Office Manager:in (m/w/d) - ab 30 Stunden/ Woche

Vollpension

DEINE AUFGABEN Als operative:r HR Manager:in bist du die Ansprechperson Nummer 1 für alle Personalfragen im Unternehmen. Du jonglierst mit einer diversen Belegschaft aus verschiedenen Altersgruppen und von der Gastronomie in unseren Generationencafés bis hin zu unseren Mitarbeiter:innen, die moderne Tech- und Innovationsprojekte voran treiben. Du begleitest den gesamten Mitarbeiter:innen-Lebenszyklus von der ersten Bewerbung über das Onboarding bis hin zur korrekten Abrechnung am Monatsende.  Deine Aufgaben * Du bist die primäre Ansprechperson für alle Kolleg:innen (Jungspund & Oldie) bei arbeits-, lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen. * Du führst die monatliche Lohn- und Gehaltsverrechnung sowie alle An- und Abmeldungen komplett selbstständig durch. Zudem pflegst du die Personalakten und Stammdaten wie ein Augapfel. * Du bist das professionelle Bindeglied zu Ämtern, Behörden und der externen Lohnverrechnung. * Du steuerst den gesamten Bewerbungsprozess und gestaltest ein strukturiertes & herzliches Onboarding für neue Teammitglieder. * Du hast Lust, HR-Abläufe proaktiv weiterzuentwickeln, zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. * Du wirkst aktiv bei der Planung von Generationen-verbindenden Team-Aktivitäten mit, um die einzigartige Vollpension-Unternehmenskultur zu stärken. DEIN PROFIL * Du bringst mehrjährige, fundierte Erfahrung im Personalwesen mit (idealerweise im österreichischen Gastronomie-KV). Expertise in der Lohnverrechnung ist ein großes Plus. * Du arbeitest extrem strukturiert, verlässlich und genau. Gleichzeitig bringst du die nötige Flexibilität, Hands-on-Mentalität und Begeisterung für ein dynamisches, sehr diverses Social-Business-Umfeld mit. * Du gibst dich nicht mit dem Status quo zufrieden. Wo Abläufe haken, packst du an, hinterfragst bestehende Strukturen und bringst frische, digitale Ideen ein, um uns den HR-Alltag zu erleichtern. * Du bist absolut sattelfest in den gängigen Office-Anwendungen (z.B. Google Suite) und bringst bereits wertvolle Erfahrung im Umgang mit gängigen Personal- und Abrechnungssystemen mit. WIR BIETEN * Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem der bekanntesten Social Business Unternehmen Österreichs, in der du aktiv zur Bekämpfung von Altersarmut und Einsamkeit im Alter beiträgst.  * Ein hohes Maß an Eigenverantwortung und aktive Mitgestaltungsmöglichkeiten bei der Digitalisierung unserer HR-Prozesse. * 20-30 Wochenstunden pro Woche (Gehalt basierend auf KV Werbung und Marktkommunikation ab € 2.543,40 auf Vollzeitbasis) mit Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation / Erfahrung) mit flexibler Zeiteinteilung * Ein Mix aus remote und vor Ort * Ein herzliches, generationenübergreifendes Team mit starkem Zusammenhalt und viel Humor, in dem es nie langweilig wird * Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten in der Organisation Vollpension

