Executive Assistant till företag i centrala Stockholm

Jurek Recruitment & Consulting AB

Vill du arbeta nära VD och ledning där du samtidigt är med och bygger upp en verksamhet från grunden? Vi söker nu en Executive Assistant till ett nystartat AI-konsultbolag med en stark tillväxtplan i en framtidsdriven och kunskapsintensiv miljö. Här får du kombinera klassiskt ledningsstöd med projektadministration i en dynamisk organisation med stark tillväxtambition. Verksamheten är projektbaserad och präglas av hög kompetens, nära samarbete och ett starkt fokus på kvalitet och innovation. Rollen som Executive Assistant I rollen som Executive Assistant arbetar du nära VD och blir en central funktion i verksamheten. Du stöttar i det dagliga arbetet samtidigt som du bidrar till att skapa struktur, koordinera aktiviteter och följa upp projekt. Rollen är bred och passar dig som trivs i en föränderlig miljö med stort eget ansvar. Du kommer att arbeta i en kompetensdriven organisation präglad av samarbete, kvalitet och innovation, där du får möjlighet att påverka arbetssätt och struktur. Exempel på arbetsuppgifter: Koordinera kalender samt boka resor, möten, konferenser och event Hantera inkommande fakturor och kvittoredovisning Ta fram material inför styrelsemöten samt skriva protokoll Koordinera kontorsrelaterade frågor såsom avtal och lokalplanering Planera och koordinera möten för olika interna och externa forum Sammanställa utvärderingar och beslutsunderlag inför projektbeslut Följa upp tidsåtgång och status i pågående projekt Säkerställa projektdokumentation och samla in feedback Vem är du? Vi söker dig som har erfarenhet av en koordinerande och administrativ roll, gärna som stöd till ledning eller VD. Du arbetar strukturerat, självständigt och trivs i en miljö med högt tempo och föränderliga förutsättningar. Du är kommunikativ, proaktiv och van att driva ditt eget arbete framåt. Du har även: Goda kunskaper i Word, Excel och PowerPoint Mycket goda kunskaper i engelska och svenska, i tal och skrift Som person är du noggrann, stabil och stresstålig. Du har hög integritet och ett professionellt förhållningssätt. Du är flexibel, prestigelös och serviceinriktad, och trivs i en mindre organisation där samarbete är centralt. Rollen innebär kontaktytor mot forskare och specialister, vilket gör att du med fördel har ett intresse för AI, teknik eller vetenskapliga miljöer. Du erbjuds Du erbjuds en unik möjlighet att vara med från början i ett växande AI-bolag med stark koppling till akademin. Rollen ger dig stort inflytande och möjlighet att påverka både arbetssätt och struktur. Du blir en central del av ett litet, engagerat team där samarbete och initiativtagande värdesätts högt. Detta är ett konsultuppdrag med placering i centrala Stockholm, där du arbetar hos vår kund. Uppdraget är planerat att starta i augusti eller enligt överenskommelse och löper initialt över 6 månader, med goda möjligheter till överrekrytering direkt till vår kund. Detta är en heltidstjänst, men finns även möjlighet att börja på 50 % för att sedan växa in i en heltidsroll på sikt. Ansökan Ansök genom att klicka på “Ansök nu”-knappen, ladda upp ditt CV och svara på några frågor. Vi vill inte ha något personligt brev. Vi går löpande genom alla ansökningar och vi uppmuntrar dig att ansöka så snart som möjligt. På grund av GDPR kan vi inte ta emot ansökningar via e-post. För frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig konsultchef Evelina Thimper på evelina.thimper@jurek.se eller Hedda Grenlöv på hedda.grenlov@jurek.se Jurek är en specialiserad partner inom rekrytering och konsultuthyrning och hjälper företag att hitta rätt kompetens inom Finance, Law, Banking & Insurance and Business support. Vårt erfarna team kombinerar branschkunskap med ett starkt nätverk för att skapa träffsäkra och hållbara matchningar. Som kandidat får du tillgång till både fasta tjänster och konsultuppdrag samt en professionell och transparent process. Vi arbetar långsiktigt, personligt och med hög kvalitet – för att skapa bästa möjliga upplevelse för både kunder och kandidater.

