Office Manager / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

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EINLEITUNGSTEXT Du bist ein Organisationstalent mit Weitblick und hast Freude daran, Dinge eigenständig voranzutreiben? Als Office Manager (m/w/d) koordinierst und strukturierst du den Arbeitsalltag, bringst dich aktiv in Projekte ein und gestaltest den Büroalltag mit – von organisatorischen Themen bis zu Aufgaben in Marketing und Personal. Wir suchen eine Persönlichkeit, die proaktiv denkt, hands-on arbeitet und über den eigenen Aufgabenbereich hinausblickt. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager, Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz oder Management Assistant (m/w/d) für unseren Standort Duisburg. DAS ERWARTET DICH * Die Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe am Standort * Die Betreuung von internen und externen Ansprechpartnern sowie die Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft * Die Unterstützung der Personalabteilung bei administrativen Aufgaben (z. B. Bewerbermanagement, Onboarding, Terminkoordination) * Die Mitarbeit in Marketing- und Vertriebsprojekten, z. B. bei Veranstaltungen, Präsentationen oder internen Kommunikationsmaßnahmen * Die Verwaltung von Bürobedarf, Dienstleistern und Räumlichkeiten * Die Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen sowie die Koordination von Terminen und Reisen DAS BRINGST DU MIT * Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium * Erste Berufserfahrung im Office- oder Projektmanagement, idealerweise auch im Personalbereich * Ausgeprägte Organisationsstärke, Eigeninitiative und ein hohes Verantwortungsbewusstsein * Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams * Sicherer Umgang mit MS Office sowie Offenheit für neue Tools und digitale Prozesse * Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse UNSER ANGEBOT FÜR DICH * Unbefristeter Arbeitsvertrag * 30 Tage Urlaub * Mobiles Arbeiten & Gleitzeit * Fort- und Weiterbildungen sowie vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten, die individuell auf Sie zugeschnitten sind * Modernes Office mit ergonomischen Arbeitsplätzen, Kreativraum und kostenfreien Parkplätzen * Weitere Benefits: Büro-Massagen, Mitarbeiterevents, kostenlose Getränke, frisches Obst/Gemüse, Fahrradleasing (JobRad), Mitarbeiterrabatte, Mitarbeiterempfehlungsprogramm

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WISSEN SCHAFFT FORTSCHRITT Werde auch Du ein Teil unserer Wissens- & Können-Firma der Zukunft am Standort Zorneding bei München! DEINE AUFGABEN * Betreuung des Empfangsbereichs und erster Ansprechpartner für Besucher, Kunden und Lieferanten * Standortübergreifende Steuerung und Betreuung der Telefonzentrale * Organisation von Besucherempfängen und Bewirtungen * Bearbeitung des gesamten Post- und Wareneingangs sowie -ausgangs * Organisation der Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien  * Unterstützung bei der Planung und Buchung von Geschäftsreisen * Betreuung und Verwaltung der Poolfahrzeuge & fahrzeugbezogener Unterlagen  * Organisation und Koordination der täglichen Mittagsverpflegung für unsere Mitarbeitenden * Betreuung von Besprechungs-, Küchen- und Gemeinschaftsbereichen * Organisation von Reinigung, Wäscheservice und internen Serviceleistungen * Koordination von Wartungen, Reparaturen und externen Dienstleistern * Verwaltung der Standortkasse und Führung des Kassenbuchs  * Vorbereitung und Betreuung von Besprechungen und Veranstaltungen * Unterstützung bei internen Projekten * Organisatorische Zuarbeit für die Assistenz der Geschäftsleitung DEIN PROFIL * Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation * Freude am Umgang mit Menschen und ausgeprägte Serviceorientierung * Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise * Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen * Freundliches, professionelles Auftreten und Kommunikationsstärke * Selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise * Teamgeist und Hands-on-Mentalität UNSERE BENEFITS * Persönliche Betreuung: strukturierte Einarbeitung und Unterstützung im Arbeitsalltag * Vielseitige Tätigkeiten: eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit * Eine Schlüsselrolle in unserem Unternehmen mit vielen Berührungspunkten * Ein kollegiales Team und kurze Entscheidungswege * Ein modernes Arbeitsumfeld mit Raum für Eigeninitiative * Work-Life-Balance: neben 30 Tagen Jahresurlaub profitierst du von einer transparenten Zeiterfassung, die den Ausgleich von Mehrarbeit durch zusätzliche Freizeit ermöglicht. * Flexible Arbeitszeiten: eine 38-Stunden-Woche, geregelte Arbeitszeiten von 07:30 Uhr bis 16:00 Uhr ohne Schicht- und Wochenendarbeit * Einkaufsvorteile: Du erhältst monatlich die freie Auswahl aus vielen digitalen Gutscheinkarten oder Firmenfitness * Getränke-Flatrate: Durch unsere Kaffee-/ Getränke- und Obst-Flatrate im Büro, hast Du z.B. immer frischen Kaffee und Obst zur Hand und kannst dabei die kreative Arbeitsatmosphäre genießen * Weitere Zusatzleistungen: wir unterstützen deine finanzielle Absicherung mit einem überdurchschnittlichen Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und einer vollständig arbeitgeberfinanzierten Berufsunfähigkeitsversicherung * Erreichbarkeit: Du erreichst uns direkt mit der S4 und der S6 DEIN KONTAKT Ansprechpartner: Elaine Wolf E-Mail-Adresse: bewerbung@ia.certania.com