AIYA Europe

ÜBER UNS Das Familienunternehmen Aiya ist Japans größter Hersteller von Premium Matcha Grüntee (Champagner in der Welt der Tees). Mit über 135 Jahren Erfahrung in der Produktion exquisiter Tees setzen unsere Produkte Jahr für Jahr die Benchmarks für Teeprodukte im Lebensmittel-Bereich. Seit knapp 20 Jahren importiert AIYA Europe hochwertigste Matcha Tees für den Europäischen Markt. Unser Produktportfolio beinhaltet das gesamte Spektrum zwischen Bulk-Produkten für Industriekunden und Retail-Produkten für Endkonsumenten. Seit dem 1.1.2021 sind wir IFS Broker zertifiziert. Für unsere Niederlassung in Wien, die KISSA Tea GmbH, suchen wir eine motivierte und eigenständige Persönlichkeit als   Buchhalter (w/m/d) Wien – Teil-/Vollzeit DEIN ZUKÜNFTIGES AUFGABENGEBIET * Laufende Buchhaltung (Kreditoren, Banken) * Kontenabstimmung & Stammdatenpflege * Unterstützung im Mahnwesen * Reisespesen für Mitarbeiter in AT und DE DEIN PROFIL * Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einschlägige Berufserfahrung  * Du hast Kenntnisse in BMD und/oder Business Central * Du besitzt gute IT-Kenntnisse, insbesondere MS Office - Microsoft Navision-Kenntnisse sind von Vorteil. * Du bringst betriebswirtschaftliches und unternehmerisches Denken mit und hast ein sehr gutes Zahlenverständnis * Du hast eine ausgeprägte Team- sowie Serviceorientierung WIR BIETEN DIR * Gehalt ab 46.000 € mit Überbezahlung je nach Erfahrung * Attraktives Büro im 9. Bezirk * Dein persönliches Weiterbildungsbudget von 500€ pro Jahr  * Spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen Team * Zugang zu exklusiven Angeboten für Veranstaltungen, Online-Shop uvm. über unsere exklusive Vorteilsplattform * Unsere exklusive Aiya Card mit monatlich 50€ für dein Mittagessen ab dem 7. Monat * MyClubs Credits, um dich fit zu halten! * Matcha – Energy for free in unserem Büro im Herzen Wiens ONBOARDING Für Deinen optimalen Start erhältst du von uns ein individuelles und maßgeschneidertes Onboarding und Coaching Programm, das Dich genau da abholt, wo du stehst. Dein Team unterstützt dich selbstverständlich dabei, dass du dich schnell einfindest und durchstarten kannst. Wie klingt das für dich? Wenn du möchtest, kannst du uns zusätzlich ein Bewerbungsvideo senden, damit wir dich noch besser kennenlernen. Das Video ist natürlich optional. Bitte teile uns außerdem deinen Gehaltswunsch sowie deinen frühestmöglichen Starttermin mit. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen! GEHALT Für diese Stelle ist mindestens ein Jahresgehalt von 46.000€ auf Vollzeitbasis vorgesehen. Je nach Qualifikation ist eine höhere Bezahlung möglich. GEHEIMHALTUNG Während des laufenden Bewerbungsprozesses werden Deine Daten betriebsintern gespeichert. Wenn nicht gewünscht ist, dass wir Deine Daten in Evidenz halten, werden diese nach Abschluss des Bewerbungsprozesses gelöscht. Falls Du dich in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis befindest, sichern wir Dir natürlich höchste Vertraulichkeit deiner Bewerbung zu. DEIN ANSPRECHPARTNER Max Noack Recruiter AIYA Europe GmbH | KISSA TEA GmbH Julius-Tandler-Platz 2B, Stiege 2, Tür 72a, 1090 Wien Am Sandtorkai 62, D-20457 Hamburg +43 660 1756543 max@aiya-europe.com https://aiya-europe.com | https://kissatea.com