Jurek Recruitment & Consulting AB

Vill du arbeta nära koncernledning och chefsjurist i en bred och affärsnära roll där du får kombinera kvalificerade juridiska uppgifter med administration på hög nivå? Nu söker vi en Executive Assistant / Paralegal till ett spännande bolag där du blir en nyckelperson i arbetet med bolagsstyrning, styrelseadministration och juridiskt stöd till verksamheten. Rollen som Executive Assistant / Paralegal Som Executive Assistant / Paralegal arbetar du nära bolagets chefsjurist och fungerar som ett viktigt stöd till både juridikfunktionen, styrelsen och koncernledningen. Rollen är bred och varierad med stort fokus på koordinering, struktur och proaktivitet. Du ansvarar för administration och koordinering kopplat till styrelsearbete och bolagsstyrning, samtidigt som du stöttar verksamheten i olika juridiska frågeställningar. Du kommer även att vara en viktig kontaktperson internt och externt och bidra till att säkerställa effektiva processer inom koncernen. Rollen passar dig som uppskattar att växla mellan administrativt arbete och mer kvalificerade arbetsuppgifter såsom avtalshantering, bolagsadministration och juridiska bedömningar. Exempel på arbetsuppgifter Koordinera och administrera styrelse- och ledningsarbete Stödja chefsjuristen och koncernledningen i administrativa och juridiska frågor Hantera bolagsadministration för koncernens bolag Administrera, granska och följa upp avtal och juridisk dokumentation Vara ett stöd till verksamheten i juridiska frågor, bland annat inom immaterialrätt, dataskydd och informationssäkerhet Delta i juridiska projekt, processer och due diligence-arbeten Ansvara för intern kommunikation, utbildningsmaterial och omvärldsbevakning inom relevanta områden Din bakgrund, erfarenhet och kompetens Vi söker dig som har erfarenhet från en liknande roll som Executive Assistant, Paralegal, Legal Assistant eller annan kvalificerad administrativ tjänst med juridisk inriktning. Du har förståelse för juridiska processer och dokument samt trivs med att arbeta nära seniora beslutsfattare i en verksamhet där kvalitet, struktur och tempo är viktiga framgångsfaktorer. Vi tror att du har: Erfarenhet av styrelseadministration, bolagsadministration eller liknande arbete Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete i en professionell miljö God förståelse för juridiska dokument och avtal Mycket god administrativ och organisatorisk förmåga Förmåga att hantera flera parallella arbetsuppgifter och prioritera effektivt Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete med bolagsstyrning, dataskydd, informationssäkerhet eller arbete i en noterad miljö. Som person är du drivande, initiativtagande och lösningsorienterad. Du är van att ta eget ansvar och tycker om att ligga steget före. Rollen kräver att du är prestigelös, flexibel och har lätt för att skapa förtroendefulla relationer med olika intressenter. Du trivs med många kontaktytor och tycker om att vara den som håller ihop processer och ser till att saker blir genomförda. Du erbjuds Här erbjuds du en utvecklande och varierad roll med stor bredd och insyn i verksamheten. Du får arbeta nära koncernledning, styrelse och chefsjurist i en miljö där du ges möjlighet att påverka, ta ansvar och bidra till bolagets fortsatta utveckling. Det här är en tjänst för dig som vill kombinera struktur och administration med juridiska frågeställningar och som motiveras av att vara en central del av verksamheten. Bra att veta Det här är ett tidsbegränsat konsultuppdrag med planerad start i slutet av augusti. Uppdraget erbjuder en spännande möjlighet att komma in i en affärsnära och dynamisk organisation där du får en nyckelroll med många kontaktytor och stor variation i arbetsuppgifterna. För rätt person är detta en möjlighet att snabbt bli en viktig del av verksamheten och få värdefull erfarenhet från arbete nära såväl ledning som styrelse. Ansökan Ansök genom att klicka på “Ansök nu”-knappen, ladda upp ditt CV och svara på några frågor. Vi vill inte ha något personligt brev. Vi går löpande genom alla ansökningar och vi uppmuntrar dig att ansöka så snart som möjligt. På grund av GDPR kan vi inte ta emot ansökningar via e-post. För frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig konsultchef Hedda Grenlöv på via email hedda.grenlov@jurek.se Jurek är en specialiserad partner inom rekrytering och konsultuthyrning och hjälper företag att hitta rätt kompetens inom Finance, Law, Banking & Insurance and Business support. Vårt erfarna team kombinerar branschkunskap med ett starkt nätverk för att skapa träffsäkra och hållbara matchningar. Som kandidat får du tillgång till både fasta tjänster och konsultuppdrag samt en professionell och transparent process. Vi arbetar långsiktigt, personligt och med hög kvalitet – för att skapa bästa möjliga upplevelse för både kunder och kandidater.

