Teamassistenz (Office Management) m/w/d

Duken & v. Wangenheim AG

DEINE AUFGABEN * Administrative Tätigkeiten, z. B. Telefonzentrale, E-Mail-Korrespondenz * Verwaltungstätigkeiten (Ablage etc.)   * Rechnungsvorbereitung und -erstellung  * Vorbereitende Buchhaltung und Zahlungsverkehr  * Fuhrparkmanagement  * Kundenempfang und Bewirtung * Bestellung von Büromaterial, Paketannahme, Reisebuchungen etc.  * Betreuung des Posteingangs und -ausgangs und Dokumentenverarbeitung * Eigenständiges Führen des Schriftverkehrs bzw. nach Stichwort  DEIN PROFIL * Du verfügst über eine selbstständige, lösungsorientierte, zuverlässige sowie strukturierte und genaue Arbeitsweise  * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, wie. z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement o. ä.  * Erste Berufserfahrungen im Assistenzbereich von Vorteil * Hands-On-Mentalität mit der Fähigkeit in einem dynamischen Umfeld Prioritäten zu setzen  * Hervorragende MS-Office-Kenntnisse   * Sicheres Auftreten, Organisationsgeschick und Durchsetzungsvermögen gepaart mit einem hohen Maß an Loyalität und Verschwiegenheit  WARUM WIR? * Eine unbefristete Festanstellung in einem inhabergeführten Unternehmen * Eine professionelle Einarbeitungsphase mit Mentor * Ein kollegiales und professionelles, langjähriges Team mit einem sympathischen Arbeitsumfeld * Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung * EGYM-Wellpass  * Flatrate an Getränken, Kaffee und Obst im Büro * Regelmäßige attraktive Firmenevents

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DAS ERWARTET DICH Du bist die Person, die den ersten Eindruck prägt: für Mandanten, Gäste und neue Kolleg:innen gleichermaßen. Mit deinem Gespür für Menschen, deinem Organisationstalent und deiner Eigeninitiative schaffst du eine Atmosphäre, in der sich alle sofort willkommen und gut aufgehoben fühlen – bevor überhaupt das erste Gespräch geführt wurde. Gemeinsam mit dem Office-Management-Team hältst du unserem Team aus allen Bereichen den Rücken frei: Du behältst den Überblick, wenn es mal hektisch wird, denkst einen Schritt voraus und sorgst dafür, dass der Büro-Alltag einfach läuft – verlässlich, strukturiert und mit dem richtigen Mix aus Ruhe und Energie. DEINE VORTEILE * Moderne Arbeitsweise: Schnell, papierlos, digitale Tools und Schnittstellen * Umfangreiche Einarbeitung: Dein erfahrenes Team zeigt dir alles, was du brauchst * Zentrale Lage: Optimale Anbindung für deinen Arbeitsweg * Urlaub: 30 Tage + 6 zusätzliche freie Tage * Mobilität: Komplettübernahme deines Deutschlandtickets * Finanzielle Unterstützung: Nettolohnoptimierung und Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge * Wertschätzung und Vertrauen: Wir begegnen uns auf Augenhöhe * Teamzusammenhalt: Offene Kommunikation und starker Zusammenhalt * Firmenevents: Gemeinsam Erfolge feiern und entspannen * Gesunde Arbeitsplätze: Ergonomische Ausstattung für dein Wohlbefinden DEINE AUFGABEN * Zentrale Anlaufstelle für Mandanten, Gäste und das gesamte Team – persönlich, telefonisch und digital * Koordination von Terminen, Post, Bestellungen und Büroausstattung sowie Verantwortung für einen reibungslosen Tagesablauf * Unterstützung aller Abteilungen bei administrativen Aufgaben – von der Dokumentenvorbereitung über Reisebuchungen bis hin zur Korrespondenz * Koordination von Dienstleistern (z. B. Handwerker, Catering, Lieferanten) mit Blick auf Qualität und Timing * Mitarbeit bei der Organisation interner Events, Schulungen und Teamprojekte * Du erkennst, was fehlt, bevor es auffällt – und bringst eigene Ideen aktiv ein DU BRINGST MIT * Erfahrung im Bereich Teamassistenz, Office Management oder vergleichbaren Rollen – idealerweise im Dienstleistungsumfeld * Freude daran, für unterschiedliche Menschen und Aufgaben gleichzeitig da zu sein * Strukturierte Arbeitsweise, Eigeninitiative und ein gutes Gespür für Prioritäten * Offenheit für digitale Tools und Prozesse – bei uns arbeiten wir papierarm und zukunftsorientiert * Zeitliche Flexibilität innerhalb unserer Bürozeiten (Mo–Do 08:30–17:30 Uhr, Fr 08:30–16:00 Uhr) * Sehr gutes Deutsch (C1) und solides Englisch (mind. B1) * Sicherer Umgang mit MS Office; Kenntnisse in DATEV sind ein Plus