filu

ART DER STELLE * Minijob (befristet auf 1 Jahr) oder Teilzeit (unbefristet), 10–20 Stunden/Woche * Startdatum: ab 15.07.2026 * Primär vor Ort im Office München (Maria-Theresia-Straße 6); Homeoffice nur nach Absprache WIR DENKEN TIERARZTPRAXIS NEU filu revolutioniert die Tiermedizin: Wir sind ein wachsendes Netzwerk mit Praxen in ganz Deutschland und dem Ziel: moderne, qualitativ hochwertige Tiermedizin in einem positiven Arbeitsumfeld, das Entwicklung, Mitgestaltung, Wertschätzung und Teamspirit in den Mittelpunkt stellt. Unsere Vision steht für zufriedene Tiermediziner:innen und damit auch für glückliche Halter:innen mit gesunden Tieren. DEIN PERSÖNLICHER VERANTWORTUNGSBEREICH Du hältst der filu-Holding den Rücken frei. Als Office Manager:in sorgst du dafür, dass unser Team in der Zentrale reibungslos arbeiten kann – von der Büroorganisation bis zur Koordination mit externen Dienstleistern. Du bist die Person, die Dinge einfach regelt. Büro & Administration – Du sorgst dafür, dass der Laden läuft. * Büroorganisation und -ausstattung: Supplies, Geräte, Dienstleister * Post- und Paketmanagement * Ablage, Dokumentenmanagement und Archivierung * Verwaltung von Verträgen mit Bürodienstleistern (Reinigung, Vermieter, IT-Hardware) Team-Support Filu GmbH – Du machst das Leben aller ein bisschen einfacher. * Unterstützung und Koordination beim Onboarding neuer Mitarbeitender in der Filu GmbH (Arbeitsplatz, Zugänge, Equipment) * Reisebuchungen und Terminkoordination * Raummanagement und Vorbereitung von Meetings und Team-Events * Lieferanten- und Dienstleistermanagement Skalierungsrelevant – Du denkst über heute hinaus. * Prozesse und Vorlagen für wiederkehrende Admin-Aufgaben aufbauen, dokumentieren und nachhalten * Unterstützung bei Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekten, u.a. mit KI-Tools DAS MACHT DICH ZUM FILUNEER Fachliche Kompetenzen * Google Workspace sicher im Griff – v.a. Sheets, Docs und Calendar * Erfahrung mit digitalen Tools wie Slack, Teams oder Notion ist ein Plus * Grundverständnis rechtlicher und behördlicher Meldungen und Prozesse * Allgemeines Verständnis von Verträgen und vertraglichen Zusammenhängen Persönliche Kompetenzen * Organisationstalent, hohe Eigenorganisation und Proaktivität – du hast immer alles im Blick, priorisierst selbstständig und hältst deine Themen und Schnittstellen up-to-date * Diskretion und Vertraulichkeit – sensible Informationen sind bei dir absolut safe * Struktur und Auge fürs Detail – Präzision und eine saubere Arbeitsweise liegen dir im Blut * Hands-on-Mentalität – du hast Lust auf ein dynamisches Start-up-Umfeld mit vielen parallelen und wechselnden Themen Soziale Kompetenzen * Kommunikationsstärke und Fingerspitzengefühl im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen – intern wie extern * Serviceorientierung ohne Unterwürfigkeit – du hilfst gern, ziehst aber auch klare Grenzen, wenn nötig * Teamplayer in einem schnell wachsenden Umfeld – du kommst gut mit Veränderung klar und unterstützt gern abteilungsübergreifend Sprachen: Deutsch mind. C1, Englisch mind. B1 WARUM FILU? MEHR ALS STANDARD-BENEFITS Wir bieten dir eine Kultur und ein Arbeitsumfeld, die deine berufliche und persönliche Weiterentwicklung in den Mittelpunkt stellen. SEI TEIL UNSERER HERDE * Ein engmaschiges, strukturiertes Onboarding. * Regelmäßiges Feedback und ein kollegiales Team, das dir den Rücken stärkt und in dem du Fehler als Lernchancen nutzen darfst. * Enger Austausch mit einem interdisziplinären Team aus verschiedenen Bereichen. NIMM EINFLUSS * Bringe deine Erfahrungen ein, um uns kontinuierlich zu verbessern. * Entwickle dich bei uns schrittweise weiter und übernimm Verantwortung. GENIESSE WERTSCHÄTZUNG * 28 Tage Urlaub plus 2 Tage Sonderurlaub für soziale Projekte. * Zusätzliche Benefits wie ein Budget für dein mentales und körperliches Wohlbefinden, Zuschüsse für Mobilität oder Fitness sowie regelmäßige Team-Events. BEWERBUNGSPROZESS 1. Schicke uns deine Bewerbung – dein CV genügt uns für den ersten Eindruck! Wir melden uns sobald wie möglich per E-Mail oder Telefon. 2. Erstes Kennenlernen | Kurzvorstellung & Culture Fit | 30 Min. Video Call 3. Persönliches Kennenlernen vor Ort | Büroführung | Aufgaben, Erwartungen & gegenseitiges Kennenlernen | mit Lena Sauerwein