Administrativ koordinator på deltid till Attachment Warehouse

Happy Boss AB

Happy Boss AB erbjuder helhetslösningar som effektiviserar och förenklar livet på kontoret. Med vår vision om att frigöra kundens tid och våra ledord Enkelt, professionellt och personligt strävar vi efter att skapa långsiktiga kundrelationer med hög tillit och tydlighet. Vi är stolta över att vara ett Great Place to Work och erbjuder en arbetsplats där utveckling, gemenskap och glädje står i fokus. Nu söker vi en erfaren och självgående Office Manager för ett konsultuppdrag hos en av våra kunder. Rollen innebär ett helhetsansvar för kontorets dagliga drift och en central funktion i att skapa en välorganiserad, professionell och representativ arbetsplats. Under det första halvåret kommer du även att ha en viktig roll i att samordna flytten till de nya lokalerna och säkerställa att verksamheten fungerar smidigt under den pågående ombyggnationen. Du kommer att arbeta nära verksamhetens ledning och den kommande VD-assistenten. Fram till dess att VD-assistenten tillträder kommer du även att stötta med vissa administrativa och koordinerande uppgifter. Du kommer bland annat att Ansvara för den dagliga driften av kontoret. Säkerställa att kontor, kök, konferensrum och gemensamma ytor alltid är välorganiserade och representativa. Ta emot besökare och vara en professionell kontaktyta utåt. Hantera post, beställningar, leverantörskontakter och övrig kontorsservice. Samordna lokalvård, fastighetsservice och externa leverantörer. Hantera passersystem, nycklar och praktiska kontorsfrågor. Koordinera flytten till de nya lokalerna och ha löpande kontakt med entreprenörer och leverantörer. Stötta ledningen med administrativa och koordinerande uppgifter. Samordna onboarding av nyanställda, interna möten och event. Bidra till en trygg, säker och välfungerande arbetsmiljö. Du har Flera års erfarenhet som Office Manager, Office Coordinator eller från en liknande roll. Erfarenhet av att självständigt ansvara för kontorsservice, administration och leverantörskontakter. God administrativ förmåga och vana att arbeta strukturerat. Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift. God systemvana. Ett naturligt öga för ordning, kvalitet och detaljer. Ett proaktivt arbetssätt och förmåga att se vad som behöver göras innan någon annan gör det. Ett starkt servicefokus, hög ansvarskänsla och ett prestigelöst förhållningssätt. Hög integritet och gott omdöme. Det är meriterande om du har Erfarenhet av kontorsetablering eller flyttprojekt. Erfarenhet av att stötta ledning med administrativa och koordinerande uppgifter. Kunskap om arbetsmiljö och systematiskt brandskyddsarbete (SBA). Vi erbjuder En nyckelroll i etableringen av ett nytt kontor med stora möjligheter att påverka. En varierad roll med stort eget ansvar. Möjlighet att arbeta i en verksamhet med höga kvalitetskrav och stort förtroende. Ett engagerat team och en arbetsplats där samarbete och professionalism står i fokus. En tjänst som inleds på 75 %, med möjligheter att eventuellt utvecklas till en heltidstjänst i takt med verksamhetens fortsatta expansion. Anställningsform Deltid, 75 % med goda möjligheter till heltid. Start: Enligt överenskommelse. Rollen verkar i en verksamhet där konfidentialitet och informationssäkerhet är av stor betydelse. Anställningen förutsätter därför att du kan genomgå och godkännas i en säkerhetsprövning. Ansökan Vi genomför löpande urval och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Skicka därför in din ansökan redan idag! Vid frågor om tjänsten är du välkommen att kontakta Nina Ahmadian på: Nina.ahmadian@happyboss.se