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DEINE MISSION für die Mobilitätswende und die Unterstützung der Geschäftsführung DEN RÜCKEN FREIHALTEN DURCH EIGENINITIATIVE In dieser Rolle bist Du weit mehr als eine klassische Assistenz – Du bist die operative Schaltzentrale, die CEO und dem Vice President den Rücken freihält. Dein Ziel ist die maximale Entlastung durch eigenverantwortliches Handeln und vorausschauende Organisation:   * Aktive Termin-Regie: Du koordinierst und steuerst die Kalender vorausschauend. Du setzt Prioritäten selbstständig und sorgst dafür, dass wichtige Fokuszeiten gewahrt bleiben. * Ergebnisorientierte Meeting-Vorbereitung: Du organisierst Besprechungen so, dass alle Unterlagen bereitstehen und die Geschäftsführung direkt arbeitsfähig ist. * Souveräne Korrespondenz: Du bearbeitest den Post- und Mailverkehr eigenständig und entscheidest, was sofortige Aufmerksamkeit braucht und was Du direkt erledigst. * Reisemanagement aus einer Hand: Du planst und buchst Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Transfers) komplett eigenverantwortlich und behältst Effizienz und Zeitpläne im Blick. * Event-Support mit Weitblick: Du unterstützt bei der Planung von Veranstaltungen und Konferenzen und sorgst vor Ort für einen reibungslosen Ablauf. * Kommunikations-Drehscheibe: Als erste Ansprechperson für interne und externe Partner kommunizierst Du sicher und verbindlich im Namen der Geschäftsführung. * Recherche & Entscheidungsvorlagen: Du führst Analysen eigenständig durch und bereitest Ergebnisse als klare Grundlage für Entscheidungen auf. * Projekt-Organisation: Du hältst bei Projekten die Fäden in der Hand und sorgst dafür, dass Deadlines ohne Nachfassen eingehalten werden. * Sicherer Umgang mit Finanzen: Du bearbeitest Abrechnungen gewissenhaft und behältst Ausgaben sowie die Rechnungsstellung proaktiv im Auge. DEIN ENERGIEGELADENES PROFIL ORGANISATIONSTALENT MIT MACHER-GEN * Dein Fundament: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium (z. B. BWL) erfolgreich abgeschlossen. * Deine Erfahrung: Du hast bereits in einem Umfeld gearbeitet, in dem Du direkt die Geschäftsführung unterstützt hast und weißt, wie man den Überblick behält. * Dein Mindset: Du wartest nicht auf Anweisungen. Du denkst mit, siehst was zu tun ist und erledigst Dinge eigenständig und lösungsorientiert. * Dein Gespür: Du hast ein hervorragendes Gefühl für Dringlichkeit. Du weißt sofort, was Priorität hat und was warten kann – auch wenn es mal trubelig wird. * Deine Kommunikation: Du trittst sicher auf und kommunizierst klar und freundlich auf Deutsch und Englisch (in Wort und Schrift). * Deine Arbeitsweise: Du bist top-organisiert, arbeitest strukturiert und hast ein ausgezeichnetes Zeitmanagement. * Deine Tools: Du bist sicher im Umgang mit MS Office und hast Spaß an der Arbeit mit digitalen Tools zur Zusammenarbeit. ENERGIE FÜR DEINEN ERFOLG   Gestalte die E-Mobilität von morgen mit uns: Bei uns hast Du die Möglichkeit, die Zukunft der E-Mobilität aktiv mitzugestalten Herausfordernde Aufgaben & Entwicklungsperspektiven: Wir bieten Dir herausfordernde Aufgaben mit vielfältigen Perspektiven zur persönlichen und beruflichen Entwicklung. Unsere zugeschnittenen Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen Dich dabei, Deine Karriere voranzutreiben. Motiviertes Team & dynamische Arbeitsweise: Du arbeitest in einem motivierten Team mit flachen Hierarchien, eigenverantwortlicher Arbeitsweise und schnellen Entscheidungswegen. Kollegiales Teamwork und eine offene Arbeitsatmosphäre sind uns besonders wichtig. Flexibles Arbeiten & Workation: Wir bieten Dir ein flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und Workation. Unsere besonderen Leistungen für Dich: * Sport & Gesundheit: Bezuschusste Mitgliedschaft im Urban Sports Club für Deine Fitness. * Mobilität: Möglichkeit, ein Business Bike über Dein Gehalt zu leasen * Betriebliche Altersvorsorge für Deine Zukunftssicherheit Urlaub Du erhältst 30 Tage Urlaub Dog-Friendly Office:  Unser Büro ist hundefreundlich und unsere Feel-Good-Manager sorgen für eine angenehme Arbeitsumgebung.