Executive Assistant & Office Manager (w/m/d)

Wunderflats

Here you can find our German speaking jobs.   ABOUT US Wunderflats helps people find fully furnished homes for a month or more, perfect for relocations, family moves, or life transitions. It offers a secure and seamless rental experience across Europe. Founded in Berlin in 2015 by Jan Hase and Arkadi Jampolski, Wunderflats bridges the gap between verified landlords and carefully vetted tenants. As part of Europe’s housing infrastructure, it helps activate underutilized apartments and support the evolving ways people live and work today. More than 63,000 apartments are currently listed, and the company employs a team of over 150 people.  Learn more at www.wunderflats.com.  Als Personal Assistant / Executive Assistant to Founders (m/w/d) unterstützt du unsere Gründer im beruflichen und privaten Alltag und sorgst dafür, dass sie sich auf die Themen konzentrieren können, bei denen sie den größten Impact haben. Du bist eine zentrale organisatorische Schnittstelle und hältst beiden Gründern in vielen operativen, administrativen und kommunikativen Themen den Rücken frei. Dabei arbeitest du strukturiert, diskret und vorausschauend und behältst auch dann den Überblick, wenn viele Themen parallel laufen. In dieser Rolle geht es nicht nur darum, Aufgaben abzuarbeiten. Du denkst mit, priorisierst, erkennst Muster, bereitest Entscheidungen vor und schaffst Strukturen, die den Alltag der Gründer spürbar einfacher machen. Du bist neugierig darauf, wie sich wiederkehrende Aufgaben durch bessere Prozesse, smarte Tools und AI-Unterstützung vereinfachen oder automatisieren lassen.   DEINE MISSION * Du unterstützt beide Gründer im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass operative, administrative und organisatorische Themen zuverlässig erledigt werden. * Du übernimmst die Strukturierung und Priorisierung von E-Mails, Nachrichten, Aufgaben und Follow-ups und stellst sicher, dass wichtige Themen rechtzeitig gesehen, vorbereitet oder weitergeleitet werden. * Du managst komplexe Kalender, koordinierst Termine und achtest darauf, dass Meetings, Fokuszeiten, private Verpflichtungen und wiederkehrende Routinen sinnvoll miteinander vereinbar sind. * Du bereitest Abstimmungen, Check-ins und Wochenrückblicke vor, hältst offene Punkte nach und sorgst dafür, dass Entscheidungen effizient getroffen werden können. * Du koordinierst interne und externe Termine mit Teams, Geschäftspartnern, Dienstleistern und privaten Kontakten. * Du bereitest relevante Informationen, Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen vor, damit die Gründer in Terminen gut ausgestattet und immer handlungsfähig sind. * Du unterstützt bei administrativen Themen wie Rechnungen, Belegen, Dokumenten, Ablagen, Reiseorganisation, Terminvereinbarungen und weiteren Organisationsaufgaben. * Du behältst Aufgaben, Fristen und Follow-ups im Blick und sorgst dafür, dass nichts Wichtiges verloren geht. * Du übernimmst wiederkehrende Routinen ebenso zuverlässig wie spontane Ad-hoc-Aufgaben und findest pragmatische Lösungen, wenn kurzfristig etwas organisiert, geklärt oder nachgehalten werden muss. * Du hilfst dabei, bestehende Abläufe zu strukturieren, zu vereinfachen und kontinuierlich zu verbessern. * Du bringst aktiv Ideen ein, wie wiederkehrende Aufgaben durch Automatisierung, AI-Tools oder bessere Prozesse effizienter gestaltet werden können. DEIN PROFIL * Du sprichst fließend Deutsch und Englisch * Du kommunizierst klar, freundlich und professionell - schriftlich wie mündlich - und kannst souverän mit internen Teams, externen Partner, Dienstleister und privaten Kontakten umgehen. * Du hast bereits Erfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant, Team Assistant, Office Manager, Founder Associate oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle gesammelt. * Du arbeitest sehr strukturiert, zuverlässig und eigenverantwortlich und hast Freude daran, Ordnung in viele unterschiedliche Themen zu bringen. * Du hast ein gutes Gespür für Prioritäten und erkennst schnell, welche Themen dringend, wichtig oder delegierbar sind.Du bist absolut diskret und gehst verantwortungsvoll mit vertraulichen Informationen um. * Du bist pragmatisch, lösungsorientiert und hands-on. Du wartest nicht darauf, dass dir jeder Schritt erklärt wird, sondern denkst mit und findest heraus, was gebraucht wird. * Du hast ein sehr gutes Auge für Details, ohne dich darin zu verlieren. Du weißt, wann Genauigkeit wichtig ist und wann eine schnelle, pragmatische Lösung gefragt ist. * Du bist flexibel und behältst auch bei kurzfristigen Änderungen, spontanen Aufgaben oder unklaren Situationen den Überblick. * Du bist sicher im Umgang mit digitalen Tools für E-Mail, Kalender, Aufgabenmanagement, Dokumentenablage und Kommunikation. * Du bist AI-affin, neugierig und hast Lust, neue Tools auszuprobieren, wiederkehrende Abläufe zu hinterfragen und sinnvolle Automatisierungen aufzubauen. * Du bringst ein hohes Maß an Eigenverantwortung mit und möchtest eine Rolle aktiv mitgestalten, statt nur Aufgaben auf Zuruf zu erledigen. * Du hast Freude daran, im direkten Umfeld von Gründern zu arbeiten und durch exzellente Organisation echten operativen Impact zu schaffen. OUR PITCH * #empathyculture: Werde Teil unseres internationalen Teams mit Scale-up-Atmosphäre, in dem du als Mensch wirklich zählst und deine Ideen und deine Arbeit echten Impact haben. * #worklifeinbalance: Unsere Arbeitszeiten sind flexibel und familienfreundlich. Deine Hauptarbeitszeit verbringst du im Office, aber du kannst auch gerne ab und zu von zuhause arbeiten. * #personaldevelopment: Wir unterstützen dich in deiner persönlichen und beruflichen Entwicklung, z.B. durch individuelle Trainingsprogramme, Workshops oder die Teilnahme an Messen und Konferenzen. * #compensationpackage: Erhalte ein attraktives Vergütungspaket und eine betriebliche Altersvorsorge mit 20% Arbeitgeberzuschuss. * #wunderoffice: Arbeite in unserem brandneuen Büro in Berlin (Hackescher Markt) mit ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplätzen, Detox-Room, Spielzimmer, Dachterrasse sowie Obst und Getränken auf uns. * #welovetohavefun: Feiere mit uns auf unserer jährlichen Sommer- oder Winterparty und bei regelmäßigen After-Work-Treffen und powere dich in unserem Office bei Yoga, Tischkicker und Tischtennis aus. * #morebenefits: Eine vergünstigte Mitgliedschaft beim Urban Sports Club? Attraktive Rabatte bei FutureBens? Ein Jahresticket für den Nahverkehr? – Bekommst du bei uns! – und noch vieles mehr!   *We at Wunderflats value the diversity of our team and stand for equal opportunity and non-discrimination. We respect all differences from person to person, visible or not.

