Vi är Mjölby kommun. Tillsammans levererar vi service och tjänster, är samhällsbyggare och myndighetsutövare. Vårt arbete är till nytta för samhället och med medborgarens bästa i fokus – genom hela livet.

Omsorgs- och socialförvaltningen är en av Mjölby kommuns sex förvaltningar och har ett tydligt uppdrag - vi finns till för människor. Med cirka 1000 medarbetare bidrar vi med insatser till ett självständigt och aktivt liv med meningsfull sysselsättning. Vår drivkraft är att skapa utveckling och trygghet i vardagen och vår gemensamma målbild är att skapa bra välfärdstjänster. För att lyckas krävs både kompetens, engagemang och mod – vi vågar satsa på innovation, ny teknik och nya arbetssätt som driver utvecklingen framåt.

En del av omsorgs- och socialförvaltningen är enheten för utveckling och verksamhetsstöd. Här finns de förvaltningsövergripande stödfunktionerna som har som uppgift att utveckla det förvaltningsövergripande kvalitetsutvecklings- och uppföljningsarbetet i nära samarbete med verksamheterna.

Är du en strukturerad och serviceinriktad person som trivs i en bred roll med stort ansvar för informationshantering, registratur och administrativa processer? Ansök nedan!

1 plats(er).

ARBETSUPPGIFTER

Rollen som förvaltningssekreterare är bred och varierad och innebär att du självständigt ansvarar för och driver olika administrativa uppdrag inom enheten. Du stödjer social- och omsorgsförvaltningens verksamheter i administrativa processer som utvecklas och förändras utifrån verksamhetens behov. Tjänsten är placerad inom enheten för utvecklings- och verksamhetsstöd och rapporterar till administrativ chef. Inom enheten arbetar bland annat nämndsekreterare, controller, administratörer, verksamhetsutvecklare, systemförvaltare, MAS och MAR.

Som förvaltningssekreterare har du ett övergripande ansvar för registratur, diarieföring, informationshantering samt arkiv- och gallringsfrågor. Du ansvarar för utlämnande av allmänna handlingar, genomför sekretessprövningar och säkerställer en korrekt hantering av personuppgifter. Rollen innebär också att vara ett kvalificerat stöd till verksamheten i frågor som rör offentlighet, sekretess och dokumenthantering samt att utbilda och vägleda medarbetare i gällande regelverk, rutiner och ärendehanteringssystem. I uppdraget ingår även delegation inom alkohol- och tobakstillstånd.

Du arbetar i nära samverkan med administration, stödfunktioner, förvaltningsledning och verksamheter samt med kommunens övriga förvaltningar. Tillsammans utvecklar ni processer inom registratur, diarium och arkiv för att säkerställa ett rättssäkert, effektivt och enhetligt arbetssätt i hela förvaltningen.

KVALIFIKATIONER

Vi söker dig som har:

treårig gymnasieexamen inom relevant ämnesområde
erfarenhet av kvalificerad administration och service
erfarenhet av arbete med processer inom socialtjänsten
erfarenhet av arbete i en politiskt styrd organisation och kunskap om regelverk för offentlig verksamhet
kunskap i att dokumentera, sammanställa och bearbeta underlag
god data- och systemvana
god förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift

Det är meriterande om du har:

relevant eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi och kommunikation
erfarenhet från arbete som chefstöd i en större organisation inom offentlig sektor är meriterande

Som person ser vi att du har en god samarbetsförmåga och arbetar väl tillsammans med andra genom att lyssna, visa empati och bemöta människor med respekt. Du är prestigelös, värdesätter andras perspektiv och uppmärksammar samt uppmuntrar deras bidrag. Samtidigt har du en god förmåga att planera, organisera och strukturera ditt arbete, sätta upp mål och säkerställa att aktiviteter följs upp och slutförs.

Du uttrycker dig väl i skrift och har förmåga att formulera tydliga, välstrukturerade texter som anpassas efter målgrupp och sammanhang. Vidare är du flexibel och trivs i en föränderlig miljö. Du har lätt för att anpassa dig till nya förutsättningar, stödjer utvecklings- och förändringsarbete samt anpassar ditt förhållningssätt utifrån verksamhetens och andra människors behov.

Vi är en trygg och hållbar arbetsgivare. Stor nog att erbjuda medarbetare goda arbetsvillkor och spännande utvecklingsmöjligheter. Liten nog för nära samarbeten, delaktighet och inflytande.

Med fokus på vårt uppdrag, att göra nytta för samhället, möjliggör vi utrymme för eget ansvar och kreativitet. Tillsammans driver vi kommunen och den hållbara samhällsutvecklingen framåt.

Anställningsform: Tillsvidareanställning.

Varaktighet: Tillsvidare, tillträde: Enligt överenskommelse.

Vår kommun är expansiv med cirka 28 600 invånare. Vi har nära till varandra och nära till resten av världen, kommunikationerna är utmärkta. Mjölby kommuns vision sammanfattas i en slogan: Världsvan och hemkär. Världsvan står för öppenhet, nytänkande, vilja att växa och tro på framtiden. Hemkär står för stolthet och glädje över hembygden. Hos oss är det enkelt att leva ett gott liv.

