Dokumentadministratör till ledande aktör inom energibranschen

SAAB AKTIEBOLAG

Dokumentadministratör Vi tror att framsteg och möjligheter skapas bäst tillsammans. Välkommen till en plats där samarbete gör skillnad. Sektionen Configuration och Document Management är en del av det större Special Engineering inom Saab Naval utvecklingsorganisation. Sektionen är lokaliserad till Karlskrona och expanderar för tillfället för att kunna möta framtida projektbehov. Vi söker därför en Dokumentadministratör. Din roll Som Dokumentadministratör hos oss blir du en del av våra kundprojekt där vi nyutvecklar, modifierar eller underhåller ubåtar och ytfartyg. Kunden är ofta Svenska Försvarsmakten, men kan också vara andra kunder. I projekten kommer du att vara experten i informationshantering och de verktyg vi använder, både externa, och ett antal egenutvecklade system. Arbetsuppgifter Korrekt hantera diverse projektdokumentation från kunder och leverantörer i våra system Säkerställa smidigt informationsflöde genom att hantera, paketera, lagra och leverera dokument till kunder och leverantörer Hålla samman kompletta leveranser och ta fram följebrev Kvalitetskontrollera information i våra system, att den ligger på rätt plats, i rätt tid, är granskad och klar Följa upp ordning och reda i informationen och att projektspecifika rutiner följs Hjälpa och guida medarbetare med hur de ska hantera sin information i våra system Bidra till att utveckla Saab Kockums framtida förmåga genom att vara en del av vårt ständiga förbättringsarbete Din profil Krav Organiserad och en proaktiv person som är stolt över att hålla noggranna register En naturlig problemlösare med ett skarpt öga för detaljer och en passion för ständig förbättring Erfaren i arbete med teknisk information, kanske med komplexa produkter i PDM/PLM-system Van vid att arbeta i projektform och har god kommunikationsförmåga på svenska och engelska i tal och skrift Social och lätt att samarbeta med kollegor internt och hos kunden Tjänstgöringsort Karlskrona. Befattningen kräver att du genomgår och godkänns enligt vid var tid gällande bestämmelser för säkerhetsskydd. För befattningar där Saab har krav på säkerhetsklassinplacering kan, i förekommande fall, medföra krav på visst medborgarskap. Vänligen observera att vi arbetar med löpande urval och att tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum har gått ut. Vad du blir en del av Upptäck oändliga möjligheter. Anta utmaningar, skapa smarta innovationer och uppgradera dina förmågor. Det här är en plats för kluriga tänkare, modiga pionjärer och alla däremellan. Tillsammans uppnår vi det extraordinära, var och en tar med sitt unika perspektiv. Varje bidrag räknas. Saab är ett ledande försvars- och säkerhetsföretag med syfte att hjälpa nationer att skydda sin befolkning och bidra till trygghet för människor och samhällen. Med 28 000 talangfulla medarbetare utvecklar Saab teknik och lösningar för en säkrare och mer hållbar värld. Saab utvecklar, tillverkar och underhåller avancerade system inom flygteknik, vapen, ledningssystem, sensorer och undervattenssystem. Saab har sitt huvudkontor i Sverige men en global verksamhet där Saab är en del av många nationers försvarsförmåga. Läs mer om oss här

GÖTEBORGS UNIVERSITET

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 58 000 studenter och 6800 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid. Vid Institutionen för kulturvård, Göteborgs universitet, bedrivs professionsförberedande utbildningar och forskning med inriktning mot kulturarvsfrågor, landskap och kulturmiljöer, byggnader, trädgårdar och föremål. Institutionen bedriver verksamhet på två orter; Göteborg och Mariestad. I Göteborg utbildas konservatorer och bebyggelseantikvarier. I Mariestad ges utbildningar med inriktning mot bygghantverk samt trädgårdshantverk och landskapsvård. För mer information se www.conservation.gu.se Institutionen för kulturvård söker en ekonom med bred kompetens inom ekonomi och administration. Anställningen är placerad i Mariestad. Visst arbete förekommer i Göteborg i samband med exempelvis möten, utbildningar och nätverksträffar. Resor ingår i anställningen och sker inom arbetstid. Arbetsuppgifter  Arbetet är varierat och anställningen omfattar både löpande ekonomiadministrativt arbete och medverkan i planering, samordning och utveckling av administrativa processer inom verksamheten. Rollen innebär ett självständigt ansvar men arbetet sker i nära samverkan med kollegor, projektledare, studenter, gäster och externa samarbetspartners.   Arbetsuppgifterna omfattar bland annat: Löpande hantering av inkommande och utgående fakturor Hantering av betalningar, konteringar och ekonomisk uppföljning kopplat till konferenser och seminarier Bokning och administration av resor för enskilda personer, grupper, projekt, gäster och studenter Daglig administration såsom posthantering, försändelser, mottagande och bokförsäljning Arbete med checklistor och uppföljning i samband med månads-, tertial- och årsbokslut Arkivhantering och dokumentadministration Ansvar för anläggningsregister Ansvar för rollen som inköpskoordinator, inköp, samordning av inköp och direktupphandlingar samt tillhörande dokumentation och arkivering Projektbudgetarbete samt hantering av ekonomiska avtal med samverkanspartners inom Hantverkslaboratoriet samt institutionsövergripande projekt Administration kopplad till lokalfrågor och avtal i Mariestad Kvalifikationer  Vi söker dig som har: Examen på lägst kandidatnivå inom ekonomi eller annat område som arbetsgivaren bedömer relevant God administrativ förmåga samt ett strukturerat och noggrant arbetssätt God förmåga att arbeta självständigt och att prioritera mellan olika arbetsuppgifter God samarbetsförmåga och serviceinriktat förhållningssätt Goda kunskaper i administrativa och ekonomiska system Det är meriterande med: Erfarenhet av ekonomi- och administrationsarbete inom offentlig verksamhet, särskilt universitet/högskola Erfarenhet av arbete med inköp och direktupphandlingar Erfarenhet av ekonomisk uppföljning och budgetarbete Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Arbetsgivaren kommer särskilt att värdera förmåga att arbeta strukturerat och självständigt, god samarbetsförmåga samt förmåga att hantera flera parallella arbetsuppgifter med bibehållen kvalitet. Anställning  Anställningen är tillsvidare, på heltid, med placering tills vidare vid institutionen för kulturvård, Mariestad.  Tillträde 1 januari 2027, eller enligt överenskomelse. Provanställning kan komma att tillämpas.  Kontaktuppgifter för anställningen  Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta administrativ chef Lars Runnquist, 031-786 9360. Notera att frågor om anställningen kan besvaras efter den 17/8 p.g.a. semesterperioden. Fackliga organisationer  Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/jobba-hos-oss/sa-blir-du-en-av-oss#kollektivavtal-och-fackliga-foretradare Ansökan  Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.  Frågor om anställningen kan besvaras från den 17/8 p.g.a. semesterperioden. Ansökan ska vara inkommen senast: 2026-08-30   Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten. Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut. Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.