WHU – Otto Beisheim School of Management

ALLGEMEINE INFORMATIONEN Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet, kann anschließend jedoch verlängert oder entfristet werden. IHRE AUFGABEN Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Strategie und Execution. Du sorgst dafür, dass Transformationsinitiativen in strukturierte, umsetzbare und erfolgreiche Projekte überführt werden – insbesondere an der Schnittstelle zur IT und unseren Studienprogrammen. Dabei bringst du die richtigen Menschen, Ideen und Perspektiven zusammen und treibst bereichsübergreifende Initiativen wirkungsvoll voran: * Du leitest strategische und digitale Transformationsprojekte von der Idee bis zur erfolgreichen Umsetzung  * Du übersetzt strategische Prioritäten in klare Anforderungen, Projektpläne und messbare Ergebnisse * Du steuerst bereichsübergreifende Transformationsinitiativen, insbesondere auf der Schnittstelle zwischen Strategie, Organisationskultur und Digitalisierung * Du agierst als zentrale Verbindung zwischen der Abteilung Strategy & Transformation und der IT-Abteilung um strategischen Ideen, konkrete Konzepte und Lösungen zu entwickeln * Du etablierst, entwickelst und pflegst PMO-Standards, Governance-Strukturen und Reporting-Prozesse * Du behältst Fortschritt, Risiken, Abhängigkeiten und Ressourcen im Blick und stellst eine hohe Umsetzungsqualität sicher * Du sorgst für Akzeptanz, Engagement und eine enge Abstimmung mit allen relevanten Stakeholdergruppen  IHR PROFIL * Du verfügst über fundierte Erfahrung im Projektmanagement und hast erfolgreich komplexe Projekte mit unterschiedlichen Stakeholdergruppen geleitet * Du verstehst es, die Brücke zwischen Fachbereichen und IT zu schlagen und strategische Ideen in konkrete Anforderungen, testbare Konzepte und praktikable Lösungen umzusetzen * Du bringst ein gutes Verständnis für digitale Technologien, Lösungsdesign und Entwicklungsprozesse mit, ohne selbst ein technischer Spezialist sein zu müssen * Du kannst komplexe Sachverhalte strukturieren, Prioritäten setzen und daraus klare nächste Schritte ableiten * Du überzeugst durch starke Kommunikation (in Deutsch und Englisch) und fundierte Stakeholder-Management-Skills WAS WIR BIETEN * Ein abwechslungsreiches und internationales Arbeitsumfeld * Ein aufgeschlossenes, kollegiales und motiviertes Team * Möglichkeiten, die WHU aktiv mitzugestalten und gemeinsam weiterzuentwickeln * Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege * Attraktive Fort- und Weiterbildungsangebote * Flexible Arbeitszeitmodelle inklusive Home-Office Möglichkeit * Exklusive betriebliche Sozialleistungen * Umweltfreundliche Mobilitätsangebote (z.B. JobTicket, JobRad, e-Mobilität) Die WHU fördert die Chancengleichheit und ermutigt Personen jedes kulturellen und ethnischen Hintergrunds sowie Menschen mit Behinderungen, sich für die Stelle zu bewerben.  Wir glauben an die Vorteile von Diversität und unterstützen ein lebendiges, internationales und inspirierendes Umfeld. KONTAKT Für Fragen vorab kontaktieren Sie bitte: YULIA KUPRIYANOVA Executive Assistant to the Dean & Strategy and Transformation Manager E-Mail: yulia.kupriyanova@whu.edu Die Bewerbungsfrist endet am 31. Juli 2026.

