Document Controller

Specialist Technical Services Sweden AB

Join STS Group as our next Document Controller in Boden! We are looking for an experienced Document Controller to join our construction project in Boden. STS Group is an international engineering contractor, with projects all across Europe. The Opportunity As our next Document Controller, you will be responsible for managing and coordinating all project documentation across our project, ensuring information is accurate, up to date, and accessible to the project team. You will support the technical and site teams by controlling drawings, submittals, and records, helping the project meet its objectives safely, efficiently, and to the highest quality. Some of the Key Tasks Manage and control all project documentation, ensuring accuracy, traceability, and easy access using the software tools provided, including maintaining the Master Drawing Register and updated drawings. Prepare and track technical submittals and safety documentation, distribute drawings and snag reports, and coordinate document flow between site teams, designers, and subcontractors. Produce weekly and monthly document control reports and record information to monitor project progress and compliance. Administer document systems by granting access, sharing documents externally, and providing user training to project teams. Support project close-out and site operations by managing handover manuals, assisting the HSE team, handling physical records, and providing occasional procurement support. Who We’re Looking For 5+ years’ experience in Document Control, Site Administration, Engineering Support, or similar. Able to work independently, well-organised, and capable of prioritising tasks in a fast-paced site environment. Excellent communication and interpersonal skills with a high level of written and spoken English. Candidates must have the appropriate work authorisation for Sweden (e.g: EU Citizen) We are an Equal Opportunities Employer, we encourage people from all walks of life to apply. Dokumentkontroller behövs för ett stort byggprojekt i Boden! Följande har också översatts online, förlåt eventuella felaktigheter Vi söker en erfaren dokumentkontrollant som kan ansluta sig till vårt byggprojekt i Boden. STS Group är en internationell ingenjörsentreprenör med projekt över hela Europa. Möjligheten Som vår nästa dokumentkontrollant ansvarar du för att hantera och samordna all projektdokumentation inom vårt projekt, och säkerställa att informationen är korrekt, uppdaterad och tillgänglig för projektteamet. Du kommer att stödja de tekniska och platsteamen genom att kontrollera ritningar, inlämningar och register, vilket hjälper projektet att uppnå sina mål säkert, effektivt och av högsta kvalitet. Detta är en heltidsanställning (måndag–fredag), vi söker någon som redan bor i området eller är intresserad av att flytta. Några av nyckeluppgifterna Hantera och kontrollera all projektdokumentation, säkerställa noggrannhet, spårbarhet och enkel åtkomst med hjälp av de tillhandahållna programvaruverktygen, inklusive underhåll av huvudritningsregistret och uppdaterade ritningar. Förbered och följ tekniska inlämningar och säkerhetsdokumentation, distribuera ritningar och samla rapporter samt samordna dokumentflödet mellan platsteam, designers och underentreprenörer. Ta fram veckovisa och månatliga dokumentkontrollrapporter och dokumentera information för att övervaka projektets framsteg och efterlevnad. Administrera dokumentsystem genom att ge åtkomst, dela dokument externt och erbjuda användarutbildning till projektteam. Stöd projektavslut och platsdrift genom att hantera överlämningsmanualer, assistera HSE-teamet, hantera fysiska handlingar och tillhandahålla tillfälligt upphandlingsstöd. Vem vi letar efter 5+ års erfarenhet inom dokumentkontroll, platsadministration, teknisk support eller liknande. Kan arbeta självständigt, är välorganiserad och kan prioritera uppgifter i en snabb miljö på plats. Utmärkta kommunikations- och interpersonella färdigheter med en hög nivå av skriftlig och talad engelska. Sökande måste ha rätt arbetstillstånd för Sverige (t.ex. EU-medborgare) Vi är en arbetsgivare som erbjuder lika möjligheter och uppmuntrar människor från alla samhällsskikt att söka.

