbereitschaft * Hohe Teamfähigkeit und Flexibilität sowie Verantwortungsbewusstsein und Organisationsgeschick * Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise * Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift WHY IDEALWORKS * Bei uns findest du ein internationales Arbeitsumfeld und wirst Teil eines erfahrenen und offenen Teams, in dem gegenseitiges Vertrauen zählt und du dich von der ersten Sekunde an wohlfühlst.   * Erlebe hautnah Startup-Feeling und flache Hierarchien mit abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Aufgaben, die du selbstständig bearbeitest.   * Für dein Engagement, uns bei unserer Mission zu unterstützen, wirst du nicht nur mit Wertschätzung belohnt, sondern auch mit einer überdurchschnittlichen Vergütung, einem Bonussystem und einem jährlichen Budget für deine persönliche Weiterentwicklung.  * Wir bieten Corporate Benefits, eine attraktive betriebliche Altersvorsorge, eine Mitgliedschaft im Urban Sports Club und Teamevents.   * Unser modernes Büro ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad und dem Auto gut zu erreichen und bietet zahlreiche Verpflegungsmöglichkeiten für eine entspannte Mittagspausen mit deinem Team.  * Angetrieben von unserer einzigartigen Unternehmenskultur bestimmen die fünf Werte "passion for results", "wellbeing", "personal growth", "trust" und "being and acting as one team" unser tägliches Handeln und unsere Zusammenarbeit.

filu

ART DER STELLE * unbefristete Stelle in Voll- oder Teilzeit WIR DENKEN TIERARZTPRAXIS NEU Wir denken Tierarztpraxis neu! Als tierärztlich geführtes Unternehmen revolutionieren wir die Tierarztpraxis mit innovativen, personalisierten Ansätzen und unserer einzigartigen "filu-sophie". Unsere Vision #happyvetshappypets steht für eine bessere Erfahrung für Haustiere, Tierhalter und Tiermediziner (m/w/d). Wir bieten ein Arbeitsumfeld, in dem du dich entfalten, weiterentwickeln, aktiv mitgestalten kannst und in dem deine Arbeit angemessen wertgeschätzt wird. filu führt erfolgreich zwei Tierarztpraxen in München und wir erweitern unser Praxisnetzwerk gerade in Düsseldorf, Köln, Hamburg, Frankfurt und Berlin.  Dein Standort ist noch nicht dabei? Bewirb dich jetzt als Tierarzt (m/w/d) bei filu und teile uns deinen Wunschstandort mit! Gemeinsam könnten wir dort eine neue filu-Praxis in deiner Nähe eröffnen – als Neugründung ohne unternehmerisches Risiko für dich und deine Kollegen (m/w/d). So bringst du Tiermedizin in deine Region und kannst eine Neugründung maßgeblich begleiten. Klingt spannend?  Lass uns gerne zu Möglichkeiten bei filu und neuen Standorten sprechen!  Deine E-Mail an jobs@filu.vet genügt uns bereits für den ersten Eindruck (CV ist optional). DEIN PERSÖNLICHER VERANTWORTUNGSBEREICH Deine Rolle als Vet  Du bist Tierarzt (m/w/d) für Kleintiere? Und hast vielleicht sogar schon einen Fokus auf Internistik, Chirurgie, Dentalheilkunde, Orthopädie, oder auf andere Bereiche gesetzt?  Perfekt! Denn wir bei filu bieten ein breites Spektrum an Behandlungsbereichen in jeder Praxis und passen unsere Rollen auf deine Erfahrungen und Präferenzen an. * Medizinische Diagnostik und Behandlung der Patienten und Beratung der Tierhalter (m/w/d) mit Unterstützung eines zentralen Teams, das dir u.a. administrative Tätigkeiten abnimmt * Teile Deine Praxiserfahrungen mit jungen Kollegen (m/w/d) und habe Spaß daran, ein Top-Team aus guten Tierärzten (m/w/d) und TFAs aufzubauen und weiterzuentwickeln * Zusammenarbeit mit unserem Office Team, so dass wir auf Basis deines Feedbacks Prozesse optimieren und dir ein erleichtertes Arbeiten ermöglichen * Du bist ein aktiver Teil der medizinischen Vision von filu, prägst die Kultur innerhalb deines Teams und trägst zur Modernisierung und stetigen Optimierung der tierärztlichen Versorgung bei DAS MACHT DICH ZUM FILUNEER * Du bist approbierter Tierarzt (m/w/d) mit Enthusiasmus für die Kleintiermedizin und fühlst dich in der Sprechstunde sicher * Ein professionelles Auftreten, Hilfsbereitschaft, Empathie und eine offene, herzliche und respektvolle Kommunikation mit Kollegen und Kunden (m/w/d) sind für dich selbstverständlich  * Bist interessiert an vielseitigen