elexon

DEINE MISSION für die Mobilitätswende und die Unterstützung der Geschäftsführung DEN RÜCKEN FREIHALTEN DURCH EIGENINITIATIVE In dieser Rolle bist Du weit mehr als eine klassische Assistenz – Du bist die operative Schaltzentrale, die CEO und dem Vice President den Rücken freihält. Dein Ziel ist die maximale Entlastung durch eigenverantwortliches Handeln und vorausschauende Organisation:   * Aktive Termin-Regie: Du koordinierst und steuerst die Kalender vorausschauend. Du setzt Prioritäten selbstständig und sorgst dafür, dass wichtige Fokuszeiten gewahrt bleiben. * Ergebnisorientierte Meeting-Vorbereitung: Du organisierst Besprechungen so, dass alle Unterlagen bereitstehen und die Geschäftsführung direkt arbeitsfähig ist. * Souveräne Korrespondenz: Du bearbeitest den Post- und Mailverkehr eigenständig und entscheidest, was sofortige Aufmerksamkeit braucht und was Du direkt erledigst. * Reisemanagement aus einer Hand: Du planst und buchst Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Transfers) komplett eigenverantwortlich und behältst Effizienz und Zeitpläne im Blick. * Event-Support mit Weitblick: Du unterstützt bei der Planung von Veranstaltungen und Konferenzen und sorgst vor Ort für einen reibungslosen Ablauf. * Kommunikations-Drehscheibe: Als erste Ansprechperson für interne und externe Partner kommunizierst Du sicher und verbindlich im Namen der Geschäftsführung. * Recherche & Entscheidungsvorlagen: Du führst Analysen eigenständig durch und bereitest Ergebnisse als klare Grundlage für Entscheidungen auf. * Projekt-Organisation: Du hältst bei Projekten die Fäden in der Hand und sorgst dafür, dass Deadlines ohne Nachfassen eingehalten werden. * Sicherer Umgang mit Finanzen: Du bearbeitest Abrechnungen gewissenhaft und behältst Ausgaben sowie die Rechnungsstellung proaktiv im Auge. DEIN ENERGIEGELADENES PROFIL ORGANISATIONSTALENT MIT MACHER-GEN * Dein Fundament: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium (z. B. BWL) erfolgreich abgeschlossen. * Deine Erfahrung: Du hast bereits in einem Umfeld gearbeitet, in dem Du direkt die Geschäftsführung unterstützt hast und weißt, wie man den Überblick behält. * Dein Mindset: Du wartest nicht auf Anweisungen. Du denkst mit, siehst was zu tun ist und erledigst Dinge eigenständig und lösungsorientiert. * Dein Gespür: Du hast ein hervorragendes Gefühl für Dringlichkeit. Du weißt sofort, was Priorität hat und was warten kann – auch wenn es mal trubelig wird. * Deine Kommunikation: Du trittst sicher auf und kommunizierst klar und freundlich auf Deutsch und Englisch (in Wort und Schrift). * Deine Arbeitsweise: Du bist top-organisiert, arbeitest strukturiert und hast ein ausgezeichnetes Zeitmanagement. * Deine Tools: Du bist sicher im Umgang mit MS Office und hast Spaß an der Arbeit mit digitalen Tools zur Zusammenarbeit. ENERGIE FÜR DEINEN ERFOLG   Gestalte die E-Mobilität von morgen mit uns: Bei uns hast Du die Möglichkeit, die Zukunft der E-Mobilität aktiv mitzugestalten Herausfordernde Aufgaben & Entwicklungsperspektiven: Wir bieten Dir herausfordernde Aufgaben mit vielfältigen Perspektiven zur persönlichen und beruflichen Entwicklung. Unsere zugeschnittenen Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen Dich dabei, Deine Karriere voranzutreiben. Motiviertes Team & dynamische Arbeitsweise: Du arbeitest in einem motivierten Team mit flachen Hierarchien, eigenverantwortlicher Arbeitsweise und schnellen Entscheidungswegen. Kollegiales Teamwork und eine offene Arbeitsatmosphäre sind uns besonders wichtig. Flexibles Arbeiten & Workation: Wir bieten Dir ein flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und Workation. Unsere besonderen Leistungen für Dich: * Sport & Gesundheit: Bezuschusste Mitgliedschaft im Urban Sports Club für Deine Fitness. * Mobilität: Möglichkeit, ein Business Bike über Dein Gehalt zu leasen * Betriebliche Altersvorsorge für Deine Zukunftssicherheit Urlaub Du erhältst 30 Tage Urlaub Dog-Friendly Office:  Unser Büro ist hundefreundlich und unsere Feel-Good-Manager sorgen für eine angenehme Arbeitsumgebung.