Finance Operations Specialist

Frontify

We're all about helping brands turn ideas into impact. Frontify’s brand platform transforms how teams organize digital assets, collaborate on projects, and create engaging campaigns. Our people empower thousands of marketers and designers — including teams at Uber, Microsoft, Volkswagen, and Telefónica — to build engaging brands. With headquarters in St. Gallen, Switzerland, and offices in London and New York City, we share a vibrant culture built on creativity, collaboration, inclusion, and joy. And we’re on the lookout for new team members to share our vision. If you’re ready for a brand-new adventure, keep reading! Your team We’re the team responsible for everything finance related; we plan, organise, audit, account, and control all finances - and you will too. Our sub teams, accounting, billing, and controlling, might be small, but we have a large impact on Frontify - we handle the money after all. We are a smart and driven bunch, and we come together in a collaborative manner to always ensure Frontify is ready for its next steps. Your mission   As a Finance Operations Specialist, you’ll play an important role in shaping how Frontify manages and scales customer-related financial operations. You’ll own critical processes across the customer lifecycle — invoicing and renewals as well as operations, data integrity, and process optimization — ensuring accuracy, efficiency, and scalable process and tool setting. Working closely with Sales, Customer Success, Business Operations, and Legal, you’ll act as a trusted operational partner who helps align teams, improve workflows, and strengthen the foundations of our quote-to-cash ecosystem. Beyond day-to-day execution, you’ll own internal projects and identify opportunities for automation and scale, and help Frontify evolve its systems and processes as we continue to grow.

Clarius Group

CHANCE Als Teil der Clarius Group gehören wir zu den führenden Managed Service Providern in Deutschland. Unser Ziel: Prozesse intelligenter gestalten, Komplexität reduzieren und unseren Kunden den Freiraum geben, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.   Hinter erfolgreichen Vertriebsprogrammen stehen Menschen, die Zahlen verstehen, Zusammenhänge erkennen und Prozesse kontinuierlich verbessern.   Für unser Team suchen wir genau diese Menschen.   Finance Operations Specialist (m/w/d) Claims | Bonusprogramme | Vertriebsabrechnung | Reporting   Als Finance Operations Specialist unterstützt du namhafte Unternehmen dabei, Vertriebsaktionen, Bonusprogramme und Incentives erfolgreich umzusetzen. * Festanstellung * befristet für 12 Monate - mit der Möglichkeit auf Verlängerung oder Entfristung * Vollzeit * ab sofort * Standort: Eschborn / teilweise remote möglich AUFGABEN * Du betreust die kaufmännische Abwicklung von Vertriebsaktionen, Incentive- und Bonusprogrammen. * Du prüfst Bonusansprüche und finanzielle Berechnungen auf Plausibilität und Vollständigkeit. * Du analysierst Umsatz-, Abrechnungs- und Ergebnisdaten und leitest daraus belastbare Ergebnisse ab. * Du erstellst Reports, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen für interne und externe Stakeholder. * Du koordinierst Abstimmungen mit Kunden, Partnern und internen Teams. * Du sorgst dafür, dass alle Abläufe korrekt und termingerecht umgesetzt werden. * Du identifizierst Optimierungspotenziale und bringst Ideen zur Automatisierung und Weiterentwicklung von Prozessen ein. * Du unterstützt dabei, unsere Finance- und Operations-Prozesse noch effizienter, digitaler und skalierbarer zu gestalten. PROFIL * Kaufmännische Ausbildung, wirtschaftswissenschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation * Erste Erfahrung in Finance, Operations, Sales Support, Reporting, Controlling oder Administration * Sicherer Umgang mit Excel (Pivot-Tabellen, Formeln, Auswertungen) und datenbasiertem Arbeiten * SAP-Kenntnisse sind von Vorteil, aber kein Muss * Freude am Umgang mit Zahlen, Daten, Prozessen und analytischen Fragestellungen * Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise * Kommunikationsstärke im Austausch mit internen und externen Ansprechpartnern und Teamgeist * Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse WARUM WIR? * Wachsendes Unternehmen mit Start-up-Spirit und echter Gestaltungsfreiheit * Hybrides Arbeiten: Büro in Eschborn + Möglichkeit zum mobilen Arbeiten * Abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen Arbeitsumfeld, das sich stetig weiterentwickelt * Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten * Attraktives Gehaltspaket inkl. Zusatzleistungen (z. B. JobRad, Geburtstagskuchen, etc.) Bring Deine Stärken ein, wo sie wirklich zählen und gestalte Deine Zukunft mit uns – bei der Clarius Group. Neue Ideen und Impulse sind bei uns nicht nur willkommen, sondern ausdrücklich gefragt: Echte Veränderung entsteht nur gemeinsam – mit Menschen, die mitdenken, mitgestalten und mit uns wachsen wollen. Und was Dich bei uns erwartet, ist mehr als nur ein Job:  Freu Dich auf eine offene, herzliche Teamkultur, in der gegenseitige Unterstützung zählt - und ein großartiges, wertschätzendes Team, das Zusammenhalt wirklich lebt. Und weil Arbeiten auch Spaß machen darf, gehören Team-Events und gemeinsame Mitarbeiteraktionen bei uns ganz selbstverständlich dazu.   Bewirb Dich mit deinen vollständigen Unterlagen inkl. Gehaltsvorstellung & frühestmöglichem Eintrittstermin - ganz einfach per E-Mail oder Online-Formular.