VIKING LINE SKANDINAVIEN AKTIEBOLAG

På Viking Line arbetar vi varje dag med tusentals upplevelser. Vi skapar minnesvärda resor med god mat, shopping, spa och underhållning – året runt. Samtidigt erbjuder vi prisvärda konferenser och möten med garanterad havsutsikt, weekends i hippa Helsingfors och Åbo samt stugor på de röda granitklipporna i den åländska skärgården. Vi binder samman Sverige, Åland och Finland och är det rederi som flest svenskar föredrar. Hos oss möts affärsnytta och upplevelse, professionalism och passion – alltid med havet som närmaste granne. Är du den som ser vad som behöver göras innan någon annan hinner be om hjälp? Trivs du med att skapa ordning, ge service och få vardagen att fungera smidigt för andra? Då kan du vara den vi söker. Om rollen Som Office Coordinator har du en central roll i att skapa en välfungerande, trivsam och professionell arbetsplats. Du ansvarar för att kontoret fungerar smidigt i vardagen och är ett viktigt stöd till både medarbetare, chefer och besökare. Rollen kombinerar service, administration och praktisk koordinering och passar dig som trivs med att ta ansvar, arbeta självständigt och bidra där det behövs. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter Som Office Coordinator ansvarar du för den dagliga driften av vårt kontor och bidrar till en välkomnande och välorganiserad arbetsplats. Du fungerar som en naturlig kontaktpunkt i praktiska och administrativa frågor samt arbetar med bland annat beställningar, fakturahantering, presentkort, post- och pakethantering och annan kontorsservice. Du tar emot besökare, stöttar verksamheten med inkommande samtal och hjälper till vid möten, aktiviteter samt onboarding och offboarding. Rollen innehåller både administrativa och praktiska arbetsuppgifter. Förutom löpande administration hjälper du till med sådant som behöver fungera i vardagen, exempelvis att förbereda mötesrum, hantera material och utskick eller lösa praktiska frågor på kontoret. Vem är du? Vi söker dig som är serviceinriktad, ansvarstagande och tycker om att skapa ordning och struktur. Du tar egna initiativ, ser vad som behöver göras och har ett prestigelöst förhållningssätt. Du trivs i en varierande roll där administrativa arbetsuppgifter kombineras med praktiska inslag och är inte rädd för att hugga i där det behövs. Som person är du lösningsorienterad, självgående och har lätt för att samarbeta med andra. Vi tror att du har erfarenhet av administration, kontorsservice eller liknande arbetsuppgifter. Du arbetar obehindrat i Microsoft 365 och kommunicerar väl på både svenska och engelska. Erfarenhet av fakturahantering eller kontorskoordination är meriterande. Vi erbjuder Hos oss får du en varierande och självständig roll där du blir en viktig del av verksamheten. Du får möjlighet att bidra till utvecklingen av arbetssätt och rutiner samt vara med och skapa en arbetsplats där både medarbetare och besökare känner sig välkomna. Tjänsten är på 75 procent med arbetstid måndag till fredag och rapporterar till HR-chef. Vi tillämpar sex månaders provanställning. Hur söker du? Låter det intressant? Skicka din ansökan senast den 16 augusti 2026. Tjänsten är på deltid (75 %) och placering på DanvikCenter i Nacka. https://www.vikingline.se/kontakt/jobb/i-land/?rmpage=job&rmjob=2773&rmlang=SE