Jurek Recruitment & Consulting AB

Vill du arbeta i en global Life Science‑miljö där din insats gör verklig skillnad? Nu söker vi en strukturerad och serviceinriktad Administrativ koordinator till Global Regulatory Affairs. I den här rollen får du möjlighet att vara navet i en internationell organisation, stötta både chefer och medarbetare och bidra till att viktiga processer fungerar smidigt. Rollen som Global Regulatory Affairs Coordinator Som Administrativ koordinator för Global Regulatory Affairs är du ett viktigt stöd till både Head of Global Regulatory Affairs och Regulatory Affairs Leadership Team. Du ansvarar för en bred palett av administrativa arbetsuppgifter och är central i att koordinera onboarding, strukturera informationsflöden, hantera avtal, organisera möten och fungera som kontaktpunkt för både interna och externa aktörer. Du kommer att arbeta nära flera funktioner inom GRA, inklusive IT, Finance och HR‑relaterade processer, vilket gör rollen varierad och händelserik. Exempel på arbetsuppgifter Administrativt stöd till Head of GRA och RALT (kalender, möten, protokoll, presentationer) Planera och koordinera onboarding/offboarding Organisera interna möten och events Hantera resebokningar och utlägg Ansvara för GRA:s interna webbsidor och Teams‑ytor, inkl. behörigheter Skapa och följa upp purchase orders samt hantera fakturor Ladda upp och administrera avtal, SOW och compliance‑underlag Stödja introduktion av nya medarbetare och konsulter, inkl. accesser och material Din bakgrund, erfarenhet och kompetens Vi söker dig som har: Erfarenhet från Life Science/pharma Erfarenhet av roller som koordinator eller Executive Assistant Mycket god administrativ förmåga och vana av att driva flera parallella processer God IT‑kompetens och intresse för digitala verktyg Mycket goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift Som person är du strukturerad, självgående, kommunikativ och trivs med att vara spindeln i nätet. Du har lätt att skapa ordning, tar eget ansvar och gillar att ge stöd där det behövs. Du erbjuds Du erbjuds ett spännande konsultuppdrag i en global och dynamisk organisation där du får arbeta i en bred och varierad roll nära både ledningsgrupp och flera stödfunktioner. Här får du möjlighet att bidra i en professionell miljö präglad av engagemang och goda möjligheter att påverka, samtidigt som du har möjlighet att arbeta hybrid. Bra att veta Det här är ett konsultuppdrag som förväntas starta i mitten av maj och pågår till mitten av januari 2027 med en omfattning om 100 %. Placeringen är i Stockholm och hybridarbete är möjligt. Ansökan Ansök genom att klicka på “Ansök nu”-knappen, ladda upp ditt CV och svara på några frågor. Vi vill inte ha något personligt brev. Vi går löpande genom alla ansökningar och vi uppmuntrar dig att ansöka så snart som möjligt. På grund av GDPR kan vi inte ta emot ansökningar via e-post. För frågor om tjänsten är du varmt välkommen att kontakta ansvarig konsultchef Hedda Grenlöv på hedda.grenlov@jurek.se. Jurek är en specialiserad partner inom rekrytering och konsultuthyrning och hjälper företag att hitta rätt kompetens inom Finance, Law, Banking & Insurance and Business support. Vårt erfarna team kombinerar branschkunskap med ett starkt nätverk för att skapa träffsäkra och hållbara matchningar. Som kandidat får du tillgång till både fasta tjänster och konsultuppdrag samt en professionell och transparent process. Vi arbetar långsiktigt, personligt och med hög kvalitet – för att skapa bästa möjliga upplevelse för både kunder och kandidater.