Administrativ assistent till Avdelning Individ och familj

Är du en skicklig och strukturerad administratör som motiveras av att arbeta i en stöttande roll? Vi erbjuder en varierande roll på en myndighet med ett meningsfullt uppdrag. Låter det intressant? Sök då till Sida som är Sveriges expertmyndighet för internationellt bistånd. På uppdrag av riksdag och regering arbetar vi för att minska fattigdom och förtryck och stärka demokrati och mänskliga rättigheter. För att kunna genomföra vårt uppdrag är Sida beroende av att kunna attrahera, rekrytera och utveckla kompetenta medarbetare med en mångfald av erfarenheter, bakgrunder och förmågor. Om jobbet Du kommer att tillhöra Sidas administrativa avdelning som består av cirka 120 medarbetare som tillsammans ansvarar för myndighetens övergripande administration och verksamhetsstöd. Inom avdelningen ligger också ansvaret för centrala kontrollfunktioner, såsom inriktning och utveckling av verksamheten, finansiell styrning, redovisning samt bidragshantering. Avdelningen består framför allt av seniora experter inom HR, intern styrning och kontroll, ekonomi, juridik, upphandling, dokumentation och arkiv. Fokus i rollen är att ge ett professionellt administrativt stöd till avdelningens ledning. Som avdelningsadministratör blir du del av en bra arbetsgrupp och får bidra till avdelningens omväxlande uppdrag.   Arbetsuppgifter  Ge administrativt stöd till ledningen, exempelvis kalenderhantering, digitala planeringtavlor och dokument- och ärendehantering. Övergripande administration som IT-beställningar, viss HR-administration, introduktion av nyanställda, hantering av sidor och samarbetsytor på intranätet, etc. Ansvar för viss ekonomiadministration och kontering av fakturor samt stöd till chefer och controllern i uppföljning av förvaltningsbudgeten. Protokollföring och stöd vid interna och externa möten och större tillställningar. Bidra till verksamhetsplanering och -uppföljning, årsredovisning, upphandlingar, enkätundersökningar m.m. på uppdrag av chef. Övriga administrativa uppgifter bl.a. felanmälningar, beställningar, myndighetsbrevlåda, arkivering, beslutshantering i samarbete med myndighetens andra administratörer.   Vi erbjuder Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling och en arbetsmiljö präglad av öppenhet och mångfald. Du arbetar utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglat av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor. Som anställd på Sida arbetar du med världen som arbetsplats, med Agenda 2030 och den statliga värdegrunden som vägvisare. För att kunna svara mot de utmaningar världen står inför idag och framöver behöver vi människor med olika bakgrund och färdigheter.   Kvalifikationskrav Utbildning Gymnasiekompetens Språk Mycket goda kunskaper i svenska och förmåga att kommunicera väl i tal och skrift. Goda kunskaper i engelska och förmåga att kommunicera i tal och skrift.  Arbetslivserfarenhet och kunskaper Aktuell och flerårig erfarenhet av att arbeta i en administrativ roll. Mycket god erfarenhet av att använda digitala arbetsverktyg som Teams, Skype och Zoom. Mycket erfaren användare av av office-paketet och dess olika funktioner. Viss erfarenhet av ekonomiadministration. Erfarenhet av att hantera många olika arbetsuppgifter i en stöttande roll. Funktionella kompetenser/förmågor: För att lyckas och trivas i rollen är det viktigt att du är lyhörd, serviceinriktad och trivs med att skapa goda relationer. Du har ett strukturerat arbetssätt, levererar med kvalitet och har en förmåga att prioritera mellan många olika arbetsuppgifter. För den här rollen behöver du: Kunna leda dig själv och ansvara för din egen utveckling Ta initiativ och vara drivande Ha förmåga att prioritera och hantera osäkerhet och risker Vara bra på att samarbeta och skapa tillitsfulla relationer    För denna roll är det meriterande om du har: Erfarenhet av att arbeta i offentlig verksamhet och kunskap om allmän handling Erfarenhet av upphandlingar och avrop från ramavtal Erfarenhet av att göra enkätundersökningar Erfarenhet av att skriva protokoll  Bra att veta Befattningen avser en tillsvidareanställning tillsvidare, med tillträde snarast.  Sida erbjuder möjlighet till distansarbete i viss utsträckning om det fungerar för verksamheten. Vid kontakt vänligen ange ref.nr 143/26. Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av avdelningschef Malena Sandh, malena.sandh@sida.se. Eventuella frågor om villkor och andra fackliga frågor ställs till fackliga företrädare vid Sida för Saco : mailto:saco-sida-styrelsen@sida.se och ST: mailto:st@sida.se  I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt. https://www.sida.se/jobba-med-bistand/jobba-pa-sida/anstallningsprocessen/ Sida är en statlig myndighet. Det innebär att uppgifter och ansökningshandlingar som du lämnar till oss kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen om någon begär ut dem. Normalt gäller ingen sekretess för de uppgifter som behandlas i databasen. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta den kontaktperson som finns angiven i annonsen per telefon. Obs! Sida kommunicerar med sökande främst genom vårt rekryteringssystem ReachMee. Beroende på vilken e-postklient du använder kan mejl som skickas från ReachMee fastna i spamfiltret, så vi uppmanar kandidater att hålla koll på detta.