ACADEMIC WORK SWEDEN AB

Are you an organized and detail-oriented professional looking to take the next step in your career? We are now looking for a Document Controller to join our client’s team! This is a great opportunity for you who want to work in a structured and coordinating role within an exciting and dynamic industry. Apply today – we work with ongoing selection! About the role As a Document Controller, you will play a key role in managing and organizing project documentation, ensuring compliance with company and regulatory standards. You will work closely with project managers, engineers, vendors, and contractors to ensure that all documentation is handled efficiently. You will be employed by Academic Work and work as a consultant at our client’s office. There are good opportunities for a long-term role and career development within the company. You are offered A role where you will be at the center of project execution, ensuring smooth documentation processes. The chance to work in a structured and international environment, collaborating with multiple departments. A dedicated Consultant Manager at Academic Work who will support you throughout your assignment. Work tasks Documentation Management & Organization – Handle collection, organization, categorization, and maintenance of all project documentation, ensuring compliance with company and regulatory standards. Version & Compliance Control – Track document versions, ensure adherence to company processes, regulatory requirements, and legal frameworks, including the Swedish Protective Security Act. Stakeholder & Vendor Coordination – Collaborate with project managers, engineers, vendors, and suppliers to facilitate smooth document flow and ensure the availability of necessary documentation. Process & Quality Assurance – Maintain and update document control procedures, manage transmittals, support users in adhering to document management processes, and ensure documentation quality. Project Handover & Technical Updates – Assist in project handover, oversee external documentation integration, estimate effort for future projects, and support engineering teams in updating technical standards. We are looking for Someone who has a degree in engineering, information management, or business administration. Previous experience in document control or a similar administrative role. Strong communication skills in Swedish and English. Strong communication skills to interact with various departments. Excellent organizational skills and attention to detail. Is proficient in document management software. This role is essential for maintaining the integrity and accessibility of project documentation, contributing to the overall success of engineering projects. If you have a keen eye for detail and excellent coordination skills, we encourage you to apply! To succeed in the role, your personal skills are: Trustful Supportive Social Respectful Our recruitment process This recruitment process is handled by Academic Work and it is our client’s wish that all questions regarding the position is directed to Academic Work. Our selection process is continuous and the advert may close before the recruitment process is completed if we have moved forward to the next phase. The process includes two tests: one personality test and one cognitive test. The tests are tools to find the right talent for the right position, to enable equality, diversity, and a fair process.

Vulcan Energie Ressourcen

WIR SUCHEN DICH Vulcan Energie Ressourcen GmbH ist ein innovatives, schnell wachsendes Unternehmen im Bereich nachhaltiger Lithiumgewinnung und erneuerbarer Energien. Mit unserer Lithiumanlage leisten wir einen entscheidenden Beitrag zur Dekarbonisierung der europäischen Industrie und zur Sicherung einer nachhaltigen Lithiumversorgung in Europa.    Unterstütze unser engagiertes Team dabei, unsere Vision einer klimaneutralen Zukunft Wirklichkeit werden zu lassen.     Für unser dynamisches und kreatives Project Controls Team am Standort Karlsruhe suchen wir dich in Vollzeit (40 h) als Document Controller (m/w/d).  DAS ERWARTET DICH BEI UNS * Du verwaltest Dokumentenkontrollsysteme und stellst sicher, dass alle Projekt- und Unternehmensdokumente korrekt abgelegt, gespeichert und jederzeit abrufbar sind. * Du übernimmst die Revisionskontrolle, indem du Überarbeitungen, Aktualisierungen und den Dokumentenverlauf nachverfolgst und so die Nutzung veralteter Informationen verhinderst. * Du verteilst Dokumente gemäß genehmigten Workflows und Zeitplänen an interne Teams, Auftragnehmer und Stakeholder. * Du stellst die Einhaltung von Unternehmensprozessen, Qualitätsstandards sowie gesetzlichen Anforderungen im Dokumentenmanagement sicher. * Du prüfst Dokumente vor der Ablage im System auf Vollständigkeit und formale Korrektheit. * Du koordinierst die Einreichung und Freigabe von Dokumenten zwischen Autor:innen, Prüfer:innen und Genehmigenden. * Du erstellst Reports zum Dokumentenstatus, zu Revisionen und zur Compliance für das Management sowie für Audits. DAS SOLLTEST DU MITBRINGEN * Du verfügst über einschlägige Berufserfahrung im Dokumentenmanagement. * Du arbeitest qualitätsbewusst, strukturiert und mit hoher Sorgfalt. * Du hast fundierte Kenntnisse in MS Office, SharePoint sowie in Dokumentenmanagementsystemen wie Assai, Aconex oder vergleichbaren Tools. * Du kommunizierst sicher in Deutsch und Englisch – sowohl schriftlich als auch mündlich. * Du überzeugst durch ausgeprägte Kommunikationsstärke und arbeitest professionell mit Kolleg:innen sowie externen Partnern zusammen. * Du organisierst dich selbstständig und behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick. DAS BIETEN WIR DIR * 30 Tage Urlaub (auf Basis einer 5-Tage-Woche) sowie an Weihnachten und Silvester.  * Onboarding-Programm „Vulcan Starter Days“. Unter anderem mit Kraftwerksbesuch und Führung durch unser Labor.  * Sport- und Freizeitangebote – EGYM Wellpass mit 15,00€ inkl.USt. Eigenanteil im Monat, regelmäßige Firmenevents,Afterwork-Sportgruppen.  * Betriebliche Altersvorsorge.  * Corporate Benefits Plattform mit vielen attraktiven Rabattaktionen.  * Mit mein EAP von INSITE erhältst du jederzeit vertrauliche und kostenfreie Unterstützung – für mehr Wohlbefinden im Job und im Alltag.    WIR FREUEN UNS DICH KENNENZULERNEN! Neugierig geworden? Schicke uns einfach über das Bewerbungsformular deinen Lebenslauf und schreibe uns, warum du gerne Teil von Vulcan werden möchtest. Bei Fragen steht dir Carolin Martini (Talent Acquisition Specialist)  über cmartini@v-er.eu zur Verfügung.