Front Desk Coordinator

Minnovation International AB

Job Purpose The Receptionist is the first point of contact for all customers, visitors, and business partners entering the dealership. The role is responsible for providing a professional and welcoming customer experience while efficiently managing front desk operations, handling inquiries, coordinating appointments, and supporting the Sales, Service, and Administration teams to ensure smooth dealership operations. Key ResponsibilitiesCustomer Service Welcome customers and visitors in a professional, friendly, and courteous manner. Understand customer requirements and direct them to the appropriate Sales Consultant, Service Advisor, or department. Ensure customers are attended to promptly and maintain a positive first impression of the dealership. Manage the customer waiting lounge and ensure a comfortable customer experience. Front Desk Operations Answer, screen, and transfer incoming telephone calls promptly and professionally. Respond to general customer inquiries regarding dealership products, services, operating hours, and appointments. Maintain the visitor register and issue visitor badges where applicable. Receive and distribute incoming mail, courier deliveries, and internal correspondence. Appointment Coordination Schedule and confirm customer appointments for vehicle sales consultations and service visits. Coordinate appointment calendars with Sales Consultants and Service Advisors. Notify relevant departments of customer arrivals and appointment changes. Administrative Support Maintain customer records, visitor logs, and front office documentation. Assist in preparing customer forms and documentation when required. Support dealership events, promotional campaigns, and customer engagement activities. Monitor and replenish front office supplies and reception area materials. Coordination Work closely with the Sales, Service, Finance & Insurance (F&I), Parts, and Administration teams to facilitate seamless customer service. Escalate customer concerns or complaints to the appropriate department or manager. Ensure the reception area, showroom entrance, and customer lounge remain clean, organized, and presentable at all times. Compliance Maintain confidentiality of customer and dealership information. Comply with dealership policies, customer service standards, and health and safety procedures. Qualifications High school diploma required; diploma or bachelor's degree in Business Administration, Hospitality, or a related field is preferred. 1–3 years of experience in reception, front office, or customer service, preferably within an automotive dealership, retail, or hospitality environment. Knowledge & Skills Excellent communication and interpersonal skills. Strong customer service orientation. Professional appearance and positive attitude. Excellent telephone etiquette. Good organizational and multitasking skills. Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook). Experience with dealership management systems (DMS) or CRM software is an advantage. Strong attention to detail and accuracy. Ability to remain calm and professional in a fast-paced environment. Key Competencies Customer Focus Communication Skills Professionalism Teamwork Time Management Problem Solving Adaptability Attention to Detail Integrity and Confidentiality Key Performance Indicators (KPIs) Customer satisfaction with front desk service. Average customer waiting and response time. Accuracy of appointment scheduling. Call answering and transfer efficiency. Customer inquiry resolution or routing accuracy. Reception area presentation and housekeeping standards. Administrative accuracy and timely completion of assigned tasks. Interested candidates kindly share your resume at neha@minnovation.se Working Conditions Based at the dealership showroom/front office. Regular interaction with customers, suppliers, and internal departments. May require weekend, holiday, or extended working hours based on dealership operating schedules.

Middlepoint AB

Om tjänsten Vill du bli en del av ett engagerat och serviceinriktat team? I rollen som Service Manager hos oss på E-Way, det välbesökta servicecentret i Skärholmen Centrum, får du vara ansiktet utåt och skapa positiva upplevelser för både besökare, kunder och medarbetare. Med ett professionellt och varmt bemötande ser du till att varje besök blir så smidigt och trevligt som möjligt. Du erbjuder hjälp med allt från enklare ärenden till mer avancerad service – alltid med kundupplevelsen i fokus. I rollen jobbar du både administrativt och fysiskt för att levererar service på hög nivå! Dina huvudsakliga arbetsuppgifter: Hantera post- och paketutlämning Arbeta på ett logistiskt effektivt sätt Välkomna och vägleda besökare Sköta kontakt med leverantörer och fraktbolag Ansvara för serviceärenden och daglig administration Bidra till utveckling och förbättring av serviceutbudet Vi söker dig som: Har en naturlig känsla för service och bemötande Är flexibel, självgående och trivs med båda fysiska och administrativa uppgifter Har god kommunikationsförmåga och är lyhörd för olika behov Gillar att ta ansvar och vara delaktig i att utveckla arbetssätt Gärna har jobbat med pakethantering och/eller logistik Krav för tjänsten Talar flytande svenska och engelska Arbetat med service tidigare Bekväm med Microsoft Office-paketet Avslutad gymnasieutbildning Vad vi erbjuder: En härlig och stöttande community Fast månadslön enligt överenskommelse Friskvårdsbidrag om 3000kr/år Kollektivavtalade förmåner Om Anställning Anställning: Visstid fram till sista december Sysselsättningsgrad: 80% Start: Enligt överenskommelse Arbetstider: Måndag till fredag 10:00-17:00 Om Middlepoint  Vi vet att ett personligt och positivt bemötande är grunden till en god serviceupplevelse. Med omtanke och värdskap som röd tråd har Middlepoint levererat högklassig arbetsplats- och frontdeskservice sedan starten 2009. Vi är ISO-certifierade inom kvalité (9001), miljö (14001) och arbetsmiljö (45001) och är ett helägt dotterbolag till Coor. Genom noga och omsorgsfullt utvalda medarbetare skapar vi välkomnande miljöer där vi kan hålla fokus på alla detaljer och göra det lilla extra. Hos oss är kunderna mittpunkten. Är du sugen på en utvecklande och riktigt rolig utmaning? Skicka in ditt cv och personliga brev. Följ oss på Instagram för att se mer av vad som händer hos oss: http://instagram.com/middlepoi... Vännerna på Middlepoint!

Xllenta Frontdesk Services AB

Vi söker för kunds räkning extrapersonal till köpcentrum i Stockholm, för feriearbete och vid behov. Letar du efter en tjänst att kombinera med en sysselsättning på lägre omfattning eller studier? Med både pass under dagtid, kvällar och helger passar rollen som receptionist hos oss perfekt! Vi söker dig som ger det där lilla extra till kunder, vill utveckla dina kunskaper inom service, och gillar när det är ordning och reda. Du är social och trivs att arbeta med människor. HUVUDSAKLIGA ARBETSUPPGIFTER Att du är en person som älskar att möta människor och älskar att ge riktigt bra service. Arbetet kan innefatta receptionens dagliga arbete med öppning och stängning, utföra uppgifter för centrumets ledning på plats eller vara extrapersonal i garderob under perioder och event där bemanningsbehovet ökas. Du blir anställd genom Xllenta som bemanningsföretag, ett passionerat gäng som brinner för sina anställda. Du får en trygg arbetsgivare med kollektivavtal. DIN PROFIL Vi söker dig som har erfarenhet av service, gärna som värd, receptionist eller inom kundtjänst. Du är professionell och social. Som person är du lyhörd för kundernas behov och önskemål, och har inget emot att arbeta självständigt. Du blir en ambassadör för Xllenta som varumärke och även kundens verksamhet. Vi har ett nära samarbete mellan varandra på Xllenta och vill att du ska dela vår passion om service. VI ERBJUDER DIG Vi erbjuder en tjänst med timanställning vid behov, där du själv har en aktiv del i ditt eget schema med stor flexibilitet. Välkommen med din ansökan idag!