I din ansökan bifogar du relevanta utbildningsintyg och examensbevis som styrker ditt CV. Om du kommer vidare till intervju kommer vi kontrollera din ID-handling. Lös med om vår rekryteringsprocess på www.mjolby.se/ledigajobb.

Role

Förvaltningssekreterare

Tags for this job

Administration Offentlig förvaltning Service Övriga kontorsassistenter och sekreterare

Similar Jobs

Enhetschef för verksamhetsstöd med fokus på utveckling och kvalitet

VÄXJÖ KOMMUN

Växjö•Heltid•Posted: Jul 3•Deadline: Aug 3

Ingen arbetsdag är den andra lik hos oss på Växjö kommun. Ibland tar vi hand om de små sakerna och ibland om de riktigt stora. Oavsett vilket innebär det en arbetsdag som betyder något på riktigt. Vi är drygt 7 000 medarbetare som tillsammans jobbar för att skapa en bra dag, varje dag. Hos oss får du möjlighet att göra skillnad och samtidigt växa och utvecklas. Här finns en stor bredd av yrken och karriärmöjligheter, gemensamt för dem alla är att de bygger och skapar vårt framtida Växjö. Vill du dela vår arbetsdag? Jobba för en bra dag. Varje dag. 1 plats(er). ARBETSUPPGIFTER Förvaltningen för arbete och välfärd befinner sig på en spännande resa med omställningen till framtidens socialtjänst i fokus. För att stärka vårt arbete mot en mer kunskapsbaserad och hållbar socialtjänst utvecklas även våra stödfunktioner. Nu söker vi en enhetschef som vill utveckla våra stöd- och administrativa processer. Är du en trygg och tillitsbaserad ledare med ett intresse för att driva utveckling inom administrativa processer och som tycker att samarbete är en självklarhet? Då kan du vara den vi söker. Du ingår i en chefsgrupp tillsammans med andra chefer på avdelningen. Du rapporterar till avdelningschef som är din närmast chef. Du har verksamhets-, ekonomi-, personal- och arbetsmiljöansvar. Du leder du en arbetsgrupp med omkring 20 medarbetare bestående av administratörer, arkivsamordnare, förvaltningssekreterare och projektanställda socialassistenter som arbetar tillsammans för att ge stöd till förvaltningens verksamheter. Enhetens uppdrag är att ge förvaltningens verksamheter kvalitetssäkrad och professionell administrativ service. Du leder det dagliga arbetet och bidrar till kontinuerlig utveckling av verksamheten utifrån enhetens och förvaltningens helhetsperspektiv. Som enhetschef för verksamhetsstöd har du uppdrag som arkivansvarig, där framtida utmaningar är att övergå till e-arkiv, och ett samordningsansvar för arbetsmiljön på arbetsplatsen. Just nu ingår även ansvar för ett avvecklingsprojekt av ett verksamhetssystem för att säkerställa informationsöverföring. Vi erbjuder dig: • en roll där du har stor möjlighet att påverka, forma och vidareutveckla arbetssätt, processer och samverkan • kompetensutveckling och stöd i din ledarroll • ett nära samarbete med kollegor och medarbetare KVALIFIKATIONER Vi söker dig som har relevant högskoleutbildning, exempelvis inom administration, juridik eller annan samhällsvetenskaplig inriktning. Vi ser gärna att du har: • erfarenhet av ledarskap, exempelvis som chef, projektledare eller annan ledarerfarenhet som arbetsgivaren bedömer relevant • erfarenhet av administrativt arbete inom kommun eller annan myndighet • kännedom om socialtjänstens uppdrag • god förståelse för kommunal verksamhet och/eller erfarenhet av arbete i en politiskt styrd organisation • kännedom om arkivlag Vi söker en driven och trygg ledare som har ett coachande förhållningssätt som engagerar och motiverar samtidigt som du vågar utmana i syfte att utveckla medarbetare och verksamheten. Som person behöver du vara pedagogisk, kreativ och du vågar tänka nytt. Vi värdesätter också att du är kommunikativ, har lätt för att skapa kontakter och har en god samarbetsförmåga. Som ledare är du tydlig och inkluderande och skapar engagemang och trygghet i gruppen. Du har god förmåga att skapa struktur och ordning och du värdesätter hög kvalitet i både ditt eget och gruppens arbete. Du har en god förmåga attuttrycka dig väl i tal och skrift på svenska. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet. Anställningsform: Tillsvidareanställning. Varaktighet: Tillsvidare, tillträde: Tillträde enligt överenskommelse. . Vi använder oss av tester för urval. De kandidater som i störst utsträckning bedöms uppfylla kvalifikationerna för tjänsten får tester utskickade per mejl efter sista ansökningsdag. Inledande intervjuer är planerade att hållas eftermiddagarna 11-12 augusti. Slutintervjuer är planerade till eftermiddagen den 24 augusti. Frågor om tjänsten besvaras från och med vecka 31 av Johanna Sundling. Växjö kommuns anställda ska spegla den mångfald som finns i kommunen. Vi välkomnar sökande oberoende av till exempel ålder, kön och etnicitet. Som tillsvidareanställd blir du som regel krigsplacerad i vår organisation.

Förvaltnings- och planeringschefer