Scewo

DEINE ROLLE Du bist eine neugierige, tech-affine Persönlichkeit, die mit AI-Tools arbeitet wie andere mit Excel — selbstverständlich, effizient und immer auf der Suche nach besseren Wegen. Bei Scewo übernimmst Du Verantwortung für unsere Finance-, HR- und Administrationsprozesse und machst es Dir zur Aufgabe, manuelle Abläufe durch clevere Automatisierungen zu ersetzen. AI ist für Dich kein Buzzword, sondern ein tägliches Werkzeug: Du nutzt es, um schneller zu buchen, Prozesse zu dokumentieren, Anfragen zu triagieren und Dich in neue Themen einzuarbeiten. Du arbeitest eng mit unserem CFO zusammen und gestaltest aktiv mit, wie ein modernes, schlankes Backoffice aussieht. DEINE AUFGABEN Finance & Buchhaltung (40%) * Verantwortung für die laufende Buchhaltung in Odoo für unsere CH- und DE-Gesellschaft (Lohnbuchhaltung und MwSt-Abrechnung bleiben vorerst bei externen Treuhändern) mit dem Ziel diese weitestmöglich zu automatisieren * Erstellung und Überprüfung des monatlichen Reportings für die Schweiz, Deutschland und die Scewo Group * Koordination mit externen Treuhändern sowie Banken und Behörden * Weiterentwicklung und Dokumentation von Accounting-Prozessen (Chart of Accounts, Buchungsrichtlinien, etc.) HR & Administration (30%) * Verwaltung aller Personalprozesse: Ein- und Austritte, Vertragswesen, Mutationen, Lohnbuchhaltung und Sozialversicherungen * Pflege und Weiterentwicklung unseres HR-Tools Personio, mit dem Ziel wiederkehrende Prozesse zu automatisieren * Spesenmanagement: Prüfung, Freigabe in Yokoy und Verbuchung in Odoo * Office-Management inkl. Gebäudemanagement und Beschaffung von Verbrauchsmaterialien * Backoffice-Administration: Postbearbeitung sowie Zuteilung und Bearbeitung von Telefon- und Helpdeskanfragen * Vertretung des CFO bei allen operativen Themen Prozessautomatisierung & AI (30%) * Systematische Identifikation von Automatisierungspotenzialen über alle Aufgabenbereiche hinweg — Finance, HR und Admin * Eigenständige Umsetzung von Automatisierungslösungen mit AI-Tools (z.B. Claude, ChatGPT, Gemini oder vergleichbares) * Erfassung und Analyse existierender Prozesse um diese tiefgreifend zu verstehen, Schwächen aufzudecken und zu automatisieren * Kontinuierliche Optimierung und Weiterentwicklung unserer Tool-Landschaft (Odoo, Yokoy, Personio, Confluence) DAS BRINGST DU MIT * Kaufmännische Ausbildung, Bachelor in BWL/Finance/HR oder vergleichbare Praxiserfahrung — Berufseinsteiger mit 1–3 Jahren Erfahrung sind herzlich willkommen * Gutes Verständnis von Buchhaltung und Rechnungswesen (CH OR oder DE HGB). Du musst nicht für alle Rechnungslegungsfragen ein Experte sein, solltest aber erkennen ob eine Buchung stimmt oder nicht. * Echte, nachweisbare Erfahrung mit AI-Tools im Arbeitsalltag, besonders im Bereich produktiver Integration (z.B. Prompting, Workflow-Automatisierung, Tool-Kombination) * Fähigkeit, Dir mit AI-Unterstützung schnell neues Wissen anzueignen und auch komplizierte Buchhaltungsfragen & HR-Themen selbstständig zu bearbeiten * Erfahrung in der Personaladministration (Sozialversicherungen, Lohnverarbeitung, Vertragswesen) von Vorteil * Affinität zu ERP-Systemen und modernen SaaS-Tools (Kenntnisse in Odoo, Yokoy oder Personio von Vorteil) * Unternehmerisches Denken und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen * Strukturierte Arbeitsweise, Teamgeist und Flexibilität * Begeisterung für die Arbeit in einem jungen, dynamischen Wachstumsumfeld * Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse DAS BIETEN WIR DIR * Eine Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum und klarer Entwicklungsperspektive zur rechten Hand des CFO * Flexibilität und Eigenverantwortung, um dein Potenzial voll auszuschöpfen * Die Chance, Prozesse von Grund auf neu zu denken * Direkte Einflussnahme auf den Erfolg eines dynamischen Startups * Ein innovatives Team, das die Mobilität der Zukunft gestaltet