Tätigkeiten in der Kleintiermedizin in einem modern ausgestatteten Arbeitsumfeld und begeisterst dich für eine junge Startup-Kultur * Du bist wissbegierig, teamfähig, hast Sinn für Humor und Spaß daran, die Tiermedizin neu zu denken! * Von Vorteil: Versiertheit im Umgang mit digitalen Tools und Software, während wir hier gerne gemeinsam lernen und du ein intensives Onboarding in unsere Prozesse und Programme erfährst. WARUM FILU? MEHR ALS STANDARD-BENEFITS Die altbekannten Standard-Benefits kann jeder… wir bieten dir mehr! Und zwar nicht nur die üblichen Vorteile und Obstkörbe, sondern eine Kultur und ein Arbeitsumfeld, das deine berufliche und persönliche Weiterentwicklung in den Mittelpunkt stellt. Dadurch werden auch Tier und Tierbesitzer:innen zufriedener – #happyvetshappypets. GENIESSE WERTSCHÄTZUNG Wir bieten dir: * 3.000€ Fortbildungsbudget pro Jahr mit Ausgleichstagen, Unterstützung für Zusatzqualifikationen (z. B. Improve International) * 28 Tage Urlaub plus 2 Tage Sonderurlaub für soziale Projekte  * Attraktive, überdurchschnittliche Vergütung mit Umsatzbeteiligung * Wöchentliche Blocker für Team-Meetings, Fortbildungen, Coachings, oder Journal Clubs * Zusätzliche Benefits, wie betriebliche Altersvorsorge, 50€-Kreditkarte/monatlicher Fitness- oder Mobilitätszuschuss, JobRad, Rabatte auf bekannte Marken, regelmäßige Team-Events u.v.m. * Unterstützung für mentale und physische Gesundheit durch unsere Mental Academy SEI TEIL UNSERER HERDE Erwarte ein werteorientiertes Gründerteam, das gemeinsam mit dir die Tiermedizin neu definieren möchte. Dein Wohlbefinden liegt uns am Herzen, daher bieten wir dir: * Strukturiertes Onboarding mit Mentoren (m/w/d)  * Wir hören zu! Regelmäßige Feedback-Meetings für deine Weiterentwicklung und die von filu * Ein kollegiales Team, das unsere Grundwerte lebt und dir den Rücken stärkt * Inspirierenden Austausch mit filuneers in unserem Praxisnetzwerk über verschiedene Standorte hinweg NIMM EINFLUSS Bei uns steht exzellente, evidenzbasierte Allgemeinmedizin im Fokus. Du hast die einzigartige Möglichkeit, die Vision einer innovativen und modernen Tierarztpraxis aktiv mitzugestalten: * Eigenverantwortliche Arbeit ohne unternehmerisches Risiko * Optimierung der Patientenversorgung, sodass du mehr Zeit für die eigentliche Arbeit am Tier hast * Gemeinsame Gestaltung unserer Zukunft durch stetige Entwicklung neuer Lösungen für die Tiermedizin * Deine Ideen sind gefragt und werden aktiv in die Entwicklung einbezogen NUTZE FLEXIBILITÄT Flexible Arbeitsmodelle und frühzeitige Vorausplanung sind bei uns selbstverständlich: * Geregelte Terminsprechstunde und Öffnungszeiten, auf die man sich verlassen kann * Ein Umfeld, in dem dir administrative Tätigkeiten durch unsere Technologie abgenommen werden * Modernste Ausstattung auf Klinik-Niveau und vielseitige Diagnostik-Optionen, angepasst an deine Wünsche * Wertschätzung deiner Aus- und Weiterbildung mit ausreichend Raum zur Entfaltung filu verpflichtet sich zu Chancengleichheit für alle Mitarbeitenden und Bewerbenden, unabhängig von Geschlecht, Alter, Rasse, Religion, Herkunft, Behinderung, Schwangerschaft, sexueller Orientierung und anderen gesetzlich geschützten Merkmalen. Wir schätzen Vielfalt und fördern ein respektvolles, inklusives Arbeitsumfeld, in dem jeder Mensch die gleichen Chancen erhält. BEWERBUNGSPROZESS So lernen wir uns kennen: 1. Schicke uns deine Bewerbung – eine E-Mail an jobs@filu.vet genügt uns als erster Eindruck – CV ist optional! 2. Erstes Kennenlernen per Video Call | HR Manager | 30 Min. 3. Dein Schnuppertag vor Ort in einer filu Praxis in deiner Nähe inklusive fachlichem Kennenlernen mit unseren Vets | ca. 4h (Reisekosten werden selbstverständlich erstattet). Wenn sich eine Reise für dich nicht umsetzen lässt, finden wir eine gute Alternative. 4. Teamentscheidung! Du bekommst innerhalb weniger Tage (wenn nötig, auch am Folgetag) Rückmeldung zu deinen nächsten potentiellen Schritten mit filu! Du bist selbst nicht interessiert, kennst aber jemanden, der zu uns passen könnte? Dann wirf einen Blick auf unser Empfehlungsprogramm auf unserer Karriereseite – wir freuen uns immer über gutes Netzwerken.