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WAS DICH ERWARTET: Bis zu € 1.000,- Einstellungsprämie: Als Willkommensgruß erhalten Sie eine Einstellungsprämie von bis zu € 1.000,- Wir möchten Sie nicht ködern, sondern Ihre Einstellung belohnen. Dafür haben Sie die Probezeit erfolgreich bestanden. Wir sagen Danke, dass Sie sich für uns entschieden hast und schön, dass wir weiterhin gemeinsam in die Zukunft gehen.   Empfehlungsprogramm: Empfehlen Sie talentierte Kandidaten und freuen Sie sich über € 500,- bei erfolgreicher Einstellung! Teilzeit-Tätigkeit 12 Stunden/Woche – 4  Tage (Mo-Do): Die Rolle umfasst vor allem unterstützende Tätigkeiten im administrativen Bereich mit klaren, gut strukturierten Aufgaben. Wir suchen eine zuverlässige Person, die gerne organisiert arbeitet und Spaß daran hat, im Hintergrund für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. DEIN PROFIL: * Erste Erfahrung im Büro-, Assistenz- oder kaufmännischen Bereich * Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise * Sorgfalt im Umgang mit Unterlagen und Daten * Freude an einfachen administrativen und organisatorischen Aufgaben * Grundkenntnisse in MS Office (z. B. Outlook, Word) * Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für die Bearbeitung von E-Mails und Dokumenten * Die Position eignet sich besonders für Personen, die eine langfristige, klar strukturierte Tätigkeit in Teilzeit suchen. Auch Wiedereinsteigerinnen oder Quereinsteigerinnen sind herzlich willkommen. DEINE AUFGABEN: * Bearbeitung und Digitalisierung der eingehenden Post (Scannen, Zuordnen, Ablage) * Pflege der digitalen und physischen Ablagesysteme * Unterstützung bei der allgemeinen Büroorganisation * Einfache E-Mail-Korrespondenz nach Vorgabe * Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten * Unterstützung bei administrativen Aufgaben je nach Bedarf, z. B.: * Vorbereitung von Unterlagen (z. B. für Buchhaltung oder Verträge) * Unterstützung im Recruiting  * Pflege von Listen und Übersichten * Allgemeine Zuarbeit in verschiedenen Verwaltungsbereichen Jetzt suchen wir Mitarbeiter (m/w/d) aus den Bereichen: Assistenz (m/w/d), Human Resources Assistant (m/w/d), Office Management (m/w/d), Sachbearbeiter Human Resources (m/w/d), Sekretariat der Geschäftsführung (m/w/d), Teamassistenz (m/w/d), Bürokauffrau (m/w/d), Recruiting (m/w/d) DU KENNST UNS NOCH NICHT? Als Büroassistenz (m/w/d) unterstützen Sie unser Team im administrativen Tagesgeschäft. Ihr Schwerpunkt liegt auf der Bearbeitung von Post, der Pflege von Ablagesystemen sowie allgemeinen organisatorischen Aufgaben im Büro. Sie übernehmen einfache administrative Tätigkeiten und tragen dazu bei, dass die täglichen Abläufe zuverlässig und strukturiert umgesetzt werden. Bei Bedarf unterstützen Sie zudem in einzelnen Verwaltungsbereichen. Dabei arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung und dem Team zusammen und nutzen digitale Tools zur effizienten Organisation der Aufgaben.   Ihr Arbeitsort ist unser Head Office im Kranhaus 1, Im Zollhafen 18, 50679 Köln – zentral gelegen und bestens erreichbar. Aufgrund der Aufgaben ist eine tägliche Präsenz im Büro erforderlich. Ihre Arbeitszeiten sind von Montag bis Donnerstag – denn in unserem Head Office gilt die 4-Tage-Woche. Warum SMARTY? Wir nutzen digitale Tools von der Hotel Operation bis zur Verwaltung – so arbeiten Sie modern, transparent und zeitsparend.     ONE WAY – ONE TEAM! Be a smart part of it!   Wann dürfen wir Sie kennenlernen? HAST DU NOCH FRAGEN? Ihre Ansprechpartnerin ist gerne für Sie da: Marion Lohmar Human Resources Manager   E-Mail: job@smarty-hotels.com Telefon: +49 221 9859380 www.smarty-hotels.com