Fastighetsavdelningen är en avdelning inom universitetsförvaltningen med ett övergripande ansvar för universitetets lokaler och bostäder och är universitetets motpart gentemot externa hyresvärdar. Vid Fastighetsavdelningen arbetar cirka 90 personer. Avdelningens ansvarsområden är bostads- och lokalförsörjning, fysisk arbetsmiljö, servicetjänster såsom exempelvis lokalvård,  tentamensservice, servicecenter, säkerhet mm.Tentamensservice är en del av servicesektionen vid Fastighetsavdelningen och ansvarar för Stockholms universitets centralt samordnade salstentamina. Under 2025 samordnade och genomförde vi cirka 2 500 tentor – vilket motsvarar över 140 000 examinationer – på uppdrag av 34 institutioner. Vi är 18 medarbetare och verksamheten präglas av höga krav på samordning, kvalitet och rättssäkerhet. Mer information om oss finns på: Fastighetsavdelningen. Arbetsuppgifter Som bemanningssamordnare blir du en del av Tentamensservice bemanningsteam. Teamet består av en bemanningsplanerare och två bemanningssamordnare. I nära samarbete med dina kollegor arbetar du operativt med att förbereda, samordna och följa upp bemanningen av universitetets tentamensvärdar. Uppdraget är att säkerställa att rätt antal värdar finns på plats och har rätt förutsättningar vid varje tentamenstillfälle. Rollen är operativ och innebär att du driver det löpande arbetet framåt genom att säkra bemanning, schemalägga arbetspass, följa upp detaljer och hantera förändringar inför varje tentamenstillfälle. När rätt personer finns på plats, detaljerna stämmer och akuta kriser är få, fungerar arbetet som det är tänkt. När förändringar dessutom kan hanteras utan att verksamheten påverkas, har du lyckats väl i rollen. Arbetet sker inom tydliga ramar, men kräver att du kan prioritera, fatta beslut och hitta lösningar när förutsättningarna ändras. Bemanningen har en direkt koppling till om tentor kan genomföras på ett rättssäkert sätt. Kort sagt: utan tentamensvärdar – inga tentor. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att: Bemanna och följa upp förboka tentamensvärdar inför kommande tentamenstillfällen schemalägga tentamensvärdarnas arbetspass när tentamenstillfällena närmar sig hantera förändringar i bemanningen, exempelvis vid sjukfrånvaro eller sena avbokningar Samordna ha löpande kontakt med tentamensvärdar och ge stöd i frågor som rör arbetspass och anställning samverka med kollegor som arbetar med skrivplatser, stöd till anmälda studenter och tentamensgenomförande bidra till introduktion och utbildning av tentamensvärdar samt till utveckling av bemanningsarbetet Administrera hantera och följa upp administrativa uppgifter kopplade till bemanning, schemaläggning och tidrapportering. Kvalifikationer Vi söker dig som har: relevant utbildning inom exempelvis personal, arbetsliv, organisation, HR eller administration intresse för operativ administration, bemanning, logistik och planering god förmåga att arbeta strukturerat, noggrant och uthålligt med flera parallella uppgifter vågar ställa frågor, lyfta förbättringsförslag och säga till när något inte verkar fungera mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift. Det är meriterande om du har: erfarenhet från universitet, högskola, offentlig verksamhet eller annan regelstyrd miljö erfarenhet av schemaläggning, bemanning, rekrytering, introduktion eller personalnära administration goda kunskaper i engelska. Vi värdesätter att du: är lösningsorienterad och kan fatta beslut i ett pågående arbete kan behålla lugnet när förutsättningarna ändras tycker om att skapa ordning, hålla ihop flera parallella uppgifter och få administrativa flöden att fungera trivs med många kontaktytor och nära samarbete med andra. Rollen passar dig som trivs i ett operativt administrativt arbete där struktur, noggrannhet och genomförandekraft är avgörande. Du kan vara i början av din karriär eller ha några års erfarenhet. Om du tycker om att planera, lösa problem och få många administrativa delar att falla på plats, tror vi att du kommer att trivas hos oss. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Om anställningen Anställningen gäller tills vidare på heltid med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning. Tillträde enligt överenskommelse. Vi erbjuder Som en del av Tentamensservice och Fastighetsavdelningen får du ett arbete med tydligt ansvar i ett operativt flöde. Här gör din noggrannhet, struktur och förmåga att få saker gjorda konkret skillnad varje dag. Du blir en del av ett kunnigt team där samarbete, respekt och gemensam problemlösning är viktiga delar av vardagen. Arbetet är periodvis intensivt, men vi arbetar aktivt för hållbara arbetssätt och en rimlig balans över tid. Hos oss får du dynamiken i samspelet mellan högre utbildning och forskning som gör Stockholms universitet till en spännande och kreativ miljö. Du arbetar i en internationell miljö och får förmånliga villkor. Universitetet ligger beläget i Nationalstadsparken med goda förbindelser till city. Stockholms universitet värnar om att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika rättigheter och möjligheter för alla. Kontakt Ytterligare information lämnas av tentamenschef Jerry Lindblom, jerry.lindblom@su.se. Observera att återkoppling kan dröja något under sommarperioden.  Ansökan I den här rekryteringen ber vi dig att inte bifoga ett personligt brev. I stället besvarar du ett antal urvalsfrågor i samband med din ansökan. Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning. Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.