BOTKYRKA KOMMUN

Tjänsten och arbetsuppgifterna Vi söker en administrativ koordinator/nämndsekreterare till Enheten för HR och kommunikation. I rollen bidrar du till en effektiv, rättssäker och samordnad administration inom förvaltningen. Uppdraget har särskilt fokus på registratur, kvalitetsgranskning av tjänsteskrivelser, remiss- och utredningsuppdrag samt stöd i nämndprocessen. Du rapporterar till HR- och kommunikationschef. Du blir en viktig kompetensförstärkning i arbetet med ärendehantering, diarieföring, arkivering och administrativa processer. På förvaltningen finns i dag en nämndsekreterare med ägandeskap över nämndprocessen. I den här rollen stärker du upp nämndprocessen och är ersättare vid nämndsekreterarens frånvaro, samtidigt som tyngdpunkten i uppdraget ligger på tjänsteskrivelser, registratur och koordinering av administrativa arbetsuppgifter inom förvaltningen. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter: ansvara för kvalitetsgranskning av tjänsteskrivelser och bidra till kvalitet och rättssäkerhet i ärendehanteringen arbeta operativt med registratur, diarieföring, ärendehantering, arkivering och uppföljning av ärendeflöden koordinera inkommande remisser och utredningar genom att samordna, utveckla och kvalitetssäkra underlag och processer ge stöd och vägledning till chefer och handläggare inom registratur, dokumenthantering, remisser, ärendehantering och administrativa rutiner hantera nämndadministration, utlämningsärenden, allmänna handlingar och sekretessbedömningar vara stöd och ersättare till nämndsekreteraren vid frånvaro, exempelvis genom att planera, samordna och leda nämndprocessen från beredning till efterbehandling. medverka i utvecklingen av effektiva, enhetliga och rättssäkra administrativa processer. I rollen ingår även att upprätta kallelser, ansvara för protokollföring under sammanträden och färdigställa protokoll när du ersätter nämndsekreteraren. Du samordnar inkommande underlag, fördelar och prioriterar ärenden samt rapporterar vid behov om ärendeflöden och uppföljning. Du har mandat att besluta om registrering och diarieföring av handlingar, föreslå och utveckla administrativa rutiner samt agera sakkunnig i arkiv- och registraturfrågor. Du ansvarar också för mindre utrednings- och utvecklingsuppdrag och utför förekommande administrativa arbetsuppgifter inom förvaltningen. Vi erbjuder dig Du blir en del av Enheten för HR och kommunikation, där du arbetar nära kollegor och chefer i frågor som rör administration, ärendehantering, registratur och nämndprocess. Rollen innebär breda kontaktytor inom förvaltningen och du kommer att ge stöd till verksamheterna i administrativa processer. Ett viktigt utvecklingsområde är att minska sårbarheten i nämndprocessen och stärka kvalitet, samordning och rättssäkerhet i hanteringen av ärenden, remisser och administrativa underlag. Hos oss får du ett ansvarsfullt och varierat uppdrag där du kan bidra till utveckling av arbetssätt, rutiner och administrativa processer. Du får möjlighet att använda din kompetens inom offentlig förvaltning, registratur och nämndadministration i ett sammanhang där kvalitet, service och rättssäkerhet är centralt. Vi erbjuder trygga anställningsvillkor och en arbetsmiljö där samarbete, lärande och verksamhetsutveckling är viktiga delar av arbetet. Läs mer här: Vårt arbetsgivarerbjudande Du som söker till oss Du har relevant eftergymnasial utbildning inom arkiv och informationshantering, högskoleutbildning inom juridik eller offentlig förvaltning, eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant för uppdraget. Övriga krav: Erfarenhet av arbetsuppgifter som vanligtvis förekommer i en registratorroll, såsom diarieföring, dokumenthantering, ärendehantering och informationshantering. Du behöver inte tidigare ha haft titeln registrator, men ska ha arbetat med liknande uppgifter. Kunskap om offentlig förvaltning, dokumenthantering och relevant lagstiftning. Erfarenhet av koordinerande och administrativt arbete inom offentlig verksamhet eller politiskt styrd organisation. Mycket god erfarenhet av att formulera och kvalitetssäkra beslutsunderlag, handlingar och protokoll. Mycket god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift. Vi ser det som meriterande om du har: Erfarenhet av arbete i nämndsekretariat. Erfarenhet av att arbeta i digitala ärendehanteringssystem, exempelvis Public 360. Erfarenhet av att arbeta med GDPR-processens samtliga delar samt säkerställa förvaltningens efterlevnad. För att lyckas i rollen behöver du kunna ta ansvar för både helhet och detaljer i administrativa processer. Du arbetar noggrant och strukturerat, följer upp ärenden och säkerställer att underlag, diarieföring och dokumentation håller hög kvalitet. Eftersom rollen innebär att hantera remisser, tjänsteskrivelser, utlämningsärenden och sekretessbedömningar behöver du vara analytisk, kunna prioritera och driva arbetet vidare även när flera ärenden pågår samtidigt. Du har hög integritet och agerar professionellt i kontakter med chefer, handläggare, kollegor och andra samarbetspartners. Du är lyhörd och förtroendeingivande, ger service och stöd inom dina ansvarsområden och bidrar till ett gott samarbete. Rollen kräver att du är flexibel i ditt arbetssätt och kan växla mellan operativa administrativa uppgifter, kvalitetssäkring, samordning och stöd i nämndprocessen. Välkommen med din ansökan!